Автоматизация ресторана

Единая система учета для заведения: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС.

Poster

Попробуйте Poster бесплатно

Присоединитесь к 30 000 заведениям, которые уже попробовали Poster — создайте аккаунт прямо сейчас. Первые 15 дней бесплатно.

Система автоматизации – комплексное решение по настройке работы вашего заведения. Включает в себя общий складской и финансовый учет, кассы-терминалы и подключаемое оборудование для обслуживания гостей и соблюдения налогового учета.

Все владельцы ресторанов стараются максимально автоматизировать работу своего заведения, чтобы тратить больше времени на анализ статистики, улучшения сервиса, продумывания нового меню и масштабирование бизнеса.

Внедрение системы автоматизации, особенно еще до открытия заведения, помогает снизить издержки, просчитать реальные расходы и выявить «слабые места» заведения уже на начальном этапе. У вас будет полный контроль над работой кухни, зала, склада, касс и бухгалтерии. Перед тем как выбрать систему автоматизации ресторана нужно понять, что же она делает.

Автоматизация ресторанов помогает:

  • Повысить скорость и качество обслуживания гостей
  • Избежать краж и хищений со стороны персонала
  • Отслеживать продажи и строить более эффективные маркетинговые стратегии
  • Анализировать расходы склада, чтобы избежать лишних списаний

Как выглядит система автоматизации?

В первую очередь – это программное обеспечение для ресторана (ПО для ресторанов), которое устанавливают на планшеты, моноблоки и ноутбуки.

Система включает в себя также все подключаемые модули: принтеры обычных и фискальных чеков, сканеры штрих-кодов, весы, денежные ящики, банковские терминалы и все оборудование для отправки данных в налоговую по требованиям 54 ФЗ и корректной работы с ЕГАИС, если вы планируете продавать алкоголь.

Выбор оборудования напрямую зависит от бюджета и формата заведения. Для некоторых будет достаточно и одного терминала у стойки для приема заказов, а кому-то понадобится по две штуки на каждый этаж и еще пару поставить на баре.

Pos система

Стационарная POS система

Пос система Poster

Облачная POS система Poster

Какие процессы затрагивает автоматизация ресторанного бизнеса?

Автоматизация облегчает как ведение учета для собственников и управляющих, так и работу всего линейного персонала.

Poster infographic

hall Зал

Официант принимает заказ и вносит данные на терминал. Если приложение терминала установлено на планшет, тогда официант сможет отдать заказ на кухню или бар, не отходя от столика с гостями. Таким образом шанс ввести неправильную позицию минимальный.

kitchen Кухня

Заказ с терминала попадают на кухню, где его сразу же начинают готовить. Есть два способа передачи заказа: печатный бегунок или отображение на экране, например как это реализовано в Kitchenkit, где еще можно посмотреть технологическую карту с составом блюда.

bar Бар

Аналогично с кухней, заказ на напитки и коктейли с терминала официанта передается на бар или же сам бармен принимает заказ у стойки. Каждое откупоривание маркированной бутылки фиксируется в системе, чтобы бармен не смог разливать «свой» алкоголь.

warehouse Склад

Все поставки приходят на склад и вбиваются в систему учета, где списываются как ингредиенты для блюд при приготовлении заказов кухни и бара. Списание производится согласно технологическим картам, которые составляет шеф-повар ресторана.

cash Касса

Когда заказ приготовлен и гости требуют расчет — распечатывается перечень, который официант относит гостям. Посетители выбирают удобный вид оплаты и только потом выдается фискальный чек. Данные по транзакции передаются в ОФД и дальше в налоговую. На терминале также можно открывать и закрывать кассовые смены, проводить инкассации и Z-отчет.

coins Бухгалтерия

Все данные системы в виде понятных графиков и настраиваемых отчетов можно посмотреть в админ-панели для собственников. Бухгалтерию можно вести как и в системе автоматизации, так и в более популярной среди бухгалтеров 1С, импортируя туда все необходимую информацию.

management Управление персоналом

В системе автоматизации можно вести учет рабочего времени персонала. Сколько смен и часов отработал каждый сотрудник, сколько чеков выписал, на какую сумму и т. д. Также можно узнать про самые популярные позиции в меню, пиковое время загрузки и многое другое, чтобы настроить работу заведения более эффективно.

Какое необходимо оборудование для автоматизации ресторана?

Для устаревших и более дорогостоящих POS-систем нужно покупать специальное оборудование:

  • полноценный системный блок или громоздкий моноблок,
  • отдельные мониторы с тачскрином или программируемой клавиатурой,
  • сервер в каждое заведение.

К тому же, подобный набор нужен для каждого терминала. Если вы планируете большое заведение это очень сильно повлияет на бюджет.

Для работы с облачными системами, как Poster, вам не понадобиться дорогое оборудование для установки системы автоматизации. Начать полноценную работу можно уже с одним планшетом и принтером.

