Cómo hacer conteo de inventario en tu restaurante

Gestionar un restaurante puede traerte muchos retos y muchas alegrías, pero una de las tareas más aburridas con las que tendrás que lidiar semana tras semana es el conteo de inventario. Evidentemente, si chequeas tu inventario rigurosamente podrás prevenir con mayor facilidad las mermas y los robos, y nunca te verás obligado a quitar un platillo de tu menú por falta de existencias.

Pero lo que sí que es cierto es que hacer conteo de inventario ya no es un proceso tan tedioso como era hace 20 o 30 años, gracias a la automatización de los chequeos. En este artículo te presentamos un par de consejos con los que podrás hacer tu conteo de inventarios aún más simple en Poster.  

¿Qué ventajas tiene usar un software de conteo de inventarios?

Una de las mayores ventajas al automatizar la gestión de existencias es que te da una imagen más completa de los cambios que ocurren en tu inventario a largo plazo, y qué impacto tienen estos cambios sobre tus ganancias. 

Cuando tienes una buena relación de confianza con tus empleados, y si tu sistema de gestión de inventarios está integrado con tu sistema punto de venta, incluso podrás llegar a hacer chequeos de inventario presenciales no más de una vez al mes, ya que tendrás toda la información necesaria online en tu consola de administración. 

Esto es posible gracias a toda la información que un sistema como Poster es capaz de recopilar y mantener sincronizada: todos los insumos que te traen tus proveedores se añaden al inventario, y se descuentan ingredientes al vender un producto. 

Y si al hacer los conteos en persona ves que está todo en orden, podrás seguir haciendo conteos electrónicos sin tener que preocuparte, y así ahorrarás muchísimo tiempo. ¡Además, podrás evitar el lío de papeles que te generan los conteos de inventario manuales!

Pasos a seguir para realizar el chequeo

¿Y por dónde empiezas? Para realizar un conteo debes analizar todos tus recibos, tus listados de compras, mermas, etc. Hay muchos factores a tener en cuenta si quieres ser minucioso.

Con un sistema punto de venta, toda esta información está al alcance de tu mano de manera inmediata. Por ejemplo, para hacer un conteo en Poster, simplemente deberás introducir las fechas que quieres comprobar, los saldos reales que corresponden a tus existencias en almacén, y estos deben corresponder con los “saldos esperados” qué te sugiere el sistema.

Todos los datos para generar el saldo esperado o saldo previsto los calcula el software de manera automática. Esto incluye todas las mermas, las transferencias entre almacenes, los platillos que vendes, y las existencias que compras de tus proveedores. Y al finalizar el chequeo, podrás ver todos estos datos en un reporte, que podrás imprimir, exportar, etc.

¿Con qué frecuencia debes hacer un conteo de inventario?

Si acabas de abrir tu restaurante o bar, es recomendable que prepares un horario para realizar tus chequeos, y que los realices de manera consistente. Más adelante, si ves que todo va bien, puedes empezar a confiar más en la automatización del chequeo.

Dependiendo de los plazos y el número de artículos a revisar, hay varios tipos de inventario:

    - Chequeo completo: En que compruebas todas las existencias disponibles en tu negocio, incluyendo los productos de limpieza, guantes, papel de aluminio, etc.

    - Semanales: En estos conteos querrás centrarte en los alimentos que tienes en tu almacén y refrigerador, y por lo general, es el formato más común para la mayoría de negocios del sector gastronómico.

    - Diarios. Contabilidad del stock de barras. Cada noche, un gerente o un barman superior debe hacer una revisión del inventario para asegurarse de que no haya faltas o no apariencias. A diferencia del inventario del bar, el inventario diario de la cocina requiere mucho tiempo y puede requerir que se suspenda el trabajo, por lo que los dueños de restaurantes prefieren hacerlo semanalmente.

