¿Cómo administrar un restaurante o negocio de comida?

Administrar un restaurante puede parecer una tarea sumamente abrumadora, puesto que la labor incluye tratar con cuestiones sumamente diversas entre sí, como la cocina y las finanzas. Mantener el control de tu personal, de las entradas y salidas de recursos, así como de las cuestiones legales, parece poco apasionante cuando un chef se decide a abrir su propio negocio. Sin embargo, una correcta administración impactará positivamente tanto en la satisfacción de tus clientes como en el plan de ventas de tu restaurante.

En este artículo te mostraremos cuáles son las áreas de la administración de tu restaurante donde debes poner más atención; estudiarlas con cuidado puede ayudarte a realizar un diagnóstico de las áreas de oportunidad, así como reconocer qué estrategias has implementado correctamente hasta ahora.

1 Identidad, concepto y estilo

En los negocios y en el amor, todo empieza por una visión del futuro. De entre todos los negocios rentables que existen para un emprendedor, la industria gastronómica requiere un enorme compromiso con un local, un tipo de cocina, un equipo de trabajo, una identidad cultural, incluso con una zona geográfica determinada. El concepto de un restaurante puede hablar también de la historia de sus creadores. 

Por ello, no importa si te propones abrir una cafetería pequeña o un restaurante comandado por un chef de reconocido prestigio, el concepto y estilo de tu local determinará muchas de las decisiones futuras que tomes. 

2 Tus recursos humanos son tu mayor recurso

Considera por un momento que un cliente cualquiera entrará a tu restaurante, estará un par de horas, pagará su consumo y se irá. Si vuelve o no, si habla bien de tu marca o no, si te recomienda o no, será mérito del servicio que reciba durante su estadía, comenzando por las condiciones del local, la limpieza, la atención de tu personal de servicio y la calidad de la comida que le sirvas. Pero tu personal estará ahí contigo comensal tras comensal y día tras día, haciendo que las cosas marchen como deben. O no.

Para cumplir a cabalidad y con excelencia todas las funciones relativas a la operación de un negocio de comida necesitas un equipo capaz y confiable, incluyendo socios, trabajadores y empleados con quienes puedas crecer y que aporten lo mejor de sí mismos. Dentro de la administración de personal te encontrarás con profesionales de todo tipo, desde los trabajadores de intendencia hasta tu equipo legal y fiscal, sin contar con el personal de cocina y comedor. Muchas profesiones, como la de meseros y cocineros, tienen fama de ser eventuales y tener mucha rotación. Puedes disminuir esta rotación ofreciendo condiciones justas y competitivas para que tu local sea un lugar donde la gente desee quedarse a trabajar. 

En ese sentido, tener claro tu propio rol dentro de la estructura organizacional y jerárquica de tu negocio puede resolver o incluso evitar muchos problemas habituales en la operación. Es ahí donde entran las habilidades gerenciales y de liderazgo. El trato constante con las personas te dará nuevas perspectivas y responsabilidades, pero en un sentido muy práctico, también te enseñará la importancia de delegar eficazmente, en lugar de dar órdenes a diestra y siniestra. En las cadenas de mando (y el restaurante es una de ellas, si no pregúntale al “chef”, jefe) lo mejor es tener una jerarquía clara en la toma de decisiones. Establecer quién toma las decisiones y bajo qué criterios también permitirá establecer ámbitos de responsabilidad personal y compartida. 

Estas decisiones incluyen (pero no se limitan a) cocinar, servir y recibir a los comensales; diseñar una identidad de marca reconocible que se diferencie de la de tus competidores; encontrar las ventajas competitivas que podrías explorar para ofrecer una opción única en un mercado ya definido, como nuevos platillos, ingredientes, u ofertas de temporada; conocer a los consumidores y sus principales tendencias; aparecer en todas las redes sociales; diversificar tus promociones y formas de pago... ¿Abrumado? Bueno, no subestimes la importancia de aprender a delegar de manera eficaz.

3 Sistematizar la operación

La operación de un restaurante es su funcionamiento mismo. Involucra todo lo que es necesario para abrir la cortina por la mañana y comenzar a atender a los clientes hasta el corte de caja. ¿Qué quiere decir sistematizar? Significa organizar labores muy distintas entre sí de manera armónica, para que dicha operación no se detenga. 

En este breve artículo te explicamos cómo realizar diagramas de flujo de tu restaurante, que pueden ayudarte a sistematizar la operación de las distintas áreas, y servirte con fines de evaluación de calidad. 

Para sistematizar los pedidos entre la caja, la cocina y el inventario, Poster te ofrece el mejor software de administración, además de terminales punto de venta con equipos a la medida de tus necesidades. 

4 Finanzas y leyes

A pesar de su importancia, las finanzas y leyes suelen ser aspectos descuidados en la operación de negocios gastronómicos. Conocer y respetar las leyes de la ciudad o ciudades donde tengas negocios es tu obligación. Es necesario informarse y estar al día en cuanto a permisos de uso de suelo, requisitos de operación, alta de empleados y pago de impuestos. Recuerda que no estar al día en tus contribuciones fiscales, o bien no contar con los permisos necesarios para operar, puede generarte bastantes complicaciones y dolores de cabeza innecesarios. 

En cuanto a la administración financiera, no pases por alto la importancia de contar con un plan de negocios, una proyección de ventas, o algún tipo de herramienta que te ayude a trazar una ruta hacia el futuro de tu negocio. Al producir estados de resultados y determinar tus costos fijos y variables, podrás entender exactamente dónde está la rentabilidad de tu negocio, o bien, cómo puedes invertir mejor los recursos disponibles.