Фінансовий порядок
Керувати закладом — це щодня приймати десятки рішень. Але робити це впевнено складно, коли ви не знаєте свого точного Food Cost або чистого доходу на сьогодні.
«Чому грошей у звіті більше, ніж у касі?» або «Куди зник прибуток, якщо продажі ростуть?» — це питання, які ми закриємо в цьому курсі.
Налаштуйте Poster так, щоб фінансова звітність формувалася автоматично
🏃🏻♂️➡️ · · · · · 🏁
Урок 1. Підготовка акаунту до обліку
Як марафонці розминають м’язи перед забігом, так і нам потрібно підготувати структуру акаунту. Якщо схибити на старті, фінішні звіти покажуть викривлену реальність.
Базові налаштування
Рахунки
Зазвичай є 3 рахунки за замовчуванням. Додайте у Фінанси → Рахунки нові, якщо маєте рахунки в різних банках, окрему касу для доставки або сейф власника.
Розділяйте особисті кошти та операційний виторг різними рахунками.
Комісія еквайрингу
Банк завжди забирає свій відсоток за термінал. Вкажіть його у Налаштування → Методи оплати.
Poster автоматично відніматиме комісію з безготівкових оплат, щоб у звітах ви бачили тільки «свої» гроші.
Цехи
«Кухня» і «Бар» — це база. Створіть у Меню → Цехи додаткові станції: «Мангал», «Суші», «Кава».
Цехи розподіляють виторг у P&L і відповідають за те, щоб продукти списувалися з правильних складів.
Склади
Створіть стільки складів, скільки фізично місць зберігання у вас є, наприклад: Бар, Кухня, Склад алкоголю та Холодильник у підсобці.
Це дозволить точно знати, де саме виникла нестача під час інвентаризації.
Практичне завдання: Перевірте свої рахунки, цехи та склади. Якщо ви іноді купуєте продукти з особистої картки, а в Poster цього рахунку немає — створіть його просто зараз, назвавши «Кошти власника».
· 🏃🏻♂️➡️ · · · · 🏁
Урок 2. Категорії транзакцій
Витратити 20 000 грн за день — це багато чи мало?
- Якщо це купівля пароконвектомата — дешево.
- Якщо це таксі для персоналу за два дні — катастрофа.
Саме категорії надають цифрам змісту.
Як структурувати витрати
Перейдіть у Фінанси → Категорії. Створіть «дерево витрат», яке відповідає реаліям вашого бізнесу.
Додайте категорії та підкатегорії транзакцій →
Зверніть увагу на:
- Деталізацію: Використовуйте підкатегорії. Наприклад, «Комунальні» → «Світло», «Вода», «Вивіз сміття».
- Відображення на касі: Увімкніть цю опцію для дрібних витрат, які роблять адміністратори, як-от таксі, вода або закупка зелені на ринку.
- Місце в P&L: Це найважливіше. Вкажіть, куди відносити категорію:
- Собівартість: пакування, продукти.
- Витрати: оренда, зарплата, маркетинг, податки.
- Після податків: повернення тіла кредиту, виплата дивідендів.
Практичне завдання: Відкрийте фінансовий звіт за минулий місяць. Чи є у вас велика сума в категорії «Різне»? Якщо так — це «чорна діра» вашого бюджету. Розбийте її на чіткі категорії.
· · 🏃🏻♂️➡️ · · · 🏁
Урок 3. Транзакції та Постачання
У Poster є 5 способів зафіксувати рух коштів. Обирайте той, який найзручніший у конкретний момент, головне — не забувати вносити дані.
Вручну в Адмін-панелі
Інструмент для бухгалтера або власника. Дозволяє вказати дату транзакції заднім числом, що критично важливо для коректного звіту P&L.
💡 За потреби встановіть іншу дату угоди. У загальному списку транзакція відображатиметься датою створення, а у фінансові звіти потрапить за датою угоди.
Каса Poster POS
Для лінійного персоналу. Дозволяє швидко внести витрату прямо на касі: взяли готівку з ящика та відразу записали це в систему.
