1 czerwca

Jak otworzyć własną kawiarnię

Własna kawiarnia to częste „marzenie” wielu osób, które zmęczone pracą w korporacji chciałyby poczuć wolność. No niestety nic bardziej mylnego, ponieważ prowadzenie własnego biznesu w branży gastronomicznej jest jednoznaczne z pracą siedem dni w tygodniu i najlepiej przez cały rok. Niewiele tu zatem wolności, ale rzecz jasna satysfakcja, że spełniło się marzenie i robi się coś z pasji – rekompensuje wszystkie niedogodności. A o nich chcemy napisać. Ku przestrodze, ale przede wszystkim, by zobrazować skalę przedsięwzięcia. Wyjdźmy od tezy, że własna kawiarnia to… drogie i wymagające hobby. I zobaczmy, dokąd zaprowadzi nas omówienie każdego z koniecznych kroków.

Gdzie otworzyć kawiarnię?

Wiele poradników zaczyna „dobre rady” od tłumaczenia konieczności założenia działalności gospodarczej i uruchomienia lawiny wymaganych formalności. Tymczasem każdy doświadczony doradca gastronomiczny zapyta: A czy masz miejsce? I będzie miał rację, bowiem przy tak świetnie rozwijającej się ofercie gastronomicznej w Polsce – wybór lokalizacji stanowi o przyszłym powodzeniu przedsięwzięcia. I jeśli z restauracją jest tak, że dobre menu fantastycznego szefa kuchni obroni się i ściągnie rzesze gości nawet na środek pustkowia, o tyle na kawę i ciastko ludzie nie będą chcieli jechać wielu kilometrów. Ta kawa musi nęcić i przypominać o sobie, by krok po kroku, dzień po dniu lokal zapracował sobie na miano: najlepszego miejsca na spotkania lub obowiązkowego punktu w drodze do pracy. Wybór miejsca trzeba koniecznie poprzedzić badaniem rynku. Można zrobić go samodzielnie, zaczynając od obserwacji i liczenia przechodniów. Następnie warto przejść się w promieniu do 10 minut i zobaczyć, ile jest firm, jak wygląda sprawa z konkurencją, czy są parkingi? Każda z tych kwestii będzie miała wpływ na rotację gości. Nie ma takiej reklamy, która ściągnie na ciasto z drugiego końca miasta – naprawdę warto pamiętać, że goście kawiarni muszą być w większości lokalni. Taka obserwacja to jedna strona medalu, a drugą jest weryfikacja kosztów wstępnych. Magiczne słowo „czynsz” powinno zostać bardzo wnikliwie sprawdzone. Należy bezwzględnie pamiętać, że zazwyczaj przez pierwsze miesiące kawiarnia nie będzie na siebie zarabiała, a wyjście na zero graniczy z cudem. Czynsz będzie zatem ogromnym obciążeniem. Kolejna sprawa to stan lokalu. Jeśli była tu wcześniej działalność gastronomiczna lub inna, na którą swoją zgodę wydawał Sanepid – można dać szansę. Jeśli to jednak tylko „cztery ściany” trzeba liczyć się z ogromnymi kosztami, które są konieczne, by przygotować miejsce do pracy. A ważne jest wszystko: wysokość do sufitu, dostęp do dziennego światła, miejsce na szatnie i na toalety, wentylacja itd. – marzenie „o kawiarence” przekształca się w ogromne przedsięwzięcie – finansowe, czasowe, a często też emocjonalne.


Od czego zacząć otwieranie kawiarni?

