Автоматизация кафе в Киеве – касса на планшете для кафе

Як обирали місце для закладу?

Ми хотіли, щоб кафе було у центрі. Наша ідея — зробити куточок Балі в центрі міста серед постійного руху, щоб люди могли прийти на обід і трохи розслабитися. Ми з Катею, моїм партнером, ходили і дивилися приміщення на червоній лінії, шукали місяць-півтора, поки рахували фінмодель. Одного дня мені зателефонувала ріелтор і сказала, що є приміщення, яке ще ніде не виставлене на продаж, але треба дуже швидко ухвалити рішення. Ми погодилися і вже за два з половиною місяці відкрилися.

Рентабельність у нас 5% в несезон і до 30% в сезон. Середньорічна — 18%

Як ви вивчали ринок і аналізували конкурентів?

Ми аналізували ринок не лише український, було кілька закладів, на які дивилися за кордоном. Насправді ми довго думали над основним продуктом і у нас було кілька гіпотез, щодо основної аудиторії.

• Перша гіпотеза найочевидніша — це зробити кафе-продукт ностальгуючих по Балі. Тих, хто тільки повернувся, з відсилкою на серфінг і «автентичні штуки».
• Друга гіпотеза — зробити кафе з класною вегетаріанською їжею.
• Третя — це просто кафе з красивою, смачною кухнею та «інстаграмною» їжею.

Коли ми почали вивчати ринок, то зрозуміли: якщо ми заходимо у вегетаріанську тему, то ми потрапляємо у дуже конкурентний ринок, бо подібних закладів, які себе позиціонують, як вегетаріанські, у Києві чимало. З одного боку, нам не хотілося заходити туди, де багато вже було гравців на ринку, а з іншого боку нам не дуже хотілося обмежуватися саме вегетаріанством — ми створювали це місце не на кілька років. Так, і не зрозуміло, як зміниться цей тренд років за п’ять.

Вирішили, що найвигідніша ідея з точки зору бізнесу — це «інстаграмність», цей тренд зараз у розпалі і ще точно працюватиме найближчими роками. Людям хочеться красивої картинки та контенту, всі зараз працюють над своїм особистим брендом тощо. Ми зрозуміли, що з цією концепцією ми зможемо працювати років 5-7, особливо не змінюючи її. При цьому ми абсолютно не обмежуємо себе в концепції та меню, так і пишемо скрізь, що ми — Instagram-кафе.

Як ви збирали команду?

Як консультант я працюю здебільшого з невеликими закладами та молодими командами. А, як правило, усі молоді люди практично без досвіду. Вони приходять і їх треба чогось навчати. Зараз ми теж дотримуємося такої стратегії: беремо людей, яким просто цікавий цей проект із якоїсь причини. Наприклад, у нас нещодавно працював блогер із великою кількістю підписників, йому просто цікаво було попрацювати у закладі, піти на якусь фізичну роботу. Він був мотивований і прийшов працювати кухарем. Таких хлопців ми раді бачити, незважаючи на те, що вони можуть попрацювати недовго.

Наприклад, коли ми шукали су-шефа ми зробили відео, де наш шеф-кухар сама стоїть на кухні і говорить: «Ось — це кухня. Ось я буду вашим шефом, і я хочу працювати з вами в команді». Це, насправді, відразу відсіює всіх, хто побачить, що кухня невелика і т. п.

Навчаємо ми лише у себе всередині, силами своєї команди, але зараз у мене в планах є створити свою HR-платформу для взаємодії всіх, хто працює у ресторанній сфері: як найманого персоналу, так і власників бізнесу, менеджерів та керівників.

І так, основний канал комунікації у нас як з ЦА, так і потенційним співробітником — Instagram. Ми використовуємо оголошення, фото-матеріали, відео-оголошення.

Як ви навчаєте персонал?

У нас є чек-лист, в якому чітко вказано, що вони повинні знати. При цьому, я зараз стараюсь все максимально автоматизувати.

