Основні причини зміни системи обліку для рестораторів

Через що деякі власники закладів задумуються про перехід на іншу систему обліку? Ось декілька основних причин:

Зв‘язок системи із країною-агресором

Syrve — продукт з російським походженням. З початком повномасштабного вторгнення російські компанії почали активно маскувати своє коріння: змінюють структуру власності, комунікують про релокейт працівників та незалежність від російських брендів. Аналогічно вчинила компанія iiko, яка створила міжнародний бренд Syrve, що базується в ОАЕ і начебто жодним чином не пов’язаний з росією. Але в дослідженні журналісти розібрали факти, які цьому суперечать.

Робота з Syrve — це опосередкована фінансова підтримка рф: оплати за користування можуть стікатися до росіян-бенефеціарів, які сплачують податки в рф. Це також проблема безпеки. Російський софт зберігає багато персональних даних про українські підприємства і їх клієнтів.

Потреба в постійних оновленнях

Автоматизація ресторану — це основа для правильного ведення фінансів та обліку складу, тому програма повинна бути сучасна, інноваційна та оновлюватись згідно всіх правил закладів громадського харчування.

Використовуючи програму обліку, завжди важливо робити оцінку: скільки користі вона приносить закладу і чи швидко в програмі з‘являються нові функції. Також треба звертати увагу на обладнання — чи оновлюється воно, як працює і наскільки зручно працювати з ним.

Відсутність інтеграцій

Інтеграції — це головна ланка для розширення можливостей програми. За допомогою інтеграцій можна налаштувати різноманітний обмін даними з іншими сервісами. Наприклад, програмний РРО віднедавна не потребував обов‘язкового використання, а з 1 жовтня всі заклади громадського харчування зобов‘язали використовувати РРО/ПРРО. Якщо програма обліку додала можливість інтегрувати ПРРО — це великий плюс.

Висока вартість підписки (або придбання на весь час)

Коли ви відкриваєте кафе або обираєте, на яку систему обліку перевести вже працююче кафе — варто звертати увагу на вартість та бюджет. На початку роботи закладу точно не хочеться заморожувати багато грошей в автоматизації і купляти стаціонарне рішення і програму з ліцензією. Краще обрати варіант оплати за програму по системі підписки. Так ви зможете витрачати невелику суму за оплату на місяць або заплатити за програму на рік і це все одно буде набагато вигідніше ніж купувати ліцензію назавжди.

Складність для персоналу

Перші, хто стикаються з програмою обліку в закладі — офіціанти, бармени, касири та люди, які ведуть внутрішній облік фінансів та складу. Коли програма має складний інтерфейс — то персоналу важко розібратись з нею самостійно і з‘являється потреба у платному навчанні — а це додаткові витрати власника ресторану.

Неможливість працювати при відсутності світла

Стабільність — це основа для якісної роботи закладу. Якщо ваша програма має часті збої та це негативно впливає на відвідувачів та швидкість роботи закладу — вам потрібно шукати альтернативу цій програмі. Важливо, щоб в години пік в кафе система обліку працювала швидко та без нарікань.

Також зверніть увагу, чи працює ваша програма, коли в закладі відключається інтернет або світло. Більшість хмарних програм, таких як Poster, продовжують зберігати дані на сервері навіть коли немає інтернету, а коли зв‘язок відновлюється — всі дані автоматично синхронізуються.

Чому варто переходити з Syrve на Poster?

Перехід з Syrve на Poster — це найкраще рішення для закладу, тому що з Poster ви отримуєте такі переваги:

• Облік складу — дивіться звіт за рухом інгредієнтів, проводьте інвентаризації, щоб актуалізувати складські залишки. В Poster ви можете подивитись залишки по інгредієнтам як в реальному часі, так і на попередню дату — це дуже зручно.

• Аналітика та статистика продажів — весь підрахунок прибутку та виручки автоматичний, вам залишиться слідкувати за аналітикою закладу та вирішувати, якими методами можна підвищити прибутковість.

• Інтеграції зі сторонніми системами — обирайте готові інтеграції з каталогу додатків або налаштовуйте свої інтеграції за допомогою доступу до відкритого API.

• Найкраща техпідтримка — з Poster ви отримуєте цілодобовий доступ до техпідтримки абсолютно безкоштовно. Отримуйте відповіді протягом 2 хвилин і в будні, і в свята. Підтримка в Poster — це турбота, швидка та якісна допомога.

• Доступна ціна — оплачуйте програму по системі підписки раз на місяць і отримуйте повноцінний софт для ведення обліку в закладі. Вартість від  44 ₴ на місяць.

• Тестуйте безкоштовно — Poster надає 15 днів безкоштовного доступу до системи, щоб ви спробували перш ніж прийняти рішення.

• Екосистемне рішення — купуючи підписку Poster, ви отримуєте не тільки автоматизацію закладу, а і додаткові програми, які в сукупності інтегровані із системою. Наприклад, QR-меню, ПРРО, тощо. Вам не треба буде підключати додаткові сторонні сервіси, які можуть працювати зі збоями або погано інтегруватись.

• Безкоштовне навчання — для швидкого і зручного навчання у нас є база знань з усіма необхідними відео та текстовим інструкціями, блог з корисними статтями та кейсами, Академія Poster, постійні вебінари від експертів ринку. І це все — безкоштовно!

• Зручний інтерфейс — зрозумілий інтерфейс дає можливість швидше запуститись і почати працювати, вам не треба додаткового навчання.

