Как вести бухгалтерский учет в кальянной
19 февраля, 2022 • 9 минут
Чтобы правильно вести учет в кальянной, нужно понимать, что этот формат ресторанного бизнеса немного отличается от обычных заведений. Стоит учитывать это еще до открытия кальянной и заранее подготовиться. Процесс запуска состоит из нескольких этапов подготовки. Итак, что нужно сделать:
-
Определиться с системой налогообложения.
-
Получить соответствующий статус: ФЛП (ФОП) или юрлицо (ТОВ).
-
Выбрать коды ОКВЭД для своего бизнеса.
-
Подписать договоры с поставщиками.
-
Нанять и оформить персонал.
-
Найти и арендовать подходящее помещение под кальянную.
Poster QR – меню, отзывы и оплаты для вашего заведения
- Без расходов на разработку и наполнение
- Понятный и привычный интерфейс
- Интегрировано с системой учета
Удобно для заведения, удобно для гостей:
- Отзывы — собирайте отзывы по заказам и блюдам. Мгновенно реагируйте на негатив, чтобы исправить ситуацию тут и сейчас.
- Оплаты — ваш гость сможет оплатить заказ с помощью только лишь своего телефона.
Стоимость всего 252 грн в месяц – первые 15 дней бесплатно.
Помещение для кальянной обязательно должно соответствовать противопожарным и экологическим нормам и требованиям ХАССП. Отдельное внимание к системе вентиляции залов и товарного соседства на складе.
Чтобы лучше разобраться в этой теме, мы попросили помочь ресторатора и основателя сети кальянных Radioactive в Одессе — Сергея Юхимовича.
Законодательные требования к работе кальянных
Особых требований от законодательства, которые отличаются от ведения привычного рестобизнеса, не так уж много. Из нестандартного вам понадобится:
-
разрешение на торговлю подакцизной продукцией и лицензия на реализацию табачных изделий,
-
наличие в заведении табака с украинским акцизом, документы и сертификаты на него обычно прилагают к поставке,
-
договор с поставщиком акцизной табачной продукции.
Посмотрите самостоятельно как работает Poster
Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:
- Финансовые отчеты
- Складской учет
- Статистика и аналитика
- Маркетинг и др.
Требования к помещению для кальянной
Плюс, стоит учитывать еще дополнительные требования к помещению, как минимум нужно:
-
Установить в кальянной пожарную систему оповещения и расставить огнетушители — по одному на зал.
-
Оборудовать мощную систему вентиляции.
-
Обеспечить защиту от пассивного курения.
И не забывайте, что реклама табака запрещена законом, как и посещение подобных заведений несовершеннолетними.
Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.
Особенности ведения учета в кальянной
«Учет в кальянной обычно ничем не отличается от ведения учета в обычном заведении общепита. В целом, продажу кальяна можно вписать в любую систему, главное, чтобы она у вас была не в блокноте. Также отдельно советую все взаиморасчеты с поставщиками вести только безналичными платежами.»
Сергей Юхимович
Конечно, вести управленческий и бухгалтерский учет кальянной вручную никто не запрещает, но такой вариант очень трудоемкий и подходит лишь для тех владельцев, у которых нет наемных сотрудников и, при этом, скромные обороты. Любая автоматизация процессов и внедрение системы учета для кальянной значительно упрощает работу бухгалтера и всей структуры в целом.
Вы сможете быстро продавать, принимать товары, формировать отчеты и главное — анализировать работу кальянной, чтобы сделать бизнес более эффективным. Например, по активности гостей, работе каждого члена команды, статистике продаж и т. д.
Что можно и нужно можно автоматизировать в кальянной:
-
прием товаров,
-
расчеты с поставщиком,
-
оформление заказа,
-
печать чеков,
-
работу склада,
-
подготовку отчетов и накладных,
-
сбор контактов гостей.
Также важно контролировать финансовые транзакции. Для этого, например в Poster, можно добавлять расходные и доходные транзакции, чтобы видеть реальный финансовый результат кальянной.
