Как сократить расходы ресторана, управление расходами ресторана или кафе

13 июля, 2022 • 14 минут

Наталья Лошакова

Журналист. Пишет о ресторанном бизнесе, проводит интервью с экспертами и участниками рынка.

Управление затратами ресторана Постоянные расходы ресторана Переменные расходы ресторана Как сократить расходы ресторана и кафе Материалы по теме

При запуске работы кафе или ресторана, необходимо вести контроль и учет расходов заведения. Для того, чтобы грамотно вести учет и управлять рестораном, нужно определить статьи расходов, которые есть у любого заведения. Расходы кафе и ресторана зависят от концепции заведения, а грамотный учет расходов является залогом успеха и прибыльности.

Чек-лист по запуску ресторана

Полный список задач перед открытием ресторана

Управление затратами ресторана

Неправильное планирование затрат может привести к убыткам заведения. Поэтому важно на постоянной основе следить за финансовыми показателями, постоянно считать, планировать расходы ресторана и прогнозировать денежные поступления. Исходя из этого при запуске ресторана или кафе вместе с маркетинговой стратегией, необходимо рассчитать, сколько нужно потратить денег и заработать.

«Важно понимать границы нормы расходов и постоянно их контролировать. Любое отклонение ведет к убыткам. И если вдруг какая-то статья расходов «скачет», тогда нужно все проверить», — говорит эксперт ресторанного бизнеса Ольга Насонова.

Чтобы организовать учет расходов в кафе или ресторане, необходимо учитывать несколько правил:

1. Планирование и прогнозирование. Составьте годовой бюджет и разбейте его на сезоны. Для каждого сезона нужно подготовить план действий и придерживаться стратегии, чтобы достичь запланированных результатов.

2. Ответственные лица за денежным оборотом. Управляющий должен следить за тем, чтобы не было кассового разрыва, а собственник заведения создавать и внедрять стратегию развития бизнеса.

3. Ведение отчетности на постоянной основе. Для удобства ведения управленческого отчета ресторана можно воспользоваться специальной программой или автоматизированной системой. На примере программы для автоматизации кафе Poster рассмотрим, как организован управленческий учет в данном сервисе.

Облачная система Poster

Зарегистрируйтесь в Poster, чтобы ускорить продажи, настроить финансовый и складской учет

Попробуйте бесплатно Узнать больше

Отчет движения денежных средств

Это неотъемлемый инструмент для ресторанного бизнеса, с помощью которого можно определить на что тратятся деньги и правильно ли они расходуются. Такой анализ необходим для дальнейшего сокращения расходов в ресторане.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

Финансовые отчеты
Складской учет
Статистика и аналитика
Маркетинг и др.

Посмотреть демо

Балансовый отчет

Он нужен для того, чтобы понять финансовую жизнеспособность заведения. Балансовый отчет показывает активы и привлеченные средства ресторана на каждый определенный период, например, за месяц и год. Важно отметить, что по балансовому отчету не смотрят показатели прибыли и убытков.

Отчет о прибыли и убытках

Он нужен для того, чтобы ресторатор видел статьи расходов ресторана или кафе. Исходя из этих данных собственнику заведения будет понятно насколько заведение прибыльное или несет убытки.

Постоянные расходы ресторана

У заведения есть постоянные и переменные затраты ресторана и кафе. К переменным относятся затраты ресторана на аренду помещения, зарплата персонала, закупка продуктов питания, оплата налогов, замена изношенного оборудования и ремонт помещения. Постоянные затраты существуют даже в случае, когда заведение не работает.

Аренда помещения

Стоимость аренды помещения является затратной статьей расходов в ресторанном бизнесе. Как правило, на аренду помещения ресторатор тратит 10-20% от выручки, а в среднем — 15%. Бывают случаи, когда собственник помещения по каким-то причинам поднимает стоимость аренды, поэтому ресторатор может принять решение переехать на другую локацию.

Зарплата персонала

Фонд оплаты труда в ресторане также является операционным расходом. Как правило, на зарплату сотрудникам уходит 15-20% от выручки. Количество сотрудников зависит от формата заведения. Например, в большом ресторане может работать от 30 и больше человек, а в небольшом кафе с несколькими посадочными местами может работать 10 человек, соответственно, издержки в кафе на зарплату будут меньше, чем в ресторане.

Расходы на закупку продуктов

На закупку продуктов уходит порядка 28-35% от выручки. Рестораторы постоянно работают над тем, как сократить расходы ресторана на закупку продуктов. Основным источником получения прибыли является разница между затратами на покупку продуктов и продажу их клиенту в виде готового блюда.

Расходы на ремонт помещения

В основные расходы ресторана также входит ремонт помещения. Красивый и качественный ремонт помещения дает возможность создать уютную атмосферу и привлечь как можно больше гостей. А грамотная планировка позволит создать больше посадочных мест. В зависимости от состояния помещения ресторатору все же придется сделать косметический или капитальный ремонт, чтобы дизайн соответствовал концепции заведения. Расходы на текущий ремонт не должны превышать 2%.

