Щоб допомогти вам розібратися з можливими несправностями РРО, ми разом з бухгалтером-консультантом Ольгою Пушко підготували гайд з проблем касового обладнання у вашому закладі. Адже вашому бізнесу не можна зупинятися: продавати треба завжди, головне — зрозуміти, як це зробити правильно під час збоїв роботи каси.
Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.
Список найчастіших проблем у роботі фіскальних реєстраторів у кафе й ресторанах:
Відсутність електроенергії
Відсутність інтернету
РРО неправильно друкує чеки, контрольну стрічку, якісь зі звітів: Z-звіт, X-звіт, періодичний тощо.
Немає відповідності даних про суми розрахунків, що показані в касових чеках, і даних про суми розрахунків, які друкуються на контрольній стрічці
Сумарні дані касових чеків, надруковані впродовж робочого дня, не відповідають загальним сумам виторгу у звітах
Не блокується РРО, коли це передбачено документацією виробника
Не зберігаються дані у фіскальній пам’яті
Треба впродовж дня повідомити про це податкову службу (ДПС), виробника програмного реєстратора або центр сервісного обслуговування (ЦСО). У цей період проводити розрахункові операції на неробочому апараті не можна.
ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.
Отже, з типами проблем розібралися, але як працювати, далі продавати й правильно розраховувати гостей, якщо зламався касовий апарат? Для цього можна використовувати:
Книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) та РК (розрахункові квитанції).
Резервний РРО.
Або тимчасово не приймати оплату готівкою й продавати товар лише через виставлення рахунку за реквізитами.
Якщо ви думаєте про перехід на програмний РРО для свого закладу, то рішення від Poster - це найкращий варіант. ПРРО інтегровано в систему обліку для кафе та ресторанів. Наразі понад 6000 закладів в Україні фіскалізують продажі по ПРРО від Poster. Переваги програмного РРО:
Повідомити сервісному центру про зламаний РРО.
Заповнити перші дві графи четвертого розділу КОРО, що зареєстрована на зламаний РРО. За звичайної роботи касового апарату ці графи не заповнюють.
Підрахувати виторг, що є в зламаному РРО, і записати його в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
Заповнити графи з 1 до 5 у третьому розділі КОРО.
Далі всі розрахункові операції проводити за допомогою розрахункових квитанцій.
Водночас не забувайте щодня заповнювати другий і третій розділи КОРО. У другому розділі треба вносити дані за кожен день розрахунків з використанням РК, а в записах за перший день враховувати інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до поламки, звіряючи дані контрольної стрічки.
За кожен робочий день у третьому розділі КОРО вносите записи про реквізити розрахункових квитанцій до та після закінчення використання РК у межах робочого дня.
Важливо, що щодня заповнюють лише графи 3—5, де вказують номер РК, який використовують, час і дату першої розрахункової квитанції, а також її серію та номер. Ці графи заповнюють на початку кожного робочого дня.
А в графах 6 і 7 проставляють час і дату останньої виписаної за робочий день (зміну) розрахункової квитанції, а також її серію та номер.
Відновити роботу РРО разом з представником ЦСО, який заповнює з 3 до 5 графи четвертого розділу КОРО та вказує характер несправності, дату й час поновлення роботи РРО, а коли ремонт РРО закінчиться, ставить свій підпис і печатку.
У графі 6 касирові треба вказати, як проводили розрахунки під час ремонту РРО (за допомогою РК і КОРО або через резервний РРО), а у графі 7 записати номер першого Z-звіту, виконаного після поновлення роботи відремонтованого РРО.
Якщо у вас було занулення оперативної пам’яті, то через РРО слід провести суми розрахунків за час роботи до зламання. Робити це ліпше окремо за кожною ставкою ПДВ. Дані брати з контрольної стрічки.
Провести суму розрахункових операцій, що були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту, через РРО. Також за кожною ставкою ПДВ окремо.
Видрукувати Z-звіт і на його підставі заповнити другий розділ КОРО.
Якщо є резервний РРО, зареєстрований на той заклад, де вийшов з ладу основний РРО, треба просто його ввімкнути й працювати далі. Тоді касир має діяти так:
Після зламання РРО до початку розрахункових операцій підрахувати суму в скриньці РРО — виторг, отриманий за день до зламання РРО й показаний у контрольній стрічці, плюс суму «розміну».
Увімкнути резервний РРО.
Операцією «службове внесення» внести суму готівки, яка переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки несправного РРО.
Далі проводити розрахункові операції через резервний РРО.
Після поновлення роботи основного РРО підрахувати суму готівки в скриньці резервного РРО та, використовуючи операцію «службове видання», передати її до скриньки відремонтованого РРО або в касу.
Зробити Z-звіт на резервному РРО.
Розібратися з виторгом, що був у день зламання основного РРО. Якщо сталося занулення оперативної пам’яті, провести через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його зламання окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку чи іншого податку (збору) на підставі контрольної стрічки. Якщо треба, виконати операції «службове внесення» або «службове видання».
Зробити Z-звіт на основному РРО.
Операцією «службове внесення» внести суму готівки зі скриньки резервного РРО до скриньки відремонтованого РРО.
Далі проводити розрахункові операції через відремонтований РРО. Z-звіт друкувати у звичайному режимі й у день поновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції.
Якщо касовий апарат на ремонті й у вас було просто гарантійне обслуговування РРО у сервісному центрі, то алгоритм дій такий самий, як ми описали вище, плюс додаються пункти:
Укладання договору оренди або безплатного користування з ЦСО.
Реєстрація резервного РРО у податковій службі.
Використовувати так, як ми описали вище.
Після повернення до роботи основного РРО знімаєте з реєстрації резервний РРО і розриваєте на нього договір оренди з ЦСО.
До речі, щодо реєстрації КОРО на резервний РРО: законодавчо це не передбачено, якщо ви й основний РРО відмовилися від КОРО. Але водночас податкова дозволяє підприємцям реєструвати КОРО на резервний РРО за власним бажанням.
Заклад повинен проводити розрахункові операції на резервному РРО або використовувати КОРО.
Якщо РРО не працює більш як 3 доби, треба використовувати резервний або зареєструвати новий РРО. Перед початком використання нового РРО замість несправного треба перерахувати гроші в касі й провести через новий РРО операцію «службове внесення».
Тоді слід припинити приймати готівку й продавати товар. Продавати можна тільки за безготівковим розрахунком, тобто приймати оплату лише на банківський розрахунковий рахунок.
Поламка РРО — це неприємна ситуація, але до неї можна підготуватися, навіть якщо у вас немає запасного касового апарата або «фіскальника». Як стабільну альтернативу ліпше використовувати програмний РРО для ресторану, особливо якщо він працює у зв’язці з вашою системою обліку, коли практично нічого не треба додатково налаштовувати при виборі альтернативного РРО та переході з «залізного» РРО.
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
