Ведение налогового и бухгалтерского учета — это всегда проблема. Ведь неправильное использование кассового аппарата может привести к штрафным санкциям. Ведение кассового учета очень важно, особенно для заведений, реализующих подакцизные товары, которые нужно фискализовать даже в условиях военного положения. О порядке ведения кассовой дисциплины и правилах расчетов в ресторане рассказала владелица бухгалтерского бюро Alfa Gold, автор курсов «РРО для ФЛП» и «РРО для юрлиц» Александра Герасименко.

Наличные деньги на предприятии

По словам эксперта Александры Герасименко, обычно заведения оформляют ООО и ФЛП, чтобы иметь возможность принимать оплату наличными и безналично. Но перед тем, как выбрать форму, нужно знать основу наличности и нормативные документы относительно «кассы».

Главные нормативные документы:

1. Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине № 148 от 29 декабря 2017 года.

2. Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг № 265 от 06 июля 1995 года.

Субъекты хозяйствования имеют право осуществлять наличные расчеты в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам:

• между собой — в размере до 10 000 грн включительно;

• с физическими лицами — в размере до 50 000 включительно.

Платежи сверх установленных предельных сумм проводятся через банки или небанковские финансовые учреждения / юридических лиц, которые не являются финансовыми учреждениями, но имеют право предоставлять отдельные финансовые услуги путем перевода средств с текущего счета на текущий счет или внесения средств в банк или небанковское учреждение. Количество субъектов хозяйствования и физических лиц, с которыми производятся наличные расчеты, в течение дня не ограничивается.

«Будучи юридическим лицом или ФЛП у тебя есть правило — 10 тыс грн один раз в день между субъектами хозяйствования. Это означает, что один ФЛП может что-то купить у другого ФЛП за наличные деньги на сумму не более 10 тыс грн. А с физическими лицами не больше 50 тыс. грн. Эти правила ведения кассовой дисциплины существуют давно», — говорит Герасименко.

Таким образом, ограничение по предельной сумме расчетов в размере 50 тыс грн распространяется на расчеты между физическим лицом и предприятием (предпринимателем) в течение одного дня за товары, работы или услуги, произведенные через РРО, расчетные книги.

Несколько решений, если нужно принять большую сумму:

• полностью или частично произвести оплату наличными;

• разбить оплату на несколько дней;

• разбить оплату на несколько чеков/ покупателей;

• принять оплату с нарушением.

Однако надо понимать, если вы принимаете оплату с нарушением это повлечет наложение штрафа на физическое лицо — предпринимателя, должностных лиц, юридического лица в размере от ста до двухсот не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Действие, совершенное лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за такое нарушение, влечет наложение штрафа от пятисот до тысячи необлагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Александра отметила, что административное взыскание может быть наложено не позднее двух месяцев со дня совершения правонарушения, а при длительном правонарушении — не позднее чем через два месяца со дня его выявления.

«Считается факт совершения правонарушения не дата, когда вы пробили этот чек, а когда это стало очевидно во время проверки», — отметила Герасименко.

7 шагов по обустройству кассы в ресторане

Эксперт Александра Герасименко отмечает, что важно знать о том, что касса РРО, касса предприятия и касса ФЛП — это разные вещи. К примеру, в отношении кассы РРО действует закон об РРО, а работа кассы предприятия регулируются постановлением НБУ № 148. Эксперт выделила 7 шагов по обустройству кассы в ресторане.

1 шаг: документальное оформление кассы

Учреждения/предприятия обязаны иметь кассу, а их руководители обязаны обеспечить обустройство этой кассы и хранение наличных денег в ней. Руководители учреждения или предприятия несут ответственность за не создание условий для обеспечения сохранности средств при их хранении и транспортировке. При этом запрещается хранить наличные деньги или другие ценности, не являющиеся его собственностью.

2 шаг: оформить договор материальной ответственности с кассиром

Руководитель предприятия или учреждения при принятии на работу кассира должен оформить договор о полной материальной ответственности и под подпись ознакомить сотрудника с требованиями Положения. Руководитель заведения может принять решение заключить соглашение о предоставлении таких услуг работника другого учреждения. Работник другого учреждения, предоставляющего услуги заведения, также должен подписать договор о материальной ответственности.

Герасименко подчеркивает, что этот договор могут запросить контролирующие органы во время проверки, например, налоговая, гоструда и т. п.

