Cómo abrir una cafetería sin salirte de tu presupuesto

Si tienes pensado abrir una cafetería te estarás preguntando cuáles son los requisitos para abrir una cafetería que van a tener el impacto más notable en el futuro de tu negocio. A menudo resulta difícil hacer cálculos preliminares debido a la gran variedad de parámetros que pueden influir en tus costos. Si te estás preguntando cómo abrir una cafetería sin pasarte del presupuesto, debes tener en cuenta desde el principio tus gastos más importantes. 

Procura elaborar un presupuesto realista, teniendo en cuenta el arrendamiento, los costos del diseño interior y de la rehabilitación del edificio, el equipo necesario para una cafetería y todo lo necesario para el comedor, la nómina de los empleados, el menú, y el costo de tu inventario. 

Hasta que tomes una decisión sobre el concepto de tu marca y la zona en la que abrirás tu negocio, no tiene sentido ponerse a buscar cifras exactas. Es mejor tomar como punto de partida una evaluación general de las diferentes alternativas que pueden afectar los costos iniciales de tu negocio. Así te será más fácil averiguar qué gastos debes priorizar y qué productos de primera necesidad debes comprar para evitar gastos superfluos. 

cafetería-vintage

Un buen contrato de alquiler para tu cafetería

Los locales cerca de los centros de negocios, los centros comerciales, las zonas peatonales más concurridas y las zonas turísticas atraerán un tráfico continuo de comensales que te garantizará un negocio mucho más lucrativo.

Los emprendedores más avezados no le quitan el ojo de encima a estos locales y no tardarán en ocuparlos. Los empresarios que entienden lo crucial que es encontrar un local rentable para sus negocios no se demorarán en obtener un contrato de alquiler. No obstante, hay que tener en cuenta que si tu alquiler te va a costar un ojo de la cara, corres el riesgo de afectar a la rentabilidad de tu negocio.

Para que te puedas hacer una idea, hemos buscado precios de renta en algunas de las colonias más populares en Ciudad de México en la página Propiedades, y seleccionamos un par de ejemplos que se acercan al promedio para cada zona.

Condesa

Roma

Santa María La Ribera

Coyoacán

15,000 MXN al mes. 20m² con medio baño.

15,000 MXN al mes. 1 baño en un mercado. 11m².

7,000 MXN al mes. 1 baño, 28m².

6,000 MXN al mes. 18m² con medio baño.

60,000 MXN al mes. 3 baños, 156m².

18,000 MXN, 40m² con medio baño.

Si quieres elaborar un presupuesto razonable para el alquiler de tu local, primero debes calcular tus ingresos proyectados y estudiar el costo de renta promedio en tu zona. Una vez que hayas hecho estos cálculos, te será más fácil entender los precios de alquiler que te puedes permitir. 

Según un estudio realizado por la asesoría estadounidense RestaurantOwner.com, el costo total de tu alquiler (incluyendo los costos de los impuestos inmobiliarios, tu seguro, etc.) debería situarse entre el 6 y el 10% de tus ventas brutas si quieres que tu negocio sea rentable.

Tomemos como modelo un negocio con un volumen de ventas previstas anuales de $1,000,000 MXN. La renta que más te conviene estará entre los $1,000,000 X 10% = $100,000 y $1,000,000 X 6%= $60,000 anuales


Digamos que estás buscando un local de 100 metros cuadrados y que te puedes permitir pagar $60,000 de renta cada año. Esto significa que deberías buscar un local que puedas alquilar por $600 por metro cuadrado al año, o $50 por metro cuadrado al mes. En este caso, te interesaría encontrar un local que no te cueste más de $50,000 al mes.

cafetería diseño

Para tu diseño, céntrate en lo más práctico

Si necesitas rediseñar el espacio que has escogido, deberás tener en cuenta los sueldos de los contratistas, los materiales de construcción, el mobiliario, y todo el equipamiento necesario, así como los costos de tu decoración de interior. Para crear un plano de planta que satisfaga las regulaciones de salud y de construcción, te aconsejamos que contrates a un interiorista y a un equipo técnico con experiencia.

Si los inquilinos anteriores de tu nuevo local ya operaban un restaurante o una cafetería y solo te va a hacer falta realizar pequeñas reparaciones y poco trabajo de remodelación, basta con que contrates un decorador autónomo, un asesor y un equipo de construcción, y así podrás coordinar el trabajo de tu equipo como a ti te plazca.

