Базовий курс: Як почати працювати в Poster
Пройдіть базовий навчальний курс і почніть працювати з Poster вже сьогодні. Курс складається з коротких практичних уроків.
Познайомтеся з основними можливостями системи та розпочніть роботу без зайвих труднощів. Ви дізнаєтеся, як налаштувати заклад, працювати з меню та складом, як зробити перший продаж та де перевірити статистику.
Урок 1. Адмін-панель і каса
Poster — це українська екосистема зручних хмарних рішень для обліку барів та ресторанів. Вона допомагає керувати процесами всередині закладу, спрощуючи роботу як для офіціантів, так і для менеджерів та кухарів. Poster складається із двох частин: адмін-панелі та каси
Адмін-панель
Адмін-панель — це ваш особистий кабінет у Poster, в якому ви створюєте товари та тех. картки, ведете складський та фінансовий облік, дивитеся показники виторгу та прибутку. Працюйте з адмін-панеллю в браузері.
Перегляньте відео, щоб познайомитись з адмін-панеллю та її основними функціями.
⏰ Тривалість — 10 хвилин
Дивитися відеоогляд PosterКаса
Каса — це робоче місце офіціанта чи касира. Де ви будете додавати товари та тех. картки у замовлення, відправляти бігунки на кухню, робити знижки відвідувачам, приймати оплату замовлення та багато іншого.
Встановіть застосунок каси, щоб спробувати зробити перший продаж. Не бійтеся, ми зможемо очистити всі тестові продажі перед тим, як ви почнете приймати справжні замовлення.
Завантажити застосунокУрок 2. Перший продаж
Увійдіть до каси для продажів:
-
Запустіть застосунок Poster на планшеті, смартфоні або комп’ютері.
-
Введіть логін каси — назву вашого закладу. Та пароль, який ви вказали під час реєстрації. Ці дані є в листі на вашій поштовій скринці та в адмін-панелі, вкладці Доступ → Каси.
-
Натисніть Увійти.
-
Введіть ПІН-код працівника — 4 цифри. Стандартний — 0000.
-
Напишіть суму розмінних грошей у касі на початок робочого дня у полі Залишок у касі. Якщо це перша касова зміна, і в грошовій скриньці немає розміну, напишіть залишок у касі «0».
-
Натисніть Відкрити.
На першому екрані каси ви побачите тестовий план залу. Щоб зробити тестовий продаж, додайте товари чи тех. картки у замовлення на касі:
-
Виберіть стіл та вкажіть кількість гостей.
-
Натисніть на товар у меню, яке відображається на екрані праворуч.
-
У відкритому чеку біля кількості товару натисніть на назву товару та виберіть:
⊕, щоб додати ще одну таку ж страву;
⊖, щоб видалити один товар із чека.
-
Натисніть Оплатити. Виберіть метод оплати. Ви можете прийняти оплату готівкою, банківською карткою, сертифікатом або поділити суму між методами оплати.
Урок 3. Статистика продажів
Увійдіть до адмін-панелі та перевірте деталі чеку:
-
Праворуч вгорі цього курсу натисніть Увійти.
-
Напишіть URL акаунта, тобто його назву у Poster.
-
Введіть ел. пошту та пароль, які вказали під час реєстрації. Ці дані є у листі на вашій електронній скриньці.
-
Натисніть Увійти.
-
Відкрийте вкладку Статистика → Чеки та перегляньте звіт чеків, які ви провели на касі.
-
Натисніть зверху праворуч на ⿲, щоб вибрати які стовпці показувати в статистиці чеків. Наприклад, номер столу та зал, імена та групи клієнтів, кількість гостей, суми оплати, акції, собівартість, використання пароля адміністратора та коментарі у чеках.
Poster Boss
Щоб ви завжди були в курсі, що відбувається у закладі, використовуйте застосунок Poster Boss. Дивіться в ньому online-звіти з продажу, касових змін та стежте за залишками на складі.
☝️ Контролювати статистику закладу в застосунку може лише власник або адміністратор з повним доступом до розділів адмін-панелі.
Завантажити на AndroidЗавантажити на iOSЩоб контролювати продажі в застосунку Poster Boss:
-
Запустіть застосунок та вкажіть логін — назву вашого закладу в Poster.
-
Напишіть email та пароль, які вказали під час реєстрації та натисніть Увійти.
-
Натисніть ліворуч вгорі на ≡ та виберіть розділ:
— Продажі, щоб переглянути виторг, прибуток, суму середнього чека, кількість чеків та відвідувачів;
— Статитика, щоб відкрити звіт із продажів за категоріями, офіціантами, закладами, товарами та методам оплати;
— Фінанси, щоб перевірити баланси рахунків, останні транзакції та показники касових змін. Також ви можете створювати транзакції зі смартфона;
— Чеки, щоб проаналізувати кількість чеків із урахуванням знижок, методів оплати та розміром виторгу, а також видалити помилкові чеки;
— Склад, щоб дізнатися кількість товарів та інгредієнтів на складі та вчасно зробити закупи.
