Настройка блока «Финансы»

В блоке «Финансы» можно фиксировать финансовые транзакции не связанные с выручкой и просматривать чистую прибыль заведения.



В этой статье:

  1. Настройка блока «Финансы» (видео)
  2. Создание счетов
  3. Привязка счетов к заведению
  4. Категории транзакций
  5. Создание транзакций
  6. Финансовый отчет




 Пошаговая настройка блока «Финансы» (4мин)




Создание счетов

Первым шагом необходимо создать и настроить счета. Это могут быть банковские карты, расчетный счет, наличные, деньги в сейфе. 

В разделе «Настройки», включите галочку «Использовать бухгалтерию».


Перейдите во вкладку Финансы → СчетаДля корректного ведения финансов создайте 3 обязательных счета:

  1. Наличный счет «Денежный ящик»
    Нажмите на кнопку «Добавить счет».





    Укажите название, например «Денежный ящик», затем выберите валюту и тип счета — «Наличные». В поле «Начальный баланс» необходимо указать сумму наличных на текущий момент.


    Этот счет - денежный ящик в вашем заведении. После закрытия кассовой смены, на него автоматически попадает выручка от чеков, оплаченных наличными.  
  2. Безналичный счет «Расчетный счет»
    Укажите название — «Расчетный счет», тип — «Безналичный счет», затем выберите валюту и впишите начальный баланс.

    После закрытия кассовой смены на этот счет переводится вся выручка от чеков, оплаченных картой через платежный терминал.


  3. Счет для инкассации «Сейф»
  4. Назовите этот счет «Сейф», укажите тип - «Наличные», валюту и начальный баланс. 
     На этот счет переводятся средства, которые вы регулярно инкассируете из денежного ящика перед закрытием кассовой смены. При инкассации, выручка за день перемещается между счетами «Денежный ящик» → «Сейф», а на счете «Денежный ящик» остаются разменные деньги или 0.



Привязка счетов к заведению

Чтобы программа автоматически создавала в админ-панели все финансовые транзакции, проведенные на терминале, привяжите ваши счета к заведению.
Перейдите в раздел Доступ→Заведения и нажмите «Редактировать».

Напротив полей «Наличный счет», «Безналичный счет» и «Счет для инкассации» выберите созданные вами счета и сохраните изменения.



Категории транзакций

Категории транзакций — это типы расходов и приходов для детализации в отчете. Например, категории «аренда», «зарплата сотрудников», «закупки» — это расходы, а категория «обслуживание банкетов» — это доходы.

  1. В разделе Финансы→Категории нажмите «Добавить категорию». 
  2. Введите название, например «Аренда». 
  3. В поле родительская категория, выберите «Главный уровень».
    Поле родительская категория нужно для создания подкатегорий. Например, вы можете детализировать расходы на водоснабжение и электричество и объединить их родительской категорией «Коммунальные платежи».

  4. Отметьте галочкой, какие транзакции будут проходить по этой категории, «Расходы» или «Приходы». Аналогичным образом создайте остальные категории.




Создание транзакций

Во вкладке Финансы→Транзакции фиксируются все приходы и расходы заведения.

  1. Чтобы создать транзакцию, нажмите на кнопку с изображением плюса. 
  2. Выберите тип операции, счет, введите сумму, затем выберите категорию, дату и напишите комментарий.





Финансовый отчет

Во вкладке Финансы → Отчет вы можете просматривать отчет по движению денежных средств в разрезе по категориям за выбранный период. Детальная информация по каждой категории доступна в виде выпадающего списка. 

При правильной настройке блока Финансы, показатель «Общий баланс» соответствует чистой прибыли заведения. С учетом себестоимости продуктов, арендной, заработной платы и других финансовых операций.



Смотрите также:

Кассовые смены
Счета для списания средств при поставке


Кассовые смены

Кассовые смены — функционал для контроля движения наличных средств в заведении. Из админ-панели можно просматривать все расходные и приходные операции по кассе, сделанные официантами или кассирами во время работы на терминале.



В этой статье:

  1. Как работать с Кассовыми сменами (видео)
  2. Начальные настройки в админ-панели
  3. Работа на терминале
    - Открытие смены
    - Создание транзакций (расходы, приходы)
    - Инкассация перед закрытием смены
    - Закрытие смены
  4. Контроль кассовых смен в админ-панели
    - Основные показатели (Книжный, Фактический балансы)
    - Редактирование и удаление транзакций
    - Отображение транзакций в Финансы → Транзакции



 Как работать с кассовыми сменами (видео)



Начальные настройки

  1. В разделе Настройки → Настройки администрирования — установите галочку «Использовать кассовые смены».



  2. В разделе Настройки → Общие настройки в поле — «Время окончания смены» — Укажите время до которого работает заведение.


         Чеки и транзакции, проведенные до этого времени, будут попадать в открытую кассовую смену, а в разделе «Статистика» будут отображаться одним днем. Например, вы установили время окончания 2:00 ночи, тогда чеки оплаченные с 0:00 до 2:00 ночи 21 числа, попадут в статистику за 20-е число. 

    Если вы работает до последнего клиента и заведение закрывается в разное время, укажите время за час до открытия утром.




  • Работа на терминале

  • В начале смены официант или кассир заходит в приложение, вводит личный PIN-код и сумму разменных денег в кассе на начало рабочего дня. Таким образом происходит открытие смены. В течение дня официант работает в обычном режиме.



  • Создание транзакций на терминале

    Если вам нужно положить деньги в кассу, например, внести деньги для размена, провести инкассацию или взять из кассы деньги на закупку, нажмите на иконку «Меню» в приложении и выберите пункт «Создать транзакцию».
  • Выберите тип транзакции «Расход», введите сумму и комментарий.


  • Инкассация денег перед закрытием смены

  • Перед закрытием кассовой смены проведите инкассацию выручки за день и оставьте в денежном ящике деньги для размена. Создайте транзакцию с типом «Инкассация», введите инкассируемую сумму, при необходимости, оставьте комментарий.