Ми всі розуміємо, що в умовах 2020 року зайві витрати на ще одну людину, яка навчає — це неприпустима розкіш.

Ми намагаємося якнайбільше інформації з цього чек-листа записувати на відео та автоматизувати всіма способами. Наприклад, стандарти у нас не працюють — люди не можуть сісти та прочитати довгі та нудні інструкції. Ми намагаємося робити відео, інфографіку та пости в Instagram. У нас є закритий профіль в Instagram, куди постимо робочу інформацію. Запустили ще Telegram-канал, де також поновлюємо інформацію для працівників.

При виборі місця роботи молодому поколінню кухарів, офіціантів і бариста важлива особистість власника. Вони реально дивляться, хто це. Їм важливо, щоб сам по собі проект був популярним, тому що для них це також джерело контенту. В їх тусовці повинно бути круто і прикольно тут працювати.

Важливо, щоб їх сильно не напружували і хвалили. Це більш ніжна, з точки зору комунікації, аудиторія і вони дуже важко переносять будь-яку критику.

Ми вигадали цікавий інструмент для роботи з такими працівниками. Я звернула увагу, що у зворотному зв’язку від команди завжди не вистачає позитивної складової. Особливо, коли всі дуже зайняті, стресова ситуація тощо. Керуючі завжди звертають більше уваги на негатив. І тому ми зробили Telegram-канал, в якому дозволили команді давати позитивний зворотний зв’язок. Це місце, де можна сказати спасибі наприкінці зміни, наприклад: «Даю кокос, за те, що наприкінці зміни допоміг винести сміття» або «Даю кокос, за те, що був таким милим і допоміг по особистому питанню» (кокос — емоджі в чаті). Команда нескінченно мотивує себе, а наприкінці місяця ми підраховуємо кокоси і даруємо подарунок за рахунок закладу.

Розкажіть про маркетинг проекту

У нас є маркетингова команда: фотограф і smm-спеціаліст, а мій партнер Катя займається стратегією.

Якщо говорити конкретно про соцмережі, то сторіз ми постимо кожного дня. Причому, коли ми тільки відкривались, у нас народилось поняття «лінивий-SMM», коли ми взагалі не генерували свого контенту.

Перші три місяці був величезний потік блогерів, людей, які приходили за контентом і все робили за нас. Наша задача була просто репостити те, що потрапляло в нашу візуальну концепцію.

Весь контент ми готуємо завчасно, у нас є підготовлені шаблони і план на кожен день, що і когда ми постимо. Наприклад, сьогодні ми просуваємо смузі-день, а завтра інший продукт і, звісно, завжди репостимо наших гостей.

Чому вибір кухні саме боули?

Почнемо з того, що Балі — це острів, на якому є окремий світ для місцевих та туристів, які туди приїжджають та створюють свою культуру. Те, що ми бачимо у нас в меню — це якраз продукт тієї культури, яка була створена на Балі для туристів. Там сприятливі умови та багато фруктів, тому ми повторили цю концепцію у нас.

Наприклад, я знаю що на Балі популярні страви з куркою, те що місцеві їдять, наприклад. В нас такого немає. Але при цьому, коли ти говориш гостям про Балі та острівну їжу, то всі уявляють багато фруктів, фрешів, боули та смузі-боули. Знову ж таки, ми вибирали страви, відштовхуючись від концепції Instagram-кафе та відібрали якірні інстаграмні страви, які класно та цікаво запостити.

Як ви формуєте нові страви?

Ми використовуємо всі стандартні інструменти, які є на ринку: робимо аналіз, дивимося статистику в нашій системі обліку Poster та відслідковуємо продажі. Щотижня аналізуємо якісь позиції.

Якщо щось тиждень не йде або збільшується собівартість — відразу ж прибираємо цю страву і переробляємо. Моніторингом і аналізом займаємось постійно, раз на тиждень стабільно. У нас немає одного шеф-кухаря, тому ми консультуємось з різними шефами, щоб сформувати нове меню. Восени, з настанням холодів, зменшуємо кількість заморожених боулів, залишаємо топ продажів і додаємо більше теплих боулів та теплий суп. А на літо розробили лінійку безлактозного морозива без цукру.

