Ведення податкового та бухгалтерського обліку — це завжди проблема. Адже неправильне користування касовим апаратом може призвести до штрафних санкцій. Ведення касового обліку дуже важливо, особливо для закладів, які реалізують підакцизні товари, які треба фіскалізувати навіть в умовах воєнного стану. Про порядок ведення касової дисципліни та правила розрахунків в ресторані розповіла власниця бухгалтерського бюро Alfa Gold, авторка курсів «РРО для ФОП» та «РРО для юросіб» Олександра Герасименко.

Готівка на підприємстві

За словами експерта Олександри Герасименко, зазвичай заклади оформлюють ТОВ та ФОП, щоб мати можливість приймати оплату готівкою і безготівково. Але перед тим, як вибрати форму треба знати основу готівки та нормативні документи щодо «каси».

Головні нормативні документи:

1. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148 від 29 грудня 2017 року.

2. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг № 265 від 06 липня 1995 року.

Суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

• між собою — у розмірі до 10 000 грн включно;

• з фізичними особами — у розмірі до 50 000 включно.

Платежі понад встановлені граничні суми проводяться через банки чи небанківські фінансові установи /юридичних осіб, які не є фінансовими установами, але мають право надавати окремі фінансові послуги, шляхом переказу коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку чи небанківської установи. Кількість суб’єктів господарювання та фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується.

«Будучи юридичною особою чи ФОПом у тебе є правило — 10 тис грн один раз на день між суб’єктами господарювання. Це означає, що один ФОП може щось купити у іншого ФОПа за готівку на суму не більше, ніж 10 тис грн. А з фізичними особами не більше 50 тис грн. Ці правила ведення касової дисципліни існують давно», — каже Герасименко.

Таким чином, обмеження щодо граничної суми розрахунків у розмірі 50 тис грн поширюється на розрахунки між фізичною особою та підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари, роботи чи послуги, проведені через РРО, розрахункові книжки.

Декілька рішень, якщо потрібно прийняти більшу суму:

• повністю або частково провести оплату готівкою;

• розбити оплату на декілька днів;

• розбити оплату на кілька чеків/ покупців;

• прийняти оплату з порушенням.

Однак треба розуміти, якщо ви приймаєте оплату з порушенням це тягне за собою накладення штрафу на фізичну особу — підприємця, посадових осіб, юридичної особи у розмірі від ста до двохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Дія, вчинена особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягнення за таке порушення, тягне за собою накладення штрафу від п’ятисот до тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Олександра зазначила, що адміністративне стягнення може бути накладене не пізніше як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при тривалому правопорушенні — не пізніше як через два місяці з дня його виявлення.

«Вважається факт вчинення правопорушення не дата, коли ви пробили цей чек, а коли це стало відомо під час перевірки», — зазначила Герасименко.

7 кроків по облаштуванню каси в ресторані

Експерт Олександра Герасименко наголошує на тому, що важливо знати про те, що касса РРО, касса підприємства і касса ФОП — це різні речі. Наприклад, щодо каси РРО діє закон про РРО, а робота каси підприємства регулюються постановою НБУ № 148.

Експерт виділила 7 кроків по облаштуванню каси в ресторані:

1 крок: документальне оформлення каси

Установи /підприємства зобов’язані мати касу, а їх керівники зобов’язані забезпечити облаштування цієї каси та зберігання готівки в ній. Керівники установи або підприємства несуть відповідальність за не створення умов для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування. При цьому забороняється зберігати готівку або інші цінності, що не є його власністю.

2 крок: оформити договір матеріальної відповідальності з касиром

Керівник підприємства або установи під час прийняття на роботу касира повинен оформити договір про повну матеріальну відповідальність та під підпис ознайомити співробітника з вимогами Положення. Керівник закладу може прийняти рішення укласти угоду на надання таких послуг працівника іншої установи. Працівник іншої установи, який надає послуги закладу також повинен підписати договір про матеріальну відповідальність.

Герасименко підкреслює, що цей договір можуть запросити контролюючі органи під час перевірки, наприклад, податкова, держпраці тощо.

3 крок: затвердити порядок оприбуткування готівки в касі

Заклад повинен розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оподаткування готівки в касі, а також максимально врахувати особливості роботи підприємства і відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок і особливості здавання готівкової виручки до банку). Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється також внутрішнім документом.

Підприємство зобов’язане визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами фіскальних звітних чеків у електронній формі.

Приклад наказу про касову дисципліну у ресторані:

Джерело: Експертус головбух

Джерело: Головбух

4 крок: затвердити посадову інструкцію касира

Посадова інструкція касира — це документ, де прописані обов’язки та функції касира. Олександра Герасименко рекомендує не шукати в інтернеті форми посадової інструкції, а створити свою прописавши все як відбувається на підприємстві. Вона наголошує, що не треба вигадувати того, чого немає у закладі, наприклад, якщо немає сейфу для зберігання готівки, не треба вигадувати про це у посадовій інструкції.

Посадова інструкція повинна бути затверджена керівником і видана касиру під підпис.

