Як скоротити витрати ресторану, управління витратами ресторану чи кафе

13 липня, 2022 • 12 хвилин

Наталія Лошакова
Наталія Лошакова
Журналіст. Пише про ресторанний бізнес, проводить інтерв'ю з експертами та учасниками ринку.

При запуску роботи кафе або ресторану необхідно вести контроль та облік витрат закладу. Для того, щоб грамотно вести облік та керувати рестораном, потрібно визначити статті витрат, які мають будь-який заклад. Витрати кафе та ресторану залежать від концепції закладу, а грамотний облік витрат є запорукою успіху та прибутковості.

Управління витратами ресторану

Неправильне планування витрат може спричинити збитки закладу. Тому важливо на постійній основі стежити за фінансовими показниками, постійно рахувати, планувати витрати ресторану та прогнозувати грошові надходження. Тому при запуску ресторану або кафе разом з маркетинговою стратегією, необхідно розрахувати, скільки потрібно витратити грошей і заробити.

«Важливо розуміти межі норми витрат та постійно їх контролювати. Будь-яке відхилення веде до збитків. І якщо раптом якась стаття видатків «скаче», тоді треба все перевірити», — каже експерт ресторанного бізнесу Ольга Насонова.

Щоб організувати облік витрат у кафе чи ресторані, необхідно враховувати кілька правил:

1. Планування та прогнозування. Складіть річний бюджет та розбийте його на сезони. Для кожного сезону потрібно підготувати план дій та дотримуватись стратегії, щоб досягти запланованих результатів.

2. Відповідальні особи за грошовим обігом. Управитель повинен стежити за тим, щоб не було касового розриву, а власник закладу створювати та впроваджувати стратегію розвитку бізнесу.

3. Ведення звітності на постійній основі. Для зручності ведення управлінського звіту ресторану можна скористатися спеціальною програмою або автоматизованою системою. На прикладі системи обліку для ресторанного бізнесу Poster розглянемо, як організовано управлінський облік у цьому сервісі.

Poster QR — меню, оплати і відгуки для вашого закладу

Poster POS

Без витрат на розробку та наповнення, розумілий і звичний інтерфейс. Всього за 210 грн на місяць — перші 15 днів безкоштовно.

Poster POS

Звіт руху коштів

Це невід’ємний інструмент для ресторанного бізнесу, за допомогою якого можна визначити, на що витрачаються гроші і чи правильно вони витрачаються. Такий аналіз необхідний подальшого скорочення витрат у ресторані.

Балансовий звіт

Він потрібний для того, щоб зрозуміти фінансову життєздатність закладу. Балансовий звіт показує активи та залучені кошти ресторану на кожен певний період, наприклад, за місяць та рік. Важливо, що з балансового звіту не дивляться показники прибутків і збитків.

Звіт про прибуток та збитки

Потрібний для того, щоб ресторатор бачив статті витрат ресторану чи кафе. Виходячи з цих даних власнику закладу буде зрозуміло наскільки заклад прибутковий чи зазнає збитків.

Постійні витрати ресторану

У закладу є постійні та змінні витрати ресторану та кафе. До змінних відносяться витрати ресторану на оренду приміщення, зарплата персоналу, закупівля продуктів харчування, оплата податків, заміна зношеного обладнання та ремонт приміщення. Постійні витрати існують навіть у разі, коли заклад не працює.

Оренда приміщення

Вартість оренди приміщення є статтею витрат у ресторанному бізнесі. Як правило, на оренду приміщення ресторатор витрачає 10-20% від виторгу, а в середньому — 15%. Трапляються випадки, коли власник приміщення з якихось причин піднімає вартість оренди, тому ресторатор може ухвалити рішення переїхати на іншу локацію.

Зарплата персоналу

Фонд оплати праці ресторану також є операційною витратою. Як правило, на зарплату співробітникам йде 15-20% від виторгу. Кількість працівників залежить від формату закладу. Наприклад, у великому ресторані може працювати від 30 і більше осіб, а у невеликому кафе з кількома посадковими місцями може працювати 10 осіб, відповідно витрати в кафе на зарплату будуть меншими, ніж у ресторані.

Витрати на закупівлю продуктів

На закупівлю продуктів йде близько 28-35% від виторгу. Ресторатори постійно працюють над тим, як скоротити витрати ресторану на закупівлю продуктів. Основним джерелом отримання прибутку є різниця між витратами на купівлю продуктів та продаж їх клієнту у вигляді готової страви.