Si tu local requiere un proyecto de remodelación de gran escala, es aconsejable que contrates una agencia especializada en el diseño interior para el sector de servicios alimenticios. Te asesorarán en las mejores prácticas para reducir los costos necesarios para abrir tu cafetería y te brindarán la oportunidad de convertir tu proyecto de renovación en una realidad:

  • Recopila la información clave para tu proyecto (el concepto, tu menú, la superficie de tu local, etc.)

  • Elige tu diseño y tu plano de planta para que te sea más fácil visualizar cómo tu concepto puede encajar con tu nuevo local, teniendo en cuenta tus operaciones comerciales, el movimiento de comensales y tu aforo máximo.

  • Selecciona las herramientas necesarias para que tu personal esté preparado para servir y cocinar todos los platillos en tu menú, para atender la barra, y el mobiliario que mejor se ajuste a las necesidades de tu clientela.

  • No te olvides de mantener organizado todo el papeleo, las cotizaciones para tus aparatos de cocina y para tus muebles, la información sobre los materiales de construcción, tus certificaciones de salubridad, las garantías para todos tus utensilios, etc.

  • Coordina el trabajo de tu equipo de construcción, intenta conseguir descuentos comprando tus muebles y tus utensilios de un mismo proveedor, asegúrate de que todo encaja con tus diseños, e instala todos tus aparatos electrónicos una vez que hayas finalizado la obra.

Si quieres contratar una agencia de buena reputación para modernizar tu local, esto conllevará un desembolso de acorde con el renombre de la agencia. Pero por otra parte, también te garantizará recibir la documentación adecuada y que tu negocio esté en cumplimiento con la normativa vigente sin comprometer el futuro rendimiento de tu empresa.


El costo del diseño de tu local variará mucho dependiendo del alcance del proyecto, los plazos que hayas establecido, y el nivel de experiencia de tu diseñador. De promedio, el costo para el diseño de un local equivale a 10-25% de tus costos de construcción. 


Si estás buscando inspiración para el diseño de tu cafetería, Pinterest e Instagram son buenos puntos de partida, aquí podrás encontrar inspiración para toda clase de conceptos, tanto si quieres abrir una cafetería vintage como si quieres abrir una cafetería moderna. Y si quieres empezar a hacer cálculos más concretos, puedes dirigirte a páginas como Rak para pedir una cotización y hacerte una idea de cuánto te costarán tus muebles. 

cafetería punto de venta


Software y hardware para los Puntos de Venta

Aun si tienes planeado abrir una cafetería pequeña, te va a hacer falta un software de Punto de Venta para aceptar pedidos y aceptar toda clase de pagos de la manera más eficaz.

Si eliges una plataforma basada en la nube, trabajarás con los dispositivos de Punto de Venta más rentables y eficaces. También ofrecemos planes de suscripción accesibles, a partir de $550 MXN al mes. Asegúrate de que tiene todas las funciones que te hacen falta para tu negocio: 

  • Una aplicación Punto de Venta para tablets que te permite crear tu propio plano de planta para tu comedor, para que les sea más fácil a tus meseros gestionar los pedidos de cada mesa.

  • Una herramienta para la gestión de inventario que te permite entender en tiempo real el inventario que tienes en tu almacén y recibir alertas de baja existencia en almacén.

  • Una herramienta para la gestión de menús que te permite configurar el tamaño de tus platillos, así como ingredientes adicionales, aderezos, etc.

  • Herramientas de marketing que te permiten implementar promociones y programas de lealtad, como ofertas de Happy Hour, descuentos, y programas de recompensas usando las prestaciones integradas en tu Puntos de Venta.

  • Informes estadísticos y tableros de rendimiento para monitorear tus productos con más éxito de ventas, tus empleados más trabajadores, y tus horas pico.

Los sistemas PDV en nube como Poster te ayudan a reducir tus costos iniciales, ya que no requieren una gran inversión pero te garantizan un flujo de trabajo más eficiente. Pruébalo gratis durante 15 días y descubrirás la razón por la que tantos dueños de cafeterías se han enamorado del Punto de Venta Poster.

cafetería equipo


Equipo para tu cafetería y tu cocina

Si una agencia consultora te va a ayudar a abrir tu nuevo local, te pueden asesorar con la compra del equipo necesario para una cafetería y los suministros que te harán falta para arrancar tu negocio. A menudo las agencias consultoras también sirven la función de distribuidores autorizados, y sino te podrán recomendar fabricantes de confianza con los que ya hayan tenido trato.

