Współczesne obowiązki managera restauracji

Skuteczne zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi i strategią PR-marketingową

Nie każdy kucharz będzie dobrym szefem kuchni i nie każdy manager restauracji jest… dobrym managerem restauracji. Dzisiaj o tych najlepszych na rynku (metaforycznie, ale też dobrze skrojonymi warunkami) walczą restauracje w niejednym mieście. A potoczne stało się powiedzenie, że dobrych managerów już nie ma. Wszyscy mają świetną pracę, a nowi się nie materializują. Dlaczego tak się dzieje? Jakie są współczesne oczekiwania właścicieli lokali i jak dynamika rozwoju polskiej gastronomii ma wpływ na zadania, jakie stoją przed managerem?

Czy manager musi być dobrze wykształcony?

Zdecydowanie tak. Po pierwsze musi swobodnie porozumiewać się przynajmniej w języku angielskim, ale dobrze byłoby, gdyby choć trochę rozumiał język gości najczęściej odwiedzających lokal. Norweski w Trójmieście, niemiecki i rosyjski przy wiadomych granicach itd. Angielski przyda się w czasie z rozmowy z ludźmi z całego świata, a także w korespondencji mailowej, współpracy z kontrahentami zza granicy. Powierzchowna chociaż znajomość drugiego języka (co mile widziane, ale niekonieczne) pozwoli na przykład wcześniej zorientować się, że goście są niezadowoleni. Ale języki to kwestia dzisiaj oczywista. Ważne jest wykształcenie kierunkowe, a najlepiej… ekonomiczne (!). W gastronomii najważniejszym narzędziem pracy jest kalkulator i warto, aby pamiętał o tym również każdy inwestor. Wiedza ekonomiczna przyda się przy określaniu kluczowych wskaźników efektywności, obliczaniu food i all costu, rentowności, zestawienia zysków i strat… Nie ma wątpliwości, że manager jest nadwornym księgowym lokalu. Ale tutaj tak samo ważne jest wykształcenie albo chociaż przygotowanie zawodowe do zarządzania. I będzie to w równym stopniu: zarządzanie zasobami ludzkimi, projektami oraz sytuacjami kryzysowymi. I to nie koniec… Manager w obecnych czasach może nie być handlowcem (to zupełnie inne kompetencje, tempo pracy, rozłożenie sił), ale musi być PR-owcem i marketingowcem. Znać się na social mediach, być kreatywnym, sypać pomysłami na udoskonalenie wizerunku restauracji i potrafić je wdrożyć. Do tego dochodzą liczne umiejętności ściśle związane ze stanowiskiem. Jest ich wiele: sporządzanie grafików, rozliczanie – wszystkiego, zamówienia, inwentaryzacje i natychmiastowa reakcja na wszystkie sytuacje nadzwyczajne. Brzmi dobrze, prawda?

Zadanie 1 – efektywne zarządzanie finansami w restauracji

W wielu restauracjach na finansach swoją  zazdrosną dłoń kładzie właściciel, sądząc, że w ten sposób uchroni lokal przed czyhającym złem. Być może osobiste doświadczenie każde im tak postępować, ale będzie im ciężko, kiedy restauracja zmieni się w sieć restauracji, albo kiedy przyjdzie czas na odpoczynek, chorobę, inwestycję czasu w inny projekt. Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie managera, który rozumie, jak ważne jest zarządzanie finansami i zdelegowanie na niego tego zadania. Zwłaszcza, że jest to niemała porcja do codziennego przełknięcia: raporty dobowe ze sprzedaży, cykle miesięczne, inwentaryzacje (barowe, magazynowe, sprzętowe), monitorowanie kosztów zakupów, przyjmowanie dostaw, magazynowanie, cykl produkcyjny… Pod każdą z tych pozycji czają się koszty, które, kiedy są nieujarzmione – prowadzą do urwiska. To manager musi wiedzieć, że dostawca zmienił ceny towarów i niestety nie poinformował o tym. Taki ruch nie pozostanie bez znaczenia: tak przy wahnięciach food costu poszczególnych dań, jak i przy zestawieniu wszystkich kosztów. Jego zadaniem musi być zatem czujny monitoring, a jeśli zamówieniami zajmuje się szef kuchni – wspieranie go na każdym etapie. Równie ważną sprawą są inwentaryzacje – okresowe oraz niezaplanowane, które w niektórych przypadkach dają obraz ewentualnej nieuczciwości pracowników. A ci, a właściwie ich wynagrodzenie również mieści się w zarządzaniu finansami. Choć warto pamiętać, że także spożywane przez nich posiłki regeneracyjne i napoje są kosztem. A przecież w wielu lokalach zapomina się, że to równie istotna pozycja w tabelce. Pilnowanie, by lokal zarabiał i permanentna kontrola kosztów stałych i zmiennych to jedno z trzech najważniejszych zadań współczesnego managera restauracji.