3 шаг: утвердить порядок оприходования наличных денег в кассе

Заведение должно разработать и утвердить внутренним документом порядок налогообложения наличных денег в кассе, а также максимально учесть особенности работы предприятия и обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки в банк). Для обособленных подразделений предприятия порядок оприходования наличных денег в кассе устанавливается также внутренним документом.

Предприятие обязано определить и утвердить внутренним документом место и способ хранения обособленных подразделений фискальных отчетных чеков в электронной форме.

Пример приказа о кассовой дисциплине в ресторане:

Источник: Експертус головбух

Источник: Головбух

4 шаг: утвердить должностную инструкцию кассира

Должностная инструкция кассира — это документ, где прописаны обязанности и функции кассира. Александра Герасименко советует не находить в вебе формы должностной инструкции, а сделать свою прописав все как происходит на предприятии. Она отмечает, что не нужно придумывать того, чего нет в заведении, например, если нет сейфа для хранения наличных денег, не нужно придумывать об этом в должностной инструкции.

Должностная инструкция должна быть утверждена руководителем и выдана кассиру под подпись.

5 шаг: рассчитать и утвердить лимиты наличных денег в кассе

С учетом особенностей работы заведение должно разработать и утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы учреждения и обособленных подразделений. В расчете учитывается срок сдачи учреждением наличной выручки для зачисления на счета в банках и не учитывается наличные, которые внесены через платежные устройства. Лимит кассы в заведении устанавливают на основании расчета среднедневного поступления наличных денег в кассу или ее среднедневной выдачи из кассы по решению руководителя или уполномоченного им лица.

6 шаг: заключить договор с банком об открытии счета и определить срок сдачи выручки

Предприятие определяет и устанавливает с банком, в котором открыт счет, сроки сдачи им наличной выручки для зачисления на счет в банке в соответствии с такими требованиями:

1. Для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где есть банки — ежедневно (в день поступления наличной выручки).

2. Для заведений, где рабочий день не дает возможности сдачи наличной выручки в день ее поступления, — следующего за днем поступления наличной выручки в кассу дня.

3. Для заведений, расположенных в населенных пунктах, где нет банков, — не реже одного раза в пять рабочих дней.

7 шаг: решить вопрос организации кассовых операций на обособленных подразделениях

Среди этих вопросов — ведение кассовой книги, электронные фискальные чеки, КУРО и РРО, сдача наличных денег.

Обособленные подразделения, владеющие частью имущества хозяйственных организаций, осуществляющих по этому имуществу право оперативного использования или иное вещное право, где реализуются товары, оказываются услуги и осуществляются расчетные операции.

Внутренние документы и служебные операции в ресторане

Среди внутренних документов для ведения кассовой дисциплины должны быть:

1. Приказ о кассовой дисциплине на предприятии / Порядок ведения кассовой дисциплины.

2. Порядок оприходования наличных денег в кассе предприятия.

Служебные операции — это контроль обращения наличных денег в заведении. Такое обращение наличности не фискализуется. Для примера: в заведениях всегда есть остаток наличности, хранящийся в ящике РРО/ПРРО. Остаток — это разменная монета, которая должна быть в заведении по требованию НБУ. Поэтому если это ООО, то лучше создать приказ и зафиксировать сумму по заведению. Вносить разменную монету следует через служебную операцию (служебное внесение).

Служебное внесение

Внесение или выдача наличных с места проведения расчетов должны регистрироваться через РРО с использованием функции «служебное внесение» и «служебная выдача», если такие внесения или выдача не связаны с проведением расчетных операций.

Также операция «служебное внесение» используется для регистрации суммы наличности, которая хранится на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, которая производится после выполнения Z-отчета.

Ошибочно проведенную через РРО операцию «служебное внесение» можно исправить до конца рабочей смены путем регистрации отрицательной суммы расчета или с помощью операции «служебная выдача».

Разменная монета

Положение № 148 обязывает предпринимателей иметь в кассе банкноты и монеты для выдачи сдачи, так называемую «разменную монету». Разменная монета должна быть у ФЛП и юридического лица, в том числе в заведениях питания.

Невыдача сдачи считается правонарушением со стороны компании. А при проверке в случае выявления отсутствия разменной монеты является основанием для привлечения предпринимателя к административной ответственности, что грозит штрафом на сумму от 8 до 15 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан.

