Курс для власників кафе та ресторанів: Управлінський облік
Цей курс розроблений для рестораторів, які прагнуть краще розуміти та ефективніше використовувати управлінський облік у своєму бізнесі.
Розберемо, що таке управлінський облік, для чого він потрібний. Розглянемо основні звіти та відповімо на найважливіше питання власника закладу: скільки заробляє мій бізнес?
Спікерка
Що таке управлінський облік
Управлінський облік — це процес збору, аналізу та інтерпретації інформації для прийняття управлінських рішень. Управлінський облік об’єднує податковий, бухгалтерський, оперативний і фінансовий облік.
На відміну від фінансового обліку, який фокусується на зовнішній звітності, управлінський облік надає інформацію, необхідну для внутрішнього управління бізнесом. Та дає власнику розуміння: що йому потрібно, як швидко, і хто може це надати.
Контролюйте витрати
Виявляйте, де витрачаються кошти, та знаходьте шляхи для їх оптимізації.
Наприклад, облік допоможе дізнатись, якщо один з постачальників завищує ціни на продукти та вигідніше буде працювати з іншим.
Приймайте рішення
Приймати обґрунтовані рішення, що підвищують ефективність бізнесу.
Скорочуйте меню, залишайте лише ті позиції, які приносять найбільший прибуток, або підвищуйте ціни на менш прибуткові страви.
Плануйте бюджет
Плануйте бюджет, прогнозуйте доходи та витрати, щоб уникати фінансових проблем.
Наприклад, прогнозуйте наплив людей зранку та робіть акценти на сніданках, додавайте персонал на цей час.
Оцінюйте прибутковість
Аналізуйте, які страви, послуги або акції приносять найбільший дохід, та приймайте рішення щодо розвитку бізнесу.
Наприклад, замінюйте дорогі інгредієнти на сезонні аналоги та збільшуйте прибуток від продажу.
Перегляньте вебінар про управлінський облік, щоб зануритись у деталі:
- Що таке управлінський облік, специфіка ресторанів.
- Яка різниця між P&L та Cash Flow.
- Чому важливо зводити P&L.
- Автоматичне формування звітів.
- Як вивантажувати дані з Poster для додаткових звітів під потреби закладу.
⏰ Тривалість — 1 година 40 хвилин
Організуйте облік у закладі
🐣 З чого взагалі починати це ведення управлінського обліку? Не потрібно лякатися цих слів. Почнімо ми з руху грошових коштів.
Щоб скласти звіт про рух грошових коштів, продумайте наперед всі свої статті доходів та витрат. Завчасно пропишіть їх: маркетинг, касові зміни, послуги, постачання, зарплата тощо.
Cash flow або рух грошових коштів – це перший крок, який необхідно зробити для управлінського обліку – це чітке відслідковування кожної копійки. Почніть вести інформацію за місяць: скільки витрачено на продукти, скільки на алкоголь, скільки на інтернет або заробітну плату.
💡 Звіт про рух грошових коштів рахується за формулою:
Залишок грошей на початок періоду + Надходження за період − Виплати за період = Залишок грошей на кінець періоду
Створіть систему обліку
- Міфи про управлінський облік.
- Кроки для впровадження: практичні поради щодо створення системи обліку.
- Автоматизація процесів: як ефективно використовувати інструменти Poster.
⏰ Тривалість — 30 хвилин
Подивіться самостійно як працює Poster
Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:
- Фінансові звіти
- Складський облік
- Статистика та аналітика
- Маркетинг та ін.
Розподіліть категорій доходів та витрат
- Проєктування довідників.
- Типи діяльності: операційна, фінансова та інвестиційна.
- Налаштування категорій у Poster.
⏰ Тривалість — 30 хвилин
В Poster такий довідник називається – «Категорії транзакцій». За замовчування в кожному акаунті вже додані деякі стандартні категорії, які можна відредагувати, видалити або додати нові.
Так, наприклад, щоб окремо відстежувати витрати на платну рекламу в соціальних мережах, витрати на поліграфію, сезонний декор, колаборації з блогерами, додайте відповідні підкатегорії в головну категорію «Витрати на збут» замість загальної – «Маркетинг».
Як додати категорії транзакцій в Poster →
Впровадьте касову дисципліну
Майже кожен заклад проводить операції з готівкою, коли отримує її за продані товари, надані послуги або виплачує зарплату працівникам. Касова дисципліна складається з низки правил, які регулюють поводження з готівковими операціями, зокрема, дотримання термінів здачі та оприбуткування готівки.
Працюйте з касовими змінами
- Операції з готівкою в закладі та основні правила касової дисципліни.
- Вплив касової дисципліни на управлінський облік.
- Поширені помилки та їх наслідки.
- Налаштування категорій у Poster.
- Ведення касової зміни.
⏰ Тривалість — 30 хвилин
❣️ Відправте вашим працівникам інструкцію про роботу з касовими змінами: Як працювати з касовими змінами на касі Poster →
Налаштуйте фіскалізацію
Підключіть ПРРО, щоб працювати з фіскальними чеками та відправляти дані в податкову.
Перегляньте відповіді на розповсюджені питання щодо РРО та програмного РРО.