Витрати на ремонт приміщення

До основних витрат ресторану також входить ремонт приміщення. Гарний та якісний ремонт приміщення дає можливість створити затишну атмосферу та залучити якомога більше гостей. А грамотне планування дозволить створити більше посадкових місць. Залежно від стану приміщення ресторатору все ж таки доведеться зробити косметичний або капітальний ремонт, щоб дизайн відповідав концепції закладу. Витрати на поточний ремонт не повинні перевищувати 2%.

Знос обладнання ресторану

При запуску ресторану з нуля потрібно буде придбати все необхідне обладнання. Список необхідного обладнання залежить від концепції закладу та розуміння, що готувати у закладі. Після запуску закладу обладнання стає змінною витратою ресторану, оскільки техніка може прослужити багато років, відповідно купувати нову потрібно тільки після зносу. На оновлення устаткування витрати не повинні перевищувати 2% від виручки.

Витрати на податки

У сфері громадського харчування бухгалтерський облік — це трудомістка робота, яка потребує уважного підходу, щоб уникнути неправильних розрахунків та штрафів від податкової служби. Витрати податки у сфері комунального харчування є змінними витратами ресторану, які залежить від виручки. Як правило, на податки ресторатор витрачає до 10% виручки.

«Ресторатор може спрогнозувати свої витрати. Наприклад, у опалювальний сезон завжди комунальні витрати вищі, отже, потрібно оновлювати обладнання з метою економії. Також у опалювальний сезон краще не планувати ремонт, оскільки це може призвести до нестачі оборотних коштів, що призведе до затримок зарплати, оплати постачальникам тощо», — зазначила експерт Ольга Насонова.

Змінні витрати ресторану

Як ми зазначали раніше, існують прямі та змінні витрати ресторану. Змінні витрати — це витрати, які змінюються у зв’язку з коливаннями обсягу товарообігу та на 100% залежать від виручки. Розглянемо кілька видів змінних витрат та як їх контролювати.

Food cost

Food cost в ресторані— це відношення собівартості продуктів до відпускної ціни. Основна мета food cost — це контроль собівартості кожної страви у закладі. Від правильно розрахованого food cost на блюдо та його націнки залежить прибуток закладу. Food cost є однією з ключових статей витрат ресторану в межах 20-25%, тому з ним потрібно працювати постійно, щоб не допустити збільшення витрат на продукти в кафе.

Витрати на доставку продуктів харчування

Доставка продуктів та напоїв зазвичай входить у вартість замовлення, якщо дотримується критерій на відстані. Якщо замовлення потрібно везти далі за певну зону — доставка буде комерційною витратою закладу. Доставка є витратною частиною ресторану, де власник закладає 5-10% від виторгу.

Витрати на упаковку та зберігання продуктів

Пакувальні матеріали є ще однією статтею витрат у ресторанному бізнесі, що становить 2-5% витрат. Для економії грошей на упаковку та зберігання продуктів необхідно укласти постійну співпрацю з постачальником тари за фіксованою ціною на певний термін.

Витрати на оплату комунальних платежів

Щоб зрозуміти витрати на комунальні платежі в ресторані, необхідно провести аудит інженерних систем, щоб визначити в якому вони стані. Після цього фахівець може порекомендувати, які потрібно поставити датчики економії, лічильники тощо. Тобто використання сучасного та економічного обладнання допоможе знизити витрати на комунальні послуги, на які за місяць ресторатор витрачає 2-5%.

Витрати на рекламу ресторану

У структуру витрат ресторану потрібно враховувати витрати на продукти для опрацювання подачі страв, бонуси та подарунки для гостей, фото страв та ресторану, просування у соціальних мережах, на радіо, у ЗМІ тощо. Також необхідно враховувати щомісячні витрати ресторану на частування гостей. У середньому реклами виділяється 2-5% витрат.

Втрати та списання продуктів харчування

Списання продуктів у ресторані неможливо уникнути, тому цю статтю витрат також слід зарахувати до структури витрат ресторану. На кухні має існувати правило маркування продуктів із терміном зберігання. Насамперед потрібно використовувати продукти, у яких підходить термін використання, а якщо нехтувати цим правилом, це може понести за собою капітальні витрати ресторану. Орієнтовно втрати при списанні товарів становлять 0,3-2%.

Як скоротити витрати ресторану та кафе

Підприємцю властиво думати та розробляти стратегії, щоб збільшити прибуток та скоротити витрати бізнесу. Ресторанний бізнес не є винятком. Розглянемо кілька способів, як скоротити контрольовані витрати ресторану та кафе.

Збільшуйте оборотність столів у ресторані

Для оптимізації витрат ресторану та збільшення розміру виручки необхідно обслуговувати якомога більше гостей. На кухні можна зробити більше заготовок, щоб швидше видавати страви, меню закладу можна скоротити, залишивши тільки популярні страви та напої. Додатково можна підключити меню по QR коду для ресторану. Це дозволить скоротити час при виборі страви гостем. Також можна грамотно розставити столи та стільці, щоб збільшити кількість посадкових місць. При цьому персонал повинен бути навчений та знати меню напам’ять, щоб розповісти про страви гостю без необхідності уточнення інгредієнтів на кухні та витрати на цей час.