Износ оборудования ресторана

При запуске ресторана с нуля потребуется закупить все необходимое оборудование. Список необходимого оборудования зависит от концепции заведения и понимания, что готовить в заведении. После запуска заведения оборудование становится переменной затратой ресторана, так как техника может прослужить много лет, соответственно, покупать новую нужно только после износа. На обновление оборудования издержки не должны превышать 2% от выручки.

Расходы на налоги

В сфере общественного питания бухгалтерский учет — это трудоемкая работа, которая требует внимательного подхода, чтобы избежать неправильных расчетов и штрафов от налоговой службы. Расходы на налоги в сфере общественного питания являются переменными затратами ресторана, которые зависят от выручки. Как правило, на налоги ресторатор тратит до 10% от выручки.

«Ресторатор может спрогнозировать свои расходы. Например, в отопительный сезон всегда коммунальные расходы выше, значит нужно обновлять оборудование с целью экономии. Также в отопительный сезон лучше не планировать ремонт, так как это может привести к нехватке оборотных средств, что в итоге приведет к задержкам зарплаты, оплаты поставщикам и т.д», — отметила эксперт Ольга Насонова.

Программный РРО для ресторанного бизнеса

Подключите ПРРО от Poster, чтобы работать с фискальными чеками и отправлять данные в налоговую.

Стоимость ПРО для 1 кассы — 144 грн/мес. Работает с системой учета Poster, чтобы вы могли полноценно управлять своим бизнесом. Первые 14 дней бесплатно, дальше подписка + ПРРО от 432 грн/мес.

Как работает ПРРО

Переменные расходы ресторана

Как мы отмечали ранее, существуют прямые и переменные расходы ресторана. Переменные расходы — это затраты, которые меняются в связи с колебаниями объема товарооборота и на 100% зависят от выручки. Рассмотрим несколько видов переменных расходов и как их контролировать.

Food cost

Food cost в ресторане — это отношение себестоимости продуктов к отпускной цене. Основная цель food cost — это контроль себестоимости каждого блюда в заведении. От правильно рассчитанного food cost на блюдо и его наценки зависит прибыль заведения. Food cost является одной из ключевых статей издержек ресторана в пределах 20-25%, поэтому с ним нужно работать на постоянной основе, чтобы не допустить увеличения затрат на продукты в кафе.

Расходы на доставку продуктов питания

Доставка продуктов и напитков обычно входит в стоимость заказа, если соблюдается критерий по расстоянию. Если заказ нужно везти дальше определенной зоны — доставка будет коммерческим расходом заведения. Доставка является затратной частью ресторана, где собственник закладывает 5-10% от выручки.

Расходы на упаковку и хранение продуктов

Упаковочные материалы являются еще одной статьей затрат в ресторанном бизнесе, которая составляет 2-5% издержек. Для экономии денег на упаковку и хранение продуктов, необходимо заключить постоянное сотрудничество с поставщиком тары по фиксированной цене на определенный срок.

Расходы на оплату коммунальных платежей

Для того, чтобы понять расходы на коммунальные платежи в ресторане, необходимо провести аудит инженерных систем, чтобы определить в каком они состоянии. После этого специалист может порекомендовать, какие нужно поставить датчики экономии, счетчики и тд. То есть использование современного и экономичного оборудования поможет снизить затраты на коммунальные услуги, на которые в месяц ресторатор тратит 2-5%.

Poster QR — меню, отзывы и оплаты для вашего заведения

Без расходов на разработку и наполнение
Понятный и привычный интерфейс
Интегрировано с системой учета

Удобно для заведения, удобно для гостей:

Отзывы — собирайте отзывы по заказам и блюдам. Мгновенно реагируйте на негатив, чтобы исправить ситуацию тут и сейчас.

Оплаты — ваш гость сможет оплатить заказ с помощью только лишь своего телефона.

Стоимость всего 252 грн в месяц — первые 15 дней бесплатно.

Cоздать QR-меню Посмотреть видео

Расходы на рекламу ресторана

В структуру расходов ресторана нужно учитывать затраты на продукты для проработки подачи блюд, бонусы и подарки для гостей, фото блюд и ресторана, продвижение в социальных сетях, на радио, в СМИ и тд. Также необходимо учитывать ежемесячные расходы ресторана на угощения гостей. В среднем на рекламу выделяется 2-5% издержек.

Потери и списание продуктов питания

Списания продуктов в ресторане невозможно избежать, поэтому эту статью издержек также нужно отнести в структуру затрат ресторана. На кухне должно существовать правило маркировки продуктов со сроком хранения. В первую очередь нужно использовать продукты, у которых подходит срок использования, а если пренебрегать этим правилом, это может понести за собой капитальные расходы ресторана. Ориентировочно потери при списании продуктов составляют 0,3-2%.

Как сократить расходы ресторана и кафе

Предпринимателю свойственно думать и разрабатывать стратегии, чтобы увеличить прибыль и сократить расходы бизнеса. Ресторанный бизнес не исключение. Рассмотрим несколько способов, как сократить контролируемые расходы ресторана и кафе.