  • Закрытие смены

  • В конце смены нажмите на иконку «Меню» в приложении, выберите пункт «Закрыть смену», пересчитайте оставшиеся средства в кассе и введите их в поле «Остаток на конец дня».


  • Контроль кассовых смен в админ-панели

    После закрытия кассовой смены в админ-панели вы увидите детальную информацию о смене.
  • Перейдите в раздел Финансы → Кассовые смены. Нажмите на кассовую смену, чтобы просмотреть транзакции и показатели по смене.
  • Обратите внимание на показатели «книжный» и «фактический» баланс. Простыми словами, это сколько должно быть и сколько есть.

  • Книжный баланс
    — это сумма, которая должна быть в кассе на конец смены. Она формируется системой на основе остатка на начало смены, приходов, расходов, чеков, которые были оплачены наличными деньгами и суммы инкассации.

  • Фактический баланс
    — это сумма денег в кассе на конец дня, которую вводит официант при закрытии кассовой смены. Смены, у которых не совпадают книжный и фактический баланс, подсвечиваются красным цветом.

  • Выручка наличные и безналичные — суммы закрытых чеков по этим методам оплаты. Сумма безналичной выручки не участвует в Книжном балансе.
  • В полях Приходы, Расходы и Инкассация отображаются суммы созданных на терминале транзакций.



  • Редактирование транзакций

    Если официант допустил ошибку, любую транзакцию можно удалить или отредактировать в окне информации о смене. Нажмите на «Редактировать» возле нужной транзакции для редактирования или на изображение крестика чтобы удалить.




  • Отображение транзакций в Финансы → Транзакции

    В разделе Финансы → Транзакции отображены приходные и расходные операции, которые проводятся через терминал и выручка от заказов за каждую смену.


  • После закрытия кассовой смены автоматически создаются транзакции «Закрытие наличной/безналичной кассы» на сумму выручки от заказов по этим методам оплаты.
  • Расходные/приходные транзакции появляются во вкладке «Транзакции», сразу после добавления на терминале. Суммы всех транзакций попадают на Наличный и Безналичный счета, привязанные к заведению. (см. Настройка блока «Финансы»).
  • Транзакции с типом «Инкассация» отображаются как перевод средств со счета «Денежный ящик» на счет «Сейф».

    Если при закрытии смены между Книжным и Фактическим балансами есть разница, то на эту сумму, автоматически создается «Корректирующая транзакция», для того, чтобы на наличный счет в Poster попала реальная сумма денег.
  • Обратите внимание, что транзакции, сделанные с терминала, можно удалять и редактировать только на странице с информацией о кассовой смене.

Смотрите также:
Настройка блока «Финансы»
Корректирующая транзакция (Актуализация)


Учет оплат сертификатами

При оплате чека на терминале, доступен метод оплаты «Сертификатом». 


По умолчанию, чеки оплаченные сертификатом учитываются в общей выручке в разделе «Статистика». 

Если вы хотите учитывать оплаты сертификатом как скидку, например, если вы продаете сертификаты через Poster и не хотите повторно учитывать эти деньги в выручке, отключите галочку «Учитывать оплату сертификатами в выручке» в разделе Настройки → Общие.

Тогда, чеки оплаченные методом оплаты «Сертификат» не будут учитываться в выручке


Как считается себестоимость

В этой статье:

  1. Что такое средневзвешенная себестоимость
  2. Себестоимость тех.карт и полуфабрикатов
  3. Как изменить себестоимость
  4. Себестоимость продуктов, которых нет на складе
  5. Себестоимость произведенных блюд и полуфабрикатов




Что такое средневзвешенная себестоимость

  • Себестоимость ингредиентов и товаров рассчитывается на основании поставок по методу средневзвешенной себестоимости. 
  • Например, мы сделали 2 поставки апельсинов с разным количеством и стоимостью:
  • 10кг × $3   
  •    5к × $5

  • Себестоимость апельсинов на складе рассчитывается по формуле: 
    Общая стоимость продуктов на складе / кол-во продуктов на складе
  • (10кг × $3 + 5кг × $5) / (10кг + 5кг) = $3.67 за кг апельсинов




Себестоимость тех.карт и полуфабрикатов

  • Себестоимость полуфабрикатов и тех.карт состоит из общей стоимости их ингредиентов:




Как изменить себестоимость

  • Себестоимость ингредиентов и товаров усредняется в течение одного инвентаризационного периода. Если вы указываете в инвентаризации фактический остаток, его себестоимость будет усредняться со следующими поставками.

  • Чтобы себестоимость не усреднялась с предыдущими поставками:
  1. Проведите инвентаризацию в Poster, и укажите в столбце «Факт. остаток» — 0. 


  2. Сделайте поставки в разделе Склад → Поставки на нужные ингредиенты c актуальной стоимостью. 



Себестоимость продуктов, которых нет на складе

  • Если вы не успели сделать поставки на некоторые продукты, их остатки станут отрицательными. Себестоимость таких позиций в разделе Склад → Остатки будет отображаться нулевой.
  • Себестоимость товаров и ингредиентов в тех.картах и полуфабрикатах, будет считаться по последней средневзвешенной себестоимости, когда эти продукты были на складе. Эта себестоимость будет учитываться при продажах блюд, в которых есть ингредиенты с отрицательными остатками на складе.
  • После поставки недостающих ингредиентов, себестоимость остатков на складе и в чеках, которые были пробиты, пока продуктов не было на складе, изменится на стоимость из этой поставки.


Себестоимость произведенных блюд и полуфабрикатов

  • Себестоимость произведенных блюд и полуфабрикатов складывается из стоимости их ингредиентов на складе на момент производства. Она будет изменяться и пересчитываться по средневзвешенному с производством новых партий.