Урок 4. Працівники та права доступу
Додайте працівників, які будуть працювати з Poster, та налаштуйте для них права доступу до розділів адмін-панелі та каси:
-
Відкрийте вкладку Доступ → Працівники в адмін-панелі та натисніть Додати.
-
Напишіть ім’я працівника.
-
У полі Посада зі списку виберіть посаду працівника з правами доступу до розділів адмін-панелі чи каси:
— у блоці Доступ до адмін-панелі напишіть ел. пошту працівника.
📩 На вказану пошту працівник отримає одноразове посилання, щоб створити пароль і зайти в акаунт.
— у блоці Доступ до каси введіть ПІН-код працівника для входу до каси для продажів — 4 цифри.
-
Натисніть Зберегти.
☝️ Офіціант не має доступу до адмін-панелі, тому вкажіть тільки ПІН-код для входу до застосунку для продажів.
Урок 5. План залу
Розставте столи на плані залу в Poster так, як вони стоять у вашому закладі:
- Відкрийте вкладку Налаштування → Столи в адмін-панелі.
- Натисніть Додати стіл.
- Виберіть стіл та перемістіть його.
- Натисніть двічі на нього, щоб змінити форму з квадратної на круглу, потягніть за правий нижній кут, щоб змінити розмір стола.
💡 Якщо бажаєте видалити стіл, наведіть на нього курсор миші та вгорі праворуч натисніть на ×.
- Натисніть Зберегти.
Якщо ви працюєте в режимі фаст-фуду або пропонуєте страви тільки з собою, відключіть план залу →
Урок 6. Основа обліку: меню, склад та фінанси
Переглядайте відео, виконуйте практичні завдання та вивчайте основні розділи адмін-панелі.
🍕 Меню — це основа роботи ресторану в Poster. Чим точніше воно заповнене, тим зручніше буде приймати замовлення, вести облік та аналізувати прибутковість.
Категорії меню
Категорії допомагають впорядкувати страви та товари, щоб касири швидше знаходили потрібні позиції. Наприклад, створіть категорії «Супи», «Напої», «Десерти».
Категорії є й для інгредієнтів – вони не відображаються на касі, але допомагають зі складським обліком. Наприклад, об’єднайте продукти у групи «Молочні», «Овочі», «М’ясо».
Інгредієнти та напівфабрикати
Інгредієнти – це продукти, з яких складаються страви. Важливо правильно вказати їх кількість, одиниці виміру та можливі втрати при готуванні.
Якщо ви використовуєте заготовки (тісто, соуси), їх варто додати в систему як напівфабрикати. Це дозволить списувати групи інгредієнтів автоматично.
Товари та тех. картки
В Poster меню складається з двох типів позицій:
Товари – те, що продається в готовому вигляді, наприклад, вода чи соки в пляшках.
Тех. картки – страви, які готуються за рецептом, наприклад, піца, капучино. Тех. картки містять список інгредієнтів, собівартість та націнку. Також можна додавати модифікатори, наприклад, додатковий сир, більша порція тощо.
Перегляньте відео та виконайте практичне завдання, щоб краще розуміти структуру вашого меню та оптимізувати його роботу в Poster.
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Продумайте структуру меню вашого закладу: створіть категорії для страв і товарів. Виберіть одну страву з меню та складіть її тех. картку: вкажіть інгредієнти та їх кількість.
⏰ Тривалість відео — 7 хвилини
Дивитися відео📦 Розділ Склад у Poster допомагає стежити за залишками, додавати постачання, списувати інгредієнти та проводити інвентаризацію. Може здатися, що це складно, але насправді все доволі просто. Давайте розглянемо основні можливості складу в Poster.
У вкладці Склад → Склади вже є «Склад 1». Якщо у вас кілька закладів або, наприклад, є окремо бар та кухня, додайте ще склади.
Якщо на різних складах ви зберігаєте однакові інгредієнти, налаштуйте, з якого складу і в якому випадку списувати ці інгредієнти.
🍊 Наприклад, інгредієнт «Апельсин» може бути на складах «Кухня» та «Бар», у складниках салату та коктейлю. Щоб система розуміла, з якого складу списувати цитрус під час продажу, налаштуйте правила списання.
⏰ Тривалість відео — 3 хвилини
Дивитися відеоЩоб відстежувати залишки та розраховувати собівартість страв, важливо вчасно фіксувати надходження продуктів.
Постачання — це прибуткові накладні від постачальників. Зробіть своє перше постачання інгредієнтів та товарів на склад, щоб Poster розрахував собівартість страв та напоїв, а ви контролювали залишки продуктів на складі.
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Перегляньте відео та додайте постачання в адмін-панелі.
⏰ Тривалість відео — 3 хвилини
Дивитися відеоЗавдяки автоматичному обліку ви завжди будете знати, скільки продуктів залишилося на складі. Актуальні залишки товарів та інгредієнтів відображаються у вкладці Склад → Залишки.
💡 Щоб оперативно стежити за товарами, що закінчуються на складі, увімкніть сповіщення про залишки →
Інвентаризація — це перевірка залишків продуктів на складі за вибраний період. Poster порівнює планові та фактичні залишки на складі, щоб показати результат інвентаризації — різницю між залишками у кількості та грошах.
