Автоматизація ресторану
Єдина система обліку для закладу: онлайнова каса, склад, фінанси, аналітика, CRM, інтеграція з 1С.
Системи автоматизації ресторану — це комплексне вирішення для налаштування роботи вашого закладу. Охоплює загальний складський і фінансовий облік, каси-термінали й приєднуване обладнання для обслуговування гостей і дотримання податкового обліку.
Усі власники ресторанів намагаються максимально завтоматизувати роботу свого закладу, щоб мати більше часу на аналіз статистики, поліпшення сервісу, продумування нового меню й масштабування бізнесу.
Автоматизація ресторану повинна бути впроваджена ще до відкриття закладу, можна знизити витрати, вирахувати реальні видатки й виявити «слабкі місця» закладу вже на початковому етапі його функціювання. Ви матимете повний контроль над роботою кухні, залу, складу, кас і бухгалтерії. Перш ніж вибрати систему автоматизації ресторану, треба зрозуміти, як же вона працює.
Автоматизація ресторанів допомагає:
- підвищити швидкість і якість обслуговування гостей;
- не допустити крадіжок з боку персоналу;
- відстежувати продаж і будувати ефективніші маркетингові стратегії;
- аналізувати витрати складу, щоб уникнути зайвих списань.
Який вигляд має система автоматизації?
Насамперед це програмне забезпечення для ресторану (ПЗ для ресторанів), яке встановлюють на планшети, моноблоки й ноутбуки.
Система охоплює також усі під’єднувані модулі: принтери звичайних і фіскальних чеків, сканери штрихкодів, грошові шухляди, банківські термінали та все обладнання для надсилання даних до податкової згідно з вимогами нових РРО та для коректної роботи з ліцензіями, якщо ви плануєте продавати алкоголь. .
Вибір обладнання прямо залежить від бюджету й формату закладу. Власникам деяких закладів буде достатньо й одного термінала біля стійки для замовлень, тимчасом як іншим потрібно по два термінали на кожному поверсі та ще два — біля бару.
Стаціонарна POS система
Хмарна POS система Poster
Яких процесів стосується автоматизація?
Автоматизація ресторанного бізнесу полегшує власникам і керівникам ведення обліку, а всьому лінійному персоналу — його роботу.
Зал
Офіціант приймає замовлення і вносить дані на термінал. Дуже зручно, якщо застосунок термінала встановлено на планшеті: офіціант може віддати замовлення на кухню чи бар, не відходячи від столика з гостями. У такому разі ризик увести неправильну позицію мінімальний.
Кухня
Замовлення з термінала потрапляє на кухню, де над ним негайно починають працювати. Є два способи передати замовлення: друкований «бігунець» чи текст на екрані, як це, наприклад, зреалізовано в Kitchen Kit, де можна ще й подивитися технологічну карту зі складниками страви.
Bar
Як і в ситуації з кухнею, замовлення напоїв з термінала офіціанта передаються до бару (або ж сам бармен приймає замовлення за стійкою). Замовлення готують і віддають безпосередньо гостям або офіціантові. Коли розкорковують марковану пляшку, система неодмінно це фіксує, щоб бармен не мав змоги розливати «свій» алкоголь.
Склад
Усе доставлене на склад вноситься в систему обліку, де списується як інгредієнти страв під час підготування замовлень на кухні й у барі. Списання відбувається згідно з технологічними картами, що створює шеф-кухар ресторану.
Каса
Коли замовлення готове й гості просять рахунок, видруковується перелік, який офіціант віддає гостям. Відвідувачі вибирають зручний спосіб оплати, і тільки потім їм видають фіскальний чек. Дані про транзакцію передаються до ОФД, а далі — в податкову. За допомогою термінала також можна відкривати й закривати касові зміни, проводити інкасацію та формувати Z-звіт.
Бухгалтерія
Усі дані системи у вигляді зрозумілих графіків і налаштовуваних звітів можна подивитися в адмінпанелі для власників. Бухгалтерію можна вести як у системі автоматизації, так і в популярнішій серед бухгалтерів 1C, імпортуючи туди всю потрібну інформацію.