Тільки транзакції створенні на касі можна фіскалізувати і так відображати їх у Z-звітах. Для фіскальних транзакцій на касі працює перевірка. Якщо ви спробуєте інкасувати суму, що перевищує залишок готівки за X-звітом, ви побачите помилку.
До всіх транзакцій, які створюються на касі, закріплюється Рахунок для готівки закладу. Змінити його на інший не вийде.
Мобільний застосунок Poster Boss
Для власника «на ходу». Купили овочі на ринку? Внесли витрату з телефону за 10 секунд.
Для транзакцій в Poster Boss не вийде вказати іншу дату угоди. Однак ви завжди можете змінити її, коли дістанетесь до адмін-панелі.
Postie AI
Магія штучного інтелекту для автоматизації. Завантажте виписку з банку — Postie розпізнає категорії та створить транзакції за вас.
Регулярні транзакції
Для оренди, інтернету чи охорони. Налаштуйте графік один раз, і система сама нагадає або створить платіж у потрібний день.
Вплив постачання на облік
Постачання формують вашу собівартість і заборгованість перед контрагентами.
Коли ви створюєте нове постачання, Poster враховує ціну та кількість продуктів у ньому і рахує середньозважену собівартість в межах одного складу.
Метод середньозваженої собівартості
Ви не повинні перераховувати ціни вручну кожного разу, коли постачальник змінює прайс. Poster робить це автоматично за методом середньозваженої оцінки.
Коли ви створюєте нове постачання, система бере залишок товару на складі з його поточною ціною, додає до нього нові товари з новою ціною та вираховує середню вартість за одиницю.
Саме ця цифра стає актуальною собівартістю інгредієнта, яка списується в момент продажу страви.
💡 Собівартість фіксується в момент закриття чека. Якщо ви продали каву вранці, а ввечері приїхало нове зерно за вищою ціною — собівартість ранкового чека не зміниться. Перевірити точну суму списання завжди можна в деталях чека.
Як постачання впливають на фінансові звіти?
Постачання — це точка, де перетинаються товарний та фінансовий облік. Але в різних звітах ці дані відображаються по-різному:
У звіті P&L відображається витрата продуктів
Собівартість товарів та тех. карток — це основна частина витрат закладу. У P&L сума з’являється не тоді, коли ви заплатили постачальнику, а тоді, коли ви продали страву або зробили ручне списання.
Постачання формує ціну, за якою інгредієнт потрапить у витрати.
У Cash Flow відображається оплата постачальнику
Коли ви додаєте транзакцію до постачання, ви вказуєте рахунок, дату і суму. Ця операція показує реальний відтік грошей з бізнесу.
Ви могли отримати товар сьогодні, а заплатити через тиждень. У Cash Flow витрата з’явиться саме в день фактичної оплати.
Отже, якщо розділяти дату отримання товару і дату оплати:
- Дата постачання впливає на склад і P&L, адже ви вже отримали ресурс і витрати нараховано.
- Дата транзакції оплати впливає на Cash Flow, оскільки гроші фізично пішли з рахунку саме в цей момент.
Виберіть для себе зручний спосіб додавання постачання чи комбінуйте їх:
· · · 🏃🏻♂️➡️ · · 🏁
Урок 4. Списання
Залишки продуктів та те, як їх витрачають, напряму впливають на прибуток. Ручні списання — це нормально, якщо ви розумієте їхню природу.
Налаштуйте причини списань, щоб бачити, куди зникають продукти. Виберіть до якого блоку у звіті про доходи та витрати її варто віднести: Собівартість або Витрати:
- Псування — віднесіть до «Витрат» або «Собівартості» в залежності від вашої політики.
- Харчування штату — це частина фонду оплати праці, тому обирайте категорію «Витрати».
- Проробка меню — розглядайте це як інвестицію в розвиток продукту.
Якщо не фіксувати списання щодня, інвентаризація покаже велику нестачу, і ви не знатимете: це крадіжка, зіпсовані продукти чи багато витратили на розробку нової страви.
