Автоматизація кафе в Києві - програма для кафе на планшеті
26 січня, 2021 • 18 хвилин
Case Study
Автоматизація кафе у Києві
Дилетант
м. Київ
В архітектора Слави Балбека з’явилась ідея відкрити «кафе на районі». На пару зі своїм колегою-керівником він розповів, як це запускатися в локдаун на Подолі, мотивувати команду, самому вести сторінки закладу в соцмережах і відповідати гостям.
Слава Балбек та Сашко Боровський
архітектор, дизайнер, засновник кафе «Дилетант» та керівник «Дилетанта»
Розкажіть про концепцію «Дилетанта»
Слава:
Насправді я давно мріяв про кафе. І мені неважливо було, яким воно буде, — я робив його для себе. Я розумів, що воно буде таким, яким подобатиметься мені, і не намагався створювати його, підганяючи під якусь концепцію з певним сенсом. Я точно знав, що:
- Кафе має бути на Подолі.
- У ньому має бути фільтр-кава.
- У ньому має бути мінімальна кухня.
- Мені здається, я знайшов для цього ідеальне приміщення й команду.
Чи орієнтувалися ви на інші заклади?
Слава:
Авжеж, мені завжди подобалося кафе Blur — як на мене, це такий друзяка-однокласник, якщо йдеться про Київ. І кафе «Тишина» в Одесі. Це взагалі, сказати б, наша старша сестра. Чесно кажучи, я не дуже добре їх знав, коли стартував, і ми чи не водночас познайомилися з Дімою, власником «Тишины».
Тепер мені кажуть: «Так це ж копія „Тишины“!». Я відповідаю: «О, клас, точно!». Так і є, концептуально ми дуже схожі. Щоправда, вони все-таки трохи більше барчик, а ми трохи більше кафе.
Вони позиціюють себе радше як великий заклад, і в них цілий день усе класно працює. Натомість ми денне кафе, та попри це, маємо бомбезну винну карту й коктейлі, адже теж хочемо бути універсальними.
Хто автор дизайну кафе?
Слава:
Дизайн я робив сам, нікому не довірив. Розумів, що не хочу ускладнювати. А не ускладнювати я можу, тільки якщо сам себе повсякчас зупинятиму, не робитиму зайвого, не вдаватимуся до «передизайну». Я хотів, щоб воно було саме таким, яким і є тепер, — з деталями, які спонукають людину всміхатися. Отакий мій підхід.
Як ви формували команду?
Слава:
Я кинув клич в інтернеті, у двох словах розповів про філософію: що й де ми хочемо робити. Відгукнулося багато молодих людей. Я по черзі з усіма зустрівся і вибрав спочатку старшого менеджера — Сашка. А відтак Сашко зібрав усю команду й спростив мені життя.
Плюс я від початку знав, що точно хочу покликати на консультацію Льошу Краковського — він був одним з перших, із ким я поговорив. Я точно знав, що хочу попрацювати з Вікторією Рейніковою в частині консалтингу. І я безсумнівно хотів, щоб Женя Горбань допомагав мені «налагоджувати» каву. Усе. Усе. Це були єдині мої умови. Після цього я знайшов Сашка, а далі вже понеслося.
Як ви потрапили в команду й зібрали решту хлопців і дівчат?
Сашко:
Я побачив оголошення Слави у фейсбуці й одразу відреагував. Було цікаво попрацювати зі Славою. Він завжди драйвово веде бізнес, і я хотів подивитися, що ж такого він утне на Подолі. Тому я й відгукнувся на вакансію.
Від початку хотів набрати цілком нову команду. Оскільки нові люди — це зовсім свіжі емоції, функціонал, що завжди інтригує. Від Слави мені дістався список кандидатур, які, так само як і я, відреагували на вакансію.
У процесі роботи в нас стали з’являтися працівники, з якими я вже колись мав справу. Хотів почати з чистого аркуша, але не так сталося, як гадалося, бо підтягнулися свої. Утім, нічого поганого в цьому я не вбачаю. Вийшло таке собі злютування авантюри й міцного тилу кухні.
Як на мене, топменеджмент можна набирати через рекрутингові агентства. А ось телеграм- і вайбер-чати класні, якщо тобі треба знайти прибиральницю. Кістяк команди знаходили через сарафанне радіо, особисті рекомендації та, звісно ж, бренд Слави. Якщо хочете легко зібрати команду, то пам’ятайте, що насамперед люди звертають увагу на ім’я власника. Їм важливо, з ким вони працюватимуть.