Счета для списания средств при поставке

При выборе счета для списания средств в бухгалтерии при проведении поставки, в блоке «Финансы» - «Транзакции» автоматически появляется расходная транзакция на сумму поставки с выбранного счета

Если вы выбираете Наличный счет заведения (Денежный ящик) для списания средств, также, появится расходная транзакция в Кассовой смене на дату поставки.

Прочтите, как настроить счета в блоке «Финансы».

Корректирующая транзакция в Кассовых сменах (Актуализация)

Корректирующая транзакция — это автоматическая транзакция, которая добавляется после закрытия Кассовой смены, на сумму разницы между Книжным и Фактическим балансами.

Зачем?

  • После закрытия кассовой смены на Наличный счет заведения попадает суммы наличной выручки и приходов/расходов в течение кассовой смены, которые посчитаны системой. 
  • Если на момент закрытия смены сумма денег в кассе отличалась от суммы, которая должна быть по Poster, то между фактическим и книжным балансом появится разница, которая не попадает на наличный счет. В таком случае баланс наличных счетов в Poster не соответствовал бы действительности. Поэтому, Poster автоматически создает корректирующую транзакцию, в разделе Финансы → Транзакции, чтобы на наличный счет попадала реальная сумма денег в кассе.

Смотрите также:

Настройка блока «Финансы»
Кассовые смены

Настройка списаний по складам

  • Если у вас есть одинаковые ингредиенты на разных складах и необходимо указать откуда они должны списываться при продаже — используйте детальную настройку списаний. По умолчанию, списание происходит со склада, на который было последнее движение ингредиента (поставка или перемещение).

Настройка списаний по цехам

  • Например, ингредиент «Лимон» может быть сразу на складах «Кухня» и «Бар», в составе салата и коктейля. Чтобы указать с какого склада списывать лимон при продаже, перейдите в раздел Доступ → Заведения и нажмите «Редактировать». В разделе Списания → Правила списания, выберите «Настроить списания по цехам».


  • В свойствах каждой тех.карты указан цех приготовления. Укажите склады для каждого из цехов. 
  • После сохранения, при продаже коктейля, который готовится на баре — лимон будет списываться со склада «Склад Бар», а если продать салат, который готовят на кухне — со склада «Склад Кухня».


Настройка списаний по цехам и терминалам

  • Рассмотрим вариант, когда в заведении есть несколько точек продажи с одинаковым меню. Например, 2 бара в одном заведении с отдельными терминалами, в зале и на террасе. Перейдите в раздел Доступ → Заведения и нажмите «Редактировать». В блоке «Правила списания» выберите «Настроить списания по цехам и терминалам».
  • Сопоставьте терминал и склад, которые относятся к одной точке продаж. После сохранения, при продаже коктейля на Терминале терраса, который относится к цеху «Бар», произойдет списание со склада «Склад Бар на террасе».





Учет процента за эквайринг

Если вы используете банковский терминал для приема платежей по картам, включите автоматический учет процента за эквайринг.

Перейдите в раздел Финансы → Счета и нажмите «Редактировать» напротив безналичного счета. В поле «Процент за эквайринг» введите процент установленный банком.


Теперь, после закрытия смены, будет создаваться расходная транзакция с категорией «Банковские услуги и комиссии» на сумму процента комиссии от безналичной выручки за смену.



Разделение сумм в чеке по кухне и бару

  • В Poster можно разделить итоговую сумму чека по категориям товаров, например, на суммы по бару и кухне. Это позволит официантам рассчитывать гостей быстрее, если нужно использовать разные банковские терминалы. Категории товаров можно сгруппировать с помощью налогов:
  • Перейдите в раздел Настройки → Налоги. Создайте 2 налога, «Бар» и «Кухня». Если налог на алкогольные позиции уже создан, просто переименуйте его. Названия налогов будут печататься в чеке.
  • Перейдите в раздел Настройки → Чек. Включите галочку «Печатать итоговые суммы по налогам».
  • В разделе Меню → Категории товаров и тех.карт, присвойте созданные налоги к соответствующим категориям в меню. Нажмите на «редактировать» возле категории и выберите нужный налог.
  •  Обратите внимание, позициям, которые находятся в категории «Главный экран», нужно  присвоить налог отдельно.
  • Теперь, итоговая сумма в чеках будем автоматически разделяться на суммы по категориям «Бар» и «Кухня»
                                                   


Импорт банковских выписок

В блоке «Финансы» можно привязать карты физ.лиц или счета юр.лиц в ПриватБанк. Все транзакции по счетам и картам будут импортироваться в раздел Финансы → Транзакции.

— Как привязать карту физ.лица
— Как привязать безналичный счет ФОП или юр.лица



Как привязать карту физ.лица

  1. Перейдите в раздел Финансы → Транзакции. В блоке «Настройте импорт выписки из банка» нажмите «Подключить»


  2. Выберите «ПриватБанк для физ.лиц»


    Обратите внимание, если вы хотите привязать счет ФОП → выберите Приватбанк для юр.лиц. Не нужно привязывать «Карту ключ к счету», иначе, вы не увидите транзакции сделанные по реквизитам.
  3. Выберите счет в Poster с типом «Банковская карта». Вы можете добавить новый счет в разделе Финансы → Счета.



  4. Зайдите в Приват24в меню Все услуги → Бизнес → Мерчант.
  5. Во вкладе «Регистрация», выберите счет для синхронизации выписок.
  6. Укажите IP 144.76.116.2. Поставьте галочки «Баланс по счету мерчанта физ.лица» и «Выписка по счету мерчанта физ.лица». Или оставьте включенными все. Нажмите «Далее». 
  7. Подтвердите регистрацию мерчанта в мобильном приложении Privat24

  8. Перейдите во вкладку «Мои мерчанты». Нажмите «Редактировать данные» напротив созданного мерчанта.


  9. Скопируйте id Мерчанта, Пароль и номер карты в соответствующие поля в Poster.
  10. Выберите дату начала импорта транзакций и нажмите «Продолжить». Выписки успешно импортированы!


