24 kwietnia 2017

10 najczęstszych błędów przy otwieraniu restauracji

1. Wydawanie całego zysku firmy na cele prywatne

To słabość początkujących przedsiębiorców, zwłaszcza jeśli sprawy od samego początku mają się dobrze, wróżąc pozornie świetlaną przyszłość biznesu. Firmy często nie prowadzą budżetu, a ich właściciele mieszają pieniądze prywatne z firmowymi. Ponad połowa upadłych lokali gastronomicznych popełniała błąd właśnie w tym zakresie. Istnieje następujący aksjomat: w biznesie nie mam "swoich pieniędzy". Są to jedynie pieniądze klienta i kapitał obrotowy. Dodatkowo, muszą one nieustannie pracować, a branża gastronomiczna nie stanowi tu wyjątku.

Krótki przykład. Wyobraźmy sobie, że Twój lokal odwiedza klient, który zamawia imprezę firmową, a za całą usługę płaci z góry. Niedoświadczony przedsiębiorca uzna: "Zapłacili mi 50 000, z czego 10 000 przeznaczę na produkty i alkohol, 15 000 na wypłaty dla pracowników, 10 000 dla muzyków i prowadzącego, a reszta, czyli 15 000, to już moje pieniądze.”

I oto pierwszy błąd. Dopóki klient nie otrzyma swojej usługi, pieniądze jeszcze nie należą do Ciebie. W planie, zawsze powinieneś wziąć zapas na działania niezależne od Ciebie, jak np. działania siły wyższej, awarię zasilania, pożar w kuchni lub sytuację, w której klient decyduje się na ostatnią chwilę przełożyć datę imprezy.

Istotnym zadaniem, na wykonanie którego na pewno zdecyduje się doświadczony restaurator, będzie inwestowanie w biznes i rozwijanie go, a nie wyciskanie z niego ostatnich soków, z ślepą nadzieją na sukces.

Średni "czas życia" lokalu gastronomicznego, biorąc pod uwagę duże miasta, to ok. 3 lata. Po tym czasie jego znaczenie i wypracowana marka słabnie, wraz z gasnącym zainteresowaniem klientów. Stosunkowo niewielkiej ilości lokali gastronomicznych udaje się przetrwać na rynku więcej niż cztery lata. Zdarzają się w tej kwestii wyjątki, okupione często dużym szczęściem, celnym pomysłem, lub trafieniem w niszę na rynku. Nie warto jednak liczyć na ciągły uśmiech losu, a wziąć sprawy w swoje ręce, myśleć z wyprzedzeniem i nieustannie doskonalić swój biznes.

2. Nieprowadzenie żadnej ewidencji

Często spotykany, kardynalny błąd. Wiąże się często z praktyką nieprowadzenia rachunkowości, której przecież nie powinno się zaniedbywać. Wszystko będzie wyglądało w porządku, dopóki nie ujrzysz realnych wyliczeń dla Twojej firmy. W konsekwencji nieprowadzenia ewidencji lokalu, prędzej czy później pojawią się pierwsze zadłużenia, przerwy w dostawach, a nawet kradzieże dokonywane przez Twoich pracowników.

Powinieneś zabezpieczyć się od samego początku, najlepiej i najprościej poprzez wdrożenie systemu ewidencji sprzedaży. Taki nowoczesny system skoordynuje i dopilnuje wszystkich działań, dzięki czemu nie będzie Cię to kosztowało wiele czasu. System może pomóc Ci prowadzić ewidencję sprzedaży, kontrolować finanse, a także dopilnuje gospodarki magazynowej. Czasy prowadzenia rachunkowości w notatniku już dawno minęły. Papierowe kartki zrobiły miejsce systemom informatycznym, dzięki którym wszystkie zasoby skontrolujesz w łatwiejszy, dokładniejszy i szybszy sposób. Systemy kasowe dają o wiele więcej możliwości, a w tym np. tworzenie programów lojalnościowych, wgląd do szczegółowych statystyk, szczegółową historię zmian kasowych i paragonów, przeprowadzanie inwentaryzacji itd. Do tego, decydując się na system z chmurowym rozwiązaniem, jak np. Poster POS, jeszcze łatwiej o wdrożenie. Każdy tablet lub laptop może zmienić się bowiem w pełnofunkcyjny punkt sprzedaży. Rozwiązanie chmurowe ma jeszcze kilka dodatkowych atutów, a w tym możliwość monitorowania pracy lokalu z dowolnego miejsca na świecie, niezawodność systemu, bezpieczeństwo danych i wiele, wiele więcej.