Увеличивайте оборачиваемость столов в ресторане

Для оптимизации расходов ресторана и увеличения размера выручки, необходимо обслуживать как можно больше гостей. На кухне можно сделать больше заготовок, чтобы быстрей выдавать блюда, меню заведения можно сократить оставив только популярные блюда и напитки. Дополнительно можно подключить меню по QR коду для ресторана. Это даст возможность сократить время при выборе блюда гостем. Также можно грамотно расставить столы и стулья, чтобы увеличить количество посадочных мест. При этом персонал должен быть обучен и знать меню наизусть, чтобы рассказать о блюдах гостю без необходимости уточнения ингредиентов на кухне и траты на это времени.

Выбирайте качественных локальных и оптовых поставщиков

Рекомендуется вводить сезонное меню из локальных продуктов, которое сократит расходы на закупку товаров. А оптовые закупки продуктов у локальных фермеров или поставщиков дают возможность сэкономить деньги ресторану. Например, летом овощи и фрукты дешевле, поэтому можно создать меню из сезонных локальных продуктов. Осенью начинается сезон тыквы, поэтому можно ввести сезонное меню, где несколько блюд будут приготовлены из тыквы. А постоянное использование дорогих импортных продуктов станут большой затратной частью ресторана.

Оптимизируйте отходы и списание продуктов

Чтобы минимизировать постоянные издержки в кафе, необходимо снизить потери закупаемых продуктов. Каждый грамм продукта должен быть использован на кухне в процессе приготовления блюда. А при закупке продуктов нужно контролировать объемы товара, которые нужны для приготовления блюд. Правильно рассчитанный объем нужных продуктов поможет избежать дальнейшую их порчу, утилизацию и списание.

Проводите регулярную инвентаризацию

Регулярная инвентаризация помогает выявить излишки продуктов, недостач или пересортицы. Инвентаризацию оборудования нужно делать раз в год. Инвентаризация продуктов проводится раз в месяц для сверки остатков. Инвентаризация важна для актуализации данных по остаткам на складах, чтобы при новой закупке не заказывать лишних продуктов.

Ведите практику доппродаж

Дополнительные продажи осуществляются с целью увеличения выручки заведения и снижения капитальных затрат ресторана. Главное, чтобы официант или бармен был хорошо знаком с меню и мог предложить гостю дополнительное блюдо или добавку, которое будет гармонировать с основным заказом. Например, бармен может предложить гостю двойную порцию основы коктейля — двойной виски сауер. Официант может предложить добавить в блюдо халапеньо, если гость любит острую еду. Также можно предложить гостю двойную порцию лосося при заказе завтрака.

Сокращайте расходы на персонал

На хороших сотрудниках, которые приносят прибыль ресторану, не рекомендуется экономить. Однако, существуют способы, как сократить расходы в общепите на персонал без ущерба для бизнеса и продуктивности сотрудников. Например, если вы нанимаете студентов, которые учатся в первой половине дня, а вечером работают, им можно предложить гибкий график работы. Создайте KPI для каждого сотрудника или мотивационные программы. Активные и желающие заработать сотрудники будут выполнять поставленные задачи и приносить доход ресторану. Таких сотрудников по итогу нужно вознаградить. Также можно внедрить почасовую оплату труда. В момент снижения нагрузки, вы можете отпустить сотрудника домой и сократить свои издержки.

Контролируйте наценку и фудкост

Чтобы заведение могло зарабатывать, необходимо грамотно рассчитать себестоимость блюда, наценку и отпускную цену. В случае увеличения стоимости продуктов или падения цены, необходимо сделать перерасчет фудкоста (себестоимость блюда), чтобы заведение не несло убытки, а стоимость блюда с учетом наценки могла приносит доход заведению. Соответственно, наценка на блюдо корректируется, если изменилась его себестоимость.

Сокращайте расходы на коммунальные услуги

На сегодняшний день технологии дают возможность сокращать переменные расходы ресторана на коммунальные платежи. Например, в служебных помещениях и туалетах можно установить сенсорные датчики для лампочек, которые будут автоматически отключать электроэнергию, чтобы сократить коммунальные расходы ресторана. При закрытии заведения отключите всю ненужную технику, подсветку, телевизор, чтобы сократить коммунальные расходы кафе. Используйте светодиодные лампы (LED), чтобы экономить электроэнергию в кафе. Также в заведении можно использовать оборудование, которое имеет энергосберегающий режим.

Автоматизируйте процессы

Автоматизация процессов в заведении общественного питания поможет сократить прямые расходы ресторана. Программа для ресторана Poster объединяет в одном софте кухню, зал, кассу, склад и бухгалтерию. Также установка автоматизированной системы дает возможность распределять и минимизировать расходы, контролировать персонал, улучшать сервис, создавать программы лояльности и т. д. При этом покупка дорогого оборудования будет более затратной для заведения, чем автоматизированная система учета.

Как сократить расходы ресторана, управление расходами ресторана или кафе