14 czerwca

Jakie są kluczowe wskaźniki efektywności dla restauracji?

Bez wątpienia każdy, kto prowadzi własną restaurację musi bezwzględnie znać cele do zrealizowania oraz umieć je policzyć. Nie można polegać tylko na finalnym wydruku z kasy fiskalnej i z reguły zło wieszczącej księgowej. Zysk, a także strata ma realna źródło, a jest nim – odpowiednie przygotowanie i kalkulator, jako nieodłączny atrybut każdego restauratora. W gastronomii ogólny cel jest jasno określony, ponieważ obrót i zysk wynika po prostu ze sprzedanych dań i napojów. Liczba gości oraz liczne czynniki (aura, personel, konkurencja, dzień tygodnia, dostawcy itp.) wpływające na ich rotację są również kwestią ważną, ale warto pamiętać, że 10-osobowa grupa nastolatków najczęściej generuje mniejszy obrót niż para biznesmanów. Ten przykład jest tylko wierzchołkiem góry lodowej, jaką są wskaźniki, mierzące efektywność w restauracji.

Co to właściwie są kluczowe wskaźniki efektywności?

Będzie teraz odrobinę, jak w szkole, ale być może warto uszeregować wiedzę? Otóż kluczowe wskaźniki efektywności (z ang. KPI - key performance indicators) to wszelkie wartości, które wskazują, jak zaangażowanie w danym biznesie (lub jego konkretnej części) przekłada się na osiągnięcie zakładanych celów. Prościej? Wskaźniki efektywności to miernik tego, czy coś działa, jak należy, ale w myśl znanej, biznesowej zasady: Możesz zarządzać tym, co możesz zmierzyć. KPI daje też możliwość dowiedzenia się, w jakim stopniu coś nie działa, co zawiniło i pozwala lepiej się przygotować na przyszłość. Dlatego ich usystematyzowanie, dobre poznanie, zrozumienie i bieżące monitorowanie ma realny wpływ na utrzymanie przyzwoitej rentowności na rynku gastronomicznym. Choć, z uwagi na fakt, że akurat ta branża jest dość zróżnicowana, proces może nabrać rumieńców przy obliczaniu marży, food costu, all costu, rabatowaniu, ofertach specjalnych, rozróżnieniu na dania i na napoje, itd. Tak, czy inaczej, kluczowe wskaźniki efektywności pozwalają na ocenienie skuteczności działań biznesowych. Współczesna technologia i narzędzia dedykowane gastronomii pozwalają zmierzyć właściwie wszystko (może oprócz lojalności), ale często ta wiedza nie jest na bieżąco weryfikowana i wykorzystywana w rozwoju biznesu. A tymczasem specjaliści w dziedzinie dowodzą, że wskaźniki należy weryfikować i zestawiać każdego dnia, ponieważ tylko wtedy mamy szansę dowiedzieć się, co ma wpływ na osiąganie celów, a co nas od nich oddala.

Plan jest najważniejszy! Co w nim ująć?

Jak najwięcej wskaźników! Trzeba pamiętać, że jego przygotowanie jest niezbędne, ponieważ musimy mieć się do czego odnieść. Niby oczywiste, ale w wielu restauracjach planem wciąż jest beztroska wiara, że „jakoś to pójdzie”. Nie pójdzie… Wystarczy się rozejrzeć w najbliższej okolicy, by się przekonać, że nieprzygotowany inwestor może liczyć wyłącznie na cud. Powodzenie znanego show telewizyjnego, którego prowadząca ma zadanie przywrócić blask lokalowi (z rzucanymi talerzami w roli głównej) nie jest przypadkowe. Na polskim rynku wciąż jest wiele punktów gastronomicznych, które mogłyby zgłosić się do udziału. Albo zacząć wszystko od początku: czyli od określenia planu. A ten powinien być przygotowany w układzie: 1. Przychody. 2. Wszelkie składowe kosztów. 3. Wynik.         