3. Małe zaangażowanie w pracę lokal

Dobry właściciel powinien być na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie. Częstym błędem popełnianym przy otwieraniu restauracji, jest spoczywanie na laurach przemyślanej i skutecznie przygotowanej strategii. Nikt nie polemizuje na temat istoty strategii, ale pomyśl tylko, co Ci po przywódcy, który ani razu nie pojawia się na polu bitwy?

Właściwe kierowanie firmą, to naprawdę sztuka. Twój personel powinien z jednej strony pamiętać, że w każdej chwili możesz przyjść i sprawdzić ich pracę, a z drugiej strony wiedzieć, że zawsze mogą liczyć na Twoją pomoc, np. w godzinach szczytu, kiedy czasem brakuje rąk do pracy. Właśnie tak postępuje Andrzej Sikorski, właściciel restauracji "Bodega 2 Carla" w Odessie: "Często przez internet sprawdzam bieżącą sytuację w lokalu. Kiedy w restauracji jest bardzo dużo gości i widzę, że manager i kelner nie radzą sobie sami, mogę szybko przyjechać i im pomóc".

Twój personel musi znać Cię osobiście, nie bać się z Tobą rozmawiać i zadawać Ci pytań. Powinieneś mieć z pracownikami dobre relacje, pamiętając oczywiście o zachowaniu pewnego dystansu. Jeśli wszystkie obowiązki powierzysz administratorowi lub managerowi, wtedy to on będzie odbierany przez pracowników jako dyrektor, czy też właściciel lokalu. Powinieneś wypracować sobie w firmie pewien autorytet, co bez pojawiania się w lokalu będzie żmudnym, a czasem wręcz niemożliwym zadaniem.

żródło: http://www.newyorkmarkt.com/calendar/nyc-restaurant-week/kale-yeah-advertising-for-nyc-restaurant-week-2014/

4. Brak kampanii reklamowej i promocji dla klientów

Można pomyśleć, że to zbyt oczywiste działanie. Kiedy nie ma reklamy, nie ma przecież klientów... Jednak, jak pokazuje praktyka, nie każdy zdaje sobie sprawę, jak istotne znaczenie ma prowadzenie różnego rodzaju promocji i marketingu firmy. Częstym błędem początkujących restauratorów jest niezrozumienie działań w tym właśnie zakresie.

Jeśli myślisz, że wystarczy jedynie rozdać kilka ulotek Twojego lokalu, to niestety musimy Cię zmartwić. Przemyśl swoją strategię marketingową bardzo dokładnie, ponieważ to właśnie odpowiednio dostosowany marketing, a w tym promocje dla klientów, mają ogromny potencjał i z pewnością przełożą się na zyski! Myślałeś też zapewne o organizacji wydarzeń i imprez, zapewniających gościom np. darmowe napoje, duże rabaty i promocje. Zapewne pojawi się na nich dużo osób, ale pytanie, czy zostaną oni Twoimi stałymi klientami?

Odpowiedź będzie raczej negatywna. Tego typu osoby może zainteresować np. bezpłatne jedzenie i krótkoterminowe korzyści. Prawdopodobnie nie powrócą już do Ciebie po raz drugi. Jeśli z kolei zaplanujesz wydarzenie, na którym podniesiesz poprzeczkę w swoim lokalu — możliwe, że rozczarujesz w przyszłości tych gości, którzy przychodzili tylko na takie imprezy. Pozostanie tylko niewielka grupa klientów, którzy pracują lub mieszkają w pobliżu Twojego lokalu. Ale nie możesz opierać jedynie na nich swojej nadziei. Dochodów od takich gości zazwyczaj wystarcza tylko na to, aby wyjść przynajmniej na zero i to i tak nie jest pewniak. W Twojej okolicy mogą otworzyć nowy lokal, który będzie zachęcał tych ludzi. Naprawdę wiele zależy od miejsca!

Zdecyduj się na konkretną grupę docelową i głównej przewadze konkurencyjnej. Zastanów się czym w szczególności wyróżniasz na tle innych lokali. Reklama powinna osiągnąć swój cel, zapewniać mniej zbędnych informacji i więcej sensownego przekazu. Kluczowe pytania, na które powinna dać odpowiedź Twoja reklama to: dlaczego właśnie Twój lokal, czym się różni Twój lokal od kawiarni naprzeciwko i w czym konkretnie jesteś od nich lepszy? Nie wystarczy po prostu poinformować o swoim otwarciu, pokazać wnętrze i menu. Należy stworzyć historię, dodać sens i koncepcję oraz ciągle rozwijać te informacje.