«Лучше всего для юридического лица сделать Приказ для того, чтобы ответственное лицо знало, что у него всегда должны быть наличные деньги для сдачи, например, это может быть 200-300 гривен и т. д. Сумма неограниченная», — говорит Александра Герасименко.

Также нет ограничений по сроку хранения на месте проведения расчетов разменной монеты действующим законодательством не установлено. Поэтому заведение самостоятельно определяет периодичность сдачи разменной монеты в кассу предприятия. При этом остаток разменной монеты в ящике РРО на конец рабочего дня не должен превышать общеустановленный для кассы предприятия лимит остатка наличности.

Внедрение РРО/ПРРО

Рассмотрим пошагово, что нужно сделать для внедрения РРО/ПРРО в ресторане:

1. Определите рабочую смену заведения — ФЛП и ООО. Изменение — это период работы РРО от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего за период работы одного кассира. Смена не может превышать 24 часа. В случае нарушения изменения во время проверки контролирующие органы налагают на предпринимателя штраф в сумме 510 грн.

2. Определить предел кассы для юридических лиц.

3. Оприходование дохода заведения. Ежедневный Z-отчет является основой оприходования. Оприходование наличных денег в кассах субъектов хозяйствования, проводящих наличные расчеты с применением КОРО без применения РРО, является занесением данных расчетных квитанций в КУРО.

Основные ошибки при работе с кассой

У ФЛП бывает ошибка, когда обращение по РРО не соответствует обращению по декларации. То есть в этом случае ежедневный Z-отчет является основой оприходования.

Руководитель учреждения или предприятия несут ответственность за соблюдение требований Положения о кассовой дисциплине по установлению лимита кассы и достоверность соответствующих показателей, указанных в расчете установления лимита остатка наличных денег в кассе. При этом отсутствуют финансовые санкции за превышение лимита. Однако остается административный штраф за несвоевременную сдачу выручки в банк, в частности:

• сдача выручки торговыми предприятиями всех форм собственности, осуществляющих реализацию товаров за наличные, с нарушением сроков, установленных правилами расчетов и ведения кассовых операций, влечет наложение штрафа на лиц, ответственных за сдачу выручки, от 289 до 1496 грн;
• те же действия, совершенные лицом повторно в течение года после наложения административного штрафа за такое же нарушение влекут наложение штрафа от 731 до 2975 грн;
• ответственность за нарушение лимитов на операцию с наличными — от 1700 до 17000 грн.

В отдельной статье описали 8 основных ошибок рестораторов, которых можно допустить при ведении ресторанного бизнеса.

Кассовая дисциплина в Poster

Ведение кассовой дисциплины в ресторане является важной практикой для всех владельцев заведения. В первую очередь четкое ведение кассовой дисциплины поможет вам избежать мошенничества со стороны персонала и поспособствует избежанию нежелательных расходов. Вы всегда будете знать, какая сумма наличных средств находится в кассе и сможете уверенно распоряжаться всеми доходами и расходами ресторана. Кроме того, ведение кассовой дисциплины поможет вам предотвратить проблемы в правовом поле. Вы точно будете уверены в том, какую прибыль получает заведение и какую сумму налогов нужно уплатить.

Программа для автоматизации ресторанов Poster упростит кассовую рутину, сделает ее функциональной для владельцев заведений и простой для работников на кассе. В рутину работы с кассой входит открытие и закрытие смены, проведение инкассации и других транзакций, составление Х- и Z-отчетов. Все эти несложные действия помогут вам смотреть за положением дел в вашем ресторане.

Как открыть и работать с кассой в Poster

Касса — это рабочее место кассира или официанта, где он проводит продажи и закрывает чеки гостей. Она станет удобным инструментом для ведения кассовой дисциплины в вашем заведении и контроля денежных потоков в ресторане. Чтобы работать с кассовыми сменами в заведении:

1. Войдите на кассу и откройте кассовую смену. Запустите приложение Poster на вашем планшете или телефоне и откройте кассовую смену. Здесь укажите сумму оставшихся в кассе разменных средств. Если у вас нет разменных средств или это первое открытие смены — укажите 0 при открытии.

