1 czerwca 2018

Jak otworzyć kawiarnię

Własna kawiarnia to częste „marzenie” wielu osób, które zmęczone pracą w korporacji chciałyby poczuć wolność. No niestety nic bardziej mylnego, ponieważ prowadzenie własnego biznesu w branży gastronomicznej jest jednoznaczne z pracą siedem dni w tygodniu i najlepiej przez cały rok. Niewiele tu zatem wolności, ale rzecz jasna satysfakcja, że spełniło się marzenie i robi się coś z pasji – rekompensuje wszystkie niedogodności. A o nich chcemy napisać. Ku przestrodze, ale przede wszystkim, by zobrazować skalę przedsięwzięcia. Wyjdźmy od tezy, że własna kawiarnia to… drogie i wymagające hobby. I zobaczmy, dokąd zaprowadzi nas omówienie każdego z koniecznych kroków.

Lokalizacja - gdzie założyć kawiarnię?

Wiele poradników zaczyna „dobre rady” od tłumaczenia konieczności założenia działalności gospodarczej i uruchomienia lawiny wymaganych formalności. Tymczasem każdy doświadczony doradca gastronomiczny zapyta: A czy masz miejsce? I będzie miał rację, bowiem przy tak świetnie rozwijającej się ofercie gastronomicznej w Polsce – wybór lokalizacji stanowi o przyszłym powodzeniu przedsięwzięcia. I jeśli z restauracją jest tak, że dobre menu fantastycznego szefa kuchni obroni się i ściągnie rzesze gości nawet na środek pustkowia, o tyle na kawę i ciastko ludzie nie będą chcieli jechać wielu kilometrów. Ta kawa musi nęcić i przypominać o sobie, by krok po kroku, dzień po dniu lokal zapracował sobie na miano: najlepszego miejsca na spotkania lub obowiązkowego punktu w drodze do pracy. Wybór miejsca trzeba koniecznie poprzedzić badaniem rynku. Można zrobić go samodzielnie, zaczynając od obserwacji i liczenia przechodniów. Następnie warto przejść się w promieniu do 10 minut i zobaczyć, ile jest firm, jak wygląda sprawa z konkurencją, czy są parkingi? Każda z tych kwestii będzie miała wpływ na rotację gości. Nie ma takiej reklamy, która ściągnie na ciasto z drugiego końca miasta – naprawdę warto pamiętać, że goście kawiarni muszą być w większości lokalni. Taka obserwacja to jedna strona medalu, a drugą jest weryfikacja kosztów wstępnych. Magiczne słowo „czynsz” powinno zostać bardzo wnikliwie sprawdzone. Należy bezwzględnie pamiętać, że zazwyczaj przez pierwsze miesiące kawiarnia nie będzie na siebie zarabiała, a wyjście na zero graniczy z cudem. Czynsz będzie zatem ogromnym obciążeniem. Kolejna sprawa to stan lokalu. Jeśli była tu wcześniej działalność gastronomiczna lub inna, na którą swoją zgodę wydawał Sanepid – można dać szansę. Jeśli to jednak tylko „cztery ściany” trzeba liczyć się z ogromnymi kosztami, które są konieczne, by przygotować miejsce do pracy. A ważne jest wszystko: wysokość do sufitu, dostęp do dziennego światła, miejsce na szatnie i na toalety, wentylacja itd. – marzenie „o kawiarence” przekształca się w ogromne przedsięwzięcie – finansowe, czasowe, a często też emocjonalne.


Jak otworzyć własną kawiarnię?

Kiedy miejsce zostało znalezione, zweryfikowane i otrzymało „zielone światło” jako rokujące przyzwoity obrót, czas na personel. W tej kwestii poradniki sprzed roku będą nieaktualne, ponieważ sytuacja na rynku pracy w tej branży uległa ogromnej zmianie. Jednym zdaniem: Nie ma kim pracować. Pytanie, czy inwestor będzie cały czas na miejscu? Robił zamówienia, inwentaryzacje, utrzymywał kontakt z dostawcami i „służbami”, prowadził efektywny marketing, przyjmował zamówienia, nakładał ciasta i lody, parzył kawę, obsługiwał, sprzątał, a jeśli jest taki plan – produkował na zapleczu? Jedna osoba sobie nie poradzi i nawet przy najmniejszym projekcie trzeba znaleźć zaufaną osobę do pomocy. Oraz trzecią – żeby grafik miał szansę przewidywać czas odpoczynku. Niestety dziś nie jest łatwo znaleźć „nie studenta”, a ten może za pół roku pojechać na wakacje lub skończyć studia i zniknąć z dnia na dzień. W gastronomii o pracowników, zwłaszcza wykwalifikowanych jest po prostu bardzo trudno, a więc ten krok trzeba bezwzględnie zrobić na początku. I przygotować się na plan B. 