A teraz po kolei:

1. Przychody

Należy rozbić je na wszystkie możliwe kategorie, a jest ich w restauracji przynajmniej kilka. Wymieńmy te najbardziej oczywiste: goście indywidualni, grupy klientów, imprezy okolicznościowe zamknięte, śniadania, catering, imprezy promocyjne – biletowane (np. live cooking, degustacje itp.). Każdą z tych kategorii można doprecyzować, np. imprezy okolicznościowe podzielić na te organizowane dla dorosłych oraz te dla dzieci, śniadania w tygodniu i te w weekendy. Takie przyglądanie się przychodom będzie miało wpływ na późniejsze decyzje: Czy opłaca się zatrudniać na śniadania w tygodniu dwóch pracowników (kucharz i kelner) skoro zysk nie pokrywa ich wynagrodzenia? Takich pytań i jasnych odpowiedzi w cyfrach jest rzecz jasna zdecydowanie więcej. Trzeba też pamiętać, że przychody muszą być usystematyzowane osobno dla każdego punktu gastronomicznego, ponieważ wrzucenie wszystkiego „w jeden worek” nie pozwoli na określenie KPI.

2. Wszystkie składowe kosztów

Prognozowanie kosztów jest zdecydowanie łatwiejsze, kiedy lokal już funkcjonuje i wiadomo już, jak rzeczywistość zweryfikowała wstępne szacunki. W kosztach trzeba ująć dosłownie wszystko, a składowych jest naprawdę wiele: czynsz, media, wynagrodzenie dla pracowników i dla osób/ firm zewnętrznych, na stałe związanych z lokalem (np. informatyk), wszelkie usługi, nawet te okresowe (mycie okien, czyszczenie klimatyzacji, itd.), zaplanowane serwisowanie, reklama, a przede wszystkim zużycie materiałów eksploatacyjnych i wszelkich surowców. Nie można pominąć ani jednej serwetki, czy natki pietruszki. Każda pozycja będzie miała wpływ na wynik.

3. Wynik

Jest jasne, że mając przychód i koszty wychodzi nam wynik operacyjny prowadzonej restauracji. Przejrzysty obraz kształtuje się na koniec miesiąca i to jest dobry moment, żeby zająć się naprawdę wnikliwą analizą każdej z pozycji, by wyciągnąć wnioski i określić działania korygujące sytuację. Współczesne narzędzia pozwalają inwestorom na weryfikację każdego dnia osobno, co będzie miało wpływ na podjęcie takich decyzji, jak np.: o której otwierać lokal, ile osób powinno być na zmianie, czy prowadzić śniadania, czy opłacają się imprezy biletowane, czy konkretne danie cieszy się powodzeniem i wiele, wiele więcej.

Konkrety. Co mierzymy w restauracji?

Wskaźników, które mogą się okazać niezwykle cenne przy ocenie stopnia zrealizowanych celów, jest naprawdę wiele. Zacznijmy od najbardziej oczywistych:

  • frekwencja w restauracji: liczba gości ogólnie, z podziałem na dzień, miesiąc;
  • ile osób przypada na 1 miejsce;
  • wysokość rachunku 1 gościa (przeciętna), z podziałem na: napoje, dania oraz łącznie;
  • jw., ale liczone na 1 miejsce (konsumpcyjne);
  • sprzedaż dań (żywności) na 1 miejsce, osobno dla napojów, a następnie suma;
  • ważne: średnia sprzedaż na 1 zatrudnioną osobę i osobno na 1 kelnera;
  • i często kluczowy wskaźnik: sprzedaż na 1h pracy lokalu.


Do tego należy włączyć też wskaźniki związane z kosztami, a wśród nich najważniejsze to:

  • food cost;
  • all cost (wszystkie koszty) na 1 gościa;
  • jw. na 1 zatrudnionego;
  • jw. na 1 miejsce konsumpcyjne.

W analizie trzeba uwzględnić zatem wszelkie stałe, ale też zmienne składowe. Szczęśliwie nie trzeba tego wszystkiego liczyć ręcznie na liczydle. Robi to za nas program gastronomiczny, który zarządza i prowadzi ewidencję magazynową i finansową sprzedaży, a także prezentuje cenne statystki. Program może to wszystko wykonać, ale konieczny jest czynnik ludzki – człowiek, który jest zainteresowany weryfikacją tych danych. Bo tylko w taki sposób można wykorzystać wskaźniki efektywności. Co jest jednak kluczowe? Przyjrzyjmy się kilku najważniejszym KPI dla restauracji.