Если у вас нет своего оборудования, проще всего купить уже готовый и настроенный комплект. Например, фискальные комплекты, которые полностью соответствуют требованиям 54-ФЗ и нефискальные для предпринимателей на ЕНДВ и патенте без онлайн-кассы.

Poster

от $500.

В комплекте: планшет, принтер, роутер и подставка.

Функционал программного обеспечения для ресторана

Система автоматизации Poster состоит из:

Фронт-офис

Программа для кассира, бариста, официанта или бармена. Обычно приложение фронт-офиса можно установить на планшеты Android, Windows, iPad и ноутбуки, что позволит значительно сэкономить на оборудовании при открытии заведения.

Вы просто устанавливаете приложения для терминала или мобильной кассы, как обычное приложении из маркета и также обновляете его по воздуху. К сожалению, далеко не все разработчики систем автоматизации поддерживает разные платформы, поэтому выбор может быть ограничен. Например, только Android или только iOS. С Poster вам не нужно выбирать конкретно на чем вы будете работать, поскольку он кроссплатформенный.

Возможности фронт-офиса

Основные функции фронт-офиса, что именно должен уметь ваш терминал на примере Poster POS.

Обслуживание у кассы или у столика

Выбор режима для приема заказов. Обслуживание у столика подойдет вам, если в вашем заведении есть официанты, которые принимают заказы в зале и рассчитывают у столика. А режим обслуживания у кассы вам понадобится, если у вас небольшая точка продажи без официантов, и вы проводите расчет сразу по факту заказа.

Выбор режима для приема заказов. Обслуживание у столика подойдет вам, если в вашем заведении есть официанты, которые принимают заказы в зале и рассчитывают у столика. А режим обслуживания у кассы вам понадобится, если у вас небольшая точка продажи без официантов, и вы проводите расчет сразу по факту заказа.

Обслуживание у кассы или у столика

Pos система

Полноценная карта меню на терминале у официанта, куда вы можете загружать свои картинки и разбивать блюда на категории, чтобы удобно и быстро оформлять заказы.

Прием наличных и безналичных платежей

Подключайте банковский терминал и принимайте безналичные платежи. По статистике, больше половины гостей предпочитают рассчитываться картой в кафе и ресторанах и, как правило, тратят больше, если есть такая возможность. Для наличного учета лучше использовать отдельный денежный ящик.

Бегунки на кухню

Pos система

Печать заказов на кухне. Ваши повара сразу будут готовить блюда, а не ждать пока к ним прибегает официант. Еще лучше, если информацию о заказах можно показать на специальном экране.

Виртуальный зал с расположением столиков

Pos система

Копия расположения столиков в вашем заведении на терминале у официанта или администратора. Нажимая на любой столик вы сможете посмотреть время бронирования, разделить чек, оформить новый заказ или посмотреть уже существующие.

Печать чеков

Большинство облачных систем учета умеют печатать обычные и фискальные чеки. Преимуществом здесь будет возможность печатать: логотип заведения, пожелания и любую дополнительную информацию на чеках.

Смешанные методы оплаты и разделение чека

Pos система

Разделение чека по гостям и возможность оплаты этих частей как картой, так и наличными. Например, при оплате чека большой компанией или просто, когда у кого-то не хватает наличных.

Настройки безопасности

Большинство облачных систем учета умеют печатать обычные и фискальные чеки. Преимуществом здесь будет возможность печатать: логотип заведения, пожелания и любую дополнительную информацию на чеках.

Поддержка ЕГАИС и 54 ФЗ

Чтобы вы смогли легально и комфортно работать на территории России, ваша система учета обязательно должна поддерживать прием поставок алкогольной продукции через ЕГАИС и соответствовать всем требованиям 54 федерального закона. Это включает поддержку новых фискальных регистраторов, отправку данных в ОФД и работу с JaCarta.

ipad

Бэк-офис

Админ-панель для управляющего и собственника, можно запустить с любого браузера ноутбука. Просто заходите на сайт под своим логином владельца и видите все, что сейчас происходит у вас в заведении.

Если же для этого требуется установка специального приложения под конкретную операционную систему, то это сильно ограничивает выбор устройств. Обязательно учитывайте это при выборе системы учета.

Возможности бэк-офиса

В любой POS-системе есть отдельные функции для администрирования заведения, чтобы вы не использовали дополнительные программы для ресторанов.

Встроенные и настраиваемые отчеты

ABC-анализ, с помощью которого вы узнаете, какие позиции в меню у вас самые рентабельные, на какие можно повысить маржу, а какие блюда у вас не покупают или их себестоимость слишком высока. Вы сможете узнать фудкост, средний чек и получить другие полезные отчеты, с помощью которых сможете увеличить прибыль заведения.

Системы лояльности и акции

Pos система

Создание акций: от простых вариантов, как 1+1=3, бизнес-ланчи, «счастливые часы» и до сложных условий со скидкой на определенный товар при покупке нескольких разных позиций.