Biznes plan kawiarni - od czego zacząć?

Nie będziemy pisać o etapach otwierania działalności gospodarczej, bo dzisiaj sprawa jest ułatwiona, a wiedza, jak to zrobić – powszechnie dostępna. Nie mniej jednak, otwierając własną kawiarnię na inwestora czeka sporo formalności. Trzeba mieć sporą wiedzę. Od informacji, że kawiarnię można otworzyć w lokalu od 40m2, a w pomieszczeniach pracy stałej powyżej 4 godzin – dostęp do światła dziennego oraz odpowiednia wysokość ścian. Obostrzeń jest wiele, a i te zmieniają się wraz z każdą nowelizacją ustawy. Dlatego warto zainwestować w doradcę, który płynnie przeprowadzi przez zasieki wymagań, jakie niestety trzeba koniecznie spełnić. Do przygotowania jest projekt budowlany, projekty branżowe (tu: elektryczny, wodno-kanalizacyjny, wentylacyjny) oraz technologiczny. Pomocni okażą się konsultanci z firm, dostarczających sprzęt gastronomiczny, których znaleźć można w Internecie, na przykład na grupach na Facebooku. Branża chętnie udzieli pomocy i wskaże najbardziej rzetelną firmę. Bardzo często projekt technologiczny, a także realne wsparcie konsultacyjne jest zawarte w cenie zamówionego sprzętu. W kwestii spraw budowlanych można pomyśleć o projektancie wnętrz, który weźmie na siebie nadzór nad dokumentami i ekipą remontową. Oszczędzanie na profesjonalistach bardzo często kończy się nieprzewidzianymi kosztami, opóźnionym otwarciem z uwagi na brak pozwolenia. Można więc wstępnie przeanalizować ile kosztuje otwarcie kawiarni.


Jakie wymogi muszą spełniać lokale gastronomiczne?

Wymarzona – to oczywiste. Ale też świadomie skalkulowana, skupiona na gościach (nie na własnych wyobrażeniach), pachnąca świeżą kawą. Dobry ekspres to oczywista podstawa i to po konsultantach kolejna sprawa, na którą trzeba się finansowo przygotować. Bo porządny ekspres kosztuje. Można szukać w komisach lub wziąć w leasing, ale to jeden z bazowych kosztów i bez zaplecza finansowego na niego, lepiej poczekać z planem na  otwarcie własnej kawiarni. Bo wydatków będzie znacznie więcej. Tymczasem trzeba przemyśleć też profil lokalu. Czy to ma być miejsce dla biznesmenów, którzy spędzą tu przerwę lub spotkają się w interesach? Czy to będzie kawiarnia przyjazna dzieciom z placem zabaw i mnóstwem ciekawych pozycji w karcie menu? Czy bazować będzie na dostarczanych z zewnątrz, gotowych ciastach i lodach, czy może desery będą produkowane na miejscu? Te i wiele, wiele innych pytań należy sobie zadać i sumiennie na nie odpowiedzieć. Bazując na doświadczeniu lokalnych inwestorów: czy im się powiodło, co spowodowało, że nie przetrwali, jakiej oferty jeszcze nie ma w okolicy, kto będzie mnie odwiedzał, itd. Dopiero wtedy trzeba skonfrontować sumę odpowiedzi z marzeniami. Oczywiście w sytuacji, gdy własna kawiarnia ma być w przyszłości źródłem dochodu, a nie frustracji…