Регулярна інвентаризація допоможе уникнути нестач та списати використані продукти.
⏰ Тривалість відео — 4 хвилини
Дивитися відеоПерейдемо до контролю грошей у закладі. Щоб вести облік коштів, у Poster у вкладці Фінанси → Рахунки для кожного закладу створено три обов’язкові рахунки: готівковий, безготівковий та рахунок для інкасацій.
🗃️ Грошова скринька
Рахунок, на який автоматично потрапляє виторг від замовлень, які оплачено готівкою.
💳 Розрахунковий рахунок
На нього потрапляє виторг від чеків, які оплачено банківською карткою через платіжний термінал.
🗄️ Сейф
Рахунок для інкасації готівки. Під час інкасації денний виторг переміщується між рахунками «Грошова скринька» → «Сейф», а на рахунку «Грошова скринька» залишаються розмінні гроші або 0.
Ці рахунки прив’язано до закладу у вкладці Доступ → Заклади. Готівка, безготівковий виторг та суми інкасацій будуть автоматично потрапляти на рахунки після закриття касової зміни. В касові зміни зазирнемо у наступному уроці.
За потреби ви можете створювати нові рахунки, наприклад, окремий рахунок для роботи з постачальниками.
Програмний РРО для ресторанного бізнесу
- Підключіть ПРРО від Poster, щоб працювати з фіскальними чеками та відправляти дані в податкову.
Вартість ПРРО для 1 каси – 144 грн/міс. Працює разом з системою обліку Poster, щоб ви могли повноцінно керувати своїм бізнесом. Перші 14 днів безкоштовно, далі підписка + ПРРО від 432 грн/міс.
Урок 7. Касові зміни
💰 Касові зміни — це функція для фіксування та перегляду всіх витратних та дохідних транзакцій, які створюють офіціанти чи касири на касі.
Робочий день офіціанта або касира починається з відкриття касової зміни та внесення суми готівки в касі, яка залишилась зі вчорашнього дня.
Далі протягом дня працівники закривають чеки та додають витрати й додаткові надходження.
А коли ввечері закриють зміну, зароблені кошти автоматично зарахуються на відповідні рахунки закладу.
✔️ Poster зафіксує всі дії з касою та якщо запланований залишок не зійдеться з фактичним, підсвітить зміну з росходженням червоним кольором.
Керівнику чи бухгалтеру лишиться перевірити готівкові та безготівкові розрахунки, та прослідкувати за рухом грошей. Перегляньте відео, щоб ближче познайомитись з застосунком каси.
⏰ Тривалість відео — 9 хвилини
Дивитися відеоУрок 8. Облік витрат
Щоб враховувати оренду, комунальні платежі, зарплатню працівникам та інші витрати закладу, додавайте транзакції на касі чи в адмін-панелі.
Якщо ви розраховуєтеся за доставлення води або інші витрати з грошової скриньки, додавайте це як транзакцію витрати прямо на касі або в адмін-панелі у вкладці Фінанси → Касові зміни. В цій вкладці також можете редагувати транзакції.
Всі транзакції переглядайте у вкладці Фінанси → Транзакції. Також витрати та доходи за кожною категорією транзакцій зʼявляться у фінансовому звіті.
⏰ Тривалість відео — 6 хвилини
Дивитися відеоЯкщо вести касові зміни та фіксувати приходні транзакції та витрати, то у вкладці Фінанси → Cash Flow ви побачите звіти за всіма рахунками, категоріями та транзакціями.
Оцінюйте ліквідність закладу. Cash flow допомагає визначити, скільки грошей є в наявності для покриття зобов’язань.
Прогнозуйте майбутню фінансову ситуацію та управляйте ризиками. Регулярний перегляд Cash flow дозволяє виявити можливі проблеми та заздалегідь знайти рішення, для покриття витрат чи заборгованості.
Оцінюйте ефективність. Порівняння різних періодів Cash flow дозволяє визначити успішність закладу та ефективність управління фінансами.
Плануйте інвестиції. Використовуйте Cash flow, щоб оцінювати можливості для інвестування в нові проєкти або розвиток наявних.
Що далі
🎉 Вітаємо! Ви спробували базові функції Poster, і тепер можете автоматизувати основні процеси вашого закладу.
Досліджуйте адмін-панель та касу, щоб працювати комфортніше та ефективніше:
💬 Як налаштувати кешбек?
💬 Як відправляти гостям SMS з кількістю бонусів?
Маркетинг → Програми лояльності
💬 Чи є працівники, які працюють понаднормово?
💬 У кого найвищий відсоток від особистих продажів?
Фінанси → Зарплата
💬 Які столи бронюють найчастіше?
💬 На яку кількість гостей бронюють на вихідних?
Статистика → Бронювання
💬 Які замовлення кухарі готують найдовше?
💬 У який час на кухні найбільше навантаження?
💬 Як зафіксувати кількість приготованого зранку соусу?
💬 Як продавати торти цілими і шматочками?
Склад → Виробництво