Автоматизация кафе в Киеве – касса на планшете для кафе

Как выбирали место для заведения?

Мы хотели, чтобы кафе было в центре. Наша идея — сделать уголок Бали в центре города среди постоянного движа, чтобы люди могли прийти на обед и чуть-чуть расслабиться. Мы с Катей, моим партнером, ходили и смотрели помещения на красной линии, искали месяц-полтора, пока считали финмодель. В один прекрасный день мне позвонила риэлтор и сказала, что есть помещение, которое еще нигде не выставлено на продажу, но нужно очень быстро принять решение. Мы согласились и уже через два с половиной месяца открылись.

Рентабельность у нас 5% в несезон и до 30% в сезон. Среднегодовая — 18%.

Как вы изучали рынок и анализировали конкурентов?

Мы анализировали рынок не только украинский, было несколько заведений, на которые мы смотрели за рубежом. На самом деле, мы долго думали над основным продуктом и у нас было несколько гипотез, насчет основной аудитории.

• Первая гипотеза самая очевидная — это сделать кафе-продукт ностальгирующих по Бали. Тех, кто только вернулся, с отсылкой на серфинг и «аутентичные штуки».
• Вторая гипотеза — сделать кафе с классной вегетарианской едой.
• Третья — это просто кафе с красивой, вкусной кухней и «инстаграмной» едой.

Когда мы начали изучать рынок, то поняли: если мы заходим в вегетарианскую тему, то мы попадаем в очень конкурентный рынок, так как подобных заведений, которые себя позиционируют, как вегетарианские, в Киеве немало. С одной стороны нам не хотелось заходить туда, где много уже было игроков на рынке, а с другой стороны нам не очень хотелось ограничиваться именно вегетарианством — мы создавали это место не на пару лет. Да, и не понятно, как изменится этот тренд лет через пять.

Решили, что самая выгодная идея с точки зрения бизнеса — это «инстаграмность», этот тренд сейчас в разгаре и еще точно будет работать в ближайшие годы. Людям хочется красивой картинки и контента, все сейчас работают над своим личным брендом и т. д. Мы поняли, что с этой концепцией мы сможем работать лет 5-7, особо не меняя ее. При этом мы себя абсолютно не ограничиваем в концепции и меню, так и пишем везде, что мы — Instagram-кафе.

Как вы собирали команду?

Как консультант я работаю в основном с небольшими заведениями и молодыми командами. А, как правило, все молодые ребята практически без опыта. Они приходят и их нужно чему-то обучать. Сейчас мы тоже придерживаемся такой стратегии: берем людей, которым просто интересен этот проект по какой-то причине. Например, у нас недавно работал блогер с большим количеством подписчиков, ему просто интересно было поработать в заведении, пойти на какую-то физическую работу. Он был мотивирован и пришел работать поваром. Таких ребят мы рады видеть, несмотря на то, что они могут проработать недолго.

Например, когда мы искали су-шефа мы сделали видео, где наш шеф-повар сама стоит на кухне и говорит: «Вот — это кухня. Вот я буду вашим шефом, и я хочу работать с вами в команде». Это, на самом деле, сразу отсеивает всех, кто увидит, что кухня небольшая и т. п.

Обучаем мы только у себя внутри, силами своей команды, но сейчас у меня в планах есть создать свою HR-платформу для взаимодействия всех, кто работает в ресторанной сфере: как наемного персонала, так и владельцев бизнеса, менеджеров и руководителей.

И да, основной канал коммуникации у нас, как с ЦА, так и потенциальным сотрудником — Instagram. Мы используем объявления, фото-материалы, видео-объявления.

Как вы обучаете персонал?

У нас есть чек-лист, в котором указано четко, что они должны знать. При этом, я сейчас стараюсь все максимально автоматизировать.

Мы все понимаем, что в условиях 2020 года лишние затраты на еще одного человека, который обучает — это непозволительная роскошь.

Мы стараемся как можно больше информации из этого чек-листа записывать на видео и автоматизировать всеми способами. Например, стандарты у нас не работают — люди не могут сесть и прочитать длинные и нудные инструкции. мы стараемся делать видео, инфографику и посты в Instagram. У нас есть закрытый профиль в Instagram, куда постим рабочую информацию. Запустили еще Telegram-канал, где также обновляем информацию для сотрудников.

При выборе места работы молодому поколению поваров, офицантов и бариста важна личность владельца. Они реально смотрят, кто это. Им важно, чтобы сам по себе проект был популярным, потому что для них это тоже источник контента. В их тусовке должно быть круто и прикольно здесь работать.

Важно, чтобы их сильно не напрягали и хвалили. Это более нежная, с точки зрения коммуникации, аудитория и они очень сложно переносят любую критику.