Менеджмент
У системі автоматизації можна вести облік робочого часу персоналу: скільки змін, скільки годин відпрацював кожен працівник, скільки чеків виписав, на яку суму тощо. Також можна побачити найпопулярніші позиції меню, піковий час завантаження залу та ще багато іншого, що допоможе підвищити ефективність роботи закладу.
Яке обладнання потрібне для автоматизації ресторану?
Для застарілих і дорожчих POS-систем треба було купувати спеціальне обладнання:
- системний блок чи громіздкий моноблок;
- окремі монітори з тачскрином чи програмованою клавіатурою;
- сервер для кожного закладу.
До того ж такий набір потрібен для кожного термінала. Тому, якщо ви плануєте великий заклад, це неабияк вплине на бюджет.
Якщо працюватимете з хмарними системами, як-от Poster, вам не потрібне буде дороге обладнання для встановлення системи автоматизації. Почати повноцінну роботу можна з одним лише планшетом і принтером.
Якщо ви не маєте свого обладнання, найпростіше купити вже готовий і налаштований комплект. Наприклад, фіскальний комплект або нефіскальний. .
Функційність програмного забезпечення для ресторану
Система автоматизації Poster складається з описаних нижче елементів.
Фронт-офіс
Застосунок для автоматизації ресторанів — програма для касира, баристи, офіціанта чи бармена. Зазвичай застосунок фронт-офісу можна встановити на планшети з Android, Windows, iPad і ноутбуки, що дає змогу значно зекономити на обладнанні для нового закладу.
Ви просто встановлюєте застосунок для термінала (мобільної каси) як звичайний застосунок з маркету й так само оновлюєте його «по повітрю». На жаль, не всі розробники систем автоматизації підтримують різні платформи, тому вибір може бути обмежений, наприклад тільки Android або тільки iOS. З Poster вам не треба вибирати, на чому конкретно ви працюватимете, оскільки ця система кросплатформна.
Можливості фронт-офісу
Основні функції фронт-офісу (що саме повинен уміти ваш термінал) на прикладі Poster POS.
Візуалізація меню й фото страв
Повноцінна карта меню на терміналі в офіціанта, куди ви можете завантажувати свої зображення і розділяти страви на категорії, щоб можна було зручно та швидко оформляти замовлення.
Приймання готівкових і безготівкових платежів
Під’єднуйте банківський термінал і приймайте безготівкові платежі. За статистикою, більш ніж половина гостей хочуть розплачуватися в кафе й ресторанах карткою і, якщо така можливість є, зазвичай витрачають більше. Для готівкового обліку ліпше використовувати окрему грошову шухляду.
«Бігунці» на кухню
Друк замовлень на кухні. Ваші кухарі готуватимуть страви відразу, а не чекатимуть на офіціанта. Іще краще, якщо інформацію про замовлення можна показати на спеціальному екрані.
Розділення чека та змішані способи оплати
Розділення чека між гостями та можливість оплатити ці частини як карткою, так і готівкою. Це актуально, наприклад, тоді, коли замовлення оплачує велика компанія або коли в когось просто бракує готівки.
Віртуальний зал з розміщенням столиків
Копія схеми розміщення столиків у вашому закладі на терміналі в офіціанта чи адміністратора. Натиснувши на будь-який столик, ви зможете побачити час бронювання, оформити нове замовлення чи подивитися наявні та розділити чек.
Друк чеків
Більшість хмарних систем обліку вміють друкувати звичайні та фіскальні чеки. Перевагою буде можливість друкувати на чеках логотип закладу, побажання і будь-яку додаткову інформацію.
Налаштування безпеки
У кожного офіціанта, баристи чи бармена має бути власний пін-код для входу. Ви самі вирішуєте, кому з них надавати доступ до проведення фінансових операцій, закриття змін тощо.