Як підготуватись до міграції на нову систему обліку?

Розберемо покроково, як підготувати свій заклад і персонал до переходу на нову систему обліку.

Підготуйте свою систему обліку до міграції

1. Спочатку вам треба зібрати всю інформацію щодо функцій, які виконує ваша система автоматизації і чого вам не вистачає для повноцінної роботи. Співставте цей перелік функцій з новою системою автоматизації та визначте — чи відповідає нова програма всім запитам.

2. Далі треба визначити, які дані зберігаються в вашій поточній програмі і чи потрібно вам все переносити в нову програму.

3. Складіть список з обладнанням, яке ви використовуєте в закладі. Поспілкуйтеся з техпідтримкою нової системи обліку, щоб визначити чи підходить ваше обладнання для роботи.

4. Перевірте, з якими інтеграціями працює ваша поточна система обліку і які з них треба перепідключити до нової системи. Ознайомтесь зі списком можливих інтеграцій нової програми обліку та подумайте, які інтеграції додатково треба підключити.

Створіть акаунт на новій системі

Зареєструйте акаунт в новій системі автоматизації, протестуйте її — спробуйте, як працюють всі основні функції. Поспілкуйтесь з технічною підтримкою, щоб вирішити, що вам треба буде налаштувати з нуля, а що ви зможете перенести з попередньої системи.

Організуйте навчання персоналу

Персонал закладу — це головна ланка в процесі зміни системи обліку, адже більшу частину роботи з системою автоматизації виконують саме співробітники закладу, а власник в основному слідкує за всіма даними.

Тож після того, як ви вирішили змінювати програму, вам потрібно навчити ваш персонал працювати з програмою, краще це робити системно та покроково.

1. Ознайомлення з відео-інструкціями по користуванню програмою.
2. Вивчення основних функцій системи та як вони працюють.
3. Спілкування з технічною підтримкою за необхідності, щоб освоїти програму.

Коли ваші співробітники будуть знати базові функції програми — важлива постійна підтримка зі сторони менеджерів нової програми. Так у разі виникнення будь-якого запитання офіціант або менеджер закладу може звернутись за допомогою в чат, наприклад, або зателефонувати в службу підтримки.

Виконайте перехід з існуючої системи обліку на нову

Перехід на нову систему краще робити поетапно і головне вибрати день для остаточної зміни програми та підключення необхідного обладнання. З Poster вам не доведеться зупиняти роботу закладу, щоб замінити систему обліку, достатньо буде лиш встановити додаток на планшет та підключити обладнання за інструкцією.

Щоб підготувати заклад до міграції на іншу систему обліку — вивантажте всі основні дані вашого закладу, такі як: фінансові звіти, складські залишки та статистику з продажів. Щоб всі дані збереглись коректно і ви могли безпроблемно імпортувати їх в Poster — зверніться до особистого менеджера Poster: він супроводить «переїзд» і допоможе з усіма налаштуваннями

Як перейти з Syrve на Poster?

Щоб почати міграцію з Syrve на Poster, дотримуйтесь цих кроків:

1. Експортуйте дані з попередньої програми

Вивантажте меню зі старої програми в форматі Excel-таблиць. Вам потрібно отримати окремі файли для тех. карток, інгредієнтів та товарів. Також скачайте склад та опис тех. карток, щоб не загубити ці дані при переносі.

Зробіть експорт бази даних ваших гостей та їх бонусів, якщо ви використовували бонусну програму лояльності.

Для вашої зручності скачайте і основні фінансові розрахунки, які велись в програмі за останні декілька місяців, щоб не загубити ці дані, бо вони важливі для аналізу роботи закладу.

2. Зробіть запит на повне очищення акаунту Poster

Створіть акаунт в Poster, зареєструвавшись на сайті. Після цього зверніться до техпідтримки Poster, щоб повністю очистити акаунт від тестових даних, які є в ньому для навчання.

3. Імпортуйте меню та базу гостей

Зв‘яжіться з вашим особистим менеджером в Poster, щоб імпортувати всі ваші отримані дані з попередньої програми. Підготуйте всі дані в форматі Excel-таблиць та за інструкцією з менеджером зробіть імпорт меню, інгредієнтів та бази гостей.

4. Налаштуйте акаунт в Poster

Тепер залишилось налаштувати акаунт під ваш заклад і додати решту даних. Вам знадобиться додати:

• рахунки та вказати баланс,
• склади,
• постачання, щоб відтворити залишки на складах,
• співробітників та налаштувати доступ для них, тощо.

Щоб вам легше було підготувати акаунт до роботи — скористайтесь блоком Початок роботи в нашій базі знань.

5. Проведіть навчання співробітників

Останній етап — навчання персоналу. Це не займає багато часу, тому що у Poster інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і ваші офіціанти зможуть прийти замовлення вже через пару хвилин після знайомства з касою.

Для зручності навчання ми маємо безліч відео та статей в нашій базі знань, а технічна підтримка буде завжди на зв‘язку, щоб допомогти вирішити всі питання.

Дізнайтеся, що кажуть ресторатори, які перейшли з Syrve на Poster

Висновок

Якщо ви вирішили замінити свою програму автоматизації на щось сучасніше та зручніше — це не буде для вас проблемою та не додасть дискомфорт в роботі закладу. Перехід з Syrve на Poster можна здійснити за пару годин і це враховуючи час на ознайомлення з програмою.