Робота з касою для ФОП: прості рішення для обліку й продажів
У цьому курсі покажемо, як вести касову дисципліну в закладі. Навчимося робити транзакції та слідкувати за рухом грошей.
Мінімум теорії – тільки конкретні рішення для ФОПів, які керують кав’ярнею самостійно або з невеликою командою.
Урок 1. Впровадження ПРРО
ФОП — це фізична особа, зареєстрована в якості підприємця людина. Підприємець не має законодавчих вимог до ведення касової дисципліни. Тобто не обовʼязково здавати виторг в банк, створювати касові ордери, вести касову книгу, та встановлювати ліміт каси.
Проте щоб контролювати рух грошей, рекомендуємо встановити певні правила в закладі. Важливо, щоб ваші працівники знали, як фіскалізувати продажі. Поділіться посиланням на курс в загальному чаті з вашими касирами.
Згідно з законодавством України кожен ФОП, який приймає оплати карткою або готівкою, має видавати гостям фіскальні чеки. Для цього заклади мають використовувати фіскальні реєстратори чи програмний РРО.
Ми рекомендуємо впроваджувати сучасні рішення та працювати з ПРРО від Poster, що розроблений для закладів та інтегрований у вашу систему обліку.
Налаштуйте фіскалізацію
Заздалегідь підключіть ПРРО, щоб працювати з фіскальними чеками та відправляти дані в податкову.
Перегляньте відповіді на розповсюджені питання щодо програмного РРО.
Урок 2. Відкриття зміни та робота протягом дня
Касова зміна на ПРРО — це період передачі даних до податкової з моменту першого продажу після останнього Z-звіту та до формування наступного звіту.
Упродовж касової зміни на одній касі можна працювати тільки з одним ЕЦП
Щоб фіскалізувати чеки, заздалегідь завантажте ЕЦП-ключі →
⏰ Кількість змін і Z-звітів протягом дня необмежена, але важливо, щоб одна зміна не перевищувала 24 години.
Перегляньте 10-хвилинне відео про роботу на касі – у ньому ми покажемо, як відкривати та закривати зміну, працювати із замовленнями, додавати транзакції та формувати звіти.
Відкрийте касову зміну
Перевірте, щоб бігунець Фіскалізації був увімкненим. Та внесіть суму грошей в касі вже з привʼязаним ключем:
-
Відкрийте застосунок Poster та введіть ПІН-код працівника.
-
Розпочніть касову зміну.
-
У полі Залишок у касі введіть суму для готівкового розміну.
💡 Вносьте розмінні гроші зранку під час відкриття зміни, щоб готівка в касі співпадала з Х-звітом.
-
Праворуч вгорі у вас з’явиться повідомлення про відкриття зміни.
Обслуговуйте гостей та проводьте продажі
-
Додайте товари до замовлення.
-
На екрані оплати ввімкніть перемикач Фіскалізація та натисніть Оплатити.
Роздрукуйте фіскальний чек з реквізитами та обов’язковим QR-кодом.
💡 Щоб перемикач Фіскалізація завжди був активним, відкрийте в адмін-панелі вкладку Налаштування → Загальні та встановіть прапорець у пункті Друкувати фіскальні чеки за замовчуванням, а потім натисніть Зберегти.
Перевірте закриті чеки в архіві
Щоб перевірити, чи передалися дані з продажів до податкової, відкрийте вкладку Архів чеків та подивіться список закритих замовлень.
У кожного чека є кольоровий індикатор. Він допомагає швидко зрозуміти статус фіскалізації замовлення.
Зелений вказує на успішну фіскалізацію та відправку чека до податкової.
Якщо помилились під час розрахунку з гостем, чек із таким індикатором можна повернути та створити новий, правильний. Далі розглянемо повернення чеку.
Сірий вказує на пустий чек, або на чек у якому немає фіскальних товарів.
Якщо ви побачили чек з сірим індикатором, перевірте, чи додали позиції в чек та чи привʼязаний податок до товарів та тех. карток з цього замовлення.
Жовтий позначає повернення фіскального чека.
Червоний — означає, що у чеку є фіскальні товари, але його не передано до податкової. Чек із червоним індикатором може зʼявитися, наприклад, коли нема світла й інтернету, або через помилку під час звʼязку з податковою.
Відправте його знову, натиснувши Фіск. чек. Якщо помилка повториться, перевірте підказку праворуч вгорі каси та зверніться до технічної підтримки Poster.
