Основные причины замены системы учета для рестораторов

Почему некоторые владельцы заведений задумываются о переходе на другую систему учета? Вот несколько основных причин:

1. Связь системы со страной-агрессором

Syrve – продукт с российским происхождением. С началом полномасштабного вторжения российские компании начали активно маскировать свои корни: меняют структуру собственности, коммуницируют о релокейте работников и независимости от российских брендов. Аналогично поступила компания iiko, создавшая базирующийся в ОАЭ международный бренд Syrve и вроде бы никоим образом не связанный с россией. Но в исследовании журналисты разобрали факты, противоречащие этому.

Работа с Syrve – это опосредованная финансовая поддержка России: оплаты за использование могут поступать к россиянам-бенефециарам, уплачивающим налоги в рф. Это тоже проблема безопасности. Российский софт хранит много персональных данных об украинских предприятиях и их клиентах.

Потребность в постоянных обновлениях

Автоматизация ресторана – это основа для правильного ведения финансов и учета склада, поэтому программа должна быть современной, инновационной и обновляться согласно всем правилам общепита.

Используя программу учета, всегда важно оценить: сколько пользы она приносит заведению и быстро ли в программе появляются новые функции. Также нужно обращать внимание на оборудование – обновляется ли оно, как работает и насколько удобно работать с ним.

Отсутствие интеграций

Интеграции – это главное звено для расширения возможностей программы. С помощью интеграции можно настроить разнообразный обмен данными с другими сервисами. Например, программный РРО с недавних пор не нуждался в обязательном использовании в Украине, а с 1 октября все заведения общепита обязали использовать РРО/ПРРО. Если программа учета добавила возможность интегрировать ПРРО – это большой плюс.

Высокая стоимость подписки (или приобретение на все время)

Когда вы открываете кафе или выбираете, на какую систему учета перевести уже работающее кафе, стоит обращать внимание на стоимость и бюджет. В начале работы заведения точно не хочется замораживать много денег в автоматизации и покупать стационарное решение и программу с лицензией. Лучше выбрать вариант оплаты за программу по системе подписки. Так вы сможете тратить небольшую сумму за оплату в месяц или заплатить за программу на год и это все равно будет гораздо выгоднее, чем покупать лицензию навсегда.

Сложность для персонала

Первые, кто сталкиваются с программой учета в заведении – официанты, бармены, кассиры и люди, ведущие внутренний учет финансов и состава. Когда в программе сложный интерфейс – персоналу трудно разобраться с ней самостоятельно и появляется потребность в платном обучении – а это дополнительные расходы владельца ресторана.

Нет возможности работать при отсутствии света

Стабильность – основа для качественной работы заведения. Если ваша программа имеет частые сбои и это негативно влияет на посетителей и скорость работы заведения, вам нужно искать альтернативу этой программе. Важно, чтобы в часы пик в кафе система учета работала быстро и без нареканий.

Также обратите внимание, работает ли ваше приложение, когда в заведении отключается интернет или свет. Большинство облачных программ, таких как Poster, продолжают хранить данные на сервере, даже если нет интернета, а когда связь восстанавливается – все данные автоматически синхронизируются.

Почему стоит переходить с Syrve на Poster?

Переход с Syrve на Poster – это лучшее решение для заведения, потому что с Poster вы получаете следующие преимущества:

• Учет склада — смотрите отчет по движению ингредиентов, проводите инвентаризации, чтобы актуализировать складские остатки. В Poster можно посмотреть остатки по ингредиентам как в реальном времени, так и на предыдущую дату – это очень удобно.

• Аналитика и статистика продаж – весь подсчет прибыли и выручки автоматический, вам останется следить за аналитикой заведения и решать, какими методами можно повысить прибыльность.

• Интеграции со сторонними системами — выбирайте готовые интеграции из каталога приложений или настраивайте свои интеграции с помощью доступа к открытому API.

• Лучшая техподдержка – с Poster вы получаете круглосуточный доступ к техподдержке совершенно бесплатно. Получайте ответы в течение 2 минут и в будни, и по праздникам. Поддержка в Poster – это забота, скорость и качественная помощь.

• Доступная цена – оплачивайте программу по системе подписки раз в месяц и получайте полноценный софт для ведения учета в заведении. Стоимость от 26 400 ₸ в месяц.

• Тестируйте бесплатно – Poster предоставляет 15 дней бесплатного доступа к системе, чтобы вы попытались прежде чем принять решение.

• Экосистемное решение – покупая подписку Poster, вы получаете не только автоматизацию заведения, но и дополнительные программы, которые в совокупности интегрированы с системой. Например, QR-меню, ПРРО и т.д. Вам не придется подключать дополнительные посторонние сервисы, которые могут работать со сбоями или плохо интегрироваться.

• Бесплатное обучение — для быстрого и удобного обучения у нас есть база знаний со всеми необходимыми видео и текстовыми инструкциями, блог полезными статьями и кейсами, Академия Poster, постоянные вебинары от экспертов рынка. И это все – бесплатно!

• Удобный интерфейс – понятный интерфейс дает возможность быстрее запуститься и начать работать, вам не нужно дополнительное обучение.