Які у вас умови роботи?
Сашко:
Власники мають єдину вимогу — це ринковий рівень зарплати. І ми її дотримуємо. На жаль, наш формат не дає змоги ставити зарплату вищу за ринкову. Тому ми йдемо нарівні, індексуємо й нараховуємо бонуси команді. На жаль, команда запуску не отримає того, що дістанеться працівникам, які прийдуть на наступний теплий сезон. Так, нині команда й умови запуску значно складніші. Гадаю, за рік тут буде просто космос.
У нас комбінований формат зарплат. За задумом, ми мали бути кав’ярнею з кухнею, але життя розсудило так, що ми кухня з класною кавою і алкоголем. Тому ми переробили модель чайових: бонуси отримує вся команда, зокрема кухня, адже її заслуга в проєкті не менша, ніж сервісу. До нас ідуть на продукт.
За результатами місячного звіту вся команда отримує бонуси. Вони невеликі — близько 10% зарплати кожного працівника. У нас доброзичливе ставлення до працівників, невимушена комунікація, безплатне харчування і форма. Ми хочемо, щоб у проєкті працювали люди, які залишаться з нами на один-два роки. Ті люди, які прийшли на ідею і закохалися в проєкт.
Як у вас з плинністю персоналу?
Сашко:
За перший тиждень роботи приблизно 30% нашої команди-сервісу пішли з проєкту. Не витримали ритму, можливо, не так уявляли собі робочий процес. Тепер усе стабілізувалося, але плинність є скрізь, і ми не виняток. Я приязно ставлюся до людей, які приходять чесно й круто відпрацювати. Байдуже, на який період. Гадаю, боротися з цим нереально. На ринку завжди є гравці, які можуть дати вищі рівень оплати й статус. Ми ж беремо драйвом і намагаємося закохати людину в нашу маленьку секту.
Чи є у вас штрафи для працівників?
Сашко:
Як на мене, штрафи — це неробоча схема. Ми довіряємо персоналу. Якщо працівник робить щось, на нашу думку, неправильне, ми спілкуємося, показуємо й пояснюємо помилки. Але це точно не про штрафи.
Як ви розвиваєте маркетинг?
Слава:
Нині це вже робить уся команда. У нас є кілька каналів комунікації: магнітна дошка й наші соцмережі. Постимо сторіз про собак, перепощуємо дописи наших клієнтів. Ми не маємо власне маркетингової стратегії, бо вона народжувалася вкрай «по-дилетантськи». Ми просто жартували, приколювалися й дотепно підписували фотографії. Хлопці показували власні відео й скетчі.
Пости малюють по черзі всі офіціанти. Фразу дня в нас пише той, хто перший прийшов на роботу. Все доволі природно й органічно.
Я й сам беру участь у маркетингу — полюбляю робити сторіз особисто. Можна сказати, що я класичний есемемник.
Сашко:
Так, Слава охоче сам веде сторінку. Майже всі суперові ранкові сторіз — це його ідеї та реалізація. Три-чотири рази на тиждень прилітають пости від нього. Але в нас працює і SMM-менеджерка за розробленим планом, і основна частина контенту — від неї. Утім, як Слава слушно зауважив, соцмережі — це командний драйв. До речі, магнітна дошка — теж ідея Слави.
Наш штатний SMM-менеджер багато часу проводить у «Дилетанті». Ми майже не постимо старих фотографій, бо емоції актуальні тільки день-два. Найкрутіші живі пости виходять день у день. Авжеж, є заплановані пости з членами команди, які ми знімали заздалегідь. Зрозуміло, що меню теж знімали в однакових умовах освітлення і в один день, щоб органічно вписати в хайлайти інстаграму. Однак усе, що про життя закладу, — це експромти дня.
Як придумували концепцію меню?
Слава:
Це відбувалося у два етапи. Перший — те, що ми хотіли запускати на початках, і другий — те, куди ми прийшли тепер з огляду на сезонність продукту, попит на вино чи інший алкоголь, собівартість продуктів тощо. Ми повсякчас поліпшуємо меню, щось додаємо або, навпаки, прибираємо з нього. Якщо немає попиту, то навіщо ця страва? Де-факто наша гіпотеза щодо меню змінилася відсотків на 30.