    Выписки по счету появятся в разделе Финансы → Транзакции с категорией «Банковские выписки». Измените категорию для импортированной транзакции и следующим транзакциям с таким же контрагентом, будет присвоена установленная категория.

    Транзакции по привязанной карте будут появляться в Poster автоматически раз в 30 минут.



Как привязать безналичный счет ФОП или юр.лица

  1. Перейдите в раздел «Банковские выписки». Выберите «Приватбанк для юр.лиц».


  2. Выберите ваш безналичный счет в Poster (обратите внимание, тип счета должен быть — «Безналичный»). В дальнейшем тип счета можно сменить в разделе Финансы → Счета.
  3. Заполните поля Логин и пароль пользователя Приват24 для бизнеса.
    Мы не сохраняем данные авторизации для Приват24. Их необходимо вводить вручную при каждом последующем импорте выписок.
  4. Укажите номер счета для импорта.
  5. Выберите дату начала импорта и нажмите «Продолжить».
  6. Введите код из смс. (если у вас несколько номеров для авторизации, введите номер и код из смс)

Для получения новых выписок по счетам для юр.лиц, зайдите в приложение «Банковские выписки» и свойствах счета для юр.лиц нажмите на «Импортировать выписку».

При повторном импорте за тот же период времени, транзакции дублироваться не будут.

Импортированные выписки появятся в разделе Финансы → Транзакции с категорией «Банковские выписки». Если вы измените категорию в Poster для импортированной транзакции, следующим транзакциям с таким же контрагентом будет присваиваться установленная категория.

Как провести частичную инвентаризацию

Инвентаризацию в Poster можно провести только по всем позициям на складе одновременно. Чтобы провести инвентаризацию только по нескольким позициям:

  1. Выделите все значения из столбца «План. остаток» и скопируйте их (Ctrl + C)
  2. Вставьте скопированные значения в столбец «Факт. остаток» (Ctrl + V)
  3. Измените значения нужных позиций в столбце «Факт. остаток»
  4. Нажмите «Провести инвентаризацию»

Как войти в админ-панель?

Чтобы зайти в Админ-панель, перейдите по ссылке название_аккаунта.joinposter.com
Например, https://coffee.joinposter.com
Для авторизации, введите адрес электронной почты и пароль, указанные при регистрации.



Обратите внимание, что для корректной работы Poster, нужно использовать браузер Chrome.

Если вы не помните название аккаунта или данные для авторизации, напишите нам в чат.

Настройки заведения

При первом входе в админ-панель вам будет предложен ознакомительный тур по программе. Первым пунктом будут настройки вашей компании. Тут вы сможете: добавить логотип компании, который будет печататься на чеке, и добавить пароль и логин от Wi-Fi. Так же, вам доступны такие настройки:
  • 1. Печать бегунков. После того как вы выберете этот пункт, Poster будет разбивать заказы по цехам и печатать бегунки на принтере, помеченном как «Бар» и принтере, помеченном как «Кухня».
  • 2. Карта зала. Этот пункт помогает определить в каком режиме будет работать Poster: в режиме «Кафе», либо в режиме «Фаст-фуд». Если активировать пункт «Карта зала», официант будет видеть схему расположения столов и сможет привязывать счета к любому из них. При работе в режиме «Фаст-фуд» официант не будет видеть карту зала, а новый счет будет создаваться автоматически после закрытия старого. Этот режим позволяет ускорить работу официанта при большом потоке людей.
  • 3. Печать по умолчанию. Если выбрать этот пункт, то при оплате счета чек будет печататься автоматически. В обратном случае, при оплате счета необходимо будет вручную выбирать «Печать чека».
  • 4. Использовать калькуляцию. В разделе «Калькуляция» вы можете вести учет продуктов, имеющихся на складе, и проводить инвентаризацию. Так же Poster автоматически просчитывает себестоимость, основываясь на ценах поставщиков и количестве поставок. Себестоимость считается как средневзвешенное. При выключении «Калькуляции» этот раздел будет недоступен.
    • Так же здесь вы можете выбрать денежную единицу, с которой вы будете работать. Если вы работаете в режиме «Кафе», то вы можете сформировать свою карту зала. Для того чтобы добавить стол, нажмите кнопку «Добавить стол», чтобы редактировать размер стола достаточно потянуть за нижний правый угол, а для изменения его формы — нажать на него дважды. Для того чтобы переместить стол — просто перетяните его. Не забудьте сохранить изменения. Для того чтобы добавить предсказания на чеки, зайдите в раздел «Предсказания». Тут вы можете добавить неограниченное количество предсказаний и редактировать их в дальнейшем. Потом они будут печататься на чеках в случайном порядке. Так же вы можете добавить свои контакты в разделе «Контакты». Через раздел «Настройки» вы можете оплачивать ваш аккаунт в системе Poster.

Добавление/редактирование списка сотрудников

Добавить сотрудников вы можете в админ-панели в разделе «Доступ». Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника», введите его имя и выберите уровень доступа: — официант (доступ к админ-панели закрыт); — владелец (полный доступ к админ-панели); — маркетолог (доступ только к статистике). После этого выберете логин и пароль для входа в админ-панель и PIN-код для входа в терминал для каждого сотрудника. Вы можете добавить неограниченное количество сотрудников.

Добавление/Редактирование терминала

Для того, чтобы добавить терминал свяжитесь с нами, и мы добавим его в течении 5-10 минут. При этом стоимость вашей подписки изменится.

Добавление/редактирование заведения

Для того, чтобы добавить заведение свяжитесь с нами, и мы добавим его в течении 5-10 минут. При этом стоимость вашей подписки изменится.

Добавление/редактирование категорий

В админ-панели в разделе «Меню» выберите пункт «Категории». Нажмите кнопку «Добавить категорию», введите название и выберите, где она будет отображаться ( на главном экране или внутри другой категории), затем выберите фотографию для категории и нажмите кнопку «Сохранить».