Wyposażenie i sprzęt do kawiarni

Zakładanie kawiarni przy założeniu, że lokal będzie sprzedawał gotowy asortyment, a na miejscu tylko produkował napoje zimne (np. soki wyciskane) i gorące, lista zakupów dla lokalu około 40 m2 będzie obejmowała takie wyposażenie, jak: umywalka z baterią, meble gastronomiczne (stół ze zlewem jednokomorowym i miejscem na zmywarkę, stół przyścienny, stoły centralne, szafka szatniowa, szafa porządkowa ze zlewem), zmywarka do szkła, chłodziarka podblatowa, kostkarka do produkcji lodu, wspomniany ekspres. To minimum, bo przydałaby się również: wyciskarka do soków, shaker do koktajli, fontanna do czekolady itd. Ale trzeba pomyśleć też o licznych akcesoriach: szklanki, talerzyki, filiżanki, pucharki, cukiernice, mleczniki, łyżeczki i widelczyki, tace kelnerskie, łopatki do ciast, noże kuchenne, patery, stojaki na serwetki, wazoniki, itd. Pełna lista zależy rzecz jasna od profilu kawiarni. Jeśli będą produkowane desery: powiększy się o sprzęt produkcyjny i akcesoria do serowania. 


O czym trzeba pamiętać, aby otworzyć swoją kawiarnię?

O wiele jeszcze kwestiach. Pierwsza z nich to decyzja, czy będzie sprzedawany alkohol. Jeśli tak – należy przejść całą procedurę uzyskania koncesji, co wiąże się z formalnościami w urzędzie i oczywiście gotówką. Kolejna sprawa – terminal płatniczy. Otwierając rachunek bankowy dla firmy można od razu porównać oferty i wybrać ten z najniższą prowizją. Oczywiście nie w ostatniej kolejności zastanowić się nad programem komputerowym do prowadzenia kawiarni.

Muzyka w kawiarni

Nie wolno zapomnieć o niemowlętach – przydałby się przewijak i może jakiś przytulny kącik dla mamy karmiącej? Osobną sprawą są opłaty za emitowaną muzykę. W Polsce jest kilka stowarzyszeń, które oczekują należności: Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS), reprezentujący twórców, Związek Producentów Audio Video (ZPAV), czy Związek Artystów Wykonawców (Stoart). Niestety… lepiej podpisać umowy niż płacić kary, a prawda jest taka, że inspektorzy (zwłaszcza ZAIKSu) lubią wpaść na niezapowiedzianą wizytę. 

Jak skutecznie reklamować kawiarnię?

Otwieranie kawiarni dobrze jest poprzedzić akcją informacyjną. Strona na Facebooku powinna być aktywna przynajmniej od miesiąca i budować grono fanów. Inauguracja powinna mieć swoją cichą prapremierę, czyli funkcjonować normalnie przez cały dzień, ale wyłącznie dla znajomych, rodziny. Dzięki temu wyjdą błędy w serwisie, niedopatrzenia, braki, które zdąży się przed oficjalnym otwarciem naprawić. Samo otworzenie drzwi i post na Facebooku nie wystarczą. Kampanię reklamową trzeba ująć w biznes planie i mądrze ją przemyśleć. Ludzie lubią otrzymywać coś w prezencie, mniej reagują na zniżki. Minął już czas ulotek – wystarczy spojrzeć do drugiego kosza za kolporterem – leży tam mnóstwo pieniędzy zainwestowanych w kawałek kolorowego papieru z niepracująca reklamą. Social media, spot w radio, artykuł (raczej nie baner) w lokalnej prasie – tam warto szukać pomysłu na kampanię marketingową. I nie wolno z niej rezygnować, nawet jeśli wszystko idzie świetnie. Ludzie nie mogą zapomnieć o kawiarni, kolejni muszą się o niej dowiadywać, a potencjalna konkurencja ma czuć, że nie warto otwierać się w pobliżu.


Ile kosztuje otworzenie kawiarni?

Własna kawiarnia to zatem szereg kroków, które trzeba zrobić, by spełnić marzenia. Najważniejsze pytania brzmią: Ile to kosztuje i czy można na tym zarobić? Szacuje się, że uruchomienie kawiarni do 50m2 to koszt około 100.000 PLN, ale wiele zależy od jakości zakupionego sprzętu i projektu wnętrzarskiego. Można zarobić, ale z reguły nie od razu i trzeba się temu biznesowi osobiście poświęcić. To pomysł dla pasjonatów, którzy wiedzą, że się w tym odnajdą. 


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?