Як ви відстежуєте продаж й оптимізуєте меню?
Сашко:
Наша фінансова звітність починається зі щоденного контролю складу: дивимося переміщення, надходження тощо. Не дуже полюбляю АВС-аналіз, позаяк процентні значення проставляю не я. Вони усереднені для всього ринку, тому все ж таки користуюся складськими. Я переглядаю продаж, і звіти, якщо вони мені потрібні, зазвичай доволі синтетичні. Себто я поєдную кілька показників і кілька параметрів.
Що ж до меню, то ми працюємо тільки з якісним продуктом і якісними інгредієнтами. Це, звісно, круто й тішить наших гостей, але для нас не все так однозначно, бо в холодний період ціни дуже зростають. Ми вирішили не оновлювати кардинально меню, додаємо по одній-дві страви до кожної категорії. Звісно, потрохи експериментуємо: шеф опрацьовує щось новеньке, показує Славі — якщо страва вписується в концепцію, охоче ставимо її в меню.
У позиціях бару ми гнучкіші. Залишаємо базу: вино тільки натуральне, виключно фільтр-кава, а з рештою експериментуємо. Наприклад, коктейльна карта змінилася на 80%, гарячі напої також варіюються залежно від сезону.
Розкажіть, як ведете облік у закладі?
Слава:
На щастя, я майже не контролюю ці процеси. У нас, ясна річ, є щомісячна фінансова звітність і навіть якась щоденна. Утім, я регулюю це доволі поверхово. Лише якщо критична ситуація або виявили якусь помилку й разом її усуваємо. Себто ми з хлопцями плануємо й дотримуємо плану. Приміром, що робитимемо на карантині, після закриття «літника», старту холодного сезону тощо. Ми намагаємося завищувати план і відтак до нього прагнути.
Я опікуюся сервісом, радше навіть мова про цифровий сервіс. Стежу за реакцією гостей: як і про що вони пишуть. Часто-густо сам на це реагую або передаю інформацію хлопцям з дівчатами. Оскільки я не можу повсякчас бути в закладі, доводиться контролювати зворотний зв’язок віддалено.
Також я стежу за якістю продукту. Я постійний гість, тому, як і всі, висловлюю власну думку. Мені здебільшого все подобається, та все одно я завжди з усіма раджуся.
Сашко:
Облік ми ведемо в Poster. Перший досвід роботи з цією програмою для кафе у мене був ще на позиції лінійного персоналу.
Мені подобається, що вона легка, зрозуміла й змінюється. Змінюється на очах за доволі короткий строк, навіть інтерфейс уже інакший. Мені Poster подобається саме через легкість і зручність. Його можна встановити на безліч девайсів, і в нього високий рівень економічності. Якщо раптом немає інтернету, він однаково працює. Тобі не потрібно докуповувати хмарне або фізичне зберігання, щоб накопичувати терабайти інформації. Вважаю, для такого проєкту, як у нас, він підходить ідеально.
Кожен день розпочинається з перевірки складу: відстежуємо рух товарів. Хочемо повсякчас бачити динаміку не тільки в розрізі категорій або навіть товарів, а набагато глибше. Це допомагає якнайкраще організувати закупівлю.
Потім переглядаю рух за залишками, знову-таки, щоб ефективно сформулювати заявки. А продаж — це вже переважно вечірня категорія. Продаж за категоріями або за товарами дивлюся після завершення роботи, щоб написати щоденний мінізвіт.
Двічі на місяць ми проводимо інвентаризацію кухні — повноцінну й часткову. Перевіряємо, звісно ж, коректність техкарток після певних змін. Якщо результати незадовільні, збільшуємо частоту інвентаризацій, доводимо її до трьох послідовних елементів, щоб знайти й виправити помилку.
З баром ситуація дещо інша. Ми часто опрацьовуємо й міняємо алкогольні позиції, тому інвентаризація допомагає відстежити саме ті категорії, які мають потрапити в щоденні списання.
Як ви рахуєте середній чек?
Сашко:
Ми рахуємо кількість чеків, бо в нас немає системи з офіціантами й ми працюємо через касира. Я розумію, що тут є досить велика похибка: приймаючи замовлення на касі, ми не можемо коректно внести кількість гостей. Оскільки за столиком може сидіти троє гостей, а замовлення на всіх робити хтось один. А втім, ми все-таки орієнтуємося на кількість чеків за день.
| Трохи цифр | |
|---|---|
| Площа кафе | 67 кв.м. |
| Середній чек | 168 грн |
| К-сть чеків на місяць | 5031 |
| Найпопулярніші позиції | |
|---|---|
| Баскський чизкейк | 115 грн |
| Пашот на тості з гуакамоле | 170 грн |
Який фудкост вашого проєкту?
Сашко:
З харчуванням штату фудкост з кухні минулого місяця становив 37%. Ми маємо ідеальну цифру, до якої рухаємося, і я розумію, що наразі не наблизилися до мети. Щодо бару в нас є кілька навчально-маркетингових процесів — це лекції про вино й опрацювання, про які я казав. Зважаючи на це все, наш фудкост з бару — близько 34%.
Як ви працює з лояльністю гостей?
Слава:
Гадаю, ми вже здобули певну репутацію на ринку, «на районі», як я люблю висловлюватися. У кожній ситуації ми даємо невелику фору на користь гостя. Здебільшого конфліктні ситуації виникають за касою. Наприклад, коли гість не хоче надягати маску й сперечається. Ми кажемо: «Хлопці й дівчата, сорі, ми не можемо нічого вдіяти, це закон, тож надягайте маску й ми вас обслужимо». І тоді починається: «Як ви можете? Навіщо ви це робите?!». Ми на це ніяк не реагуємо. Бо в нас є правило: ми не обслуговуємо гостей, які замовляють біля каси без маски. Просто не обслуговуємо, хай би як вони били себе кулаком у груди й хоч би що казали. Ми на боці гостя, але і свій персонал ображати точно не дамо.
Ми намагаємося бути максимально гнучкими з клієнтами. Як на мене, працює тільки щире, чесне ставлення. Скажімо, якщо гостю не сподобалася страва, то ми не рахуватимемо її.
Сашко:
Так, є категорія гостей, які і відгук залишать, і одиницю вліплять. Щойно вони відчиняють двері, як ти розумієш: неодмінно буде відгук. І найімовірніше, буде якась неприємна ситуація. Ми спокійно ставимося до таких гостей, здаємо собі справу, що є якась похибка у вибірці й не всі поділяють наше бачення того, яким може бути сервіс. Ми теж можемо помилятися, та й, напевно, ніхто не застрахований від цього. Тож спокійно ставимося до конфліктних ситуацій і виходимо з них сильнішими як команда.
З якими складнощами стикалися, коли запускали проєкт?
Слава:
Ми будувалися впродовж усього весняного карантину. Відкрилися майже наприкінці. Ідеально, як на мене. Єдина проблема — було мало людей на будівництві, доводилося всіх возити, бо транспорт не працював. Одна людина на машині збирала всіх наших працівників, що з передмістя. Постраждала логістика. А так, загалом, нам, як і всім, дали знижку на один місяць оренди.
Хотілося б якось переграти відкриття, щось поліпшити або змінити?
Слава:
Мені здається, що в нас усе виходить органічно. Я не хотів би щось змінювати, бо мені подобається, як ми розвиваємося. Усі плюси й усі мінуси мене цілком влаштовують. Гадаю, наші помилки допомагають нам, команда вчиться і я змінююся. Якби ми відразу заходили з досвідом, не були б «дилетантами».
Недбалість, подекуди помилки, подеколи неідеальність — усе це підтримує нашу концепцію. А наша концепція — це кафе «Дилетант». Коли людина не побоялася і зробила щось. Я не про себе кажу. Людина-дилетант — це та, яка хоче стати професіоналом і не боїться ризикувати.
Авжеж, я припускався помилок, але мені не страшно їх повторити. Я не вважаю, що результат досягнуто. Поспостерігаю і за три роки зроблю якийсь висновок. А поки що це ще дуже молодий проєкт.
Сашко:
Я багато помилявся: провальні фестивалі, погані фінансові результати, можливо, десь несправедливі кадрові рішення. І я суперщасливий, що довкола мене завжди були власники, які розуміли, чому рішення саме таке, а не інакше, і допомагали рухатися вперед. Тільки три останні роки я менеджерую. Мабуть, я порадив би собі швидше рухатися в бік менеджменту й ухвалення рішень, відмовившись від легких грошей лінійного персоналу.
Що вам найбільше подобається в ресторанному бізнесі?
Слава:
Мені подобається блискавична реакція гостей. Це те, чого бракує в моїй основній роботі архітектора й дизайнера. Моя робота полягає в довгострокових проєктах: від 3 до 5 місяців, а то й рік-півтора, перш ніж я побачу результат. Авжеж, я дістаю зворотний зв’язок від людей, які користуються моїм продуктом, але не так, як тут, де і продукт, і зворотний зв’язок миттєві. Мені вельми до вподоби ця суперреакція.
Сашко:
Я захоплююся динамікою. На мою думку, ця сфера рухається просто-таки семимильними кроками. І за багатьма напрямами ми вже стали трендсетерами: за якістю продукту та ідеями, які генеруються всередині ринку. Звісно, як і більшість людей, що працюють у цій сфері, я полюю за швидкими, позитивними й доступними емоціями. Тут ти все бачиш одразу.
На які моменти звертати увагу рестораторам-початківцям?
Сашко:
Мабуть, найважливіша ідея. І так, попри те що Слава любить казати, мовляв, у нього немає ідеї, вона в нього якраз є — це розвиток нової локації, «кафе на районі». Гадаю, передовсім потрібна класна ідея, потім людина, яка цю ідею зможе реалізувати, і класна команда.
Обов’язково: ідея, команда й продукт. Пріоритети можна змінювати, але якщо ці складники наявні — гості задоволені в будь-якому разі.
Слава:
Не скажу, що я досвідчений ресторатор. І я точно знаю: поради тому й добрі, що до них не треба дослухатися. Проте я радив би не заощаджувати на засадничих речах:
- Якості продукту
- Рівні команди
- Зарплатному фонді для команди
Це, напевно, головне. Має бути смачна кухня і кльовий сервіс — це базові речі, які просто неприпустимо порушувати. А все решта може бути будь-де: хоч у підвалі, хоч на даху. Також важлива простота. Я за мінімалізм: узяв — випив, узяв — з’їв, не потрібно думати, з якого боку починати їсти страву.
Поза сумнівом, естетські заклади — це теж достойна штука. У мене було чимало проєктів, коли ми робили і складні, і прості ресторани, і ятки, і ятки на ринках, і ринки їжі. Але я розумію: що простіше, то швидшою буде реакція гостя. Не варто ускладнювати. Це моя життєва філософія, тому я такі поради дав. Хтось «топить» за надскладну концепцію з великою ідеєю. Ми не маємо великої ідеї, у нас просто кафе на районі. Ось, власне, і все.
Відчувши себе ресторатором, я дістав ще одну експертизу. Я вже добре розуміюся на деяких питаннях цього бізнесу. Раніше мені могли закинути: «Та що ти в цьому тямиш? Внутрішня кухня — це наше». А тепер я вже можу відповісти: «Ну, щось таки тямлю».
Що кажуть наші клієнти
Я програміст за освітою та вибрав Poster, тому що це гнучка система. На відміну від інших, вона дає нам можливість створювати функції, яких немає жодній з систем та які закривають потреби нашого бізнесу.
Poster ми вибрали для себе через зручний інтерфейс бек-офісу та термінала. Це дозволяє не витрачати багато часу на навчання працівників. Найулюбленіше — крута підтримка 24/7.
В першу кав’ярню ми вибрали Poster через простий інтерфейс та доступну ціну. Після запуску ми побачили, як добре працює тех. підтримка та розвивається продукт. За весь час команда Poster нас жодного разу не підвела.
Ми вибрали Poster, тому що він працює в хмарі й дані завжди доступні онлайн з комп’ютера чи смартфона. Окремий кайф — це служба підтримки, яка цілодобово може допомогти та швидко вирішити питання.
Poster така зручна програма, що вже за місяць роботи я не уявляв, як можна працювати без неї. За перший рік роботи ми повністю забули про нестачі та інші проблеми, які до цього створював ручний облік.
Всі наші точки працюють на Poster. По-перше, для нас важливий зрозумілий інтерфейс. По-друге, можливість стежити за виторгом у реальному часі: як продаються топові позиції, коли була закрита касова зміна.