Как подготовиться к миграции на новую систему учета?

Разберем пошагово, как подготовить свое заведение и персонал к переходу на новую систему учета.

Подготовьте свою систему учета к миграции

1. Сначала вам нужно собрать всю информацию о функциях, которые выполняет ваша система автоматизации и чего вам не хватает для полноценной работы. Сопоставьте этот список функций с новой системой автоматизации и определите – соответствует ли новая программа всем запросам.

2. Далее нужно определить, какие данные хранятся в вашей текущей программе и нужно ли вам все переносить в новое приложение.

3. Составьте список с оборудованием, используемым в заведении. Общайтесь с техподдержкой новой системы учета, чтобы определить подходит ли ваше оборудование для работы.

4. Проверьте, с какими интеграциями работает ваша текущая система учета и какие из них следует переподключить к новой системе. Ознакомьтесь со списком возможных интеграций новой программы учета и подумайте, какие интеграции дополнительно нужно подключить.

Создайте аккаунт на новой системе

Зарегистрируйте аккаунт в новой системе автоматизации, протестируйте ее – попробуйте, как работают все основные функции. Общайтесь с технической поддержкой, чтобы решить, что вам нужно будет настроить с нуля, а что вы сможете перенести из предыдущей системы.

Организуйте обучение персонала

Персонал заведения – это главное звено в процессе смены системы учета, ведь большую часть работы с системой автоматизации выполняют именно сотрудники заведения, а владелец в основном следит за всеми данными.

После того, как вы решили менять программу, вам нужно научить ваш персонал работать с программой, лучше это делать системно и пошагово.

1. Знакомство с видео-инструкциями по использованию программы.
2. Изучение основных функций системы и как они работают.
3. Общение с технической поддержкой при необходимости освоить программу.

Когда ваши сотрудники будут знать базовые функции программы, важна постоянная поддержка со стороны менеджеров новой программы. Так в случае возникновения любого вопроса официант или менеджер заведения может обратиться за помощью в чат, например, или позвонить в службу поддержки.

Выполните переход из существующей системы учета на новую

Переход на новую систему лучше производить поэтапно и главное выбрать день для окончательного изменения программы и подключения необходимого оборудования. С Poster вам не придется останавливать работу заведения, чтобы заменить систему учета, достаточно будет только установить приложение на планшет и подключить оборудование по инструкции.

Чтобы подготовить заведение к миграции на другую систему учета – загрузите все основные данные вашего заведения, такие как финансовые отчеты, складские остатки и статистику по продажам. Чтобы все данные сохранились корректно и вы могли беспроблемно импортировать их в Poster – обратитесь к личному менеджеру Poster: он сопроводит «переезд» и поможет со всеми настройками

Как перейти с Syrve на Poster?

Чтобы начать миграцию с Syrve на Poster, следуйте этим шагам:

1. Экспортируйте данные из предыдущей программы

Выгрузите меню из старого приложения в формате Excel-таблиц. Вам нужно получить отдельные файлы для тех. карточек, ингредиентов и товаров. Также скачайте состав и описание тех. карт, чтобы не потерять эти данные при переносе.

Сделайте экспорт базы данных ваших гостей и их бонусов, если вы использовали бонусную программу лояльности.

Для вашего удобства скачайте и основные финансовые расчеты, которые велись в программе за последние несколько месяцев, чтобы не потерять эти данные, потому что они важны для анализа работы заведения.

2. Сделайте запрос на полную очистку аккаунта Poster

Создайте аккаунт в Poster, зарегистрировавшись на сайте. После этого обратитесь к техподдержке Poster, чтобы полностью очистить аккаунт от тестовых данных, которые есть в нем для обучения.

3. Импорт меню и базы гостей

Свяжитесь с вашим личным менеджером в Poster, чтобы импортировать все ваши полученные данные из предыдущего приложения. Подготовьте все данные в формате Excel-таблиц и по инструкции с менеджером произведите импорт меню, ингредиентов и базы гостей.

4. Теперь осталось настроить аккаунт под ваше заведение и добавить оставшиеся данные. Вам понадобится добавить:

• счета и указать баланс,
• склады,
• поставки, чтобы воспроизвести остатки на складах,
• сотрудников и настроить доступ для них и т.д.

Чтобы вам легче было подготовить аккаунт к работе – воспользуйтесь блоком Начало работы в нашей базе знаний.

5. Обучите сотрудников

Последний этап – обучение персонала. Это не занимает много времени, потому что у Poster интуитивно понятный интерфейс, и ваши официанты смогут прийти заказ уже через пару минут после знакомства с кассой.

Для удобства обучения у нас множество видео и статей в нашей базе знаний, а техническая поддержка будет всегда на связи, чтобы помочь решить все вопросы.

Узнайте, что говорят рестораторы, перешедшие с Syrve на Poster

Вывод

Если вы решили заменить свою программу автоматизации на что-то более современное и удобное – это не будет для вас проблемой и не добавит дискомфорт в работе заведения. Переход с Syrve на Poster можно осуществить за пару часов и это учитывая время на ознакомление с программой.