5 крок: розрахувати та затвердити ліміти готівки в касі

З урахуванням особливостей роботи заклад повинен розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи та відокремлених підрозділів. У розрахунку враховується строк здавання установою готівкової виручки для її зарахування на рахунки в банках та не враховується готівка, яка внесена через платіжні пристрої. Ліміт каси у закладі встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника або уповноваженої ним особи.

6 крок: укласти договір з банком про відкриття рахунку та визначити термін здачі виручки

Підприємство визначає і встановлює з банком, в якому відкрито рахунок, строки здавання ним готівкової виручки для її зарахування на рахунок в банку відповідно до таких вимог:

1. Для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки— щодня (у день надходження готівкової виручки).

2. Для закладів, у яких робочий день не дає можливості здавання готівкової виручки у день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки до каси дня.

3. Для закладів, розташованих у населених пунктах, де немає банків, — не рідше, ніж один раз на п’ять робочих днів.

7 крок: вирішити питання організації касових операцій на відокремлених підрозділах

Серед цих питань — ведення касової книги, електронні фіскальні чеки, КОРО та РРО, здавання готівки.

Відокремлені підрозділи, котрі наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючих щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.

Внутрішні документи та службові операції в ресторані

Серед внутрішніх документів для ведення касової дисципліни повинні бути:

1. Наказ про касову дисципліну на підприємстві / Порядок ведення касової дисципліни.

2. Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства.

Службові операції — це контроль обігу готівки у закладі. Такий обіг готівки не фіскалізується. Для прикладу: у закладах завжди є залишок готівки, який зберігається у скриньці РРО/ПРРО. Залишок це розмінна монета, яка повинна бути у закладі за вимогою НБУ. Тому, якщо це ТОВ, то краще створити наказ і зафіксувати суму по закладу. Вносити розмінну монету потрібно через службову операцію (службове внесення).

Службове внесення

Внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням функції «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій.

Також операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, яка проводиться після виконання Z-звіту.

Помилково проведену через РРО операцію «службове внесення» можна виправити до кінця робочої зміни шляхом реєстрації від’ємної суми розрахунку або за допомогою операції «службова видача».

Розмінна монета

Положення № 148 зобов’язує підприємців мати в касі банкноти та монети для видачі здачі, так звану «розмінну монету». Розмінна монета повинна бути у ФОПів та юридичної особи, у тому числі у закладах харчування.

Невидача здачі вважається правопорушенням з боку підприємства. А під час перевірки у разі виявлення відсутності розмінної монети є підставою для притягнення підприємця до адміністративної відповідальності, що загрожує штрафом на суму від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

«Найкраще для юридичної особи зробити Наказ для того, щоб відповідальна особа знала, що в нього завжди повинна бути готівка для здачі, наприклад, це може бути 200-300 гривень тощо. Сума необмежена», — каже Олександра Герасименко.

Також немає обмежень щодо терміну зберігання на місці проведення розрахунків розмінної монети чинним законодавством не встановлено. Тому заклад самостійно визначає періодичність здавання розмінної монети до каси підприємства. При цьому залишок розмінної монети у скриньці РРО на кінець робочого дня не повинен перевищувати загально встановленого для каси підприємства ліміту залишку готівки.

Впровадження РРО/ПРРО

Розглянемо покроково, що треба зробити для впровадження РРО/ПРРО в ресторані:

1. Визначте робочу зміну закладу — ФОП та ТОВ. Зміна — це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного за період роботи одного касира. Зміна не може перевищувати 24 години. У разі порушення зміни під час перевірки контролюючі органи накладають на підприємця штраф у сумі 510 грн.

2. Визначити ліміт каси для юридичних осіб.

3. Оприбуткування доходу закладу. Щоденний Z-звіт є основою оприбуткування. Оприбуткування готівки в касах суб’єктів господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням КОРО без застосування РРО, є занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.

Основні помилки при роботі з касою

У ФОПів буває помилка, коли обіг по РРО не відповідає обігу по декларації. Тобто в цьому випадку щоденний Z-звіт є основою оприбуткування.

Керівник закладу або підприємства несуть відповідальність за дотримання вимог Положення про касову дисципліну щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. При цьому немає фінансових санкцій за перевищення ліміту. Проте залишається адміністративний штраф за несвоєчасне складання виручки до банку, зокрема:

• здавання виторгу торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, встановлених правилами розрахунків і ведення касових операцій, тягне за собою накладення штрафу на осіб, відповідальних за здавання виторгу, від 289 до 1496 грн;

• ті самі дії, вчинені особою повторно протягом року після накладання адміністративного штрафу за таке ж саме порушення тягнуть за собою накладення штрафу від 731 до 2975 грн;

• відповідальність за порушення лімітів на операцію з готівкою — від 1700 до 17000 грн.

В окремій статті описали 8 основних помилок рестораторів, яких можна припуститись при веденні ресторанного бізнесу.