Si tienes que elegir tu equipo de cocina y tus suministros por tu cuenta, puedes consultar qué kits de suministros te recomienda algún distribuidor de confianza, como por ejemplo Coffee Solutions. Aquí podrás encontrar de todo, desde electrodomésticos de cocina de mayor tamaño hasta productos desechables

Si aspiras a ser el dueño de uno de los cafés más prósperos de la zona, vas a tener que dedicar mucho tiempo deliberando qué equipo de cocina te conviene comprar y tendrás que platicar con numerosos distribuidores. Según vayas configurando tu menú te será más fácil entender qué utensilios y electrodomésticos te van a resultar imprescindibles.

Si ya has finalizado tu menú, te resultará mucho más fácil elegir el equipo más adecuado para tu cafetería, y serás capaz de elaborar un presupuesto más certero. Podrás encontrar más información al respecto en diversas guías de compras en línea.

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Tu personal y la gestión de nóminas

Un par de meses antes de abrir tendrás que empezar a contratar personal. A partir de este momento, la nómina de tus empleados se sumará a tus costos de inicio. Las entrevistas de empleo requieren un tiempo y una atención especial, por lo que será mejor que decidas tan pronto como puedas cuántos empleados te hacen falta para desempeñar las distintas tareas de tu día a día. 

El tamaño y el concepto de tu cafetería serán los factores que más influirán en el tamaño de tu plantilla, así como las jornadas laborales y el número de turnos que elijas para tu negocio.


Siempre procura entrevistar un par de candidatos de más, por si necesitas reemplazar alguno de tus empleados.


Si tu cafetería es más bien pequeña y sólo sirves cafés y aperitivos, no te harán falta más de dos meseros en cada turno de trabajo. Según el número de horas que quieras mantener abierta tu cafetería, deberás ajustar de forma correspondiente el número de turnos laborales.

Si estás situado en una zona concurrida y tienes más de doce mesas, te harán falta por lo menos tres meseros para cada turno. Asimismo, te hará falta contratar dos o tres personas más para que tus empleados puedan ir alternando turnos y tener un par de días libres. El personal de cocina dependerá de la cantidad de platillos que incluyas en tu menú y el tiempo que lleve prepararlos. 

No te olvides de comprobar el sueldo promedio en tu ciudad. Podrás encontrar estos datos en diversas páginas web como glassdoor.com.mx.

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Abastecimiento y compras para tu cafetería

No te será fácil calcular cuánto te cuesta producir alimentos hasta que ya lleves un par de meses gestionando tu negocio. Al principio te conviene recopilar todos los presupuestos y facturas que te den tus proveedores de alimentos, y ya más tarde podrás negociar mejores precios haciendo uso de esta información.

Uno de los factores más importantes que determinarán la reputación de tu cafetería será la calidad de la comida y bebida que les sirvas a tus comensales. Si les ofreces platillos preparados a partir de ingredientes frescos, de elaboración sostenible y de alta calidad, te resultará mucho más fácil impresionar a tus clientes.


Escoge tus productos y tus proveedores con cautela. Es mucho mejor poner tu negocio en marcha comprando tus productos de distribuidores de confianza; esto te ayudará a generar más interés en tu cocina, y más adelante podrás buscar opciones más accesibles que te permitan mantener un buen nivel de calidad.

Si puedes, trata de hallar a alguien en tu distrito o en tu vecindario que tenga experiencia en el mundo de la hostelería, y que esté dispuesto a darte un par de consejos. Si cuentas con la ayuda de un experto mientras estás montando tu negocio, te resultará mucho más fácil ahorrar dinero a largo plazo y prevenir derroches innecesarios.


Si firmas un contrato con uno de tus proveedores, asegúrate siempre de reservarte el derecho de trabajar con otros proveedores, sobre todo si no te pueden garantizar precios estables. Comprueba los precios que te ofrece cada proveedor, y los términos y condiciones de cualquier contrato que te ofrezcan.   


Cada cafetería, ya sea una cafetería pet-friendly, una cafetería vegana, o un concepto completamente original, es un mundo distinto y los costos pueden variar considerablemente. Si bien algunos dueños están dispuestos a desembolsar una fortuna para rediseñar su cafetería, otros prefieren realizar sus proyectos de manera independiente. 

Tus gastos iniciales variarán según el enfoque que decidas tomar, pero todas tus inversiones deben tener una razón de ser, ya sea el concepto, la calidad de tu café y tu comida, o el ambiente que quieres crear en tu cafetería. ¡Esperamos que nuestro artículo te ayude a hacerte una idea de cómo poner en marcha tu negocio!


Samuel Nóvoa
Especialista en Marketing de Contenidos para Poster, centrado en crear contenido relevante para el sector gastrónomico, ayudando a negocios de toda escala a mejorar sus estrategias de fidelización y a desarrollar su imagen de marca.

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