Системы лояльности бывают двух типов: накопление скидки или накопление бонусов. Заводя карты постоянных гостей, вы мотивируете гостей тратить больше. Они смогут оплачивать часть чека бонусами или снизить общую сумму, благодаря постоянной скидке.

Автоматизация закупок продуктов на склад

Много автоматизации не бывает. Можно упростить жизнь закупщику и поставщику — оформление поставок в пару кликов и планирование закупок в самой системе или импорт поставок из вашей бухгалтерской программы 1С.

Финансовый и складской учет

Pos система

Далеко не все системы автоматизации могут похвастаться удобным складом с оформлением поставок, планированием и детальным финансовым учетом.

История действий по каждому чеку

Pos система

Все отмены, применения акций, метод оплаты, время закрытия и открытия чека. Все должно быть у вас на виду. Если вы захотите проверить ваших работников, достаточно просто просмотреть историю чеков. Конечно, доступ к подобным возможностям системы нужно ограничивать.

Подробные онлайн отчеты по выручке в любой момент времени

Pos система

В любое время вы можете посмотреть кто и сколько продал товаров в вашем кафе или ресторане. В Poster для этого нужно зайти в свой аккаунт из браузера ноутбука или через приложение Poster Boss на смартфоне. Все финансовые отчеты доступны в реальном времени.

Подробная статистика кассовых операций

Pos система

Закрытие и открытие кассовых смен, инкассация и другие движения по кассе отображаются в админпанели, чтобы вы могли в любой момент проверить работу своего персонала.

Бронирование столиков

Pos система

Тут все просто — это удобно для гостя и разгружает администратора. Ему нужно лишь перезвонить гостю в свободное время, чтобы подтвердить бронирование, а не заполнять данные в ручную.

Расчет заработной платы

Pos система

Гораздо удобнее вести учет рабочего времени и расчет заработной платы там же, где и весь остальной финансовый учет для наглядной, реальной картины как прибыли, так расходов.

Заготовка полуфабрикатов, разные виды фасовки

Чтобы контролировать весь технологический процесс в кафе или ресторане, нужно максимально загрузить систему автоматизации и отдать ей всю доступную информацию, включая расчеты техкарт, размеры порций, выхода и т. д.

Напоминания о закупках

Pos система

Гораздо удобнее вести учет рабочего времени и расчет заработной платы там же, где и весь остальной финансовый учет для наглядной, реальной картины как прибыли, так расходов.

Инвентаризация

Pos система

Обязательная функция для профилактики хищений и краж в заведении. Если вы проводите все поставки всегда через систему учета, то тогда и инвентаризацию проводить нужно там же. Сравнивайте фактический остаток кухни или бара с книжным, который покажет ваша система автоматизации ресторана. Вы сразу увидите, где у вас недостача, и сможете выяснить ее причину.

Моментальная инвентаризация склада

Быстрая инвентаризация выборочных позиций, например, когда вам нужно понять недостачу по бару или какой-то конкретной группы продуктов по кухне.

Создание персональных технологических карт

Pos система

Для каждой позиции в меню вы можете завести отдельную техкарту, где будет полностью прописана рецептура блюда. При приготовлении блюда, все ингредиенты автоматически списываются со склада. Также, если у вас установлен экран на кухню, повар может посмотреть составляющие блюда.

macbook

Основные преимущества автоматизации ресторанов

Автоматизируя свое заведение, вы сможете уделять больше времени не бытовым проблемам и постоянному контролю рядовых задач, а следить за качеством блюд, сервиса и разрабатывать маркетинговые стратегии, чтобы зарабатывать больше.

Современная облачная система учета — это:

check Быстрое обучение персонала

Программа для ресторана должна быть простой и удобной, а все необходимые функции — в прямом доступе уже при авторизации на терминале. Персонал не должен видеть настройки и информацию для собственника. Все предельно просто — оформил заказ и отправил его на кухню, принял расчет и распечатал чек.

wifi Надежная работа оффлайн

Неполадки с сетью не должны влиять на работу вашей POS-системы. При выборе программы автоматизации, убедитесь, что она сохраняет все данные о заказах, чеках и т. д. на устройстве до тех пор, пока снова не появится интернет в заведении.

world Доступ из любой точки мира

Чтобы узнать как идут продажи в вашем ресторане, теперь не нужно ехать в само заведение, достаточно открыть админ-панель в ноутбуке и проверить все ключевые процессы. Особенно это актуально, если вы любите путешествовать или часто бываете в командировках.

coins Доступная цена

Автоматизация работы ресторана не должна стоить дорого, поэтому облачные решения чаще всего работают по модели подписки. Вы платите только за то время, когда работает ваше кафе, бар или ресторан.

Попробуйте Poster бесплатно

Присоединитесь к 30 000 заведениям, которые уже попробовали Poster — создайте аккаунт прямо сейчас. Первые 15 дней бесплатно.

Войти в Poster

Забыли свой поддомен в Poster?