Добавление/редактирование товаров

Для добавления товаров вам следует перейти в раздел «Меню» и слева выбрать пункт «Товары». Нажмите кнопку «Добавить товар», введите название товара, выберите цех (бар или кухня), определите процент наценки или его стоимость. Так же вы можете добавить фотографию товара, его модификации и выбрать пункт «Весовой товар» (тогда вам необходимо будет указать цену за 100гр).

Модификации товаров

Модификация - это альтернативный вид товара со своим штрих-кодом, ценой и себестоимостью (например товар джинсы, а модификаторы — синие, черные, красные, или товар — чай, а модификаторы — черный, с лимоном, зеленый, ...)

Создание/редактирование ингредиентов

Для добавления ингредиентов, в админ-панели зайдите в раздел «Меню». Слева выберите пункт «Ингредиенты». Введите название ингредиента, укажите единицу измерения, и процент потерь при обработке продукта. Не забудьте нажать кнопку «Сохранить». Теперь при составлении тех.карты вы сможете указывать ингредиенты и метод приготовления, а программа сама рассчитает потери и цену на блюдо.

Создание/редактирование тех. карт

Для добавления тех. карты зайдите в раздел «Меню» в админ-панели, и выберите вкладку «Тех. карты». Нажмите кнопку «Добавить тех. карту». Введите название блюда, выберите категорию в которой оно будет отображаться на терминале, выберите цех (бар или кухня) и добавьте фото. Далее выберите ингредиенты или полуфабрикаты. Для каждого ингредиента необходимо указать метод приготовления и вес брутто или нетто (если вы указываете вес брутто, то на основании метода обработки продукта программа автоматически высчитывает нетто, и наоборот). Так же программа автоматически просчитывает себестоимость продукта на основании поставок.

Создание/редактирование полуфабрикатов

Для добавления полуфабрикатов зайдите в раздел «Меню» в админ-панели, слева выберите пункт «Полуфабрикаты». Введите название и выберите ингредиенты (или другие полуфабрикаты) из которых будет готовиться полуфабрикат. Затем выберите способ приготовления, укажите вес брутто или нетто и нажмите «Сохранить», а программа самостоятельно рассчитает себестоимость продукта.

Добавление/редактирование клиентов

Для добавления клиентов в админ-панели зайдите в раздел «Маркетинг» во вкладку «Все клиенты». Введите имя клиента, выберите пол и группу клиентов, далее введите остальные данные клиента и нажмите «Добавить».

Статистика продаж

Статистика продаж позволяет быстро и наглядно видеть основные показатели вашего заведения и сформировать отчеты по следующим критериям: — за период Отчет позволяет посмотреть выручку, прибыль, средний чек, количество чеков и популярные товары за любой промежуток времени. — по товарам Отчет позволяет посмотреть статистику продаж по товарам за определенный период времени. — по категориям Отчет позволяет посмотреть статистику продаж по категориям за определенный период времени. — по клиентам Отчет позволяет посмотреть статистику продаж по клиентам за определенный период времени. — по официантам Отчет позволяет посмотреть статистику продаж по официантам за определенный период времени. — по заведениям Отчет позволяет посмотреть статистику продаж по заведениям за определенный период времени. Кроме этого, Poster позволяет посмотреть графики продаж (выручка, количество чеков, средний чек) определенного товара, категории, официанта, клиента, либо заведения.

Настройки чека

Для того чтобы настроить печать чека по вашим предпочтениям, зайдите в админ-панель, в раздел «Настройки» и выберите вкладку «Чек». Здесь вы можете настроить автоматическую печать чека при закрытии заказа, печать комментариев к чеку, печать предсказаний, печать Wi-Fi и печать контактов вашего заведения. Все, что вам нужно будет сделать, это просто поставить галочки в тех пунктах, которые вам нужны и ввести информацию для печати, если это необходимо.

Настройки безопасности

Для защиты чека от воровства кассиров или официантов, зайдите в админ-панель, в раздел «Настройки» и выберите вкладку «Безопасность».
Здесь вы можете поменять пароль администратора, который необходим для работы в приложении на iPad. Также вы можете выбрать, когда требовать этот пароль, а когда нет.
Например, при формировании ежедневного отчета. Вы можете настроить программу так, что она будет требовать пароль каждый раз, когда кто-то пытается посмотреть отчет за смену. Еще вы можете выбрать, в каких случаях требовать пароль при добавлении скидки или удалении товара.
После того как сделаете необходимые вам настройки, не забудьте сохранить изменения.

Настройка складов

Для того чтобы добавить новый склад, зайдите в админ-панель, в раздел «Склад», выберите вкладку «Склады» и нажмите кнопку «Добавить склад».
Введите название вашего склада, можете написать его адрес и обязательно сделайте привязку к необходимому заведению. Для этого вам нужно поставить галочку напротив того заведения, к которому вы хотите привязать свой склад. После привязки склада к заведению, продукты хранящиеся на этом складе будут списываться, когда в соответствующем ему заведении будут происходить продажи.
Если вы не привяжите склад ни к одному из заведений, списания будут происходить с первого созданного склада.
Poster позволяет создавать как несколько складов и привязывать их к одному заведению, так и один склад, который можно привязать сразу к нескольким заведениям.

Добавление/редактирование поставок

Для того чтобы добавить поставку, зайдите в админ-панель, в раздел «Склад», выберите вкладку «Поставки» и нажмите на кнопку «Добавить поставку».
Далее выберите поставщика или добавьте нового, если в списке нет нужного вам. Если у вас несколько складов, то выберите необходимый вам склад.
Теперь введите ингредиенты или товары, укажите количество и цену. Вы можете указать цену или за единицу товара или общую сумму, Poster автоматически просчитает второй показатель. Не забудьте сохранить введенные данные. Для того чтобы отредактировать поставку нажмите кнопку «Ред.», которая находится с права от вашей поставки. Обратите внимание, что вы не сможете редактировать поставку после проведения инвентаризации.