Kiedy miejsce zostało znalezione, zweryfikowane i otrzymało „zielone światło” jako rokujące przyzwoity obrót, czas na personel. W tej kwestii poradniki sprzed roku będą nieaktualne, ponieważ sytuacja na rynku pracy w tej branży uległa ogromnej zmianie. Jednym zdaniem: Nie ma kim pracować. Pytanie, czy inwestor będzie cały czas na miejscu? Robił zamówienia, inwentaryzacje, utrzymywał kontakt z dostawcami i „służbami”, prowadził efektywny marketing, przyjmował zamówienia, nakładał ciasta i lody, parzył kawę, obsługiwał, sprzątał, a jeśli jest taki plan – produkował na zapleczu? Jedna osoba sobie nie poradzi i nawet przy najmniejszym projekcie trzeba znaleźć zaufaną osobę do pomocy. Oraz trzecią – żeby grafik miał szansę przewidywać czas odpoczynku. Niestety dziś nie jest łatwo znaleźć „nie studenta”, a ten może za pół roku pojechać na wakacje lub skończyć studia i zniknąć z dnia na dzień. W gastronomii o pracowników, zwłaszcza wykwalifikowanych jest po prostu bardzo trudno, a więc ten krok trzeba bezwzględnie zrobić na początku. I przygotować się na plan B. 


Tor przeszkód – czyli formalności

Nie będziemy pisać o etapach otwierania działalności gospodarczej, bo dzisiaj sprawa jest ułatwiona, a wiedza, jak to zrobić – powszechnie dostępna. Nie mniej jednak, otwierając własną kawiarnię na inwestora czeka sporo formalności. Trzeba mieć sporą wiedzę. Od informacji, że kawiarnię można otworzyć w lokalu od 40m2, a w pomieszczeniach pracy stałej powyżej 4 godzin – dostęp do światła dziennego oraz odpowiednia wysokość ścian. Obostrzeń jest wiele, a i te zmieniają się wraz z każdą nowelizacją ustawy. Dlatego warto zainwestować w doradcę, który płynnie przeprowadzi przez zasieki wymagań, jakie niestety trzeba koniecznie spełnić. Do przygotowania jest projekt budowlany, projekty branżowe (tu: elektryczny, wodno-kanalizacyjny, wentylacyjny) oraz technologiczny. Pomocni okażą się konsultanci z firm, dostarczających sprzęt gastronomiczny, których znaleźć można w Internecie, na przykład na grupach na Facebooku. Branża chętnie udzieli pomocy i wskaże najbardziej rzetelną firmę. Bardzo często projekt technologiczny, a także realne wsparcie konsultacyjne jest zawarte w cenie zamówionego sprzętu. W kwestii spraw budowlanych można pomyśleć o projektancie wnętrz, który weźmie na siebie nadzór nad dokumentami i ekipą remontową. Oszczędzanie na profesjonalistach bardzo często kończy się nieprzewidzianymi kosztami, opóźnionym otwarciem z uwagi na brak pozwolenia.


Jaka powinna być kawiarnia?

Wymarzona – to oczywiste. Ale też świadomie skalkulowana, skupiona na gościach (nie na własnych wyobrażeniach), pachnąca świeżą kawą. Dobry ekspres to oczywista podstawa i to po konsultantach kolejna sprawa, na którą trzeba się finansowo przygotować. Bo porządny ekspres kosztuje. Można szukać w komisach lub wziąć w leasing, ale to jeden z bazowych kosztów i bez zaplecza finansowego na niego, lepiej poczekać z otwieraniem kawiarni. Bo wydatków będzie znacznie więcej. Tymczasem trzeba przemyśleć też profil lokalu. Czy to ma być miejsce dla biznesmenów, którzy spędzą tu przerwę lub spotkają się w interesach? Czy to będzie kawiarnia przyjazna dzieciom z placem zabaw i mnóstwem ciekawych pozycji w karcie menu? Czy bazować będzie na dostarczanych z zewnątrz, gotowych ciastach i lodach, czy może desery będą produkowane na miejscu? Te i wiele, wiele innych pytań należy sobie zadać i sumiennie na nie odpowiedzieć. Bazując na doświadczeniu lokalnych inwestorów: czy im się powiodło, co spowodowało, że nie przetrwali, jakiej oferty jeszcze nie ma w okolicy, kto będzie mnie odwiedzał, itd. Dopiero wtedy trzeba skonfrontować sumę odpowiedzi z marzeniami. Oczywiście w sytuacji, gdy własna kawiarnia ma być w przyszłości źródłem dochodu, a nie frustracji…