Мы придумали интересный инструмент для работы с такими сотрудниками. Я обратил внимание, что в обратной связи от команды всегда не хватает позитивной составляющей. Особенно, когда все очень заняты, стрессовая ситуация и т.д. Управляющие всегда обращают больше внимания на негатив. И поэтому мы сделали Telegram-канал, в котором разрешили ребятам давать положительную обратную связь друг другу. Это место, где можно сказать спасибо в конце смены, например: «Даю кокос, за то, что в конце смены помог вынести мусор» или «Даю кокос, за то что, был таким милым и помог в личном вопросе» (кокос — эмоджи в чате). Ребята себя бесконечно мотивируют, а в конце месяца мы подсчитываем кокосы и дарим подарок за счет заведения.

Расскажите про маркетинг проекта

У нас есть маркетинговая команда: фотограф и smm-специалист, а мой партнер Катя занимается стратегией.

Если говорить конкретно о соцсетях, то сториз мы постим каждый день. Причем, когда мы только открывались, у нас родилось понятие «ленивый-SMM», когда мы вообще не генерировали своего контента.

Первые три месяца был огромный поток блогеров, людей, которые приходили за контентом и все делали за нас. Наша задача была просто репостить, то, что попадало в нашу визуальную концепцию.

Весь контент мы готовим заранее, у нас есть подготовленные шаблоны и план на каждый день, что и когда мы постим. Например, сегодня мы продвигаем смузи-день, а завтра другой продукт и, конечно, всегда репостим наших гостей.

Почему выбор кухни именно боулы?

Начнем с того, что Бали — это остров, на котором есть отдельный мир для местных и туристов, которые туда приезжают и создают свою культуру. То, что мы видим у нас в меню — это как раз продукт той культуры, которая была создана на Бали для туристов. Там благоприятные условия и много фруктов, поэтому мы повторили эту концепцию у нас.

Например, я знаю что на Бали популярны блюда с курицей, то что местные едят, например. У нас такого нет. Но при этом, когда ты говоришь гостям о Бали и островной еде, то все представляют много фруктов, фрешей, боулы и смузи-боулы. Опять же, мы выбирали блюда, отталкиваясь от концепции Instagram-кафе и отобрали якорные инстаграмные блюда, которые классно и интересно запостить.

Как вы формируете новые блюда?

Мы используем все стандартные инструменты, которые есть на рынке: делаем анализ, смотрим статистику в нашей системе учета Poster и отслеживаем продажи. Каждую неделю анализируем какие-то позиции.

Если что-то неделю не идет или повышается себестоимость — сразу же убираем это блюдо и переделываем. Мониторингом и анализом занимаемся постоянно, раз в неделю стабильно. У нас нет одного шеф-повара, поэтому мы консультируемся с разными шефами, чтобы сформировать новое меню. Осенью, с наступлением холодов, уменьшаем количество замороженных боулов, оставляем топ продаж и добавляем больше теплых боулов и теплый суп. А на лето разработали линейку безлактозного мороженого без сахара.

Как вы начали работать с системой учета Poster?

За свою карьеру в ресторанном бизнесе я работала с разными системами автоматизации кафе. Последний мой опыт до Poster — это была работа с системой iiko. Но, когда мы открывали Bali Bowl Cafe, то выбрали Poster. Я сейчас на все консалтинговые проекты также рекомендую Poster и этому есть очень четкое объяснение.

Программы, такие как R-Keeper и iiko, довольно сложные в обслуживании. Для того, чтобы все было в порядке и чтобы использовать на 100% возможности программы, нужен отдельный человек с бухгалтерским образованием. Потому что логика там бухгалтерская, а это довольно сложно для многих. Для небольших заведений формата городских кафе и кофеен, где нет отдельной бухгалтерии и нет человека, который будет отдельно заниматься этим учетом, очень удобно работать с Poster. Потому что, как правило, управленческим учетом комбинированно занимаются управляющая, которая работает с менеджерской частью Poster или бухгалтер. Но это может быть, например, технолог — человек, который занимается техкартами, переучетами, накладными, себестоимостью и работой с поставщиками. У нас же есть возможность, чтобы этим занимался, кто угодно из команды.

Когда мы только открывали заведение, всю систему изначально настраивали так, чтобы работать с минимальными остатками. У нас каждый день работает заготовщик, который перебирает все эти остатки. Ведь любые излишки или недостачи влияют на результат.

Мы смотрим движение товара и проверяем соответствие бумажных накладных и того, что введено в Poster. Если нужно, то где-то пересчитываем какие-то остатки. Например, если недостача по какому-то ингредиенту, то дальше смотрим вхождение этого продукта в каждую техкарту и потом перепроверяем их.

Как вы считаете средний чек?

Смотрим по количеству гостей. Ребята вводят эти данные на кассе, даже, когда приходят два человека, но заказывают на один чек — это не проблема. К счастью, в Poster есть возможность потом поменять количество гостей. У нас, на самом деле, нет острой необходимости в Bali Bowl считать чеки, потому что посадка практически везде одинаковая — столик максимум на 4 места.

Я активно работаю со средним чеком, когда консультирую и веду заведения с разными вариантами посадки. Для того, чтобы проанализировать и понять доля каких гостей у меня больше: одиночек, пар или больших компаний. Поэтому у нас основной показатель, который мы планируем и потом фактически считаем, — это средний чек на гостя. После показателей среднего чека на гостя, количества гостей, мы смотрим структуру доходов: какую часть у нас занимает доставка, основное меню, take away меню и сколько приносит магазин. Это то, что нам очень важно для учета в Poster.

Как кризис и карантин сказались на работе заведения?

Это довольно сложный вопрос. Когда только случился первый локдаун, нам нужна была пауза, чтобы понять, что делать дальше. Для меня лично было важно, что у меня есть команд, которая тоже не понимают, что нужно делать. Все оказались в ситуации, когда ничего не понятно.

Особенность молодого поколения наших сотрудников в том, что у них нет никаких запасов. Если ты закрываешь заведение, они оказываются без источников дохода. К примеру, со всех фуд-маркетинговых точек ребята разъехались, либо закрылись на изоляцию. Такая у них была осознанная позиция. Там у нас вопроса не было, мы разошлись, всем сказали: «Спасибо за работу и до встречи».

А здесь немного сложнее была ситуация. Мы первую неделю думали закрываться или нет. Но нам удалось договориться с нашим арендодателем, который не брал у нас аренду, и мы платили только за коммунальные услуги.

Решили попробовать наладить доставку и сделали быстренько сайт. Я поездила первую неделю на доставку, посмотрела как это. Дальше мы уже взяли курьеров и начали работать на доставку.

После того, как мы открылись в июне после локдауна, мы вышли к осени на докарантинные показатели, а с сентября, если сравнивать с прошлым годом, мы остались на том же уровне.

Наши рестораторы борются с локдауном доставкой. В любой непонятной ситуации — давайте запускать какую-нибудь доставку, неважно, хорошую или плохую. Я думаю, что все-таки отбор произойдет и останутся только те игроки, которые действительно хотят этим заниматься.

Что вам больше нравится: открывать или вести заведения?

Если бы мне этот вопрос задали в начале 2020 года, я бы сказала, что я все-таки больше операционист. Мне нравится налаживать процессы, и это предмет моего консалтинга. Я люблю новые проекты: подбирать команду, работать в управлении. Но сейчас, честно говоря, я не совсем уверена в этом. Почему так?

Я — не кризис-менеджер. Есть люди, которых драйвит, работать в условиях кризиса, им нравится налаживать, но это не мое. Я хочу, чтобы все было размеренно, четко и понимаю, чтобы наладить процессы, нужно много времени. А когда это происходит в условиях, например, локдауна, времени всегда мало и получается не очень хорошо.

Я не очень люблю импровизировать, но при это мне очень нравится запускать проекты и помогать другим людям. Мне всегда был интересен консалтинг: когда ко мне приходят люди с идеей, они горят ею. И мне хочется сделать так, чтобы эта идея не пропала и помогла им зарабатывать деньги, чтобы люди получили удовольствие.

Какие самые важные моменты, которые нужно учесть при запуске успешного проекта?

1. Посчитайте финансовую модель. Чтобы понять, откуда вы хотите эти деньги брать, что вы будете продавать, какие у вас будут затраты и инвестиции. Для меня это очевидно, но почему-то многие игнорируют этот момент, думают, что: «У меня есть 50 000 $ и я точно открою на них что-нибудь». Это абсолютно неправильный подход. Или например, начинают считать, когда деньги уже потрачены. Такие тоже примеры у меня есть.
2. Готовьтесь менять образ жизни. Если приходите в ресторанный бизнес, вы должны понимать, что это определенный образ жизни. Найти человека, который будет управлять вашим бизнесом, так же успешно, как вы — скорее исключение, чем правило. Так или иначе, ресторанный бизнес держится на энергии владельца, даже, если он не медиа-персона, которая приводит поток людей. Тем не менее, от того, насколько настойчиво владельцы совершенствуют процессы, как они включаются в работу и есть ли у них энергия на это или нет зависит успех проекта. Например, в карантин, те рестораторы, которые были не готовы и не поддерживали этот образом жизни, к сожалению, закрывались, продавали заведения и т. д.
3. Персонал и команда. Это крайне важная, хоть и банальная составляющая, о которой все говорят. Сейчас, я понимаю, что в нашей индустрии есть недостаток продуктов для развития и обучения персонала. Так как немного денег в самом бизнесе, потому что рестораны — это больше про малый и средний бизнес.

Какие советы вы можете дать начинающему предпринимателю?

Очень часто хочется сказать, что лучше вообще не открывать свой собственный бизнес. Но я впервые об этом подумала только в этом году из-за лодаунов и карантина.

Берегите свой личный ресурс и больше делегируйте. Например, в какой-то момент, для меня была идеальная ситуация в Bali Bowl, когда вся моя работа как управляющего партнера сводилась к еженедельным встречам с административным составом и работниками кухни. Раз в неделю, пару часов и все. Это был идеальный момент.

Потом, когда ты начинаешь все больше и больше включаться, то понимаешь, что расходуешь свой ценный ресурс на банальные операционные процессы. При том, что я и так стараюсь сильно не включаться в процесс.