Як ви почали працювати з системою обліку Poster?

За свою кар’єру в ресторанному бізнесі я працювала з різними системами автоматизації кафе. Останній мій досвід до Poster — це була робота з системою iiko. Але, коли ми відкривали Bali Bowl Cafe, то вибрали Poster. Я зараз на всі консалтингові проекти також рекомендую Poster і цьому є дуже чітке пояснення.

Програми, такі як R-Keeper і iiko, доволі важкі в обслуговуванні. Для того, щоб все було в порядку і щоб використовувати на 100% можливості програми, потрібна окрема людина з бухгалтерською освітою. Тому що логіка там бухгалтерська, а це доволі важко для багатьох. Для невеликих закладів формату міських кафе і кав’ярень, де немає окремої бухгалтерії і немає людини, яка буде окремо займатись цим обліком, дуже зручно працювати з Poster. Тому що, як правило, управлінським обліком комбіновано займається керуюча, яка працює з менеджерською частиною Poster або бухгалтер. Але це може бути, наприклад, технолог — людина, яка займається тех. картками, переобліками, накладними, собівартістю і роботою з постачальниками. Натомість, у нас є можливість, щоб цим займався, будь-хто з команди.

Коли ми тільки відкривали заклад, всю систему спочатку налаштвували так, щоб працювати з мінімальними залишками. У нас кожен день працює заготівник, який перебирає всі ці залишки. Адже будь-які залишки або недостачі впливають на результат.

Ми дивимось рух товару і перевіряємо відповідність паперових накладних і того, що введено в Poster. Якщо потрібно, то десь перераховуємо якісь залишки. Наприклад, якщо недостача по якомусь інгредієнту, то далі дивимось входження цього продукту в кожну тех. картку і потім перевіряємо їх ще раз.

Як ви вираховуєте середній чек?

Дивимось по кількості гостей. Працівники вводять ці дані на касі, навіть, коли приходять дві людини, але замовляють на один чек — це не проблема. На щастя, в Poster є можливість потім змінити кількість гостей. У нас, насправді, немає гострої необхідності в Bali Bowl рахувати чеки, тому що посадка практично всюди однакова — столик максимум на 4 місця.

Я активно працюю з середнім чеком і з середнім замовленням, коли консультую і веду заклади з різними варіантами посадки. Для того, щоб проаналізувати і зрозуміти доля яких гостей у мене більша: одинаків, пар чи великих компаній. Тому у нас основний показник, який ми плануємо і потім фактично рахуємо, — це середній чек на гостя. Після показників середнього чеку на гостя, кількості гостей, ми дивимось структуру доходів: яку частину у нас займає доставка, основне меню, take away меню і скільки приносить магазин. Це те, що нам дуже важливо для обліку в Poster.

Як криза і карантин вплинули на работу закладу?

Це доволі складне питання. Коли тільки стався перший локдаун, нам потрібна була пауза, щоб зрозуміти, що робити далі. Для мене особисто було важливо, що у мене є команда, яка також не розуміє, що потрібно робити. Всі виявились в ситуації, коли нічого не зрозуміло.

Особливість молодого покоління наших працівників в тому, що в них немає ніяких запасів. Якщо ти закриваєш заклад, вони залишаються без джерела доходу. Наприклад, з усіх фуд-маркетингових точок персонал розїхався, або закрився на ізоляцію. Така у них була свідома позиція. Тоді у нас питань не було, ми розійшлись, всім сказали: «Дякую за роботу і до зустрічі».

А тут трохи складніша була ситуація. Ми перший тиждень думали закриватися чи ні. Але нам вдалось домовитись з нашим арендодавцем, який не брав у нас оренду, і ми платили тільки за комунальні послуги.

Вирішили спробувати налагодити доставку і зробили швиденько сайт. Я поїздила перший тиждень на доставлення, подивилась як це. Далі ми вже взяли кур’єрів і почали працювати на доставку.

