Współpraca z dostawcami dla gastronomii

Ma znaczące przełożenie na właściwe zarządzanie restauracją

Współpraca z dostawcami dla gastronomii to temat niezwykle ważny i mający tak naprawdę bardzo duże przełożenie na rentowność restauracji czy innego lokalu gastronomicznego. Dlaczego? Ponieważ odpowiednia polityka wewnętrzna, dotycząca zamawiania produktów powoduje, że towar jest zawsze świeży, najwyższej jakości oraz zawsze na czas. Dzięki temu nic się nie marnuje, a menu jest powtarzalne i po prostu smaczne. Dostawcy w restauracji i szereg związanych z nimi usług to temat szeroki, ponieważ współpraca z nimi zaczyna się już na etapie kompletowania wyposażenia dla lokalu gastronomicznego poprzez umowy ze stałymi dostawcami alkoholu czy napojów aż po rotującą współpracę choćby z hurtowniami warzyw i owoców. 

W dużych, sieciowych restauracjach można polegać na systemach logistycznych, które udoskonalane przez lata rzeczywiście pomagają w pracy. Wszystko jest przejrzyste, nie ma miejsca na żadne prywatności np. przy podpisywaniu umów z dostawcami. W każdym innym przypadku w zarządzaniu dostawami pomoże z pewnością system do restauracji Poster POS. Odpowiednia konfiguracja programu powoduje bowiem, że sprawniej obsługuje się takie płaszczyzny zarządzania restauracją, jak: obsługa klientów, rozliczenia zakupów i sprzedaży i oczywiście gospodarka magazynowa produktów spożywczych. Tymczasem zobaczmy, jak wygląda współpraca z dostawcami.

Poszukiwanie i wybór dostawców żywności dla gastronomii

Zacznijmy od próby opisania dostawcy doskonałego, idealnie wpisującego się w nasze wszystkie potrzeby. Jaki jest? Po pierwsze: sprawdzony na rynku i z dobrymi opiniami od swoich klientów. Danych na ten temat dostarczy on sam lub można to zweryfikować choćby w social mediach. Nie zaszkodzi pokusić się o bezpośredni kontakt z odbiorcami, by mieć wiadomości z pierwszej ręki. Jeśli są zadowoleni - to już dobrze wróży współpracy. Po drugie: uczciwy, oferujący dokładnie taki towar, jak opisuje. To już trudniej zweryfikować i trzeba się przekonać osobiście na podstawie kilku pierwszych dostaw. Po trzecie: taki, który oferuje produkty z najkorzystniejszą relacją ceny do jakości. I po czwarte: otwarty na nasze potrzeby, z inicjatywą i partnerską postawą. Brzmi dość klarownie, ale tak naprawdę nie jest łatwo znaleźć tych najlepszych. Każdy z nich ma z pewnością dobry marketing i jawi się nam jako najlepszy z możliwych. Dlatego warto do tego tematu solidnie się przygotować, by potem nie żałować podjętych pochopnie decyzji. A już na pewno trzy razy pomyśleć, zanim podpisze się umowę o długofalowej współpracy. 

Poszukiwanie dostawców dla gastronomii

Myli się ten, kto uważa, że poszukiwanie kontrahentów to temat, który może poczekać w kolejce spraw do załatwienia w procesie uruchamiania lokalu. Dostawcy w gastronomii to priorytet i współpraca z nimi powinna zacząć się już na etapie wstępnego określenia konceptu i szkicu karty menu. Oczywiście nie robimy jeszcze żadnych zamówień, ale dobre zarządzanie restauracją, kawiarnią czy barem to planowanie długofalowe. Kiedy zatem rozpocząć poszukiwania dostawców? Od razu! Bo może się okazać, że w okolicy nie ma nikogo, kto przywoziłby codziennie określony towar i wówczas należy przeanalizować priorytety. A kogo dokładnie mamy szukać? Tych, którzy są w stanie zrealizować dostawy w poszczególnych grupach sprzedażowych. Dlatego rzecz jasna należy najpierw przygotować choćby szkic zapotrzebowania na asortyment. W kolejnym etapie, kiedy będą gotowe receptury wszystkich dań z karty menu, będzie można doprecyzować swoje potrzeby i zacząć ustalanie warunków współpracy. 

Jak pozyskać kontakty dostawców dla restauracji?