Удаление (отмена) чека

Для того чтобы удалить чек, зайдите в админ-панель, в раздел «Статистика», выберите пункт «Чеки». Справа, возле каждого чека, есть серый крестик, нажмите на него для того чтобы удалить чек. В правом верхнем углу вы можете выбрать период, когда был создан нужный вам чек, для более удобного поиска.
Обратите внимание на то, что вы можете удалять только те чеки, которые были закрыты после последней инвентаризации.

Дублирование технологических карт

В случае если у вас есть очень похожие тех. карты, вы можете не создавать их каждый раз заново, а просто скопировать уже существующую и внести необходимые изменения. Для этого зайдите в админ-панель, в раздел «Меню», выбрать пункт «Тех. карты». Рядом с нужной вам тех картой нажмите на три точки и выберите пункт «Копировать».

Время смены

В случае, если ваше заведение работает до последнего клиента или закрывается позже полуночи, вы можете настроить время окончания смены, чтобы делить отчетные периоды не по суткам, а по времени работы заведения. Зайдите в раздел «Настройки» в админ-панель. Выберите время окончания смены в вашем заведении. Не забудьте сохранить изменения. Теперь статистика продаж вашего заведения будет отображаться не по суткам, а по времени работы вашего заведения.

Статистика по цехам

Для того чтобы посмотреть статистику продаж по цехам, зайдите в админ-панель, в раздел «Статистика» и выберите пункт «Цеха» в боковом меню. Тут вы увидите общую статистику по вашим цехам, а конкретнее — количество проданных товаров, выручку и прибыль. Для более подробной статистики нажмите на интересующий вас цех.

Уведомление о наличии остатков на складе

Уведомление о наличии остатков на складе необходимо для того, чтобы вы могли вовремя реагировать на уменьшение количества ингредиентов или товаров и своевременно делать необходимые закупки.

Для того, чтобы вам на почту приходило письмо-уведомление с информацией об остатках, зайдите в админ-панель, раздел «Настройки» и в пункте «Оповещение об остатках» выберите удобный для вас способ формирования отчета (не оповещать, оповещать в момент продажи, одним письмом в конце смены).

При выборе «Оповещение в момент продажи» письмо будет формироваться раз в час, в случае если какой-либо ингредиент достигнет установленного лимита в течение рабочего дня.

При выборе «Одним письмом в конце смены» письмо будет формироваться сразу после закрытия смены.

После включения данной функции по умолчанию, у каждого ингредиента, будет стоять лимит «0». Это значит, что оповещение будет приходить, когда ингредиент будет уходить в минус.

Для того чтобы установить лимит остатков, зайдите в раздел «Склад» и установите необходимый вам лимит для каждого из ингредиентов или товаров.

Печать списка товаров и ингредиентов для инвентаризации

Зайдите в админ-панель, раздел «Склад», выберите пункт «Инвентаризация». Если у вас несколько складов войдите в нужную вам инвентаризацию и нажмите кнопку «Распечатать». Теперь вы можете провести инвентаризацию в складе, ориентируясь на напечатанную форму, а по окончанию — вбить данные в Poster.

Аккаунт для владельцев франшизы

Для владельцев заведений, которые распространяются по модели франшизы в Poster есть специальное предложение для контроля франчайзи. У вас будет возможность видеть подробную статистику как по всем франчайзи, так и по отдельным аккаунтам. Вы будете видеть прибыль, выручку заведения, информацию по среденему чеку и подробную статистику за любой период. Все это будет доступно в одном месте. Демо-аккаунт админ-панели для владельца франшизы: franchise.joinposter.com. Сеть заведений — demo, логин — demo, пароль — demo. Чтобы добавить ваших франчайзи в систему свяжитесь с нашей тех. поддрежкой по указанным ниже телефонам. +38 068 682-25-92 +7 499 346-68-63

Мульти-цеха

Для того чтобы добавить, удалить или редактировать цех, зайдите в админ-панель, раздел «Меню» и выберите пункт «Цеха». Если вы хотите добавить новый цех нажмите на зеленую кнопку «Добавить новый цех». Введите название цеха и нажмите на кнопку «Сохранить». Если вы хотите изменить название цеха нажмите на «Ред.» напротив необходимого вам цеха. Для того чтобы изменения отобразились на терминале, выйдите из приложения и зайдите снова.

Импорт и экспорт

Вы можете быстро делать импорт и экспорт в Poster. Сейчас Poster поддерживает импорт/экспорт товаров и клиентов в двух форматах: .csv и .xls. Для того, чтобы сделать экспорт достаточно выбрать из выпадающего меню «Экспорт». Пример:
Для импорта нужно бырать файл из которого будет произодится импорт. Потом выбрать соответствующие поля. Пример:

Маркетинг

Раздел маркетинг включает в себя управление программами лояльности, скидками, клиентами и акциями.

Акции

В разделе Маркетинг → Акции вы можете настроить акции, которые проходят в вашем заведении. Для любой акции задается срок ее действия: дата начала и окончания акции. Укажите товары или группы товаров, а также их необходимое количество для срабатывания акции. Установите условия накопления:
  1. Без накопления, один раз в рамках чека
  2. Без накопления, много раз в рамках чека
  3. С накоплением количества или сумм в нескольких чека
Установите дни недели, по которым акция будет работать, а также время суток. С помощью этих настроек можно запустить акции «Выходного дня» или «Счастливые часы». Установите результат акции: бонусные товары либо скидка на акционные товары, которые указали на предыдущем шаге. Доступны следующие варианты:
  1. Бонусные товары
  2. Фиксированную сумму скидки на каждый акционный товар
  3. Процент скидки на акционные товар
  4. Фиксированные цены на акционные товары

