Как вести бухгалтерский учет в кальянной

19 февраля, 2022 • 9 минут

Владимир Силивейстр
Владимир Силивейстр
Контент-маркетолог Poster. Пишет про нюансы открытия и управления бизнесом. Проводит интервью с экспертами и владельцами ресторанного бизнеса.

Чтобы правильно вести учет в кальянной, нужно понимать, что этот формат ресторанного бизнеса немного отличается от обычных заведений. Стоит учитывать это еще до открытия кальянной и заранее подготовиться. Процесс запуска состоит из нескольких этапов подготовки. Итак, что нужно сделать:

  1. Определиться с системой налогообложения.

  2. Получить соответствующий статус: ФЛП (ФОП) или юрлицо (ТОВ).

  3. Выбрать коды ОКВЭД для своего бизнеса.

  4. Подписать договоры с поставщиками.

  5. Нанять и оформить персонал.

  6. Найти и арендовать подходящее помещение под кальянную.

Poster QR – меню, отзывы и оплаты для вашего заведения

  • Без расходов на разработку и наполнение
  • Понятный и привычный интерфейс
  • Интегрировано с системой учета

Удобно для заведения, удобно для гостей:

  • Отзывы — собирайте отзывы по заказам и блюдам. Мгновенно реагируйте на негатив, чтобы исправить ситуацию тут и сейчас.
  • Оплаты — ваш гость сможет оплатить заказ с помощью только лишь своего телефона.

Стоимость всего 252 грн в месяц – первые 15 дней бесплатно.

Помещение для кальянной обязательно должно соответствовать противопожарным и экологическим нормам и требованиям ХАССП. Отдельное внимание к системе вентиляции залов и товарного соседства на складе.

Чтобы лучше разобраться в этой теме, мы попросили помочь ресторатора и основателя сети кальянных Radioactive в Одессе — Сергея Юхимовича.

Законодательные требования к работе кальянных

Особых требований от законодательства, которые отличаются от ведения привычного рестобизнеса, не так уж много. Из нестандартного вам понадобится:

  • разрешение на торговлю подакцизной продукцией и лицензия на реализацию табачных изделий,

  • наличие в заведении табака с украинским акцизом, документы и сертификаты на него обычно прилагают к поставке,

  • договор с поставщиком акцизной табачной продукции.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

  • Финансовые отчеты
  • Складской учет
  • Статистика и аналитика
  • Маркетинг и др.

Требования к помещению для кальянной

Плюс, стоит учитывать еще дополнительные требования к помещению, как минимум нужно:

  • Установить в кальянной пожарную систему оповещения и расставить огнетушители — по одному на зал.

  • Оборудовать мощную систему вентиляции.

  • Обеспечить защиту от пассивного курения.

И не забывайте, что реклама табака запрещена законом, как и посещение подобных заведений несовершеннолетними.

Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.

Проверьте адрес эл. почты, который вы написали
Blog whitepapper

Особенности ведения учета в кальянной

«Учет в кальянной обычно ничем не отличается от ведения учета в обычном заведении общепита. В целом, продажу кальяна можно вписать в любую систему, главное, чтобы она у вас была не в блокноте. Также отдельно советую все взаиморасчеты с поставщиками вести только безналичными платежами.»

Сергей Юхимович

Конечно, вести управленческий и бухгалтерский учет кальянной вручную никто не запрещает, но такой вариант очень трудоемкий и подходит лишь для тех владельцев, у которых нет наемных сотрудников и, при этом, скромные обороты. Любая автоматизация процессов и внедрение системы учета для кальянной значительно упрощает работу бухгалтера и всей структуры в целом.

Вы сможете быстро продавать, принимать товары, формировать отчеты и главное — анализировать работу кальянной, чтобы сделать бизнес более эффективным. Например, по активности гостей, работе каждого члена команды, статистике продаж и т. д.

Что можно и нужно можно автоматизировать в кальянной:

  • прием товаров,

  • расчеты с поставщиком,

  • оформление заказа,

  • печать чеков,

  • работу склада,

  • подготовку отчетов и накладных,

  • сбор контактов гостей.

Также важно контролировать финансовые транзакции. Для этого, например в Poster, можно добавлять расходные и доходные транзакции, чтобы видеть реальный финансовый результат кальянной.

