Cómo diferenciar y mantener actualizados los inventarios y almacenes de tu restaurante

Un inventario es el listado de los productos disponibles en un negocio. Para una empresa gastronómica existen inventarios de dos tipos: físicos y permanentes. Cada tipo de inventario obedece a funciones y cálculos particulares que, en suma, permiten gestionar adecuadamente los costos y sostener la operación del negocio a largo plazo.

Y es que la gestión de inventarios y almacenes suele ser una fuga de recursos que tarde o temprano repercuten negativamente en las ganancias netas del negocio si no se corrigen oportunamente. Por otra parte, una correcta gestión de inventarios constituye una parte fundamental de la planeación y la gestión de un restaurante, por lo que insistir en su correcta administración impacta positivamente muchas otras áreas interdependientes de los mismos.

El software para punto de venta de Poster integra una serie de herramientas que te permiten gestionar adecuadamente los inventarios y almacenes de tu restaurante; sin embargo, no se puede administrar lo que no se conoce, por lo que en este breve artículo revisaremos las particularidades de un inventario y almacén para la industria restaurantera.

El inventario y su gestión

La rotación de un inventario se define como la entrada y salida de existencias de productos. Por ello, los inventarios deben calcularse a partir de su rotación; es decir, en cuánto tiempo se realizan las operaciones de compra, almacenamiento, preparación y reabasto de existencias. 

Dicha rotación se calcula según periodos que tengan sentido para la gestión del negocio; esta periodicidad puede darse de forma semanal, mensual, semestral o anual, dependiendo el tamaño y alcance de la operación. 

El inventario físico es el listado periódico de las categorías de productos y sus cantidades; además de reflejarse en el informe financiero mensual, puedes elegir realizar inventarios con otro tipo de frecuencia, como cada semana o de manera trimestral, si eso conviene más a tu análisis de costos. 

Un inventario eficiente puede ayudarte a realizar compras más eficientes, a no incurrir en exceso de inventario (que finalmente representa dinero almacenado en forma de productos o ingredientes), a elegir proveedores que resuelvan las necesidades del negocio según la periodicidad que necesitas, así como a tener claridad en cuanto a la planeación de compras para realizar las modificaciones pertinentes en caso de ser necesario.

Tipos de almacén

Por su parte, el cálculo de almacén sigue una fórmula similar a la de los inventarios, pero su rotación presenta particularidades propias. El almacén se administra a través de la ley de máximos y mínimos; su objetivo es contar siempre con los productos de primer orden, cuya disponibilidad debe estar asegurada en todo momento, sin incurrir en faltantes ni en almacenamiento excesivo. 

Un almacén no tiene que ser una nave industrial gigante con capacidad para almacenar toneladas de productos. Un almacén toma formas tan sencillas como una alacena y un refrigerador. Sin embargo, el ritmo de uso de ciertos productos cambia la manera de administrar las entradas y salidas de lo que contiene cada uno.

Es necesario conocer cuál es la capacidad máxima y mínima de almacenamiento necesaria para que el restaurante funcione adecuadamente. Para este cálculo es necesario considerar tanto  la capacidad física de almacenamiento como las relaciones con los proveedores (créditos, descuentos, gestión de pedidos, fechas de entrega, logística, etc.), las fechas de caducidad de los perecederos, las mermas y su impacto periódico, los excedentes que representan exceso de inventario, al igual que las contingencias por falta o exceso de inventario, así como los cambios en el mercado.

Poster es la herramienta adecuada para la gestión de inventarios de tu negocio

El software de punto de venta de Poster incluye funciones flexibles y personalizables para llevar a cabo una correcta gestión de inventarios según el tamaño, flujo y alcance de tu operación. 

A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, Poster ofrece una interfaz intuitiva y dinámica que actualiza en tiempo real la información que necesitas conocer para tomar mejores decisiones. Incluye herramientas para llevar al día tu lista de compras más urgentes, el conteo de inventario según el periodo que tú elijas, el impacto de las mermas, las transferencias entre almacenes y muchas otras. Si ya tienes toda tu información en hojas de cálculo de Excel o similares, transferirlas a Poster será aún más sencillo e intuitivo.

Gracias a su sistema de historial de costos, podrás analizar las fluctuaciones de precios en el tiempo, lo que te permitirá realizar mejores previsiones y cambiar los hábitos de compra o proveedores que tengan mejor impacto en tu operación. Además, con su sistema de notificaciones automáticas, el sistema te avisará oportunamente cuando necesites reabastecer las existencias de tus almacenes. Solamente necesitas configurar las cantidades mínimas de existencias de cualquiera de tus productos y Poster te avisará que es momento de llamar al proveedor. 

Para el caso de alimentos o preparaciones recurrentes (como la masa en las panaderías o pizzerías), Poster puede deducir las cantidades necesarias de tu inventario sin tener que restar manualmente ingrediente por ingrediente. También puedes programar diferentes almacenes para inventarios de un mismo ingrediente, pero utilizados en diferentes preparaciones. Por ejemplo, si el bar y el restaurante utilizan limones, Poster puede ayudarte a calcular el costo del limón para adornar una bebida o aderezar una ensalada independientemente, aunque el proveedor sea el mismo.

Lo mejor es que el sistema de Poster es tan flexible que puedes adaptarlo a tus necesidades, y conforme más tiempo lo utilices, más fiable y práctica será la información que te ofrezca. Como ves, Poster es mucho más que un sistema de punto de venta que sustituye las comandas tradicionales: también es un aliado confiable en la planeación financiera y gestión de tu negocio.


Juan Antonio García
Redactor especializado en contenidos sobre negocios, marketing digital, tecnología y tendencias de la industria gastronómica para Poster.

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