Контролюйте рух грошових коштів
Cash flow - основний звіт для рестораторів, який показує надходження та витрати грошових коштів. Він нам показує, скільки ми маємо грошових коштів у бізнесу, саме грошей.
Якщо говорити з точки зору управлінського обліку, гроші – це актив. Звіт говорить про гроші і дає відповідь на питання, це власні гроші чи запозичені. Але він не дає нам інформацію про товарообіг чи основні засоби. Звіт показує, який грошовий потік переважає в бізнесі – вхідний або вихідний, тобто більше продажу чи витрат. Він нічого не говорить про прибутковість чи збутковість бізнесу. Ця проблема, на жаль, є глобальною. Багато бізнесів роблять звіт і вважають, що прибуток саме такий, як показано у звіті, і орієнтуються на нього.
Звіт про рух грошових коштів буде завжди поділений на три частини:
- Операційна – це те, що ми не маємо. Тобто це надходження від продажу: кухня, бар, кейтерінг, постачання готових страв.
- Фінансова діяльність – це наші кредити та позики. Або відсотки, які ми сплачуємо за це.
- Інвестиційна діяльність – це реалізація якогось нашого активу. Наприклад, ви маєте духову шафу, яка відпрацювала два роки. І ви хочете її змінити. Продаючи на OLX, гроші, які ви отримаєте від цього продажу, буде саме ваша інвестиційна діяльність.
Суть управління грошовими коштами полягає в тому, щоб мати золоту середину між надходженнями та витратами. Щоб мати фінансову подушку та не потрапити в касовий розрив. Все це необхідно контролювати. І саме це нам дає звіт про рух грошових коштів.
Регулярно аналізуйте Cash flow
- Як звіт допомагає визначити фінансову подушку, уникнути касового розриву і планувати витрати.
- Платіжний календар.
- Внесення витрат і доходів в адмін-панелі Poster.
⏰ Тривалість — 30 хвилин
Перевірте, чи рентабельний ваш заклад
Щоб оцінити рентабельність закладу, варто перевіряти ще один важливий звіт – P&L. Profit & Loss Statement – звіт про прибутки й збитки. Цей звіт допомагає оцінити фінансові результати вашого закладу за конкретний період, порівняти доходи і витрати, та приймати зважені рішення для поліпшення фінансових показників.
Різниця між Cash Flow, звітом про грошові кошти, та P&L, звітом про прибутки й збитки, полягає в тому, що P&L дозволяє оцінити рентабельність бізнесу. P&L складається з дохідної і видаткової частин, при цьому витрати в цьому фінансовому звіті зазвичай мають більш глибоку деталізацію за статтями витрат.
В цей час Cashflow - це звіт про грошовий потік, котрий показує саме реальний рух коштів в бізнесі, враховуючи кредитні зобов’язання та інші нюанси щодо заборгованостей.
💡 P&L складається по формулі:
Продажі − Собівартість − Інші витрати − Податки = Чистий прибуток
Оцінюйте прибутковість та окупність бізнесу
- Компоненти P&L.
- Як розрахувати чистий прибуток або збиток.
- Використання функцій для ведення зарплати та аналізу продажів.
⏰ Тривалість — 30 хвилин
Користуйтеся чек-листом, щоб організувати облік:
- Визначте ключові показники ефективності (KPI): оберіть метрики, які важливі для вашого бізнесу, наприклад, рентабельність, заповнюваність залу, собівартість страв.
- Складіть довідник: виділяйте важливі елементи у окремі статті, деталізуйте аналітику для прийняття рішень.
- Налаштуйте систему обліку: впровадьте програмне забезпечення для автоматизації збору та аналізу даних.
- Навчіть персонал: забезпечте навчання керівника. Керівник стежитиме за тим, щоб не було касового розриву, а ви, як власник сфокусуєтесь на організації ресторанного бізнесу, зростанні та масштабуванні свого закладу.
- Постійно ведіть звітність: контролюйте витрати та прибутки, щоб оперативно реагувати на фінансові зміни.
- Плануйте та прогнозуйте: підготуйте річний бюджет і розділіть його на сезони. Поряд з роботою маркетолога, на кожен сезон складайте план дій, щоб досягти необхідних бізнес-показників.
- Коригуйте процеси: на основі отриманих даних оптимізуйте операційні процеси, знижуйте витрати та покращуйте прибутковість бізнесу.
⏰ 30 хвилин читання
Як налаштувати акаунт для роботи з P&L →
Як перевірити Cash flow в Poster →
Висновок
Управлінський облік — це не просто звітність, це інструмент для ефективного управління вашим бізнесом. Володіючи знаннями та вміннями у цій галузі, ви зможете краще контролювати витрати, оптимізувати процеси та підвищувати прибутковість свого закладу.
Бажаю успіху у ваших починаннях та наснаги у веденні управлінського обліку!
Читайте додаткові матеріали:
Що таке маржинальність страв у ресторані →
Як скоротити витрати ресторану →
ABC-аналіз меню ресторану та кафе →
Інвентаризація в ресторані та кафе – етапи проведення →
Приєднатися до 50 000 закладів,
які вже пробували Poster
Зареєструйтесь зараз. Перші 15 днів безкоштовно.
Спробувати безкоштовно