2. Проводите продажи и составляйте отчеты. На кассе выйдет составить отчет по продажам, который покажет сумму средств на выбранное время. Если вы работаете с фискализацией, составляйте Х-отчеты в течение дня, чтобы проверять сумму фискальных продаж.

3. Создайте транзакции в кассе. Транзакции — это действия, которые вы можете выполнять с денежными средствами. В программе есть разные виды транзакций: расходы, внесения и инкассации. Например, если вы оплатили поставку товара деньгами с кассы, добавьте расходную транзакцию на нее, чтобы учесть эту оплату в кассовой смене.

4. В конце дня проведите инкассацию. Инкассация — это изъятие средств из денежного ящика, то есть из кассы, и перенос их в сейф. Проведите инкассацию на сумму всех наличных денег или оставьте сумму разменных средств на утро.

5. Закройте кассову. смену. При закрытии смены при необходимости укажите сумму размена на утро. Не забудьте снять Z-отчет, чтобы закрыть фискальную смену.

Конечно, ведение кассовой дисциплины — это рутинное занятие, которое требует от персонала и владельца точности и внимания к деталям. Но в свою очередь это и незаменимый инструмент для контроля и точного учета в заведении.

Специфика работы с двумя РРО/ПРРО

Программа для автоматизации заведений Poster позволяет одновременно работать с двумя фискальными регистраторами или использовать два ПРРО. То есть, вы можете без проблем настроить фискализацию кухни по ФЛП, а продажи бара проводить по ООО, например. Чтобы различать, какие из товаров по какой организации проводить, понадобится привязать соответствующие налоги для разных категорий блюд. Основные пункты из блока выше при работе с двумя ФЛП останутся неизменными, но есть и свои особенности.

Открывайте кассовую смену на кассе фискально и вносите сумму размена по каждому предприятию отдельно. Важно указывать сумму остатка в кассе, чтобы в конце дня суммы наличной выручки совпадали. Также следует отметить, что при работе с двумя организациями в программе будет открываться одна кассовая смена, но у каждого ФЛП будет своя фискальная смена и суммы разменных средств будут указаны отдельно.

При создании транзакций на кассе отмечайте, по какой организации она должна пройти. Так же при проведении инкассации нужно прописать суммы инкассации для каждого ФЛП или ООО. Чтобы убедиться в правильной сумме инкассации, снимите Х-отчет на кассе. При работе с разными ПРРО программа создаст разные отчеты по каждому ФЛП, также при необходимости их можно напечатать.

Поскольку кассовая смена в программе создается одна, при ее закрытии сумму на закрытие также нужно указать одну. Включите переключатель Z-отчета при закрытии смены, чтобы программа автоматически закрыла уже фискальные смены по двум предприятиям.

Все фискальные отчеты хранятся в админ-панели, вы можете проверить их за любой период, а также составить периодический отчет по ним. Кроме того, выйдет также проверить все кассовые смены, проводимые в программе в разделе Финансы.

Материалы по теме

• Отмена моратория на налоговые проверки заведений ресторанного бизнеса в 2023 году
• Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе
• Разработка меню для кафе, ресторана
• Управление рестораном: 9 правил менеджмента ресторана
• Регистрация ресторанного бизнеса в Украине
• Как выбрать POS систему для ресторана или кафе
• Как выбрать CRM-систему для кафе или ресторана
• Фонд оплаты труда в ресторане
• Как сократить расходы ресторана: управление расходами ресторана или кафе
• Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
• Издержки и списание продуктов в ресторане
• Фудкост — что это такое, как его считать и как им управлять
• Что такое маржинальность блюд в ресторане
• Как правильно принимать товар в кафе и ресторане
• Потери продуктов при обработке: как рассчитать процент отходов продуктов в ресторане
• Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
• Калькуляция блюд в общепите: как составить и рассчитать калькуляционную карту?
• Как составить технологическую карту блюд для ресторанов и кафе
• Средний чек в ресторане: как повысить средний чек ресторана или кафе
• Инвентаризация в ресторане и кафе
• 8 основных ошибок рестораторов: типичные ошибки в бухгалтерском учете ресторана
• ABC-анализ меню ресторана
• Отмена моратория на налоговые проверки заведений ресторанного бизнеса в 2023 году
• Х и Z-отчет — что такое и как составить
• Бухгалтерский учет ресторана в Украине
• Прибыль ресторана
• Как управлять финансами ресторана