Вибирайте якісних локальних та оптових постачальників

Рекомендується вводити сезонне меню з локальних продуктів, що скоротить витрати на закупівлю товарів. А оптові закупівлі продуктів у локальних фермерів чи постачальників дають змогу заощадити гроші ресторану. Наприклад, влітку овочі та фрукти дешевші, тому можна створити меню із сезонних локальних продуктів. Восени починається сезон гарбуза, тому можна ввести сезонне меню, де кілька страв буде приготовлено з гарбуза. А постійне використання дорогих імпортних продуктів стане великою витратною частиною ресторану.

Оптимізуйте відходи та списання продуктів

Щоб мінімізувати Постійні витрати в кафе, необхідно знизити втрати продуктів, що закуповуються. Кожен грам продукту має бути використаний на кухні під час приготування страви. А при закупівлі продуктів слід контролювати обсяги товару, які потрібні для приготування страв. Правильно розрахований обсяг потрібних продуктів допоможе уникнути подальшого їх псування, утилізацію та списання.

Проводьте регулярну інвентаризацію

Регулярна інвентаризація допомагає виявити надлишки продуктів, нестач або пересортування. Інвентаризацію обладнання необхідно робити щорічно. Інвентаризація товарів проводиться щомісяця для звіряння залишків. Інвентаризація важлива для актуалізації даних про залишки на складах, щоб при новій закупівлі не замовляти зайвих продуктів.

Ведіть практику додаткових продажів

Додаткові продажі здійснюються з метою збільшення виручки закладу та зниження капітальних витрат ресторану. Головне, щоб офіціант або бармен був добре знайомий з меню і міг запропонувати гостю додаткову страву або добавку, яка гармонуватиме з основним замовленням. Наприклад, бармен може запропонувати гостю подвійну порцію основи коктейлю — подвійний віскі сауер. Офіціант може запропонувати додати у блюдо халапеньо, якщо гість любить гостру їжу. Також можна запропонувати гостю подвійну порцію лосося на замовлення сніданку.

Скорочуйте витрати на персонал

На хороших співробітниках, які приносять прибуток ресторану, не рекомендується заощаджувати. Однак, існують способи, як скоротити витрати в громадському харчуванні на персонал без шкоди для бізнесу та продуктивності працівників. Наприклад, якщо ви наймаєте студентів, які навчаються у першій половині дня, а ввечері працюють, їм можна запропонувати гнучкий графік роботи. Створіть KPI для кожного співробітника чи мотиваційні програми. Активні та охочі заробити співробітники виконуватимуть поставлені завдання та приносити дохід ресторану. Таких співробітників за підсумком слід винагородити. Також можна запровадити погодинну оплату праці. У момент зниження навантаження ви можете відпустити співробітника додому і скоротити свої витрати.

Контролюйте націнку та фудкост

Щоб заклад міг заробляти, необхідно грамотно розрахувати собівартість страви, націнку та відпускну ціну. У разі збільшення вартості продуктів або падіння ціни необхідно зробити перерахунок фудкосту (собівартість страви), щоб заклад не зазнав збитків, а вартість страви з урахуванням націнки могла приносити дохід закладу. Відповідно, націнка на блюдо коригується, якщо змінилася її собівартість.

Скорочуйте витрати на комунальні послуги

На сьогоднішній день технології дозволяють скорочувати змінні витрати ресторану на комунальні платежі. Наприклад, у службових приміщеннях та туалетах можна встановити сенсорні датчики для лампочок, які автоматично відключатимуть електроенергію, щоб скоротити комунальні витрати ресторану. При закритті закладу відключіть усю непотрібну техніку, підсвічування, телевізор, щоб скоротити комунальні витрати кафе. Використовуйте світлодіодні лампи (LED), щоб заощаджувати електроенергію в кафе. Також у закладі можна використовувати обладнання, що має енергозберігаючий режим.

Автоматизуйте процеси

Автоматизація процесів у закладі комунального харчування допоможе скоротити прямі витрати ресторану. Автоматизація ресторану Poster об’єднує в одному софті кухню, зал, касу, склад та бухгалтерію. Також установка автоматизованої системи дає можливість розподіляти та мінімізувати витрати, контролювати персонал, покращувати сервіс, створювати програми лояльності тощо. При цьому купівля дорогого обладнання буде більш витратною для закладу, ніж автоматизована система обліку.

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали