Cómo llevar la contabilidad de un restaurante

Tal vez al abrir tu restaurante pensaste en contratar a un chef reconocido, no necesariamente a un profesional de la contabilidad. Y es que además de los platos sucios y el jaleo de la cocina, el escritorio del administrador restaurantero es una interminable montaña de facturas, recibos, hojas de cálculo y comprobantes de tarjeta... tanto peor si el contador de planta no disfruta precisamente su trabajo. 

La contabilidad de un restaurante, así como sus estados financieros, son reflejo de la salud económica del negocio. Sin importar el tamaño o edad de tu restaurante, llevar la contabilidad al día es una obligación que puede acarrear inesperados beneficios cuando aprendes a automatizarla. A continuación te explicaremos qué debes considerar para tener el control contable de tu negocio.

1. La contabilidad es un requisito legal 

Las leyes obligan a los emprendedores y empresarios a llevar registros y libros de contabilidad. El objetivo de esto es que los sistemas de administración tributaria puedan llevar a cabo auditorías para verificar que los registros del negocio coincidan con los impuestos que deben pagar. Por ello, tener actualizada la contabilidad puede salvarte de tener que bajar las cortinas.

Por otra parte, piensa que la información financiera que producen diariamente también puede servir para evaluar la operación y rentabilidad del negocio. Registrar los ingresos (entradas) y egresos (salidas) de dinero, así como cumplir con las obligaciones fiscales, son los cimientos básicos del crecimiento de cualquier negocio. Este tipo de registros te permitirá disponer suficientes fondos para cumplir con tus responsabilidades con la nómina del personal, los pagos a proveedores, la renta y servicios del restaurante, además de permitirte ahorrar en caso de imprevistos.

2. Tu equipo contable

Así como el chef necesita ayudantes de cocina, la contabilidad del restaurante requiere de la labor coordinada de muchas personas. En primer lugar, tú como dueño o responsable de la operación debes estar familiarizado con la terminología contable, y tener un conocimiento competente del funcionamiento financiero de un negocio. 

Si todo sale bien y tu negocio sigue creciendo, tarde o temprano necesitarás contratar los servicios de un contador profesional (externalización de la contabilidad). Puede tratarse de una persona o un despacho externo que te ayude a llevar las cuentas contables, a analizar la información financiera, a preparar y pagar la nómina de tus empleados, así como a ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros. El trabajo del contador puede beneficiarse enormemente de la información recabada por el software de punto de venta de Poster, que permite integrar registros de ventas para consulta remota en tiempo real, así como mantener al día los reportes de inventario y almacén. 

Los meseros y encargados de caja también forman parte de tu equipo contable, en la medida en que son ellos quienes producen la mayor cantidad de registros financieros. Tal vez no creas que una comanda es un “registro financiero”, pero ahí es donde comienza todo el movimiento. Las propinas también deben ser debidamente registradas y repartidas; aunque no están sujetas a retenciones fiscales, los negocios sí deben pagar impuestos por ellas. 

3. Entradas y salidas de dinero

El objetivo de la contabilidad es tener control de las entradas y salidas de dinero del negocio para asegurar la salud financiera del restaurante. Esto se realizamediante un registro rutinario y ordenado tanto de las ventas como de las compras. Una práctica contable que te ahorrará mucho tiempo y dinero es automatizar el registro de entradas y salidas mediante uno de los paquetes de Poster, cuyas terminales pueden facilitar la captura y procesamiento de los ingresos del día, así como del estado de los inventarios, lo que te permitirá planificar tus compras a proveedores antes de quedarte sin productos.

Además, un software punto de venta como el de Poster te permitirá delegar en buena medida los aspectos más repetitivos de la contabilidad de tu restaurante, bar o cafetería, además de ofrecerte a ti y a tu contador informes diarios de la operación que pueden consultar desde cualquier dispositivo móvil. Integrar la información de entradas y salidas de capital, a su vez, permitirá también enfocar el tiempo y recursos en áreas más dinámicas, como la cocina, el servicio al cliente o la proyección a futuro del negocio. Sin embargo, descuidar el área contable del restaurante puede repercutir negativamente en todas las demás, así que no esperes a que sea muy tarde y acércate a Poster para descubrir la mejor opción de automatización para tu restaurante.

4. La sagrada nómina

Los pagos periódicos a tus colaboradores y empleados no se realizan “en bruto”, sino que deben desglosarse correctamente en los registros contables. Dicho registro debe incluir el nombre y puesto de la persona, la descripción de su percepción salarial periódica (diaria, semanal o mensual, según sea el caso), así como las deducciones fiscales, prestaciones de ley y otros incentivos, como las vacaciones, caja de ahorro o bonos de puntualidad.

Es importante que tus registros de nómina estén al día antes de pagar a tus empleados. Naturalmente, según el tamaño de tu restaurante será más fácil lidiar con pocos empleados que con un gran equipo, al menos en términos contables. Sin embargo, aunque el negocio tenga pocos empleados, organizar la nómina con anticipación permite adelantarse a problemas de liquidez y poder cumplir a tiempo con el pago de tus colaboradores. 

La industria gastronómica es una de las que presenta mayor rotación de personal. Esto es en parte porque muchas veces se trata de la primera experiencia laboral de trabajadores ocasionales o no profesionalizados. Sin embargo, la rotación también tiene que ver con las condiciones laborales de los trabajadores, por lo que asegurarte de que tu nómina esté al día al momento de pagarla puede prevenirla.

5. Qué son las cuentas contables

Las cuentas contables son la documentación financiera de tu restaurante, así como la herramienta para analizar su rentabilidad. Aunque contrates a un contador o despacho para encargarse de la contabilidad, lo mejor es estar informado sobre lo que ocurre y cuál es el funcionamiento de las cuentas contables vinculadas a tu operación.

Existen numerosas denominaciones y tipos de cuentas contables según el tipo de empresa, pero en la administración gastronómica las principales son las de acreedores y deudores, compras y gastos, ventas e ingresos, y cuentas financieras (incluyendo créditos, muy importante para realizar conciliaciones bancarias). La función principal de estas cuentas es generar asientos y registrar los movimientos financieros del restaurante. 

El software de punto de venta de Poster puede ayudarte a ti y a tu contador a llevar un registro más preciso de las cuentas contables, con lo que podrás modificar o ajustar tu operación según la información que generan tus empleados en tiempo real. Recuerda que asumir el control financiero de tu restaurante es la mejor manera de gestionar un crecimiento sostenible de tu inversión.


Juan Antonio García
Redactor especializado en contenidos sobre negocios, marketing digital, tecnología y tendencias de la industria gastronómica para Poster.

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