5. Nie przemyślałeś swojego menu

Problem początkujących restauratorów polega na tym, że zostawiają projektowanie swojego menu na ostatnią chwilę, lub zaczynają to robić na etapie, kiedy już cała koncepcja lokalu jest zawarta we wnętrzu. Nigdy nie zaczynaj od dobierania mebli, sprzętu oraz nie otwieraj kawiarni lub restauracji, dopóki nie będziesz miał przemyślanej i gotowej karty. A przynajmniej przemyśl w szczegółach, jaką kuchnię będziesz serwować oraz jaki będzie styl obsługi w Twoim lokalu.

żródło: http://www.picvisit.com/city/portugal-city/street-cafe-porto/

6. Lokalizacja i rozplanowanie lokalu

Błędny wybór miejsca dla lokalu. Wydaje się, że jest to oczywiste, ale w dalszym ciągu niektórzy początkujący restauratorzy popełniają błędy przy wyborze miejsca dla lokalu. Przepuszczalność jest jednym z ważniejszych kryteriów wyboru lokalizacji. Duży przepływ ludzi w centrum handlowym lub na ulicy, na której chcesz otworzyć restaurację, znacznie zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu Twojej firmy.

Nasza rada: nie zgadzaj się na przyjacielskie oferty wynajmu, w bardzo niskiej cenie w, odległych miejscach lub strefach przemysłowych. Na przykład, na terenie zamkniętej fabryki lub magazynu. Z pewnością zaoszczędzisz w ten sposób na wynajmie, ale istnieje prawdopodobieństwo, że nie będziesz miał po prostu gości. Ceny wynajmu lokali np. w centrach miast, nie są wyższe bez przyczyny. Zapewniają po prostu o wiele lepsze warunki nowym lokalom usługowym.

Twoja lokalizacja powinna pasować też do koncepcji lokalu. W biedniejszych, odległych dzielnicach miasta, przepuszczalność będzie dosyć wysoka. Ale czy goście będą do was przychodzić? Zmęczeni po pracy mieszkańcy, robią zakupy w sklepach i idą do domu, a nie do kawiarni lub restauracji. W takich miejscach nawet fast foody cierpią na brak klientów. Jeśli masz restaurację lub kawiarnię z wysokimi cenami, to ci ludzie na pewno nie będą Twoimi klientami. Prawdopodobnie będą przechodzić obok Twojego lokalu, a może nawet zapamiętają nazwę lokalu i będą umawiać się przy nim na spotkanie, ale niestety to nie wygeneruje żadnego dochodu.

7. Błędne określenie grupy docelowej

Błąd w określeniu grupy docelowej i wyborze koncepcji lokalu, to również duża pułapka dla nowych restauratorów. Dla przykładu, większość Twoich znajomych i przyjaciół lubi pizzę i właśnie dlatego zdecydowałeś się otworzyć nową pizzerię. To mylne odczucie, jeśli jesteś pewien, że wszyscy myślą tak samo, jak Ty i Twoi znajomi. Ale przecież chcesz otworzyć lokal nie tylko dla swoich znajomych. Nie powinieneś zatem opierać się na opinii kilkunastu osób i utożsamiać je do opinii większości mieszkańców określonego obszaru.

Należy dokładniej zbadać tę kwestię. Zrób badanie rynku lub zamów taką usługę u doświadczonych w tym zakresie osób. Dostaniesz od nich szczegółowe badania i garść przydatnej wiedzy o Twoim mieście i lokalach o wybranym typie. Sprawdź na jaki rodzaj kuchni jest teraz popyt i jakie są trendy. Po tym określeniu, którą z koncepcji naprawdę opłaca się rozwijać, możesz ruszyć do przodu!

8. Nie posiadanie kapitału rezerwowego i nie pokrywanie długów

Jest to chyba jedna z niewielu dobrych rad wszystkich doradców biznesowych. Jeśli nie masz zapasów w postaci finansów, które pokrywają co najmniej sześć miesięcy czynszu wynajmu, wypłaty wynagrodzeń i innych kosztów związanych z utrzymaniem, to otwarcie lokalu będzie bardzo ryzykowne. Powinieneś być przygotowanym na to, że na początku Twój lokal będzie przynosił straty, powinieneś uczyć się na błędach i iść dalej do przodu. Jeśli masz bardzo mały zapas pieniędzy, to pierwsze niepowodzenia mogą szybko wycofać Cię z biznesu. Może lepiej wówczas dokładnie przemyśleć koncepcję i ograniczyć koszty, wystartować ze skromniejszym lokalem i odłożyć trochę więcej zapasowej gotówki.

