Облік у пекарні: практичний курс з Poster
Покроковий курс для власників пекарень та адміністраторів. Кожен урок — конкретні дії в адмін-панелі та практичне завдання для закріплення.
Знайомство з Poster
Poster — це українська система автоматизації для кафе, ресторанів та пекарень. В одному місці — касовий облік, управління складом, виробничий модуль, аналітика продажів і фінансові звіти.
В адмін-панелі налаштовуєте усю роботу пекарні: тут створюють меню, заповнюють тех. картки, додають постачання, переглядають залишки на складі та фінансові звіти. З адмін-панеллю зазвичай працює власник, керівник або технолог.
Каса Poster — застосунок для планшета чи смартфона. Касир додає позиції до замовлення, приймає оплату та фіскалізує чеки.
⏰ Тривалість — 10 хвилин
Урок 1. Меню пекарні
Меню пекарні в Poster — це не просто список позицій. Кожна тех. картка містить склад, вихід готового продукту та відсоток відходів при обробці. Це основа для точного розрахунку собівартості та контролю залишків на складі.
Налаштуйте категорії та позиції меню
Створіть структуру меню відповідно до асортименту пекарні. Наприклад: «Хліб», «Здобна випічка», «Торти та тістечка», «Напої».
- В адмін-панелі перейдіть у Меню → Категорії товарів та тех. карток та додайте категорії.
- Потім перейдіть у Меню → Тех. картки та натисніть Додати.
- Вкажіть назву, виберіть категорію та додайте складники тех. картки.
Заповніть тех. картки
Тех. картка — це рецептура виробу з точним переліком інгредієнтів, їхньою кількістю та відсотком відходів при обробці.
Приклад тех. картки «Пшеничний хліб 500 г»:
- Борошно пшеничне — 380 г
- Вода — 240 г
- Дріжджі — 8 г
- Сіль — 7 г
- Олія — 10 г
- Вихід готового продукту: 500 г
Poster автоматично списує інгредієнти зі складу при кожному продажу — за тех. карткою.
Як розраховується виробнича собівартість →
Налаштуйте модифікатори
Якщо позиція продається у кількох варіантах — наприклад, хліб 250 г та 500 г або торт із різними начинками — налаштуйте модифікатори. Кожен модифікатор може мати власну тех. картку та ціну.
Як додати модифікатор до тех. картки →
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Створіть в адмін-панелі одну категорію меню та одну позицію з тех. карткою. Додайте щонайменше три інгредієнти, вкажіть відсоток відходів та вихід готового продукту. Перевірте, що собівартість розрахувалась автоматично.
Читайте додатково:
Технологічні карти страв — як правильно скласти →
Урок 2. Виробничий модуль: від сировини до готового продукту
Напівфабрикат — це проміжний продукт, який роблять із сировини і підставляють у тех. картки готових виробів. У пекарні це, наприклад, тісто, крем або глазур.
Виробничий модуль Poster відображає реальний процес виробництва: сировина (борошно, яйця, масло) → напівфабрикат (тісто) → готовий виріб (хліб, булка, торт).
Налаштуйте напівфабрикати
Напівфабрикат в Poster — це тех. картка з типом «Напівфабрикат». Її підставляють як інгредієнт у тех. картки готових виробів.
Приклад для пекарні:
- Напівфабрикат «Дріжджове тісто» — інгредієнти: борошно, вода, дріжджі, сіль, олія
- Тех. картка «Булка здобна» використовує «Дріжджове тісто» як складник
- В адмін-панелі перейдіть у Меню → Напівфабрикати.
- Натисніть Додати напівфабрикат, введіть назву та одиницю виміру.
- Додайте інгредієнти та вкажіть вихід готового напівфабрикату.
Тех. картка виробу з напівфабрикатом
Коли напівфабрикат налаштований, використовуйте його в тех. картках готових виробів. Poster автоматично «розгорне» напівфабрикат до первинних інгредієнтів і спише сировину зі складу.