Створюйте списання на касі
Зазвичай списання проводять через адмін-панель, але часто про розбитий стакан чи зіпсовану заготівлю забувають до кінця зміни. Щоб уникнути розбіжностей при інвентаризації, встановіть застосунок Списання на касі. Це партнерська інтеграція, яка дозволяє фіксувати втрати на касі, не відволікаючи керуючого.
· · · · · 🏃🏻♂️➡️ · 🏁
Урок 5. Касова дисципліна
Касова зміна — це інструмент для точного контролю готівки у грошовій скриньці. Вона дозволяє підбити підсумки роботи та переконатися, що фактична сума грошей відповідає розрахункам.
Poster звіряє ці показники, і якщо виникає різниця, сигналізує про це, щоб ви могли швидко знайти причину.
З чого складаються касові зміни
В основі контролю лежить порівняння двох балансів. Це схоже на «Очікування та Реальність», де ваше завдання — щоб вони збігалися.
Книжний баланс
Це те, скільки грошей повинно бути у вас в касі за версією програми. Poster рахує всі продажі, витрати та внесення, які ви провели через касу.
Фактичний баланс
Це реальна сума, яку ви перераховуєте руками та вказуєте під час закриття касової зміни. Це гроші, які фізично лежать у скриньці.
Як формується книжний баланс
Система використовує просту формулу. Вона бере суму, з якою ви відкрили зміну, додає всі надходження і віднімає всі витрати.
Формула виглядає так:
Книжний баланс = Відкриття зміни + Готівковий виторг + Доходи - Витрати - Інкасація
В готівковий виторг за зміну потраплять лише ті продажі, які здійснили саме в проміжок часу від відкриття до закриття цієї конкретної зміни.
Які транзакції потрапляють у зміну
Не всі фінансові операції впливають на касову зміну. Важливо розуміти різницю між діями на касі та діями в адмін-панелі.
Транзакції у застосунку каси
Якщо ви створюєте транзакції (внесення, витрати) прямо на планшеті, вони відобразяться в касовій зміні. Те саме стосується нових постачань: якщо для їх оплати на касі вибрати рахунок, який відповідає за готівковий виторг, це зменшить готівку в ящику.
За замовчуванням такі транзакції мають категорію «Касові зміни». Щоб змінити її для звітності, натисніть Ред. навпроти потрібної транзакції у розділі Фінанси → Касові зміни в адмін-панелі.
Транзакції в адмін-панелі
В касовій зміні не відобразяться транзакції, які створені вручну в адмін-панелі через браузер. Система вважає, що ці гроші рухаються по рахунках, але не проходять через фізичну касу закладу.
Що відбувається після закриття зміни?
Готівковий та безготівкові виторги, а також відсоток комісії еквайрингу зараховуються однією транзакцією. Ці дані потрапляють у звіт Cash Flow, формуючи левову частку доходів вашого бізнесу.
Чому зʼявляється червона крапка
Іноді у списку змін ви можете побачити червону позначку біля суми відкриття. Це сигнал: сума відкриття цієї зміни відрізняється від суми закриття попередньої.
Наприклад, вчора закрили касу з залишком 5000 грн, а сьогодні вранці відкрили, вказавши 4800 грн. Куди зникли 200 грн за ніч?
Можливі причини:
- Працівники забули порахувати дрібʼязок.
- Помилились під час вводу суми на планшеті.
- Неправильно порахували залишок готівки.
- Порахували в касу власні чайові вчора ввечері, а сьогодні їх забрали.
Щоб виправити, відкрийте потрібну зміну в адмін-панелі та натисніть Ред. навпроти транзакції з помилкою. Відредагуйте суму на правильну. Після оновлення сторінки крапка зникне.
Poster: оновлення та поради
Цей курс створений на базі марафону фінансів в нашому каналі з рестораторами. Щоб бачити більше порад, інсайдів ринку та живого спілкування — обов’язково підписуйтесь.
