8 maja 2017

Jak zatrudnić właściwego managera restauracji lub kawiarni

Poniższy artykuł będzie pomocny w szczególności do właścicieli lokali gastronomicznych, którzy chcieliby odciążyć się z nadmiaru obowiązków i przekazać je na ręce zaufanej i odpowiedniej do tego zadania osoby. Jeśli jesteś na etapie poszukiwania swojej “prawej ręki”, niezależnie od tego, czy Twój lokal działa już w branży, czy stawiasz dopiero pierwsze kroki - koniecznie przeczytaj poniższy poradnik i podejmij odpowiednie działania!

Jeśli zdecydowałeś się na samodzielne kontrolowanie przebiegu najistotniejszych procesów w Twojej firmie, począwszy od rekrutacji personelu, monitorowania ich pracy, sporządzania harmonogramu i raportów, to poniższy artykuł pomoże Ci ocenić, czy potrafisz zarządzać tymi wszystkimi działaniami samodzielnie.

Wybór idealnego administratora kawiarni lub restauracji

Administrator i kierownik to równorzędne role, a w poszczególnych lokalach przyjmuje się często ujednolicone nazewnictwo tych stanowisk. Znalezienie odpowiedniego managera, któremu będziemy mogli w pełni zaufać, to często zadanie trudniejsze niż zatrudnienie bardzo dobrego kucharza.

Doświadczenie pokazuje, że kwestie związane z zarządzaniem lokalem gastronomicznym są równie istotne co utrzymywanie wysokiego poziomu kuchni, a mimo wszystko jest to często aspekt bagatelizowany.

Przyjrzyjmy się teraz kilku kwestiom, które w naszej ocenie powinny cechować dobrego kierownika restauracji:

  1. Myślenie perspektywiczne. Dobry strateg zawsze będzie myślał kilka kroków do przodu. Wszystkie działania będzie popierał przemyślaną strategią, przyszłościowym myśleniem i planowaniem wszystkich działań. Decydując się na zatrudnienie osoby studiującej, pamiętaj o tym, że będzie ona pracować jedynie na część etatu, a resztę godzin na tym stanowisku trzeba będzie pokryć pracą kolejnej osoby. Rozwiązując konflikt z klientem nie spiesz się z wyciąganiem wniosków i karaniem personelu. Pamiętaj, że klient zawsze ma rację, ale mimo wszystko, Twoje działania muszą być wyważone i dostosowane do sytuacji. Jeśli klient opuści Twoją restaurację ze 100% przekonaniem racji, chociaż nie do końca słusznym, to następnym razem skłonny będzie z czystym sumieniem powtórzyć sytuację konfliktową. Dlatego też, dobry manager będzie potrafił wszelkie potencjalne konflikty minimalizować, a zaistniałe łagodzić, w adekwatny sposób. Będzie on myślał perspektywicznie, w odpowiedzialny i zawsze profesjonalny sposób.

  2. Charyzma. To kolejny istotny aspekt. Zarówno klienci, jak i pracownicy powinni szanować managera nie tylko dlatego, że pełni on po prostu ważną rolę, ale przede wszystkim dlatego, że jest ciekawym człowiekiem, posiada bogate doświadczenie, którym chętnie się dzieli i zbudował w ten sposób pewien autorytet. Taka osoba musi być komunikatywna i przyciągać do siebie ludzi - zarówno klientów, jak i pracowników.

  3. Energia. Manager ma zazwyczaj nieregularne godziny pracy i często jest nadmiernie obciążony obowiązkami. Za to właśnie powinien on dostawać zasłużone premie! Powinien być sumienny, dyspozycyjny i dawać wzorowy przykład pozostałym pracownikom. Osoba na tym stanowisku powinna emanować dobrą energią i być postrzegana jako tzw. dobry duch firmy.

  4. Edukacja i inteligencja. Manager nie musi być profesjonalnym księgowym, ale na pewno musi posiadać w tym zakresie odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Rachunkowość firmy, zarządzanie magazynem, odbiór dostaw, planowanie zasobów - to jedynie kilka aspektów, nad którymi będzie sprawował kontrolę. Jego podpis spotkasz praktycznie na każdym kroku.

  5. Baczny obserwator. Dobry zarządca zauważy wszystkie działania i sprawnie wychwyci nieprawidłowości. Dlaczego kelner nie posprzątał stołu, chociaż przechodził obok niego z pustą tacą? Dlaczego gość nie miał gdzie powiesić kurtki? Z jakiej butelki barman nalewał alkohol do drinka itp. Kierownik sali, czy też manager musi mieć oczy dookoła głowy! Ale to jedynie połowa sukcesu, bo musi przecież jeszcze znaleźć dobre rozwiązanie w takiej sytuacji. Dbanie o szczegóły i szybka reakcja to niezbędne umiejętności osoby zajmującej kierownicze stanowisko w tej dziedzinie.

