¿Cómo administrar un restaurante o negocio de comida?

Administrar un restaurante puede parecer una tarea sumamente abrumadora, puesto que la labor incluye tratar con cuestiones sumamente diversas entre sí, como la cocina y las finanzas. Mantener el control de tu personal, de las entradas y salidas de recursos, así como de las cuestiones legales, parece poco apasionante cuando un chef se decide a abrir su propio negocio. Sin embargo, una correcta administración impactará positivamente tanto en la satisfacción de tus clientes como en el plan de ventas de tu restaurante.

En este artículo te explicaremos algunas de las ideas clave de la administración para restaurantes, uno de los aspectos fundamentales que se necesita para poner un restaurante. Estudiarlas con cuidado puede ayudarte a realizar un diagnóstico de las áreas de oportunidad, así como reconocer qué estrategias has implementado correctamente hasta ahora.

1. Identidad, concepto y estilo

En los negocios y en el amor, todo empieza por una visión del futuro, como ya detallamos en nuestro artículo Consejos para que tu restaurante saque adelante la pandemia de coronavirus. De entre todos los negocios rentables que existen para un emprendedor, la industria gastronómica requiere un enorme compromiso con un local, un tipo de cocina, un equipo de trabajo, una identidad cultural, incluso con una zona geográfica determinada. El concepto de un restaurante puede hablar también de la historia de sus creadores. Dentro de tu identidad y concepto también cabe notar que tu menú tendrá un papel muy importante, así como la oferta gastronómica de un restaurante. Deberás considerar por ejemplo, si quieres incluir el menú para niños de los restaurantes.

Por ello, no importa si te propones abrir una cafetería pequeña o un restaurante comandado por un chef de reconocido prestigio, el concepto y estilo de tu local determinará muchas de las decisiones futuras que tomes, y es por esto que es importante entender los objetivos y metas de un restaurante. Recuerda que dentro del concepto y el estilo será muy importante entender la distribución de las distintas áreas de un restaurante, así como el mobiliario en general, pero sobre todo las sillas y mesas para restaurantes.

2. Tus recursos humanos son tu mayor recurso

Considera por un momento que un cliente cualquiera entrará a tu restaurante, estará un par de horas, pagará su consumo y se irá. Si vuelve o no, si habla bien de tu marca o no, si te recomienda o no, será mérito del servicio que reciba durante su estadía, comenzando por las condiciones del local, la limpieza, la atención de tu personal de servicio y la calidad de la comida que le sirvas. Pero tu personal estará ahí contigo comensal tras comensal y día tras día, haciendo que las cosas marchen como deben. O no.

Para cumplir a cabalidad y con excelencia todas las funciones relativas a la operación de un negocio de comida necesitas un equipo capaz y confiable, incluyendo socios, trabajadores y empleados con quienes puedas crecer y que aporten lo mejor de sí mismos. Dentro de la administración de personal te encontrarás con profesionales de todo tipo, desde los trabajadores de intendencia hasta tu equipo legal y fiscal, sin contar con el personal de cocina y comedor. Muchas profesiones, como la de meseros y cocineros, tienen fama de ser eventuales y tener mucha rotación. Puedes disminuir esta rotación ofreciendo condiciones justas y competitivas para que tu local sea un lugar donde la gente desee quedarse a trabajar. 

En ese sentido, tener claro tu propio rol dentro de la estructura organizacional de un restauranate puede resolver o incluso evitar muchos problemas habituales en la operación. Es ahí donde entran las habilidades gerenciales y de liderazgo. El trato constante con las personas te dará nuevas perspectivas y responsabilidades, pero en un sentido muy práctico, también te enseñará la importancia de delegar eficazmente, en lugar de dar órdenes a diestra y siniestra. En las cadenas de mando (y el restaurante es una de ellas, si no pregúntale al “chef”, jefe) lo mejor es tener una jerarquía clara en la toma de decisiones. Establecer quién toma las decisiones y bajo qué criterios también permitirá establecer ámbitos de responsabilidad personal y compartida. Una jerarquía eficiente te ayudará a resolver toda clase de problemas en tu restaurante, desde la mejora de las normas de higiene en un restaurante, hasta el conteo de inventario para un restaurante. En general, una estructura eficiente te ayudará también a identificar problemas en tu restaurante. 

Estas decisiones incluyen (pero no se limitan a) cocinar, servir y recibir a los comensales; diseñar una identidad de marca reconocible que se diferencie de la de tus competidores; encontrar las ventajas competitivas que podrías explorar para ofrecer una opción única en un mercado ya definido, como nuevos platillos, ingredientes, u ofertas de temporada; conocer a los consumidores y sus principales tendencias; aparecer en todas las redes sociales; diversificar tus promociones y formas de pago... ¿Abrumado? Bueno, no subestimes la importancia de aprender a delegar de manera eficaz.

3. Sistematizar la operación

La operación de un restaurante es su funcionamiento mismo. Involucra todo lo que es necesario para abrir la cortina por la mañana y comenzar a atender a los clientes hasta el corte de caja. ¿Qué quiere decir sistematizar? Significa organizar labores muy distintas entre sí de manera armónica, para que dicha operación no se detenga. Deberás tener en cuenta por ejemplo el control de mermas en restaurantes, el control de caja de un restaurante, así como la rotación de mesas en tu negocio.

En este breve artículo te explicamos cómo realizar diagramas de flujo de tu restaurante, que pueden ayudarte a sistematizar la operación de las distintas áreas, y servirte con fines de evaluación de calidad. 

Para sistematizar los pedidos entre la caja, la cocina y el inventario, Poster te ofrece el mejor sistema punto de venta, además de terminales punto de venta con equipos a la medida de tus necesidades. Dentro de la sistematización de tu operación, también te recomendamos que tengas en cuenta estrategias para incrementar ventas, el control de inventarios en restaurantes, y la automatización del interfaz para tu menú.

Te contamos más sobreotras estrategias que contribuyen a la organización de tu negocio en nuestros artículos sobre cómo sacar ticket promedio, el análisis foda para restaurantes, y sobre los códigos QR en tu restaurante.

4. Finanzas y leyes

A pesar de su importancia, las finanzas y leyes suelen ser aspectos descuidados en la operación de negocios gastronómicos. Conocer y respetar las leyes de la ciudad o ciudades donde tengas negocios es tu obligación. Es necesario informarse y estar al día en cuanto a permisos de uso de suelo, requisitos de operación, alta de empleados y pago de impuestos. Recuerda que no estar al día en tus contribuciones fiscales, o bien no contar con los permisos necesarios para operar, puede generarte bastantes complicaciones y dolores de cabeza innecesarios. 

En cuanto a la administración financiera, no pases por alto la importancia de contar con un plan de negocios para restaurante, una proyección de ventas, o algún tipo de herramienta que te ayude a trazar una ruta hacia el futuro de tu negocio. Al producir estados de resultados y determinar tus costos fijos y variables, podrás entender exactamente dónde está la rentabilidad de tu negocio, o bien, cómo puedes invertir mejor los recursos disponibles. 

Finalmente, te recomendamos también que le eches un vistazo a nuestro artículo sobre los mejores blogs de administración de restaurantes. Y no te olvides de echarle un vistazo a nuestro POS para restaurante :)