Учет в кальянной: как правильно вести бухгалтерский учет в кальянной

Чтобы правильно вести учет в кальянной, нужно понимать, что этот формат ресторанного бизнеса немного отличается от обычных заведений. Стоит учитывать это еще до открытия кальянной и заранее подготовиться. Процесс запуска состоит из нескольких этапов подготовки. Итак, что нужно сделать:

1. Определиться с системой налогообложения.

2. Получить соответствующий статус: ФЛП (ФОП) или юрлицо (ТОВ).

3. Выбрать коды ОКВЭД для своего бизнеса.

4. Подписать договоры с поставщиками.

5. Нанять и оформить персонал.

6. Найти и арендовать подходящее помещение под кальянную.

Помещение для кальянной обязательно должно соответствовать противопожарным и экологическим нормам и требованиям ХАССП. Отдельное внимание к системе вентиляции залов и товарного соседства на складе.

Чтобы лучше разобраться в этой теме, мы попросили помочь ресторатора и основателя сети кальянных Radioactive в Одессе — Сергея Юхимовича.

Законодательные требования к работе кальянных

Особых требований от законодательства, которые отличаются от ведения привычного рестобизнеса, не так уж много. Из нестандартного вам понадобится: 

• разрешение на торговлю подакцизной продукцией и лицензия на реализацию табачных изделий,

• наличие в заведении табака с украинским акцизом, документы и сертификаты на него обычно прилагают к поставке,

• договор с поставщиком акцизной табачной продукции.

Требования к помещению для кальянной

Плюс, стоит учитывать еще дополнительные требования к помещению, как минимум нужно:

• Установить в кальянной пожарную систему оповещения и расставить огнетушители — по одному на зал.

• Оборудовать мощную систему вентиляции.

• Обеспечить защиту от пассивного курения.

И не забывайте, что реклама табака запрещена законом, как и посещение подобных заведений несовершеннолетними.

Чек-лист по запуску заведения

Полный список задач перед открытием заведения

Скачать

Введите корректный адрес эл. почты

✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.

Особенности ведения учета в кальянной

«Учет в кальянной обычно ничем не отличается от ведения учета в обычном заведении общепита. В целом, продажу кальяна можно вписать в любую систему, главное, чтобы она у вас была не в блокноте. Также отдельно советую все взаиморасчеты с поставщиками вести только безналичными платежами.»

Сергей Юхимович

Конечно, вести управленческий и бухгалтерский учет кальянной вручную никто не запрещает, но такой вариант очень трудоемкий и подходит лишь для тех владельцев, у которых нет наемных сотрудников и, при этом, скромные обороты. Любая автоматизация процессов и внедрение системы учета для кальянной значительно упрощает работу бухгалтера и всей структуры в целом.

Вы сможете быстро продавать, принимать товары, формировать отчеты и главное —  анализировать работу кальянной, чтобы сделать бизнес более эффективным. Например, по активности гостей, работе каждого члена команды, статистике продаж и т. д. 

Что можно и нужно можно автоматизировать в кальянной:

• прием товаров,

• расчеты с поставщиком,

• оформление заказа,

• печать чеков,

• работу склада,

• подготовку отчетов и накладных,

• сбор контактов гостей.

Также важно контролировать финансовые транзакции. Для этого, например в Poster, можно добавлять расходные и доходные транзакции, чтобы видеть реальный финансовый результат кальянной.

Система учета для кафе, баров и ресторанов

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет

Посмотреть демо Узнать больше

Учет табака в кальянной

Но как вести учет в кальянной главного расходника? В заведениях с большим ассортиментом табаков для того, чтобы все правильно списывалось при продаже можно вести учет по артикулам и следить за остатками каждой позиции.

Технологическая карта на кальян

Например, в Poster, вы сможете создать конструктор кальяна и добавить модификатор к кальяну, чтобы на терминале продаж можно было выбрать: вид табака, вариант чаши и на чем делать кальян. 

Как вести учет табака в кальянной

«В целом, учет табачной продукции мало отличается от учета других ингредиентов. Единственная разница в том, что в этом случае учет производится в общем объеме наименования бренда, а не конкурентных вкусов. А расчет себестоимости в кальяне, на самом деле, немного виртуальный, так как в стоимость курения кальяна, обычно, мало кто включает цену угля, мундштуков и амортизации оборудования, а делать это — нужно.»

Сергей Юхимович

Учет дополнительных позиций в меню кальянной

Учёт остальных позиций в кальянной кардинально не отличается от учета табака. Главное, чтобы вы его вели также детально, как и учет табака. Потому что на некоторых позициях вы можете терять денег больше, чем на кальянах. 

«Мы также используем периодически АВС-анализ, просто для выведения общей картины продаж и актуализации меню.»

Сергей Юхимович

Как вести учет кальянной — следить за складом и финансами удобнее в программе, так можно увидеть прибыльно ли работает заведение и есть ли какие-то недостачи и проблемы с пересортом. 

Учет рабочего времени кальянщиков и учет оплаты труда персонала

Предприниматели обычно предпочитают рассчитывать рабочее время и зарплаты сотрудников в одной системе. Учет рабочего времени кальянщика и всего трудового процесса довольно просто вести в Poster. Например, укажите ставку сотрудникам за месяц, смену или за час, добавьте процент от продаж и отслеживайте начисление зарплаты по каждому сотруднику. 

Модели оплаты труда в кальянной:

• Фиксированная ставка

• Почасовая система оплаты

• Сдельно-прогрессивная: ставка/выход + % продаж

• Прогрессивная: почасовая + % продаж + личные продажи

Фиксированная ставка будет устраивать работника только пока нагрузка в заведении будет небольшая. Как только работы станет больше, сотрудник уже будет менее удовлетворен своей оплатой.

В таком случае, стоит смотреть уже в сторону сдельно-прогрессивной или прогрессивной оплаты, где предусмотрено больше мотивации для работника. Когда он сам может повлиять на бонусную часть и принести больше дохода себе и заведению — продать дополнительные позиции, продвигать новые блюда или вкусы кальяна.

Проведение инвентаризации в кальянной

Обязательно нужно вести складской учет кальянной с расчетами, чтобы учитывать разные виды табака на складе и отслеживать их списания. Если у вас в кальянной есть бар и кухня, то в Poster, вы сможете настроить списание ингредиентов с разных складов заведения, чтобы не было путаницы. 

Инвентаризацию нужно проводить, чтобы сверить актуальные остатки товаров и ингредиентов на складе. Так вы узнаете реальные запасы и вовремя сделать закупки. 

А в Poster еще можно настроить оповещение об остатках товаров, которые заканчиваются на складе. В конце дня или смены вы получите письмо со списком всех позиций, которые закончились и сможете сделать закупку вовремя. 

И не забывайте следить за аналитикой кальянной — просматривайте статистику продаж по: категориям товаров, сотрудникам, чекам и дням недели. Так вы узнаете, какая категория товаров продается активнее и какие часы в заведении действительно самые загруженные.

Налоговый учет кальянной

Налоговый учет удобнее вести на стороннем ресурсе и в идеале этим должен заниматься  бухгалтер. Так же намного удобнее чтоб кассовый аппарат был внешний, для лучшего контроля. 

Программный РРО для кафе и ресторанов

Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета

Попробовать Узнать больше

«Облачный РРО — это круто и можно его уже попробовать, но пока налоговая система еще не полностью к нему готова. В нашем случае это происходит именно так.»

Сергей Юхимович