Inwestycja w sprzęt do kawiarni

Przy założeniu, że lokal będzie sprzedawał gotowy asortyment, a na miejscu tylko produkował napoje zimne (np. soki wyciskane) i gorące, lista zakupów dla lokalu około 40 m2 będzie obejmowała takie wyposażenie, jak: umywalka z baterią, meble gastronomiczne (stół ze zlewem jednokomorowym i miejscem na zmywarkę, stół przyścienny, stoły centralne, szafka szatniowa, szafa porządkowa ze zlewem), zmywarka do szkła, chłodziarka podblatowa, kostkarka do produkcji lodu, wspomniany ekspres. To minimum, bo przydałaby się również: wyciskarka do soków, shaker do koktajli, fontanna do czekolady itd. Ale trzeba pomyśleć też o licznych akcesoriach: szklanki, talerzyki, filiżanki, pucharki, cukiernice, mleczniki, łyżeczki i widelczyki, tace kelnerskie, łopatki do ciast, noże kuchenne, patery, stojaki na serwetki, wazoniki, itd. Pełna lista zależy rzecz jasna od profilu kawiarni. Jeśli będą produkowane desery: powiększy się o sprzęt produkcyjny i akcesoria do serowania. 


O czym trzeba pamiętać, otwierając kawiarnię?

O wiele jeszcze kwestiach. Pierwsza z nich to decyzja, czy będzie sprzedawany alkohol. Jeśli tak – należy przejść całą procedurę uzyskania koncesji, co wiąże się z formalnościami w urzędzie i oczywiście gotówką. Kolejna sprawa – terminal płatniczy. Otwierając rachunek bankowy dla firmy można od razu porównać oferty i wybrać ten z najniższą prowizją. Nie wolno zapomnieć o niemowlętach – przydałby się przewijak i może jakiś przytulny kącik dla mamy karmiącej? Osobną sprawą są opłaty za emitowaną muzykę. W Polsce jest kilka stowarzyszeń, które oczekują należności: Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS), reprezentujący twórców, Związek Producentów Audio Video (ZPAV), czy Związek Artystów Wykonawców (Stoart). Niestety… lepiej podpisać umowy niż płacić kary, a prawda jest taka, że inspektorzy (zwłaszcza ZAIKSu) lubią wpaść na niezapowiedzianą wizytę. 


Inauguracja i marketing w kawiarni

Otwarcie kawiarni dobrze jest poprzedzić akcją informacyjną. Strona na Facebooku powinna być aktywna przynajmniej od miesiąca i budować grono fanów. Inauguracja powinna mieć swoją cichą prapremierę, czyli funkcjonować normalnie przez cały dzień, ale wyłącznie dla znajomych, rodziny. Dzięki temu wyjdą błędy w serwisie, niedopatrzenia, braki, które zdąży się przed oficjalnym otwarciem naprawić. Samo otworzenie drzwi i post na Facebooku nie wystarczą. Kampanię reklamową trzeba ująć w biznes planie i mądrze ją przemyśleć. Ludzie lubią otrzymywać coś w prezencie, mniej reagują na zniżki. Minął już czas ulotek – wystarczy spojrzeć do drugiego kosza za kolporterem – leży tam mnóstwo pieniędzy zainwestowanych w kawałek kolorowego papieru z niepracująca reklamą. Social media, spot w radio, artykuł (raczej nie baner) w lokalnej prasie – tam warto szukać pomysłu na kampanię marketingową. I nie wolno z niej rezygnować, nawet jeśli wszystko idzie świetnie. Ludzie nie mogą zapomnieć o kawiarni, kolejni muszą się o niej dowiadywać, a potencjalna konkurencja ma czuć, że nie warto otwierać się w pobliżu.


Własna kawiarnia to zatem szereg kroków, które trzeba zrobić, by spełnić marzenia. Najważniejsze pytania brzmią: Ile to kosztuje i czy można na tym zarobić? Szacuje się, że uruchomienie kawiarni do 50m2 to koszt około 100.000 PLN, ale wiele zależy od jakości zakupionego sprzętu i projektu wnętrzarskiego. Można zarobić, ale z reguły nie od razu i trzeba się temu biznesowi osobiście poświęcić. To pomysł dla pasjonatów, którzy wiedzą, że się w tym odnajdą. 


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?