Примеры популярных акций

Счастливые часы Период времени, в течение которого предоставляется скидка на товары. Задайте название и период работы акции. Выберите товары или категории товаров, которые будут участвовать в акции. Укажите количество или сумму товаров для срабатывания акции. Выберите дни недели и время, в которые акция будет работать. Вы можете установить акцию не только для всех посетителей, но и для определенных групп клиентов. Установите результат акции — что получит посетитель вашего заведения. В нашем случае все клиенты совершившие покупку любого товара на сумму свыше 10 гривен, в любой день с 12:00 до 16:00 получат скидку 30% на все товары. При покупке двух товаров третий в подарок. На нашем примере это акция 2+1, при покупке двух кофе третий в подарок. Задайте название и период работы акции. Выберите условия срабатывания акции. В нашем примере нужно заказать два кофе, при этом за каждые два заказанных кофе, посетитель получит один акционный кофе в рамках одного чека, без возможности накапливать бонусный кофе. Установите результат акции. В данном случае результатом будет бонусный товар «Кофе», за фиксированную стоимость в размере 1 копейки. Бонусный товар выдается сразу после выполнения условий акции, то есть после покупки двух кофе. Каждый шестой кофе в подарок (с накоплением в разных чеках) Задайте название и период работы акции и выберите товар или категорию на которую распространяется акция и укажите необходимое количество для получения акционного товара. Далее установите условие накопления. При накоплении сумм или количества в разных чеках, участниками акции могут быть только зарегистрированные клиенты или клиенты определенных групп. Установите товар, который будет выдаваться после пяти покупок кофе (в нашем случае это шестой кофе в подарок), его количество, условие получение бонусного товара и время получения бонусного товара. После установленных параметров, сохраняем акцию и приятно удивляем посетителей :)

Категории и товары без скидок

Для того чтобы выбрать товары или категории, на которые не будут действовать никакие скидки, перейдите в раздел «Маркетинг» — «Исключения» и выберите категории или товары, на которые не будут распространяться скидки и за которые нельзя рассчитаться бонусами. Пример:

Налоги

В Poster можно учитывать налоги и просматривать суммы налогов по проданным товарам.


В этой статье:

  1. Включение функции «Налоги»
  2. Создание налогов
  3. Типы налогов и их расчет
  4. Применение налогов к товарам
  5. Статистика по налогам
  6. Фискальные налоги



Включение функции «Налоги»

Перейдите в раздел Настройки → Общие и включите галочку «Учитывать налоги». Сохраните изменения. 





Создание налогов

Откройте вкладку Настройки → Налоги. Создайте нужные налоги. Укажите названиетип налога и процентную ставку



Типы налогов и их расчет

В Poster можно создать два типа налогов. Налог на добавленную стоимость и с оборота.

 — «Добавленная стоимость» — сумма налога добавляется к стоимости товара. 
Стоимость товара с налогом рассчитывается по формуле: 
цена с НДС = цена × (1 + налоговая ставка / 100) 

 — «С оборота» — когда сумма налога уже включена в стоимость товара.
Сумма налога от стоимости товара рассчитывается по формуле:
налог с оборота = цена × налоговая ставка / 100

Обратите внимание, если к заказу на терминале применена скидка, стоимость налога будет рассчитываться от стоимости товара с учетом скидки. 



Применение налогов к товарам

Созданные налоги нужно присвоить к категориям товаров или отдельным товарам.

Перейдите в раздел Меню → Категории товаров и тех.карт Нажмите «редактировать» возле нужной категории. В поле «Налог» выберите нужный налог. Он применится ко всем блюдам из этой категории.





Статистика по налогам

В разделе Статистика → Налоги можно просматривать информацию по каждому налогу. Суммы налогооблагаемых товаров и суммы налогов.




Фискальные налоги

Если вы используете фискализацию, вы можете указать какие из налогов фискальные. Товары, которым применен фискальный налог будут печататься на фискальном регистраторе. 
Подробнее в статье: «Как подключить фискальный регистратор (Украина)»


Читайте также:
Как подключить фискальный регистратор (Россия)
Какие фискальные регистраторы поддерживает Poster



Программы лояльности

Программы лояльности бывают трех видов: — бонусная (автоматическая, когда клиенту начисляют % бонусами на следующую покупку) — скидочная (автоматическая, когда клиенту дают скидку) — ручная (когда клиенту дают скидку)

Бонусная программа лояльности

За каждую покупку клиенту начисляют бонусы, которыми он может расчитаться при следующей покупке. % бонусов задается в группе и соответствует группе клиента. Система накопительная. Вы самостоятельно создаете правила накоплений. То есть, при накоплении оплат больше чем на определенную сумму клиенту автоматически присваивается следующая группа. Пример:
В этом случае клиент сразу будет получать скидку 5%. При сумме покупок за все время от 100 до 1000 — 10%, при сумме от 1000 до 5000 и более — 20%

Скидочная система лояльности

За каждую покупку клиент получает скидку. Система накопительная. Вы самостоятельно создаете правила накоплений. То есть, при накоплении оплат больше чем на определенную сумму клиенту автоматически присваивается следующая группа.

Ручная система скидок

Вы самостоятельно присваиваете каждому клиенту его группу скидок.

Уровень доступа

Для того, чтобы настроить уровень доступа для вашего сотрудника, вам нужно зайти в админ-панель в раздел «Доступ». Если нужного вам сотрудника еще нет в систете, то нажмите кнопку «Добавить сотрудника». Если сотрудник уже есть в системе, то напротив имени сотрудника нажмите на кнопку «Ред.» Напишите имя сотрдника, выберите уровень доступа: — официант (доступ к админ-панели закрыт) — владелец (полный к админ-панели) — маркетолог (доступ к статистике) — кладовщик (доступ к складу) Если есть необходимость, то поставьте галочку напротив тех разделов админ-панели, к которым этому сотруднику нужно дать доступ. Затем напишите логин и пароль для входа в админ-панель, если это необходимо. Для официанта достаточно указать только пин-код для входа в приложение.