Учет табака в кальянной
Но как вести учет в кальянной главного расходника? В заведениях с большим ассортиментом табаков для того, чтобы все правильно списывалось при продаже можно вести учет по артикулам и следить за остатками каждой позиции.
Технологическая карта на кальян
Например, в Poster, вы сможете создать конструктор кальяна и добавить модификатор к кальяну, чтобы на терминале продаж можно было выбрать: вид табака, вариант чаши и на чем делать кальян.
Как вести учет табака в кальянной
«В целом, учет табачной продукции мало отличается от учета других ингредиентов. Единственная разница в том, что в этом случае учет производится в общем объеме наименования бренда, а не конкурентных вкусов. А расчет себестоимости в кальяне, на самом деле, немного виртуальный, так как в стоимость курения кальяна, обычно, мало кто включает цену угля, мундштуков и амортизации оборудования, а делать это — нужно.»
Сергей Юхимович
Система учета для кафе, баров и ресторанов
Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет
Учет дополнительных позиций в меню кальянной
Учёт остальных позиций в кальянной кардинально не отличается от учета табака. Главное, чтобы вы его вели также детально, как и учет табака. Потому что на некоторых позициях вы можете терять денег больше, чем на кальянах.
«Мы также используем периодически АВС-анализ, просто для выведения общей картины продаж и актуализации меню.»
Сергей Юхимович
Как вести учет кальянной — следить за складом и финансами удобнее в программе, так можно увидеть прибыльно ли работает заведение и есть ли какие-то недостачи и проблемы с пересортом.
Учет рабочего времени кальянщиков и учет оплаты труда персонала
Предприниматели обычно предпочитают рассчитывать рабочее время и зарплаты сотрудников в одной системе. Учет рабочего времени кальянщика и всего трудового процесса довольно просто вести в Poster. Например, укажите ставку сотрудникам за месяц, смену или за час, добавьте процент от продаж и отслеживайте начисление зарплаты по каждому сотруднику.
Модели оплаты труда в кальянной:
-
Фиксированная ставка
-
Почасовая система оплаты
-
Сдельно-прогрессивная: ставка/выход + % продаж
-
Прогрессивная: почасовая + % продаж + личные продажи
Фиксированная ставка будет устраивать работника только пока нагрузка в заведении будет небольшая. Как только работы станет больше, сотрудник уже будет менее удовлетворен своей оплатой.
В таком случае, стоит смотреть уже в сторону сдельно-прогрессивной или прогрессивной оплаты, где предусмотрено больше мотивации для работника. Когда он сам может повлиять на бонусную часть и принести больше дохода себе и заведению — продать дополнительные позиции, продвигать новые блюда или вкусы кальяна.
Проведение инвентаризации в кальянной
Обязательно нужно вести складской учет кальянной с расчетами, чтобы учитывать разные виды табака на складе и отслеживать их списания. Если у вас в кальянной есть бар и кухня, то в Poster, вы сможете настроить списание ингредиентов с разных складов заведения, чтобы не было путаницы.
Инвентаризацию нужно проводить, чтобы сверить актуальные остатки товаров и ингредиентов на складе. Так вы узнаете реальные запасы и вовремя сделать закупки.
А в Poster еще можно настроить оповещение об остатках товаров, которые заканчиваются на складе. В конце дня или смены вы получите письмо со списком всех позиций, которые закончились и сможете сделать закупку вовремя.
И не забывайте следить за аналитикой кальянной — просматривайте статистику продаж по: категориям товаров, сотрудникам, чекам и дням недели. Так вы узнаете, какая категория товаров продается активнее и какие часы в заведении действительно самые загруженные.
Налоговый учет кальянной
Налоговый учет удобнее вести на стороннем ресурсе и в идеале этим должен заниматься бухгалтер. Так же намного удобнее чтоб кассовый аппарат был внешний, для лучшего контроля.
Программный РРО для кафе и ресторанов
Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета
«Облачный РРО — это круто и можно его уже попробовать, но пока налоговая система еще не полностью к нему готова. В нашем случае это происходит именно так.»
Сергей Юхимович