☝️ У чеках із фіскальними товарами неможливо відредагувати метод оплати. Якщо помилились чи гість відмовився від замовлення, зробіть фіскальне повернення та видаліть чек в адмін-панелі, щоб виторг у X-звіті відповідав сумі у грошовій скриньці. Після чого проведіть чек знову з коректним методом оплати.
Зробіть фіскальне повернення на касі
-
Відкрийте ліворуч вгорі каси вкладку Архів чеків.
-
Виберіть чек та натисніть кнопку Повернення.
-
Якщо гість оплатив замовлення:
• готівкою, — дочекайтеся друку чека повернення на фіскальному реєстраторі;
• карткою, — попросіть його провести карткою через зчитувач платіжного термінала. На банківському терміналі та фіскальному реєстраторі роздрукуються чеки повернення.
-
Натисніть кнопку Готово.
Після цього видаліть його в адмін-панелі, щоб статистика продажів сходилася з фіскальними звітами та продукти повернулися на склад.
Видаліть чек, щоб повернути продукти на склад
-
Відкрийте вкладку Статистика → Чеки в адмін-панелі.
-
Знайдіть повернутий чек за номером чи 🟡 жовтим індикатором.
-
Натисніть ••• та виберіть Видалити.
Видалений чек лишиться у статистиці чеків в адмін-панелі та виділено червоним кольором.
Він не враховуватиметься у виторгу, а продані товари та інгредієнти буде повернено на склад.
💡 Якщо у вас немає можливості увійти до адмін-панелі, видаліть чек в застосунку для смартфона Poster Boss. Для цього виберіть чек в застосунку, свайпніть ліворуч та натисніть Видалити.
🛜 Перевірте, що ваша каса налаштована для роботи офлайн. Так ви будете певні, що якщо зникне звʼязок з податковою, фіскалізація чеків не зупиниться.
Урок 3. Додавання транзакцій
Створюйте транзакції на касі Poster, коли вносите чи забираєте кошти із грошової скриньки.
Працюйте в Poster з трьома видами транзакцій:
• Витрата — це видатки на доставлення води чи заробітну плату працівникам;
• Внесення — це надходження розмінних грошей до каси;
• Інкасація — це переказ виторгу за день між рахунками «Грошова скринька» → «Сейф», проводьте її наприкінці кожного робочого дня перед закриттям зміни.
Додавайте транзакції для контролю доходів та витрат закладу.
Щоб створити транзакцію:
-
Натисніть праворуч вгорі на ≡ та виберіть Створити транзакцію.
-
Виберіть її тип: Витрата, Внесення або Інкасація.
-
Вкажіть суму транзакції та напишіть коментар.
-
Виберіть категорію транзакції.
💡 За замовчуванням транзакції надається категорія «Касові зміни». Вибирайте інші категорії, щоб отримати детальний фінансовий звіт. Наприклад, виберіть категорію «Зарплата», якщо виплачуєте заробітну плату готівкою з грошової скриньки.
- Натисніть Створити.
💸 Вносьте до Poster всі транзакції, коли по факту забираєте чи додаєте гроші до каси. Це допоможе уникнути розбіжностей.
Poster: оновлення та поради
Підписуйтеся на наш канал, щоб першими дізнаватися про оновлення, отримувати корисні поради та швидкі рішення для роботи з касою та адмін-панеллю Poster.
👋 Долучайте колег і поширюйте в робочих чатах – це допоможе команді тримати руку на пульсі.
Урок 4. Як звірити касу
Перевіряйте суми продажів та витрат з моменту відкриття зміни на ПРРО та звіряйте їх з фіскальним звітом. Х-звіт чи звіт денний показує кількість продажів та суми готівкового та безготівкового виторгу з моменту відкриття касової зміни на ПРРО. X-звіт можна формувати необмежену кількість разів, щоб звіряти суму грошей у касі.
Щоб зробити Х-звіт:
-
Натисніть на ≡ праворуч вгорі.
-
У блоці Фіскалізація виберіть X-звіт.
-
Перегляньте електронний звіт, або надрукуйте його для звірки.
Перевірте суми продажів та транзакцій за поточну касову зміну. X-звіт покаже цифри, які буде надіслано до податкової, якщо наразі зняти Z-звіт та закрити зміну.
Щоб звірити оплати карткою, зніміть Х-звіт на банківському терміналі
Якщо у вас інтегрований термінал від ПриватБанку, зробіть звіт на касі:
-
Натисніть на ≡ праворуч вгорі каси.
-
У блоці Платіжний термінал виберіть X-баланс.
P&L
Оцінюйте прибутковість та окупність в P&L від Poster.