Приклад «Круасан маслений»:
-
Дріжджове тісто — 80 г
-
Масло вершкове — 25 г
-
Яйце (для змащування) — 5 г
-
Вихід: 90 г (втрати при випічці: ~11%)
-
[v] Poster розраховує собівартість через первинні інгредієнти
-
[v] При продажу списується сировина, а не напівфабрикат
-
[v] Можна виробити партію напівфабрикату наперед через Виробничий ордер
Приклад використання напівфабрикатів →
Виробничий ордер: заготовка партії
Якщо ви щоранку замішуєте тісто на весь день наперед, використовуйте Виробничий ордер. Він записує, скільки напівфабрикату виготовлено, і списує відповідну кількість сировини зі складу.
В адмін-панелі перейдіть у Склад → Виробництва, натисніть Додати, виберіть напівфабрикат і вкажіть кількість.
Що таке виробництво та як його використовувати →
Переробка залишків
💡 Переробка в Poster — це перетворення одного продукту на інший. Наприклад, хліб, що не продався за день, можна переробити на крутони та продати як окрему позицію. Це зменшує списання та збільшує прибуток.
Як налаштувати переробку
- Створіть позицію меню «Крутони» з тех. карткою, де інгредієнт — «Хліб пшеничний» (200 г хліба → 150 г крутонів).
- Коли залишився непроданий хліб, перейдіть у Склад → Переробки та натисніть Додати.
- Вкажіть вихідний продукт (хліб), кількість та отриманий продукт (крутони).
Poster спише хліб зі складу та зарахує крутони — без ручних коригувань.
Що таке переробки та як переробити страву →
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Створіть напівфабрикат «Дріжджове тісто» з трьох інгредієнтів та додайте його до тех. картки будь-якого виробу. Потім створіть переробку: 500 г хліба → 400 г крутонів.
Читайте додатково:
Як розрахувати відсоток відходів продуктів →
Калькуляція страв — як скласти калькуляційну карту →
Урок 3. Склад та сировина
Щоб Poster правильно розраховував залишки та собівартість, регулярно вносьте постачання, робіть інвентаризацію та перевіряйте рух продуктів.
Кожного разу, коли привозять борошно, масло, яйця та інші інгредієнти, вносьте постачання в адмін-панелі.
- Перейдіть у Склад → Постачання → Додати постачання.
- Виберіть постачальника та склад.
- Додайте позиції та вкажіть кількість, ціну та одиницю виміру.
- Збережіть — Poster зарахує сировину на склад і оновить собівартість.
⏰ Тривалість відео — 4 хвилини
💡 Прив’яжіть постачальника до кожного інгредієнта — тоді зможете швидко формувати замовлення одним кліком.
Переглядайте, скільки сировини залишилось на складі та як вона витрачається.
- Склад → Залишки — поточні залишки кожного інгредієнта
- Склад → Звіт за рухом — скільки прийшло, скільки витратилось, скільки залишилось за обраний період
Так видно перевитрати або де фактичні залишки розходяться з даними Poster.
⏰ Тривалість відео — 5 хвилин
Робіть інвентаризацію регулярно — щотижня або перед закриттям місяця — щоб звірити реальні залишки з даними в адмін-панелі.
- Перейдіть у Склад → Інвентаризації та натисніть Додати.
- Перерахуйте фактичні залишки сировини та введіть їх у систему.
- Poster покаже розбіжності та скоригує залишки після підтвердження.
⏰ Тривалість відео — 5 хвилин
Щоб не залишитись без борошна в розпал робочого дня, налаштуйте мінімальні ліміти залишків для кожного інгредієнта.
Коли залишок опускається нижче ліміту, Poster надсилає сповіщення — і ви вчасно робите замовлення.
Замовляйте сировину у постачальників
Формуйте замовлення постачальникам прямо в адмін-панелі Poster — на основі поточних залишків та лімітів.
- Система підкаже, які інгредієнти закінчуються
- Замовлення формується автоматично по кожному постачальнику окремо
- Після отримання товару одним кліком перетворюється на постачання
Як додати постачальника в Poster →
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Додайте постачання борошна: вкажіть постачальника, 25 кг за ціною 18 грн/кг. Перегляньте залишки на складі та переконайтесь, що борошно зарахувалось. Налаштуйте ліміт для борошна на рівні 5 кг.