Oprócz kapitału rezerwowego, początkujący restauratorzy muszą wziąć pod uwagę to, że  planowane wydatki mogą się bardzo zwiększyć. Najłatwiej będzie pomnożyć je przez 2. U przedsiębiorców, którzy są już w branży od 3 do 5 lat, współczynnik ten będzie wynosił ok. 1,2 - 1,3.

Mała rada: przyzwyczaj się do odkładania 10 - 20% od swojego zysku, w celu zabezpieczenia biznesu “na czarną godzinę”.

Każdy początkujący przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że prędzej czy później, u niego lub u jego partnerów, mogą pojawiać się zadłużenia. Nie myśl tylko, że chcemy Cię zniechęcić! Jednak doświadczenie pokazuje, że aby odnieść sukces trzeba uwzględnić wszystkie możliwe problemy. Należy odpowiednio rozdysponować środki finansowe, aby zobowiązania nie zrobiły z Ciebie szybko bankruta. Dynamiczne planowanie i umiejętności negocjacji to są podstawowe narzędzia w takich sytuacjach.

9. Biznes z rodziną

Wszyscy o tym wiedzą, ale z jakiegoś powodu i tak wciąż popełniają ten błąd. Głównym problemem w tych relacjach, jest brak notarialnie potwierdzonych warunków współpracy. Jeśli nie masz wpływu na jakieś procesy związane z  pracą lokalu, przyczyną tego jest nieprawidłowe zbudowanie systemu obowiązków i ograniczeń.

W sytuacji, w której kontrolujesz tylko część prac, powinieneś jasno wyznaczyć zakres obowiązków i opisać to w instrukcjach. W przeciwnym razie czeka na Ciebie niespodzianka, gdy twój partner z rodziny lub przyjaciel, z którym nagle się pokłóciłeś, zdecyduje się odejść, a Ty nie będziesz miał żadnego pojęcia, jak radzić sobie z jego częścią obowiązków. Przed rozpoczęciem pracy w partnerstwie, zadaj sobie pytanie: "Jak będziecie dzielić obowiązki i zyski?".

Jeszcze jedna ważna kwestia, gdy zatrudniasz kogoś z rodziny. Żadnych wyjątków — wszyscy powinni działać na zasadach relacji biznesowych. Każdy pracownik ma prawo złożyć skargę na Twoich znajomych, i odpowiadać za swoje błędy.

10. Nie planowanie wydatków

Większość początkujących restauratorów rzadko planuje swoje wydatki, na okres dłuższy niż 3 miesiące do przodu. Przekładają na ostatnią chwilę np. remont i zakup nowego sprzętu. Wyobraźmy sobie następującą sytuację: zaczynają się firmowe imprezy sylwestrowe i nagle zepsuła się zmywarka lub wentylacja została zatkana. Będzie to po prostu Twoje zaniedbanie. Jeśli jednak będziesz planować takie okoliczności w budżecie i odłożysz środki na remont sprzętu, nie będzie to dla Ciebie zaskoczeniem i wyzwaniem nie do pokonania!

W konsekwencji, częstym błędem restauratorów jest podwyższanie cen, co tylko pogarsza i bez tego trudną sytuację. Wówczas, nawet ci nieliczni goście, którzy przyzwyczaili się do Twojego lokalu, przestaną już do ciebie przychodzić. Polityka cenowa kawiarni lub restauracji jest bardzo delikatnym instrumentem i nie uratuje Cię on od wszystkich kłopotów finansowych.

Koniecznym jest planowanie wydatków. Sztućce, naczynia, obrusy, nowy sprzęt - wszystko to może być bezboleśnie wymienione na nowe, jeśli umiejętnie będziesz zarządzać swoim zyskiem.

____________________________________________________________________________________________________________________________

W artykule Poruszyliśmy tylko najczęściej występujące błędy. Niektóre z nich mogą wydawać się zbyt oczywiste, ale paradoks polega na tym, że są nadal i równie często są popełniane przez młodych przedsiębiorców. Nie obawiaj się słuchać porad innych, a także analizować doświadczenia poprzedników. Tylko odpowiedzialne podejście do pracy pomoże zabezpieczyć się przed upadkiem.


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?