учет в кальянной

Учет табака в кальянной

Но как вести учет в кальянной главного расходника? В заведениях с большим ассортиментом табаков для того, чтобы все правильно списывалось при продаже можно вести учет по артикулам и следить за остатками каждой позиции.

Технологическая карта на кальян

Например, в Poster, вы сможете создать конструктор кальяна и добавить модификатор к кальяну, чтобы на терминале продаж можно было выбрать: вид табака, вариант чаши и на чем делать кальян.

техноголическая карта кальян

Как вести учет табака в кальянной

«В целом, учет табачной продукции мало отличается от учета других ингредиентов. Единственная разница в том, что в этом случае учет производится в общем объеме наименования бренда, а не конкурентных вкусов. А расчет себестоимости в кальяне, на самом деле, немного виртуальный, так как в стоимость курения кальяна, обычно, мало кто включает цену угля, мундштуков и амортизации оборудования, а делать это — нужно.»

Сергей Юхимович

Система учета для кафе, баров и ресторанов

Poster POS

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет

Poster POS

Учет дополнительных позиций в меню кальянной

Учёт остальных позиций в кальянной кардинально не отличается от учета табака. Главное, чтобы вы его вели также детально, как и учет табака. Потому что на некоторых позициях вы можете терять денег больше, чем на кальянах.

«Мы также используем периодически АВС-анализ, просто для выведения общей картины продаж и актуализации меню.»

Сергей Юхимович

Как вести учет кальянной — следить за складом и финансами удобнее в программе, так можно увидеть прибыльно ли работает заведение и есть ли какие-то недостачи и проблемы с пересортом.

Учет рабочего времени кальянщиков и учет оплаты труда персонала

Предприниматели обычно предпочитают рассчитывать рабочее время и зарплаты сотрудников в одной системе. Учет рабочего времени кальянщика и всего трудового процесса довольно просто вести в Poster. Например, укажите ставку сотрудникам за месяц, смену или за час, добавьте процент от продаж и отслеживайте начисление зарплаты по каждому сотруднику.

учет зарплат кальянщиков

Модели оплаты труда в кальянной:

  • Фиксированная ставка

  • Почасовая система оплаты

  • Сдельно-прогрессивная: ставка/выход + % продаж

  • Прогрессивная: почасовая + % продаж + личные продажи

Фиксированная ставка будет устраивать работника только пока нагрузка в заведении будет небольшая. Как только работы станет больше, сотрудник уже будет менее удовлетворен своей оплатой.

В таком случае, стоит смотреть уже в сторону сдельно-прогрессивной или прогрессивной оплаты, где предусмотрено больше мотивации для работника. Когда он сам может повлиять на бонусную часть и принести больше дохода себе и заведению — продать дополнительные позиции, продвигать новые блюда или вкусы кальяна.

Проведение инвентаризации в кальянной

Обязательно нужно вести складской учет кальянной с расчетами, чтобы учитывать разные виды табака на складе и отслеживать их списания. Если у вас в кальянной есть бар и кухня, то в Poster, вы сможете настроить списание ингредиентов с разных складов заведения, чтобы не было путаницы.

Инвентаризацию нужно проводить, чтобы сверить актуальные остатки товаров и ингредиентов на складе. Так вы узнаете реальные запасы и вовремя сделать закупки.

А в Poster еще можно настроить оповещение об остатках товаров, которые заканчиваются на складе. В конце дня или смены вы получите письмо со списком всех позиций, которые закончились и сможете сделать закупку вовремя.

остатки на складе кальянной

И не забывайте следить за аналитикой кальянной — просматривайте статистику продаж по: категориям товаров, сотрудникам, чекам и дням недели. Так вы узнаете, какая категория товаров продается активнее и какие часы в заведении действительно самые загруженные.

Налоговый учет кальянной

Налоговый учет удобнее вести на стороннем ресурсе и в идеале этим должен заниматься бухгалтер. Так же намного удобнее чтоб кассовый аппарат был внешний, для лучшего контроля.

Программный РРО для кафе и ресторанов

Poster POS

Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета

Poster POS

«Облачный РРО — это круто и можно его уже попробовать, но пока налоговая система еще не полностью к нему готова. В нашем случае это происходит именно так.»

Сергей Юхимович

Материалы по теме

Подписка на блог

Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе

Проверьте адрес эл. почты, который вы написали