Мульти-цены

Если к вашему аккаунту подключено несколько заведений, вы можете настроить разные цены на определенные товары в каждом заведении. В разделе «Настройки» поставьте галочку в пункте «Использовать разные цены в разных заведениях» и сохраните изменения. После этого в каждой тех. карте или товаре у вас появится возможность поставить разную цену в разных заведениях. Для этого зайдите в нужный вам товар и включите галочку «Разные цены в разных заведениях», поставьте нужные вам цены и нажмите кнопку «Сохранить». Дополнительно, вы можете редактировать отображение товаров по заведениям. Таким образом, настроить разное меню для каждой точки.

Процент за обслуживание

В Poster можно добавлять фиксированный процент за обслуживание к стоимости чека.

Перейдите в раздел Настройки → Общие. В поле «Процент за обслуживание» выберите значение от 1 до 25% и сохраните изменения.

Чтобы добавить установленный процент за обслуживание к чеку, нажмите на кнопку меню в заказе, на терминале и выберите «Процент за обслуживание»


Poster автоматически просчитает сумму к оплате, с учетом установленного процента за обслуживание.

Печать технологических карт

Для того, чтобы распечатать технологическую карту зайдите в админ-панель, раздел «Меню», вкладка «Тех. карты». Выберите нужную вам технологическую карту и нажмите кнопку «Ред.». Вы перейдете в окно редактирования технологической карты. Тут вверху страницы, рядом с названием, есть иконка принтера, нажмите нее и распечатайте технологическую карту.

Производство

Функция «Производство» — нужна чтобы следить за остатками на складе в готовых блюдах, полуфабрикатах, а не в ингредиентах. Это может быть полезным в заведениях, в которых блюда готовятся заранее, а не в момент заказа гостем. Например, в булочных или кондитерских



В этой статье:

  1. Как производить блюда
  2. Что списывается со склада при продаже
  3. Себестоимость произведенных блюд
  4. Инвентаризация произведенных блюд
  5. Как отключить производство
    — для одного блюда
    — для всех блюд



Как производить блюда

  • Перейдите во вкладку Настройки → Общие и включите галочку «Использовать производство тех. карт и полуфабрикатов». 

  • Откройте вкладку Склад → Производство и нажмите «Осуществить производство». 

  • Разберем пример производства 10 штук тех. карты «Шоколадный маффин».

    — Укажите дату и время производства.
    — Выберите склад, на котором появятся произведенные блюда.
    — Выберите из выпадающего списка тех. карту или полуфабрикат для производства.
    — Укажите количество блюд для производства. 
    — Нажмите «Сохранить».
  • В момент производства со склада списались ингредиенты для приготовления 10 маффинов: яйца, мука, шоколад и остальные ингредиенты. Теперь вместо них на выбранном складе «Кухня» появилось 10 шоколадных маффинов. Это наглядно видно во вкладке Склад → Отчет по движению:
  • Произведенные тех. карты и полуфабрикаты можно перемещать между складами или делать на них поставки.

Что списывается со склада при продаже

  • После производства маффинов, при их продаже на терминале, со склада всегда будут списываться произведенные блюда, а не их ингредиенты. После продажи всех произведенных маффинов, они будут списываться в минус. Для списания ингредиентов нужно снова сделать производство

  • Обратите внимание: при первом производстве блюд задним числом, списания по которым раньше проходили по ингредиентам, не будут пересчитаны в списания по блюдам. Следующие производства этих блюд уже можно делать задним числом, например, чтобы перекрыть отрицательный остаток на складе.




Себестоимость произведенных блюд

  • Себестоимость произведенных блюд и полуфабрикатов складывается из стоимости их ингредиентов на складе на момент производства. Она будет изменяться и пересчитываться по средневзвешенному с производством новых партий.



Инвентаризация произведенных блюд

  • По произведенным блюдам можно проводить инвентаризацию. После первого производство, в разделе Склад → Инвентаризация появляется вкладка «Производство».




Как отключить производство

  • Чтобы при продаже на терминале снова списывались ингредиенты, а не готовые блюда — отключите производство.

Для определенной тех. карты или полуфабриката:

  • Откройте вкладку Меню → Тех. карты/Полуфабрикаты, напротив нужной позиции нажмите на кнопку с изображением «…» и выберите «Отключить производство


    Обратите внимание: при отключении производства, со склада пропадут произведенные остатки готовых блюд. Если у вас остались остатки произведенных блюд, чтобы разобрать их на ингредиенты, удалите их из совершенных производств во вкладке Склад → Производство.

Для всех блюд

  • Во вкладе Настройки → Общие, отключите галочку «Использовать производство тех. карт и полуфабрикатов». 


Читайте также:

Как считается себестоимость


Категории ингредиентов

Вы можете добавить ваши ингредиенты в соответствующие им категории. Это поможет вам отсортировать ваши ингредиенты на складе. Для начала создайте ваши категории. Для этого зайдите в раздел «Меню», пункт «Категории ингредиентов», нажмите кнопку «Добавить категорию». Введите название категории и нажмите кнопку «Сохранить». Теперь зайдите в «Ингредиенты». Для того, чтобы добавить ингредиент в категорию нажмите кнопку «Ред.», выберите соответствующую ингредиенту категорию и нажмите кнопку «Сохранить». После того как вы распределите ваши ингредиенты по категориям вы сможете отсортировать их в разделе «Остатки». Для этого вверху страницы выберите нужную вам категорию.

Импорт\экспорт бонусов клиентов

Если у вас несколько аккаунтов в системе POSter, и у них одна клиентская база, вы можете экспортировать информацию о накопленных бонусах ваших клиентов. Для этого зайдите в админ-панель, раздел «Маркетинг», далее вкладка «Клиенты». Нажмите на три точки рядом с кнопкой «Добавить клиента», выберите пункт «Экспорт клиентов» и поставьте галочки в тех пунктах, которые нужны вам для экспорта. Для импорта товаров зайдите в тот же раздел, выберите пункт «Импорт», затем выберите нужный вам файл и нажмите кнопку «Начать импорт».

Войти в Poster

Забыли свой поддомен в Poster?
Strona korzysta z plików cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę na ich użycie. Nie pokazuj więcej tego komunikatu