Zadanie 2 – świadome i konsekwentne zarządzanie zasobami ludzkimi w restauracji

Najważniejsza zasada: nie dopuścić, by w grupie pojawił się tzw. samozwańczy lider, ponieważ wtedy praca będzie jeszcze bardziej wymagająca. I kolejna: wymóc na właścicielu (zwłaszcza, kiedy jest ich kilku), że wszelkie polecenia służbowe muszą bezwzględnie przechodzić przez ucho i usta managera. Jeśli będzie pomijany i inwestor sam będzie uzgadniał sprawy z kelnerami, barmanami i innymi pracownikami – manager nie ma szans na zarządzanie zespołem. Jeśli zaś te dwie kwestie zostaną dopilnowane – można skupić się na innych zadaniach. A jest to: rekrutacja, system motywacyjny, system premiowania, grafiki pracy, rozwiązywanie indywidualnych spraw osobistych, współpraca z kadrami, szkolenia (wewnętrzne i zewnętrzne), nieustanne monitorowanie zakresu obowiązków. To jedna strona barykady. Drugą są… goście (!). Choć nie jest powszechne stwierdzenie, że nimi się zarządza (bo przecież ich gościmy) – to umiejętności interpersonalne z całą pewnością się przydadzą. Podczas rozpoznawania ich oczekiwań, wyciągania wniosków, reagowania na trudne sytuacje. Manager powinien wchodzić w rolę mediatora. Być po stronie kelnera, czy kucharza, a także po stronie gościa. To niemała umiejętność, ale bez niej dochodzi do odejścia gości i utraty rentowności. Przy tym wszystkim warto dodać, że to właśnie na managerze spoczywa obowiązek dopilnowania, czy rezerwacja została prawidłowo przygotowana i nie został pominięty żaden szczegół przy organizacji eventu. Czy to się mieści w zarządzaniu zasobami? Choć to bardziej zadanie operacyjne, ma związek bezpośredni z ludźmi: wszak to oni mają swoje zadania do realizacji. Manager jednak musi ufać, ale sprawdzać. I tak każdego dnia.

Zadanie 3 – kreatywne zarządzanie strategią PR-marketingową

I doszliśmy do miejsca, które najbardziej ukazuje zmiany w polskiej gastronomii. Otóż pomysły na reklamę i sprzedaż dynamicznie się rozwinęły i należy bezdyskusyjnie za nimi nadążyć. I kto, jeśli nie manager ma wstawiać codziennie posty na FB, czy Intagrama z daniami dnia, relacjami z pracy kucharzy, ciekawostkami, zachętą do odwiedzenia lokalu? Firma zewnętrzna (agencja, freelancer) nie jest na miejscu i budowanie relacji z gośćmi (stałymi i potencjalnymi) nie będzie miało energii. A dzisiaj właśnie social media napędzają restauracji koniunkturę. To nie wszystko! Manager, znając najlepiej ze wszystkich potencjał lokalu, możliwości personelu oraz profil gości – powinien wiedzieć, jakie nowe projekty zachęcą do częstszych odwiedzin. Nie musi być przy tym grafikiem, copywriterem i radiowym głosem. Ale musi mieć bazę osób zaufanych, w dobrej cenie (koszty), pracujących w terminach (czas) i wnoszących swoje pomysły (marketing). Takie zadania często leżą nieruszane i przypomina się o nich, kiedy bywa już za późno. O marketing i dobry PR trzeba dbać przez cały rok. Nawet wtedy, kiedy jest szczyt sezonu i pełne stoliki. Skoro kuchnia nie przestaje produkować, manager nie powinien przestawać wymyślać, jak działać, by było jeszcze lepiej. Właściciele często niepotrzebnie zrzucają na nich sprzedaż. Bo cóż to znaczy? Przecież manager sam nie sprzeda. Może wyjść z ulotkami na ulicę, ale chyba nikogo nie zdziwi marny efekt takiej akcji sprzed lat… Sprzedaż to skoordynowana współpraca absolutnie całego zespołu. Inwestor musi przewidzieć budżet, kuchnia obronić się smakiem, manager opracowując kolejne strategie i prowadząc je do celu, a kelner – umiejętnie oferując wszystko gościom. W takim schemacie znajdzie się zadanie dla każdego. Z tym, że mimo swoich codziennych obowiązków – właśnie manager musi czuwać nad sprawną realizacją całej procedury. Czy to ciężkie zadanie? Dla kogoś kto pozostał w realiach sprzed kilku lat – z pewnością tak.

Współczesne obowiązki dobrego managera mogą wyglądać na groźne. Ale jeśli ów zna i rozumie gastronomię, nie boi się cyfr, jest kreatywny i potrafi być liderem – ma dużą szansę na fantastyczną karierę. Przyda się jeszcze: doskonała organizacja, łatwość w nawiązywaniu relacji, dobra organizacja czasu, ambicja, lojalność, a także otwartość na pracę właściwie przez cały tydzień w nienormowanych godzinach… I jeszcze zmysł estetyczny (bo trzeba dbać o wystrój i atmosferę wnętrz) i umiejętność badania rynku (co robi konkurencja). Dlaczego tego wszystkiego jest tak dużo? Bo to od managera zależy sprawne funkcjonowanie restauracji. A wcześniej od właściciela, który tak ciężko pracującemu pracownikowi zaproponuje adekwatne warunki zatrudnienia i szacunek.