Читайте додатково:
Інвентаризація в ресторані та кафе →
Витрати та списання продуктів →
Урок 4. Фудкост та Postie AI
Фудкост — це відсоткове співвідношення собівартості виробу до його продажної ціни. Для пекарні нормальний фудкост — 25–35%. Якщо фудкост вищий, заклад продає собі у збиток.
Де переглядати фудкост в адмін-панелі
Poster автоматично розраховує собівартість кожної позиції на основі тех. картки та актуальних цін закупівлі.
- Статистика → Товари — фудкост та прибуток по кожній позиції за обраний період (стовпці можна налаштувати)
- Статистика → ABC-аналіз — які позиції найбільш прибуткові, а які тягнуть вниз
Якщо ціна на борошно зросла — оновіть вартість у постачанні, і Poster перерахує фудкост автоматично.
⏰ Тривалість відео — 4 хвилини
Що таке фудкост та як його перевірити в Poster →
Postie AI: аналітика пекарні без таблиць
Postie — це AI-асистент в адмін-панелі Poster. Замість того, щоб вивантажувати звіти та зводити таблиці, ви просто ставите запитання звичайною мовою і отримуєте готову відповідь за секунди.
Відкрийте адмін-панель, перейдіть у розділ Postie та поставте перше запитання.
Приклади запитів до Postie для пекарні
Контроль фудкосту
Ціни на борошно зросли і ви хочете знати, які вироби стали збитковими:
«Покажи позиції, де фудкост перевищує 35% за поточний місяць»
Postie проаналізує тех. картки, зіставить з актуальними цінами закупівлі та покаже список виробів, де ціну варто переглянути.
Аналіз прибутковості асортименту
Ви хочете зрозуміти, на чому пекарня заробляє найбільше:
«Які 5 позицій принесли найбільше маржі за останні 30 днів?»
Перегляд ціни після подорожчання сировини
Масло подорожчало на 15%, і ви шукаєте, що переоцінити:
«На які позиції варто підняти ціну, якщо вартість масла зросла на 15%? Покажи, як зміниться фудкост»
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Відкрийте Статистика → Товари та знайдіть позицію з найвищим фудкостом у вашій пекарні. Перевірте, які інгредієнти найбільше впливають на її собівартість. Поставте запитання до Postie.
Читайте додатково:
Фудкост у ресторані: норми, формули, як знизити →
Що таке маржинальність страв →
Урок 5. Фінансовий мінімум для власника
Власнику пекарні не потрібно вести бухгалтерію в Poster — але є кілька цифр, на які варто дивитись щотижня.
Касові зміни: хто, коли і скільки
Кожен робочий день касира — це окрема касова зміна в адмін-панелі. Тут видно:
- скільки продали за зміну та якими способами оплати
- чи збігаються фактична готівка та дані системи
- хто з касирів відкривав і закривав зміну
Перейдіть у Фінанси → Касові зміни, щоб переглянути зміни за будь-який період.
Як працювати з касовими змінами →
P&L: скільки заробляє пекарня
P&L (Прибутки та збитки) — це зведений фінансовий звіт за обраний період. Він показує:
- виручку від продажів
- витрати (собівартість сировини, оренда, зарплата та інше)
- чистий прибуток
Перегляньте P&L у Фінанси → P&L. Порівняйте поточний місяць із попереднім — одразу видно, чи пекарня росте.
- Виручка зростає — перевірте, завдяки яким позиціям
- Прибуток падає — перевірте фудкост та статті витрат
💡 Детальніше про фінансовий облік — в окремому курсі: управлінський облік, Cash Flow, бюджетування та аналіз прибутковості для власників.
Курс про управлінський облік для власників →
Вебінар: різниця бухгалтерського та управлінського обліку →
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Відкрийте Фінанси → P&L у своїй адмін-панелі та перегляньте звіт за поточний місяць. Знайдіть найбільшу статтю витрат та порівняйте виручку з попереднім місяцем.
Приєднатися до 27 000+ закладів,
які вже працюють з Poster
Зареєструйтесь зараз. Перші 15 днів безкоштовно.
Спробувати безкоштовно