    - Sin planificación. Esta es una revisión repentina del inventario que nadie más conoce. Puede ser un control puntual de artículos específicos o un inventario completo de la cocina o del bar para detectar faltas, robos o excedentes en la compra de productos. Siempre existe la posibilidad de que la persona responsable del inventario falsifique los datos del informe, por lo que, ante la primera sospecha de abuso, debe realizarse una inspección no programada.

Con Poster podrás hacer conteos de inventario cuando más te convenga, y además podrás hacer chequeos parciales o completos, dependiendo de si quieres revisar tus existencias para un número limitado de productos, o para todo tu inventario. 

¿Quién se debe encargar de realizar los chequeos?

Como regla general, te recomendamos que los primeros chequeos los lleve o bien el dueño o el gerente del restaurante, para decidir cuál es la mejor metodología a seguir, cuánto tiempo hace falta para completar el chequeo, etc. 

Más adelante, podrás empezar a delegar más en tu cocineros, y si ves que no faltan existencias en tu inventario o que no tienes que tirar demasiada comida a la basura, sabrás que puedes confiar en ellos. 

A la larga, es buena idea dejar que tus empleados se encarguen de estas tareas, ya que pasan más tiempo que tú o tu gerente en la cocina y sabrán mejor donde se encuentra cada producto. Además, delegar tareas administrativas es una de las mejores maneras de mostrar que confías en tu personal! 

¿Qué te puede revelar un conteo de inventario?

Cuando acabas de abrir tu negocio, aún habrá muchos detalles que tendrás que ir reajustando poco a poco: cambiarás tus recetas, elegirás nuevos proveedores, te darás cuenta que algunos de los ingredientes que estás usando para tus platillos te generan demasiadas pérdidas o siempre acaban en la basura, y mucho más. 

Es por esto que necesitas una herramienta de gestión de inventario que te ayude a ver cualquier discrepancia que surja en la gestión de tu negocio, y que te ayude a entender mejor cuándo debes realizar cambios para seguir generando ganancias. Al completar tu inventario, no pierdas de vista:

    - Duplicados. Cuando registras productos nuevos o cuando cambias de proveedor, se puede dar el caso que ingreses un producto más de una vez, y esto puede generar confusión a la hora de chequear tu contabilidad. Trata de eliminar duplicados tan pronto como los detectes. 

    - Un exceso de existencias en almacén. Dependiendo de cuanto te cobran tus proveedores por hacer repartos, es importante encontrar un equilibrio entre la cantidad de existencias que encargas, y cuántas veces al mes haces compras. Si compras demasiado, verás que mucho de tu capital está paralizado en tu almacén, por lo que no podrás hacer nuevas inversiones o usar ese dinero para una emergencia. 

    - Errores y discrepancias. Si empiezas a ver saldos negativos en tu sistema de conteos cuando sabes que aún tienes existencias en tu refrigerador, te recomendamos que intentes averiguar cuál es la causa de este error: mira tus listados de comprar para esas fechas y habla con la persona que hizo el conteo. 

     - El costo bruto de tus ingredientes. Una vez que hayas vendido suficientes platillos, deberás empezar a prestarle atención al costo de tus ingredientes para cada uno. Así podrás determinar si te será necesario cambiar de proveedor o ajustar un poco tus recetas. 

- Cantidades de ingredientes que usas en cada periodo. Esta métrica es muy importante, ya que te ayudará a entender mejor cuántas existencias quieres encargar con cada compra, y así empezar a desperdiciar menos comida. 

¡Esperamos que nuestro artículo te ayude a optimizar tu estrategia de conteo de inventario! Con la información que recopiles, podrás por ejemplo decidir si quieres cambiar las recetas de tus platillos, determinar con antelación cuando tendrás que realizar tu próxima compra y minimizarás las mermas en tu cocina.


Samuel Nóvoa
Especialista en Marketing de Contenidos para Poster, centrado en crear contenido relevante para el sector gastrónomico, ayudando a negocios de toda escala a mejorar sus estrategias de fidelización y a desarrollar su imagen de marca.

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