  6. Wyrozumiałość. Manager musi potrafić dobrać adekwatne działanie. Gdy okoliczności tego wymagają, będzie on surowy, a pracownicy będą czuli do niego respekt. Ale z rozwagą, bo przede wszystkim musi być lubiany i życzliwy dla personelu. To właśnie do niego powinni przychodzić pracownicy, chcący podzielić się swoimi spostrzeżeniami i problemami. Nie musi być psychologiem, ale z pewnością powinien posiadać ogromny dar do komunikowania się z ludźmi, słuchania i doradzania.

  7. Pracowitość. Dobrym managerem będzie z pewnością osoba, która bez zastanowienia stanie za barem kiedy sytuacja tego wymaga, pomoże kelnerom w przyjmowaniu zamówień, czy też zostanie dłużej po pracy, by jeszcze raz przeliczyć utarg. Osoba na tym stanowisku musi być gotowa, aby w pewnych sytuacjach przejąć część obowiązków i nie zwalniać tempa pracy całego lokalu.

  8. Takt. Osoba na tym stanowisku będzie kontaktować się z osobami z różnych sfer. I w ten sposób powraca do nas bardzo istotny aspekt, jakim jest komunikatywność. Dobry manager dostosuje się do rozmówcy i zachowa przy tym pełen profesjonalizm. Da rozmówcy poczucie, że rozmowy nie są prowadzone ze zwykłym pracownikiem.

Manager - mózg restauracji!

Stanowisko managera łączy w sobie rolę administratora sali i kierownika personelu. Koordynuje pracę kelnerów, kucharzy i barmanów. Przydziela pracownikom obowiązki i dba o to, aby każdy z nich posiadał całą niezbędną wiedzę - od savoir vivre’u, po skład poszczególnych pozycji w menu.

Pamiętaj, że administrator sali to wizytówka Twojej restauracji. To on zaprasza i wita gości, rozmawia z nimi, pomaga w wyborze stolika lub sali i doradza, jakich dań warto spróbować. Dobry manager powinien kojarzyć stałych gości restauracji i znać ich gust. Od poziomu jego profesjonalizmu zależne jest pierwsze wrażenie klientów.

Pamięć do twarzy to jedynie część niezbędnych umiejętności. Umiejętność rozpoznania klienta, np. jego charakteru, humoru, poziomu — to istotna wiedza, którą zdobywa się z doświadczeniem. Taki kierownik będzie cechował się wyczuciem i będzie pamiętał poszczególnych gości. Zbuduje z nimi relacje i wpłynie na pozytywny odbiór i zapamiętanie lokalu. Zadba o to, aby zamówienia były realizowane w krótkim czasie, rozpozna kiedy klient przyjdzie jedynie na kilka drinków, a komu należy doradzić przy wyborze stolika.

Wybór administratora do lokalu gastronomicznego

Najważniejsze jest szczegółowe zapoznanie się z CV i osobiste przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami. Przygotuj dla każdego z nich pytania, bazujące na informacjach zamieszczonych w CV. Postaraj się zrobić szczegółowy wywiad: zadzwoń do poprzedniego miejsca pracy, zdobądź jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku i jego miejscu pracy w internecie, przeczytaj opinie o tym lokalu itp.

Przy doborze kandydatów zwróć uwagę na to, w jaki sposób łączą się ich umiejętności zawodowe z cechami osobistymi. Osoba może być świetnym przywódcą i skrupulatnym finansistą,  ale nie będzie w stanie podtrzymać rozmowy i uśmiechnąć się do gości. Jeśli poprzeczkę postawisz naprawdę wysoko, to zyskasz o wiele więcej. Pamiętaj, że idealny kandydat nie istnieje, ale jeśli wybierzesz osobę, która spełnia najważniejsze kryteria, to istnieje ogromna szansa, że z czasem stanie się ona idealnym pracownikiem!

Co jeszcze powinienem przemyśleć, poszukując managera?

  • Wynagrodzenie.  Manager jest dobrze płatnym stanowiskiem. Niektórzy właściciele restauracji oprócz podstawowej pensji lub stawki za godzinę, naliczają premie, aby podnosić efektywność pracy i motywować. Jest to jak najbardziej dobry pomysł, ponieważ premia uzależniona będzie wówczas od wyników całego zespołu.

  • Doświadczenie. Nie chodzi tu tylko o obowiązki managera, ale również o pozostałe stanowiska w restauracji. Musisz mieć pewność, że kandydat rozumie zasady działania wszystkich stanowisk — od zmywacza po barmana. Możliwe, że zdobył on już wcześniej doświadczenie w roli np. kasjera lub kucharza, albo przeszedł przez całą ścieżkę kariery, by w efekcie stać się w pełni wykwalifikowanym managerem, który rozumie zasadność i role poszczególnych stanowisk. Ogromnym plusem u takiej osoby będzie doświadczenie w zarządzaniu indywidualnym lokalem, który nie działa w sieci. Na takim stanowisku z pewnością musiał on budować relacje, nawiązywać współpracę z dostawcami, wdrażać swoją kampanię marketingową oraz tworzyć zasady dla personelu.

  • Zdolność do szkolenia i właściwego wyboru personelu. Zdolność do tworzenia spójnego i efektywnego zespołu jest jedną z głównych zadań zdolnego managera. Za dobrym kierownikiem często odchodzą i też kluczowi pracownicy, albo on sam zabiera ich do swojego nowego zespołu, gdy zmienia miejsce pracy.

Obowiązki managera

Manager restauracji musi zarządzać lokalem, mieć czas, aby zadbać o gości i nie zapominać o potrzebach pracowników. Do podstawowych obowiązków administratora lokalu gastronomicznego należy:

Otwieranie i zamykanie restauracji. To najbardziej odpowiedzialne, codzienne czynności. Menedżer ma klucze do lokalu, kod do alarmu, dostęp do sejfu. Ustala z poszczególnymi pracownikami, o której godzinie powinni przyjść do pracy, od czego zacząć zmianę, dba o harmonogram i przebieg prac w lokalu. Równomiernie rozkłada obowiązki na pracowników i czuwa nad poprawnym zamykaniem zmian.

Monitorowanie zapasów w magazynie. Zazwyczaj manager zarządza wszystkim, co związane jest z zapasami, przeprowadza inwentaryzację, komunikuje się z dostawcami, prowadzi rejestr wszystkich sprzedanych dań i napojów. Na swojej głowie ma naprawdę wiele obowiązków, dzięki czemu często nie jest w stanie poświęcić na nie wystarczającej ilości czasu. Właśnie dlatego, warto usprawnić te zadania za pomocą systemu POS, który wyręczy managera w wielu czynnościach, a on będzie mógł wtedy poświęcić więcej uwagi i czasu dla klientów restauracji, rozwinąć marketing i zadbać o wewnętrzne sprawy w firmie. Dla przykładu, z systemem Poster POS, który jest chmurowym rozwiązaniem, właściciel lokalu gastronomicznego będzie mógł kontrolować pracę swojego managera z dowolnego miejsca, w rzeczywistym czasie śledzić sprzedaż oraz statystyki dotyczące pracy całego lokalu. To samo tyczy się managera, który będzie mógł skontrolować pracę personelu.

Monitorowanie transakcji finansowych. Kierownik nadzoruje pracę z urządzeniami fiskalnymi, mobilnymi terminalami kelnerów, zamykanie zmian kasowych, czuwa nad pobraniami gotówki itd. Objaśnia personelowi funkcjonalności sprzętu i wymagane procedury: zwroty, rozdzielanie rachunków, dzielenie płatności itp.

Wdrażanie strategii marketingowych. Właściciele często decydują się na rozmaite działania marketingowe, ale to właśnie od managerów często zależy wdrożenie tych pomysłów w życie. Managerowie małych, niezależnych lokali gastronomicznych muszą jeszcze pracować nad promowaniem marki lokalu oraz jego koncepcją.

Kontrolowanie wydatków. Manager powinien kontrolować i zarządzać podstawowymi kosztami ponoszonymi przez firmę, a także oceniać ich zasadność. Razem z odpowiedzialnością za podział i kontrolę czasu pracy, manager odpowiedzialny jest także za rejestrowanie czasu pracy personelu i przekazywanie raportów będących podstawą do wypłat właścicielowi i księgowości.

Rozwój

Może wcale nie ma potrzeby, abyś na to stanowisko zatrudniał nową osobę? Przyjrzyj się swoim pracownikom i zastanów się, czy wśród Twojego zespołu nie wyłania się już lider? Jeśli na początku działania lokalu nie miałeś stanowiska odpowiedzialnego stricte za administrację sali, to z pewnością któryś z kelnerów zajmował się po części tą kwestią. Oceń który z nich radził sobie w tej kwestii najlepiej i zacznij budować dla niego nowe stanowisko pracy w Twojej firmie.

Pamiętaj jak istotny jest rozwój pracowników i pomagaj im w tej kwestii. Nie bój się przekazywać na nich części swoich obowiązków. Ucz personel nowych umiejętności, dziel się własną wiedzą i proponuj udział w różnych szkoleniach. Jeśli dasz swoim pracownikom możliwość rozwoju - będzie to najlepsza droga aby utrzymać ich przy sobie.

Znalezienie zdolnego managera, to niełatwe zadanie. Pamiętaj, że zrekrutowanie odpowiedniej osoby to jedynie początek. Dbaj o niego na każdym etapie współpracy!


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?