Касова дисципліна в Poster

Ведення касової дисципліни в ресторані є важливою практикою для всіх власників закладу. Першочергово чітке ведення касової дисципліни допоможе вам уникнути шахрайства з боку персоналу та посприяє уникненню небажаних витрат. Ви завжди знатимете, яка сума коштів знаходиться в касі та зможете впевнене розпоряджатись всіма доходами та витратами ресторану. Крім того ведення касової дисципліни допоможе вам запобігти проблемам в правовому полі. Ви точно знатимете, який прибуток отримує заклад та яку суму податків потрібно сплатити.

Програма для автоматизації ресторанів Poster спростить цю рутину, зробить її функціональною для власників закладу та простою для працівників на касі. До рутини роботи з касою входить відкриття та закриття зміни, проведення інкасації та інших транзакцій, складання Х- та Z-звітів. Всі ці нескладні дії допоможуть вам просто стежити за станом справ у вашому ресторані.

Як відкрити та працювати з касою в Poster

Каса — це робоче місце касира або офіціанта, де він проводить продажі та закриває чеки гостей. Вона стане зручним інструментом для ведення касової дисципліни у вашому закладі та контролю грошових потоків у ресторані. Щоб працювати з касовими змінами у закладі:

1. Увійдіть до каси та відкрийте касову зміну. Запустіть додаток Poster на вашому планшеті або телефону та відкрийте касову зміну. Тут вкажіть суму розмінних коштів, які залишились в касі. Якщо у вас немає розмінних коштів або це перша касова зміна — вкажіть 0 при відкритті.

2. Проводьте продажі та складайте звіти. На касі вийде зробити звіт з продажу, який покаже суму коштів на обраний час. Якщо працюєте з фіскалізацією, складайте Х-звіти протягом дня, щоб перевіряти суму фіскальних продажів.

3. Створюйте транзакції на касі. Транзакції — це дії, яки ви можете виконувати з коштами. В програмі є різні види транзакцій: витрати, внесення та інкасації. Наприклад, якщо ви сплатили постачання за товар грішми з каси, додайте витратну транзакцію на ній, щоб врахувати цю оплату в касовій зміні.

4. Наприкінці дня проведіть інкасацію. Інкасація — це вилучення коштів з грошової скриньки, тобто з каси, та перенесення їх в сейф. Проведіть інкасацію на суму всієї готівки або залиште суму розмінних коштів на ранок.

5. Закрийте касову зміну. При закритті зміни за потреби вкажіть суму розміну, який залишаєте. Не забудьте зняти Z-звіт, щоб закрити також фіскальну зміну.

Звісно, ведення касової дисципліни це рутинне зайняті, яке вимагає від персоналу та власника точності та уваги для деталей. Але своєю чергою це незамінний інструмент для контролю та точного обліку коштів у закладі.

Специфіка роботи з двома РРО/ПРРО

Програма для автоматизації закладів Poster дозволяє одночасно працювати з двома фіскальними реєстраторами або використовувати два ПРРО. Тобто, ви можете без проблем налаштувати фіскалізацію кухні по ФОП, а продажі бару проводити по ТОВ, наприклад. Щоб розрізняти, які з товарів по якій організації проводити, знадобиться прив‘язати відповідні податки для різних категорій страв. Основні пункти із блоку вище при роботі з двома ФОП залишаться незмінними, але є і свої особливості.

Відкривайте касову зміну на касі фіскально та вносьте суму розміну по кожному підприємству окремо. Важливо вказувати суму залишку в касі, щоб наприкінці для суми готівкового виторгу збігались. Також слід зазначити, що при роботі з двома організаціями в програмі буде відкриватись одна касова зміна, але у кожного ФОП буде своя фіскальна зміна та суми розмінних коштів будуть вказані окремо.

При створенні транзакцій на касі вказуйте по якій організації вона має пройти. Так само і при проведенні інкасації потрібно прописати суми інкасації для кожного ФОП або ТОВ. Щоб впевнитись у вірній сумі інкасації, зніміть Х-звіт на касі. При роботі з різними ПРРО програма створить різні звіти по кожному ФОП, також за потреби їх можна надрукувати.

Оскільки касова зміна у програмі створюється одна, при її закритті суму на закриття також потрібно вказати одну. Ввімкніть перемикач Z-звіту при закритті зміни, щоб програма автоматично закрила вже фіскальні зміни по двох підприємствах.

Всі фіскальні звіти зберігаються в адмін-панелі, ви можете перевірити їх за будь-який період, а також скласти періодичний звіт. Крім того, вийде також перевірити всі касові зміни, які проводили в програмі у розділі Фінанси.

Матеріали за темою

• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати POS систему для ресторану або кафе
• Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
• Фонд оплати праці у ресторані
• Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
• Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
• Витрати та списання продуктів у ресторані
• Як рахувати фудкост
• Що таке маржинальність страв у ресторані
• Як правильно приймати товар у кафе та ресторані
• Відходи продуктів: як розрахувати відсоток відходів продуктів у ресторані
• Як розрахувати калорійність страви для меню автоматично
• Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?
• Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе
• Інвентаризація в ресторані та кафе
• 8 основних помилок рестораторів: типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану
• ABC-аналіз меню ресторану
• Х та Z-звіт — що таке та як скласти
• Середній чек у ресторані
• Прибуток ресторану
• Як керувати фінансами ресторану