👋 Долучайте колег і поширюйте в робочих чатах – це допоможе команді тримати руку на пульсі.
Актуалізація або червона касова зміна
Якщо фактичний баланс не дорівнює книжному, Poster «підлаштовує» власні розрахунки під реальність, яку вказали при закритті. Для цього система створює коригувальну транзакцію, яка називається Актуалізація.
Чому виникає актуалізація
Сума актуалізації = Фактичний баланс - Книжний баланс
Це різниця між математикою та реальністю. Найчастіші причини:
- Вказали неправильний залишок готівки в касі.
- Забули створити транзакцію, наприклад, взяли гроші на таксі і не записали.
- Забули внести оплату за постачання товарів готівкою.
- Навпаки — додали одну транзакцію декілька разів.
Як виправити помилки в транзакціях
Якщо зміна вже закрита і ви знайшли помилку, наприклад, актуалізацію на велику суму, виправіть це в адмін-панелі.
Як змінити суму транзакції
- Перейдіть у Фінанси → Касові зміни.
- Натисніть на потрібну зміну, щоб відкрити деталі.
- Навпроти помилкової транзакції натисніть Ред.
- Впишіть правильну суму та збережіть.
Якщо час транзакції збігається із часом закриття зміни, посуньте час транзакції на 1 хвилину назад.
Як додати забуту транзакцію
- У деталях касової зміни натисніть + Додати транзакцію.
- Виберіть тип: дохід, витрата або інкасація.
- Вкажіть суму, коментар та виберіть працівника.
Час транзакції повинен бути хоча б на 1 хвилину менше за час закриття цієї зміни, щоб вона потрапила у звіт.
Привчайте команду перераховувати гроші уважно і коментувати будь-які розбіжності. Це збереже ваш спокій і гроші.
Надішліть адміністраторам і офіціантам посилання на курс про роботу з касою, щоб вони впевнено працювали з готівкою та чеками.
Практичне завдання: Перегляньте архів змін. Знайдіть зміни з червоними крапками або актуалізаціями. Спробуйте розібратися в причинах хоча б трьох таких випадків.
· · · · · 🏃🏻♂️➡️ 🏁
Урок 6. Звіти Cash Flow та P&L
Успішний ресторан тримається на двох фінансових стовпах: ліквідності та прибутковості. Ліквідність гарантує наявність грошей на рахунках прямо зараз, а прибутковість показує ефективність бізнес-моделі в цілому.
Для контролю цих показників існують два основні звіти: Cash Flow та P&L. Розгляньмо їх детально, щоб ви могли приймати зважені управлінські рішення на основі цифр.
Cash Flow — Рух коштів
Про що: Реальні гроші в гаманці. Питання: «Чи вистачить мені на оренду та закупку завтра?» Принцип: Відображає рух грошей за фактом транзакції, тобто коли гроші фактично прийшли чи пішли.
Показує касові розриви.
P&L — Прибутки та Збитки
Про що: Ефективність бізнесу. Питання: «Скільки я реально заробив за місяць?» Принцип: Метод нарахування, який фіксує суми за датою виникнення зобов’язань, а не фактичної оплати.
Показує операційний та чистий прибуток.
Чому цифри в звітах різні?
Уявіть: ви купили продукти на 100 000 грн з відстрочкою платежу на місяць.
- У P&L: Витрати вже відобразилися, оскільки ви використовуєте продукти, собівартість виросла, а прибуток зменшився. Це правда про вашу ефективність сьогодні.
- У Cash Flow: Гроші все ще на рахунку, адже ви ще не заплатили постачальнику. Це правда про ваш гаманець.
Вам потрібні обидва звіти, щоб керувати бізнесом повноцінно.
Використовуйте Cash Flow для управління грошима сьогодні, а P&L — для аналізу ефективності та стратегічного планування на майбутнє.
Тепер у вас є база: правильні рахунки, зрозумілі категорії витрат та вміння читати звіти. Підтримуйте цей порядок, і Poster допоможе вам вести чіткий фінансовий облік і знаходити приховані гроші.