- звіряйте різні періоди
- оцінюйте фудкост, зміни в надходженнях, собівартості та інших витратах
- одразу впроваджуйте управлінські зміни в системі обліку
Урок 5. Закриття зміни
Закриття зміни – це не просто фінальне натискання кнопки на касі, а важливий процес, який впливає на фінансовий облік. Щоб уникнути нестач, розбіжностей у звітах і зайвих питань від податкової, дотримуйтеся ключових етапів: перевірки каси, формування звітів і контролю операцій. Це допоможе підтримувати порядок у фінансах і спати спокійніше.
Порахуйте гроші
Перерахуйте готівку в касі та зніміть Х-звіт на банківському терміналі, щоб знати баланс по безготівці.
Сформуйте звіт із продажу
Натисніть на ≡ праворуч вгорі та виберіть Скласти звіт. Вкажіть період, який повністю охоплює касову зміну.
Звірте суми з залишком готівки та балансом термінала
🧮 Залишок в касі = Обіг готівки − Повернення готівки + Доходи − Витрати
Зніміть Х-звіт через ПРРО
Перевірте чи фіскалізувались всі гроші, які повинні.
Та відкладіть суму на розмін, яку залишаєте у касі на завтра.
Інкасуйте готівку
-
Натисніть на ≡ та виберіть Створити транзакцію з типом Інкасація.
-
Зніміть Х-звіт та переконайтесь, що наприкінці дня сума готівки у касі дорівнює розміну на завтра. Натисніть Готово.
🧮 Сума інкасації = Залишок готівки в касі - Розмін на наступну зміну.
Зніміть Z-звіт на банківському терміналі
Якщо ви працюєте з банківським терміналом, закрийте зміну і на ньому. При інтегрованому терміналі ПриватБанку, зробіть Z-звіт на касі.
Натисніть на ≡ праворуч вгорі каси та у блоці Платіжний термінал виберіть Загальний звіт.
Закрийте касову зміну
-
Натисніть на ≡ та виберіть Закрити зміну.
-
Введіть суму розміну на завтра, переконайтесь що ввімкнули перемикач Z-звіт та натисніть Готово.
💡 Z-звіт відправиться до податкової. Та ви зможете переглядати Z-звіти в електроному форматі в адмін-панелі у вкладці ПРРО → Z-звіти.
Закриваючи зміну наприкінці робочого дня, ви забезпечуєте точний облік виторгу, коректні звіти та прозорість операцій. Якщо ви побачили розбіжність, виявіть та усуньте її причину перед закриттям зміни →
Найчастіші запитання
Додайте фіскальну транзакцію на касі з типом Внесення.
Причин може бути декілька, зазвичай це людський фактор. Найпоширеніші помилки, через які зʼявляється розбіжність:
- Під час робочого дня забули внести транзакцію. Наприклад, розрахувалися з постачальником готівкою з каси, а в Poster таку транзакцію не додали.
- Додали одну транзакцію двічі. Наприклад, адміністратор під час створення транзакції відволікся на постійного гостя та не перевірив, чи додавав вже транзакцію.
- Забули зробити інкасацію.
- Пропустили купюру при підрахунку: записали одну суму для інкасації, а по факту інкасували більшу суму.
Треба повернути фіскальний чек та пробити наново з безготівкою. Заходимо в Архів чеків → Шукаємо чек → Повернення.
Зробіть новий чек з методом оплати картка. Знайдіть старий чек в адмін-панелі та видаліть його, він буде помічений жовтим індикатором.
Якщо з 1 січня 2022 року ви не видаватимете покупцям фіскальні чеки, вам випишуть штраф:
-
100% вартості проданих товарів — перше порушення;
-
150% вартості проданих товарів — кожне наступне недотримання закону.
За 24 години потрібно обов’язково зробити один звіт. Проте за цей час може бути декілька змін. Всі вони можуть увійти в один Z-звіт, а можуть й в різні.
Наприклад, в кав’ярні працює декілька бариста у різні зміни, й Z-звіт робить той, хто закриває касу. Та якщо кожен бариста на своїй зміні зробить Z-звіт по закінченню свого робочого часу – це теж прийнятний варіант.
Якщо за 24 години були продажі, Z-звіт потрібно знімати обов’язково. За незнятий вчасно Z-звіт передбачений штраф у 30 неоподаткованих мінімумів.
Якщо ж ви не продавали нічого умовний тиждень, то й знімати нічого не потрібно. Відкрили касу, щось продали, тоді вже зняли Z-звіт й закрили касу.