Після того, як ми відкрились в червні після локдауну, ми вийшли до осені на докарантинні показники, а з вересня, якщо порівнювати з минулим роком, ми залишились на тому ж рівні.

Наші ресторатори боряться з локдауном доставленням. В будь-якій незрозумілій ситуації — давайте запускати яке-небудь доставлення, неважливо, гарне чи погане. Я думаю, що все-таки відбір відбудеться і залишаться тільки ті гравці, які дійсно хочуть цим займатись.

Що вам більше подобається: відкривати чи вести заклади?

Якщо б мені це питання задали на початку 2020 року, я б сказала, що я все-таки більше операціоніст. Мені подобається налагоджувати процеси, і це предмет мого консалтингу. Я люблю нові проекти: підбирати команду, працювати в управління. Але зараз, чесно кажучи, я не зовсім впевнена в цьому. Чому так?

Я — не кризис-менеджер. Є люди, яких драйвить, працювати в умовах кризи, їм подобається налагоджувати, але це не моє. Я хочу, щоб все було розмірено, чітко і розумію, щоб налагодити процеси, потрібно багато часу. А коли це відбувається в умовах, наприклад, локдауну, часу завжди мало і виходить не дуже добре.

Я не дуже люблю імпровізувати, але при цьому мені дуже подобається запускати проекти і допомагати іншим людям. Мені завжди був цікавий консалтинг: коли до мене приходять люди з ідеєю, вони горять нею. І мені хочеться зробити так, щоб ця ідея не пропала і допомогла їм заробляти гроші, щоб люди отримали задоволення.

Які найважливіші моменти, які потрібно врахувати коли запускаєш успішний проект?

1. Порахуйте фінансову модель. Щоб зрозуміти, звідки ви хочете ці гроші брати, що ви будете продавати, які у вас будуть витрати та інвестиції. Для мене це очевидно, але чомусь багато-хто ігнорує цей момент, думають, що: «У мене є 50 000 $ і я точно відкрию на них що небудь». Це абсолютно неправильний підхід. Або наприклад, починають рахувати, коли гроші вже витрачені. Такі приклади також у мене є.
2. Готуйтеся змінювати спосіб життя. Якщо приходите в ресторанний бізнес, ви повинні розуміти, що це певний спосіб життя. Знайти людину, яка буде керувати вашим бізнесом, так само успішно, як ви — скоріше виняток, ніж правило. Так чи інакше, ресторанний бізнес тримається на енергії власника, навіть, якщо він не медіа-персона, яка приводить потік людей. Тим не менш, від того, наскільки наполегливо власники удосконалюють процеси, як вони включаються в роботу і чи є у них енергія на це чи ні залежить успіх проекту. Наприклад, в карантин, ті ресторатори, які були не готові і не підтримували цей спосіб життя, нажаль, закривались, продавали заклади і т. д.
3. Персонал і команда. Це вкрай важлива, хоч і банальна складова, про яку всі говорять. Зараз, я розумію, що в нашій індустрії є нестача продуктів для розвитку і навчання персоналу. Так як небагато коштів в самому бізнесі, тому що ресторани — це більше про малий і середній бізнес.

Які поради ви можете дати починаючому підприємцю?

Дуже часто хочеться сказати, що краще взагалі не відкривати свій власний бізнес. Але я вперше про це подумала тільки в цьому році через локдауни і карантин.

Бережіть свій особистий ресурс і більше делегуйте. Наприклад, в якийсь момент, для мене була ідеальна ситуація в Bali Bowl, коли вся моя робота як керуючого партнера зводилась до щотижневих зустрічей з адміністративним складом і працівниками кухні. Раз на тиждень, кілька годин і все. Це був ідеальний момент.

Потім, коли ти починаєш все більше і більше включатись, то розумієш, що витрачаєш свій цінний ресурс на банальні операційні процеси. При тому, що я і так стараюсь дуже не включатись в процес.