1. Liczba gości

Nie wystarczy, że dowiemy się, ile osób pojawiło się w restauracji w skali miesiąca. Temu wskaźnikowi efektywności trzeba się przyjrzeć bardzo dokładnie, biorąc pod uwagę takie informacje, jak: podział na gości tylko barowych, restauracyjnych i łącznie. Jeśli to możliwe z określeniem pory dnia (śniadanie, lunch, wieczór), grupy docelowej (rodzina, biznes, młodzież), wieku (seniorzy, wiek produkcyjny, młodzi ludzie). Po co to wszystko? Otóż, jeśli restauracja nie jest rentowna, a z tego KPI będzie wynikało, że najwięcej gości przychodzi wieczorami i są to z reguły osoby w średnim wieku – to będzie można podjąć decyzję o likwidacji śniadań i „taniej pizzy”. Pierwsza z decyzji wypracuje oszczędności na personelu, druga – pozwoli doprecyzować klienta docelowego i w efekcie zadbać o jego priorytety.

2. Średnia wysokość paragonu

Paragon jest tak naprawdę wielowątkową opowieścią o danej restauracji. Wszystko jest na nim ważne. Po pierwsze: danie. Czy gość zdecydował się na cały zestaw: przystawka, zupa, danie główne, deser? Jeśli nie, to co wybrał? Czym się kierował: nazwą, ceną, rozmową z kelnerem? Jak to danie ma się w stosunku do innych z karty menu? Czy goście decydują się częściej na dania dnia, czy na konkretne pozycje ze stałej karty? Co wybrał dodatkowo: napój (jaki), alkohol? To tylko jedna część weryfikacji. Druga to czynnik finansowy. Jeśli średnia wysokość paragonu jest satysfakcjonująca to dlaczego lokal nie zarabia? Tu przyczyną może być źle obliczony food cost, za wysokie koszty (o nich wcześniej), nieprawidłowo zbudowany grafik (zbyt wiele osób na zmianie w poszczególnych porach), straty. I tu się zaczyna temat rzeka… Bo stratą będą źle zagospodarowane resztki z zakupionych produktów, ale też błędy kuchni i serwisu oraz nieuczciwość i sabotaż wewnątrz lokalu. Paragon to księga tajemnic, które inwestor musi zweryfikować.

3. Monitorowanie cen produktów

Ceny zamawianych produktów zmieniają się ze względu na porę roku, koszty transportu, kursy walut, dostępność i często „widzimisię” dystrybutora i dostawcy. Branża gastronomiczna wciąż za mało przygląda się temu wskaźnikowi, a niewątpliwie należy on do grona kluczowych. Dobrze przygotowany plan z zyskami, kosztami i przewidywanym wynikiem może niepostrzeżenie ulec zmianie. Hurtownia nie tłumaczy się przy każdej dostawie, że poszczególne produkty zmieniły cenę, a ta może spowodować negatywne wahnięcie food costu. Jak wiadomo, rzadko jest tak, że dany produkt występuje tylko w jednym daniu – stąd też łatwy wniosek, że np. zmiana ceny o 10% dwóch – trzech produktów może rozsypać rentowność całej karty menu. Dlatego ceny produktów to jedno z kluczowych KPI w restauracjach. Warto tego pilnować i szukać alternatywnych dostawców, nawet jeśli spowoduje to dyskomfort logistyczny.

Wskaźniki efektywności dla restauracji to niezwykle ważna kwestia, a każdy kto tego nie weryfikuje na bieżąco – może spodziewać się kłopotów. Warto docenić nowoczesne narzędzia, które za nas wszystko liczą, oczekując jedynie wprowadzania danych, a następnie ich weryfikowania. Od czujności zależą kolejne posunięcia. Podejmowanie działań, mających na celu zwiększenie zysku – bez wcześniejszej analizy – z reguły prowadzi do pogłębiania się kłopotów. Rozwiązanie szczęśliwie jest pod ręką. Wystarczy po nie sięgnąć, zamiast liczyć na ładną pogodę i głodnych gości.


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?