8 поширених помилок при відкритті закладу
27 березня • 8 хвилин
Оксана Камінська, директорка з розвитку івано-франківської мережі «23 ресторани», визначила 8 поширених помилок при відкритті закладу та розібрала їх на кейсах.
Хмарна каса Poster
Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік
1. Надмірна впевненість у своїй бізнес-моделі.
Часто ресторатори, коли вигадують ідею для закладу, забувають протестувати бізнес-модель. Крім того, не кожен підприємець взагалі робить подібні розрахунки. Тобто він знаходить архітектора, підрядників, шеф-кухаря, роздає їм задачі, але не накладає свій задум на цифри. А кожну ідею та бізнес-модель треба тестувати на адекватність. Ресторатор має розуміти, чи згенерує він такий рівень доходів, щоб покрити витрати та отримати прибуток. Адже ідея може бути класна, продукт якісним, але споживач не готовий купувати його у кількості, яка потрібна для забезпечення потреб закладу.
Порада: перш ніж починати будь-які роботи — прорахуйте бізнес-модель у різних сценаріях (песимістичний, оптимістичний, реалістичний) та проведіть глибинні інтерв’ю з потенційними споживачами (чи готові вони купувати ваш продукт, якщо так, то за яку ціну, яка їхня споживацька поведінка). Тому що зазвичай ресторатори навіть не ставлять під сумнів, що хтось не захоче стати їхнім гостем.
Повний список завдань перед відкриттям кафе
2. Не чітко прораховані витрати.
Я багато разів бачила, як при підрахунку витрат, підприємці прописують приблизні суми на комунальні, зарплати, маркетинг, обладнання і т. д. Через те, що в цих розрахунках немає детальних цифр, на етапі реалізації проєкту, ресторатори стикаються з нестачею грошей. Також часто ресторатори забувають закладати в інвестиційний бюджет гроші на форс-мажори (а вони трапляються завжди).
Порада: прописуйте витрати максимально детально та закладайте в прорахунки 10-20% від загального бюджету саме на форс-мажори. А щоб не виходити за межі бюджету, має бути людина, яка контролюватиме витрати. Тому що коли йде будівництво — завжди є спокуса щось покращити, додати, переробити. Без людини, яка чітко контролюватиме статті витрат, — ви скоріш за все почнете виходити за межі.
3. Відсутність в проєкті архітектора.
Дизайнери зазвичай відповідають за інтер’єр закладу, вони не проєктують, не працюють глибинно з матеріалами. Саме для цих задач потрібен архітектор, який плануватиме приміщення, візьме до уваги розташування кухні, виробничих приміщень, простору для персоналу. Це дрібнички, але якщо їх не продумати на етапі будівництва, то в кінцевому результаті вам все одно потрібно буде знайти місце, де ваша команда буде обідати, перевдягатися. Тільки в готовий заклад ці приміщення буде важче і дорожче інтегрувати.
Порада: коли дизайнери мені пропонують щось, то я одразу ставлю декілька запитань: як це реалізувати, чи є підрядники та матеріали, скільки це коштуватиме. Наприклад, нам намалювали дуже красиву чотириметрову пічку для локації на фудмаркеті. Виглядає це просто неймовірно, але коли ми реалізовували ідею, то було надважко. Бо виявилося, що для неї потрібні спеціальні вогнетривкий гіпсокартон і каркас, а плиточку варто обережно зашивати. Тому в момент, коли пропонують креативні рішення, — завжди перевіряйте їх на реалістичність та наскільки вони юзабельні командою (як працівники будуть підтримувати це рішення, наскільки складно буде, якщо щось зламається).
4. Вибір підрядників без рекомендацій.
Це можливо не помилка, швидше ризик, який має наслідки. Тому що безвідповідальний підрядник може зробити дерев’яні столи, які через місяць вже розшаровуються й потрібно буде все переробляти (це лише один приклад).