Dostawcy restauracji najczęściej zgłaszają się sami, jeśli na rynku pojawi się informacja, że planowane jest otwarcie lokalu. To może być choćby anons o pracę lub wywieszka na drzwiach, że tu powstaje kawiarnia, bar, cukiernia itp. Branża HoReCa to zamknięty świat, gdzie wszyscy się znają, a informacje są bardzo szybko przekazywane. Nie wszystkie oferty będą jednak najwyższej jakości i trzeba mocno przeszukać rynek zanim złoży się pierwsze zamówienia. Jak zatem pozyskać ciekawe kontakty do dostawców? Dobrym źródłem wiedzy są doradcy gastronomiczni, a także grupy na Facebooku. W obu przypadkach można liczyć na obiektywną opinię. Można też przeglądać portale i prasę gastronomiczną, odwiedzić branżowe targi czy w końcu podejrzeć, z kim pracuje konkurencja. Ale wyłącznie ta zbliżona profilem do naszej koncepcji. Nie zaszkodzi porozmawiać ze swoimi przyszłymi pracownikami, a już z pewnością z szefem kuchni czy sous chefem. Oni najlepiej wiedzą, z kim warto pracować. 


Jakość i cena produktów dla gastronomii

Jakość produktów i ich cena to najważniejsze kryteria, jakimi należy się kierować podczas wyboru dostawcy, a następnie w czasie negocjacji warunków dokonywanych zakupów. Ale nie jedyne! Jak zostało wcześniej napisane, najpierw zbiera się wszelkie możliwe informacje na temat potencjalnego dostawcy towarów dla restauracji. Kiedy przejdzie wstępną weryfikację, dobrze jest odwiedzić siedzibę jego firmy. Czy to będzie hurtownia, czy szklarnia, czy w końcu ferma hodowlana – jedźmy tam, by na własne oczy przekonać się o warunkach. Od nich zależy w końcu jakość i idąca w ślad nią cena. Co dalej? Czas na negocjacje. Wszystko zaczyna się od bazowego cennika, którym dysponuje każdy dostawca. Z pewnością będzie z nami rozmawiał wytrwany handlowiec, któremu zależy na sprzedaży po jak najwyższej cenie. Warto jednak pamiętać, że najczęściej poszczególne pozycje można zmienić na naszą korzyść. Tu się liczy przecież każda złotówka. Pamiętajmy, że cena za część produktów będzie się wahać w zależności od sytuacji na rynku. Wynegocjujmy zatem, jak najdłuższy okres stałego kosztu za dany asortyment. 

Co dalej? Zniżki, rabaty, upusty. Powinny pojawić się po przekroczeniu pewnego limitu zamówień. Ich wysokość zależy z reguły od wypracowanego obrotu. I na koniec – budżet marketingowy. Zdecydowana większość poważnych dostawców w zamian za kupowanie i promowanie ich produktów w restauracji oferuje wsparcie inwestycji w postaci puli pieniędzy na wyposażenie. Rzadziej jest to gotówka, a częściej zamrażarki, witryny, meble ogrodowe, parasole, nalewaki do piwa, porcelana, szkło, ubrania dla pracowników i wiele więcej bonusów. 

Relacje z dostawcami

Wybrani przez nas dostawcy to partnerzy w biznesie, z którymi będziemy mieli częsty i bardzo bliski kontakt. Dobrze zatem, by wybrać ich mądrze, wynegocjować uczciwe dla obu stron warunki, ale nie zapominać, by nieustannie monitorować jakość dostaw. I korzystać ze wszelkich rabatów czy przywilejów, upominając się wręcz o nie. Większość dostawców ma w ofercie program lojalnościowy, do którego warto przystąpić, by korzystać z przewidzianych nagród. Najczęściej za dokonane zakupy otrzymuje się punkty, a ich suma wymieniana jest na upominki w postaci wyposażenia gastronomicznego. To dobre rozwiązanie dla obu stron, ale zaleca się „pilnowanie” tej kwestii przez managera czy szefa kuchni. 

Gospodarka w gastronomii

  • Forma i termin rozliczeń

Niestety… Na początku współpracy zazwyczaj oczekują płatności gotówką za dostarczony towar. Ta sytuacja ulegnie zmianie, kiedy okażemy się rzetelnym klientem, będziemy robić zakupy systematycznie i najlepiej na wysokie kwoty. Wówczas możemy przejść na płatność przelewem. 