Обслуговування біля каси чи біля столика
Можна вибрати режим приймання замовлень. Обслуговування біля столика підійде вам у тому разі, якщо у вашому закладі є офіціанти, які приймають замовлення в залі й беруть оплату біля столика. А режим обслуговування біля каси буде доречний, якщо у вас невеликий пункт продажу без офіціантів і ви берете оплату зразу, за фактом замовлення.
У цьому режимі замовлення можна приймати значно швидше: прийняли замовлення, надрукували чек, провели оплату — і гість уже чекає не біля каси, створюючи чергу, а за столиком чи зразу отримує товар, якщо у вас, наприклад, заклад швидкого харчування, пекарня, цукерня чи кондитерська.
Автоматізіцація доставки ресторану
У Poster інтегрована програма для доставки заказов ресторану, щоб ви могли зручно працювати із замовленнями з агрегаторів і власної служби. Відстежуйте роботу кур’єрів, контролюйте рентабельність замовлень на доставку та оптимізуйте витрати в одній системі обліку.
Бек-офіс
Адмінпанель для керівника і власника можна запустити в будь-якому бравзері на ноутбуці. Ви просто заходите на сайт під своїм логіном власника і бачите все, що в цей час відбувається у вашому закладі.
Якщо ж для цього треба встановлювати спеціальну програму для конкретної операційної системи, це неабияк обмежує вибір пристроїв. Неодмінно враховуйте це, коли вибираєте систему обліку.
Можливості бек-офісу
У будь-якій POS-системі є окремі функції для адміністрування закладу, щоб не було потреби користуватися додатковими програмами для ресторанів.
Вбудовані й налаштовувані звіти
ABC-аналіз, за допомогою якого ви побачите, які позиції меню у вас найрентабельніші, на які можна підвищити маржу, а яких страв у вас не замовляють або собівартість яких надто висока. Ви зможете дізнатися фудкост, середній чек та отримати інші корисні звіти, що допоможе підвищити прибуток закладу.
Системи лояльності й акції
Створення акцій: від простих варіантів, наприклад 1+1=3, бізнес-ланчі, «щасливі години», і до складніших, як-от знижка на конкретний товар у разі придбання кількох різних позицій.
Є два типи систем лояльності: накопичення знижок і накопичення бонусів. Коли ви заводите карти постійних клієнтів, то мотивуєте гостей витрачати більше, даючи їм змогу оплатити частину чека бонусами чи зменшити загальну суму завдяки постійній знижці.
Фінансовий і складський облік
Далеко не всі системи автоматизації ресторанів можуть похвалитися зручним складом з оформленням поставок, плануванням і докладним фінансовим обліком.
Автоматизація закупівель продуктів на склад
Забагато автоматизації не буває. Можна спростити життя закупникові й постачальникові: оформлення поставок кількома кліками й планування закупівель у самій системі чи імпорт поставок з вашої бухгалтерської програми 1C.
Історія дій з кожним чеком
Скасування, застосування акцій, спосіб оплати, час відкриття і закриття чека — усе має бути у вас перед очима. Якщо ви захочете перевірити своїх працівників, досить буде просто переглянути історію чеків. Звичайно, доступ до таких можливостей системи обов’язково треба обмежувати.
Докладні онлайнові звіти щодо виторгу в будь-який час
Ви можете коли завгодно подивитися, хто у вашому кафе чи ресторані скільки товарів продав. У Poster для цього треба зайти у свій акаунт з бравзера ноутбука або через застосунок Poster Boss у смартфоні. Усі фінансові звіти доступні в реальному часі.
Докладна статистика касових операцій
Закриття і відкриття касових змін, інкасація та інші дії з касою відображаються в адмінпанелі, щоб ви могли будь-якої миті перевірити роботу свого персоналу.
Бронювання столиків
Тут усе просто: це зручно для клієнта і зменшує навантаження на адміністратора. Останньому треба лише перетелефонувати гостеві у вільний час, щоб підтвердити бронювання, а не заповнювати дані вручну.
Розрахунок заробітної плати
Ще одна корисна можливість, якою можуть похвалитися далеко не всі автоматизовані системи управління рестораном автоматизації. Значно зручніше вести облік робочого часу і розрахунок заробітної плати там само, де й весь інший фінансовий облік, щоб бачити реальну картину прибутків і витрат.