Порада: знаходьте людей з якими працювали підрядники та розпитуйте (чи були проблеми з комунікацією, як довго служать вироби, чи були збережені дедлайни). Простота в комунікації — дуже важлива, тому що часто в готовий проєкт потрібно вносити зміни, а це не всім подобається. Ваші підрядники мають заздалегідь розуміти, що проєкт — це не залізобетонна конструкція, яку не можна рухати. Наприклад, ми зараз допомагаємо будувати брованю, там всі комунікації мають бути закладені в підлогу й в нас були готові вже креслення. А коли почали знімати верхній шар підлоги, то знайшли асфальт і криницю, яка під’єднана до міської мережі, хоча по документах не працювала. Такі речі неможливо передбачити, корективи будуть вноситись і підрядники мають це знати.
5. Відсутність прораба на етапі будівництва.
У вас має бути людина, яка нестиме відповідальність за будівництво: прораб має вести комунікацію з архітектором щодо виконання будь-яких задач і також шукати й контролювати підрядників. Є історія, коли в нас було 4 дні до відкриття локації на фудмаркеті й потрібно було почепити витяжні зонти, а підрядники сказали, що не будуть працювати, бо свято. Це розповсюджена історія на заході України — важко знайти людей, які будуть працювати на релігійні свята, тож треба, щоб хтось ніс за все це відповідальність.
Порада: просто знайдіть прораба :)
6. Відкладання на потім софтових задач.
Ремонти поглинають настільки багато часу та ресурсу, що на софтові задачі (маркетинг, меню, брендинг, команда, форма) залишається мало часу, зазвичай це відкладають майже до останнього. Це потім грає не на користь бізнесу, тому що тільки брендинг матеріалів займає 3-4 тижні й це без етапу розробки.
Порада: знайдіть людей, які будуть відповідальні за софтові задачі, тому що вони важливі, якщо про них не турбуватися заздалегідь, то дата відкриття буде переноситися. У нас був досвід, коли ми окремо запрошували для фінальних акцентів у дизайні дівчину, з якою познайомились в Instagram. Вона має свій проєкт вінтажних речей та доповнила простір книжками, скляними вазами з дутого скла, графінами.
7. Відсутність команди в процесі відкриття.
Коли одна команда створює заклад, а інша з ним працює, то це не ефективно в перспективі. Ми завжди залучаємо керівника та менеджмент проєкту за 2-3 місяці до відкриття, щоб вони також приймали рішення та відчували співвідповідальність за загальний простір. Ще важливий етап — набір і стажування команди. По-хорошому потрібно хоча б за 2-3 тижні до відкриття починати навчати людей.
Порада: закладайте в інвестиції зарплату команді ще на етапі відкриття. Тому що ніхто з них не буде працювати просто так, а навчити їх заздалегідь потрібно, щоб відпрацювати кожен процес. Це дуже стандартна історія, коли на пропрацюваннях страв шеф готує щось за 20 хвилин, а коли продукт роблять кухарі, то це займає більше часу. Подібні нюанси сильно впливають на систему, особливо коли команда ще не спрацьована. Щоб не налажати перед гостями — краще це дослідити при підготовці до відкриття.
Також потрібно влаштовувати тестове відкриття на 2-3 години щодня. Прям запускайте людей, готуйте замовлення, комунікуйте з гостями, запитуйте їхній фідбек, що сподобалося, що не сподобалося. Бо щоб протестувати вашу систему та побачити помилки — потрібна повна завантаженість. А ще саме на тестових відкриттях люди більш відкрито діляться відгуками.
8. Ігнорування фінансового чекапу після відкриття.
Через місяць після відкриття завжди потрібно позводити бюджети та проаналізувати, що вдалося, наскільки ви вийшли за межі бюджету або не вийшли. Якщо все ж таки перелімітили, то треба шукати помилки, що призвели до цього та зрозуміти, як їх можна було уникнути.
Порада: така аналітика потрібна для уникнення помилок у майбутніх проєктах, тож краще зафіксувати собі, що на це прям обов’язково треба знайти час і якісно провести роботу над помилками.