  • Forma zamówień

Podczas negocjacji należy ustalić w jaki sposób będą dokonywane zamówienia: mailowo, telefonicznie, osobiście na miejscu czy może przy użyciu formularza zamówień, jakim często dysponują dostawcy. Ważne, by zawsze uzyskać potwierdzenie otrzymania zamówienia. 

  • Forma, terminy i miejsce dostaw

Coraz częściej dostawcy deklarują, że dostarczą asortyment w ciągu 24 godzin od zamówienia. I to jest najlepsze rozwiązanie, ponieważ zwalnia nas z konieczności magazynowania dużych zapasów. Ustalmy też, w jakich opakowaniach dostaniemy konkretne produkty i w jakim miejscu mają być rozładowane po transporcie. 

  • Minimum logistyczne

Dostawcy oczekują rzecz jasna dużych zamówień i wówczas można liczyć tak na terminową, jak i na bezpłatną dostawę. Gorzej, jeśli potrzebujemy tylko kilku produktów. Trzeba koniecznie wcześniej ustalić, czy istnieją jakieś minimalne wartości zamówień, aby były zrealizowane dokładnie pod nasze potrzeby.

  • Reklamacje i zwroty

Nawet u najsolidniejszego dostawcy zdarza się, że część produktów nie nadaje się do użycia lub nie spełnia naszych oczekiwań. To standard w branży gastronomicznej. Trzeba się jednak uważnie przyjrzeć zapisom umowy, by w razie potrzeby wiedzieć, jak postępować z towarem do reklamacji.

Czy warto zawierać umowy o współpracy z dostawcami dla gastronomii?

Tak, jeśli będziemy bardzo ostrożni i zdeterminowani, by wywalczyć dla lokalu gastronomicznego jak najlepsze warunki współpracy. Co taka umowa zawiera? Wiele zależy od tego, o jaką grupę towarów chodzi. Odrobinę inaczej będzie w przypadku alkoholu czy kawy, a inaczej w przypadku mięsa czy warzyw i owoców. Tak czy inaczej umowa zawiera ogólne (ramowe) warunki współpracy, takie jak: termin dostaw, warunki związane z płatnością, miejsce dostawy, limity zamówień itp. W takiej umowie powinny pojawić się także wcześniej opisane profity w postaci budżetu marketingowego, a dokładniej: w co zostanie wyposażony lokal, jeśli spełnimy warunki zamówień. Ostatnia kwestia to szkolenia dla pracowników – kucharzy, barmanów, baristów, kelnerów. Niemal każdy duży dostawca oferuje taką opcję i naprawdę warto z niej korzystać, by regularnie podnosić kwalifikację swojego personelu. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy dla restauracji?

Na koniec małe podsumowanie. Co jest najważniejsze przy wyborze dostawcy? Asortyment – im bogatsza oferta, tym większa szansa, że kupując wiele pozycji u jednego dostawcy spełnimy minimum logistyczne. Cena – musi być porównywalna z innymi dostawcami i dawać możliwość obniżenia kosztów lub gwarancji stabilności cen dla przynajmniej kilku pozycji. Jakość – to w gastronomii absolutny priorytet i trzeba bezwzględnie wymagać najlepszych produktów. Warunki dostawy – terminy, miejsce, częstotliwość składania zamówień. Dodatkowe wartości – czyli szkolenia i budżet marketingowy na sprzęt, meble, porcelanę, szkło, ubrania dla pracowników. I na koniec – program lojalnościowy i płynące z niego profity dla restauracji. Tak przygotowanym merytorycznie można rozpocząć poszukiwania najlepszego dostawcy dla restauracji. 


Czytaj także

Jak poradzić sobie z trudnym klientem w restauracji

21 lutego 2019 7 minut na przeczytanie

Opłata za rezerwację stolika

7 marca 2019 4 minuty na przeczytanie

Napiwki płacone kartą, czy to jest legalne?

19 marca 2019 4 minuty na przeczytanie

Mycie i dezynfekcja w gastronomii

25 kwietnia6 minut na przeczytanie

Wypróbuj Poster za darmo

Dołącz do 50,000 lokali, które już wypróbowały program do gastronomii Poster — załóż konto już teraz. Pierwsze 15 dni całkowicie za darmo.

Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?