Заготовлення напівфабрикатів, різні види фасування
Щоб контролювати весь технологічний процес у кафе чи ресторані, треба максимально завантажити систему автоматизації і дати їй усю доступну інформацію, включно з розрахунками техкарт, розмірами порцій, виходу тощо.
Нагадування щодо закупок
Корисна і потрібна функція, звичайно, якщо у вашій системі автоматизації є складський облік. Налаштувавши нагадування про критичні залишки продуктів на складі, яке приходитиме вам поштою чи смс-повідомленням, ви ніколи не забудете оформити нове постачання, тож на вашій кухні робота не зупинятиметься.
Швидка інвентаризація
Обов’язкова функція для профілактики розкрадань у закладі. Якщо ви проводите всі поставки завжди через систему обліку, то інвентаризацію треба проводити там само. Треба порівняти фактичний залишок кухні чи бару з книжковим, який покаже ваша система автоматизації ресторану. Ви одразу побачите, де у вас недостача, і зможете з’ясувати її причину.
Миттєва інвентаризація складу
Швидка інвентаризація вибіркових позицій, наприклад коли вам треба зрозуміти причину недостачі напоїв у барі чи якоїсь конкретної групи продуктів на кухні.
Створення персональних технологічних карт
Для кожної позиції меню ви можете створити окрему техкарту, де буде повністю розписана рецептура страви. І коли цю страву готуватимуть, усі інгредієнти будуть автоматично списані зі складу. Також, якщо у вас установлено екран на кухні, кухар може подивитися складники страви.
Інтеграція з 1С
Завантаження приймальних накладних, вивантаження / завантаження бази продуктів, товарів і багато іншого. Якщо ваш бухгалтер працює в 1C (найімовірніше, так і є), буде важко обійтися без коректної інтеграції 1C з вашою системою обліку.
Основні переваги автоматизації ресторанів
Завтоматизувавши свій заклад, ви більше не витрачатимете багато часу на побутові проблеми і постійний контроль звичайних завдань, натомість зможете стежити за якістю страв, сервісу й розробляти нові маркетингові стратегії, щоб заробляти більше.
Сучасна хмарна система обліку — це:
Швидке навчання персоналу
Програма для ресторану має бути проста й зручна, а всі потрібні функції — доступні вже під час авторизації на терміналі. Персонал не повинен бачити налаштування та інформацію, призначену власникові. Усе напрочуд просто: оформили замовлення і відправили його на кухню, узяли оплату й видрукували чек.
Надійна робота офлайн
Якщо у вашому закладі часто виникають проблеми з мережею, це не має впливати на роботу POS-системи. Вибираючи програму автоматизації, переконайтеся, що вона зберігає всю інформацію про замовлення, чеки тощо на пристрої доти, доки в закладі знову не відновиться інтернет-зв’язок.
Доступ з будь-якої точки світу
Тепер, щоб довідатися, як іде продаж у вашому ресторані, не треба їхати до закладу, досить увімкнути ноутбук, зайти в адмінпанель і перевірити всі ключові процеси. Це особливо актуально, якщо ви любите подорожувати або часто їздите у відрядження.
Доступна ціна
Автоматизація роботи ресторану не повинна коштувати дорого, тому хмарні вирішення найчастіше працюють за моделлю передплати. Ви платите тільки за той час, коли працює ваше кафе, бар чи ресторан.
Наші клієнти поділилися думкою про Poster
«Всі наші точки працюють на Poster. Найважливіше — це зрозумілий інтерфейс, далі — можливість відстежувати виручку в реальному часі: як продаються топові позиції, коли була закрита касова зміна, проведена інвентаризація тощо.»
В мене освіта програміста та я звик до хмарним IT-рішень. Вибрав Poster, тому що це гнучка система. На відміну від інших, вона дає нам можливість створювати функції, яких немає в жодній системі та які працюють саме з нашим бізнесом.
