Облік у кальянній, як правильно вести бухгалтерський облік у кальянній

5 травня, 2022 • 7 хвилин

Володимир Силівейстр
Володимир Силівейстр
Контент-маркетолог Poster. Пише про нюанси відкриття та управління бізнесом. Проводить інтерв'ю з експертами та власниками ресторанного бізнесу.

Щоб правильно вести облік у кальянній, варто враховувати, що цей формат ресторанного бізнесу трохи відрізняється від звичайних закладів. Головне памʼятати це ще до відкриття та заздалегідь підготуватися. Процес запуску складається з кількох етапів підготовки. Отже, що потрібно зробити:

  • Визначитись із системою оподаткування.

  • Отримати відповідний статус: ФОП або ТОВ.

  • Вибрати коди КВЕД для свого бізнесу.

  • Підписати договори із постачальниками.

  • Найняти та оформити персонал.

  • Знайти та орендувати відповідне приміщення під кальянну.

Приміщення для кальянної обов’язково має відповідати протипожежним та екологічним нормам та вимогам ХАССП. Окрема увага до системи вентиляції залів та товарного сусідства на складі.

Щоб краще розібратися у цій темі, ми попросили допомогти ресторатора та засновника мережі кальянних Radioactive в Одесі — Сергія Юхимовича.

Законодавчі вимоги до роботи кальянних

Особливих вимог від законодавства, які відрізняються від ведення звичного рестобізнесу, не так уже й багато. З нестандартного вам знадобиться:

  • дозвіл на торгівлю підакцизною продукцією та ліцензія на реалізацію тютюнових виробів,

  • наявність у закладі тютюну з українським акцизом, документи та сертифікати на нього зазвичай додають до постачання,

  • договір із постачальником акцизної тютюнової продукції.

Якісь ще окремі ліцензії для кальянного бізнесу не потрібні.

«Окремо пораджу всі взаєморозрахунки з постачальниками вести лише безготівковими платежами.»

Сергій Юхимович

Вимоги до приміщення для кальянної

Плюс, варто враховувати ще додаткові вимоги до приміщення, як мінімум, потрібно:

  • Встановити в кальянній пожежну систему оповіщення та розставити вогнегасники — по одному на зал.

  • Обладнати потужну систему вентиляції.

  • Забезпечити захист від пасивного куріння.

І не забувайте, що рекламу тютюну заборонено законом, як й відвідування таких закладів неповнолітніми.

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали
Blog whitepapper

Особливості ведення обліку в кальянній

«Облік у кальянній зазвичай нічим не відрізняється від ведення обліку у звичайному закладі громадського харчування. Загалом продаж кальяну можна вписати в будь-яку систему, головне, щоб вона у вас була не в блокноті.»

Сергій Юхимович

Звичайно, вести управлінський та бухгалтерський облік кальянної вручну ніхто не забороняє, але такий варіант дуже повільний й потребує багато вільного часу — підходить лише для тих власників, які не мають найманих співробітників і, при цьому, невеликі обороти. Будь-яка автоматизація процесів та впровадження системи обліку значно спрощує роботу бухгалтера та всієї структури в цілому.

Ви зможете швидко продавати, приймати товари, формувати звіти та головне — аналізувати роботу кальянної, щоб зробити бізнес ефективнішим. Наприклад, за активністю гостей, роботі кожного члена команди, статистикою продажу тощо.

Що можна і потрібно можна автоматизувати в кальяні:

  • прийом товарів,

  • розрахунки з постачальником,

  • оформлення замовлення,

  • печатка чеків,

  • роботу складу,

  • підготовку звітів та накладних,

  • збирання контактів гостей.

Також важливо контролювати фінансові транзакції. Для цього, наприклад, у Poster, можна додавати видаткові та прибуткові транзакції, щоб бачити реальний фінансовий результат кальянної.

звіти кальянна

Система обліку для кафе та ресторанів на планшеті

Poster POS

Підключіть Poster, щоб налагодити складський та фінансовий облік у своєму закладі

Poster POS

Облік тютюну в кальянній

Але як вести облік у кальянній головного розхідника? У закладах з великим асортиментом тютюну для того, щоб все правильно списувалося при продажі, можна вести облік по артикулах і стежити за залишками кожної позиції.

Технологічна карта на кальян

Наприклад, у Poster, ви зможете створити конструктор кальяну та додати модифікатор, щоб на терміналі продажів можна було вибрати: вид тютюну, варіант чаші та на чому робити кальян.

тех. картка кальян

Як вести облік тютюну в кальянній

«Загалом облік тютюнової продукції мало відрізняється від обліку інших інгредієнтів. Єдина різниця в тому, що в цьому випадку облік проводиться у загальному обсязі найменування бренду, а не конкурентних уподобань.

Розрахунок собівартості в кальяні, насправді, трохи віртуальний, тому що у вартість куріння кальяну зазвичай мало хто включає ціну вугілля, мундштуків та амортизації обладнання, а робити це — потрібно.»

Сергій Юхимович

Облік додаткових позицій у меню кальянної

Облік інших позицій у кальянній кардинально не відрізняється від обліку тютюну. Головне, щоб ви його вели так детально, як і облік тютюну. Тому що на деяких позиціях ви можете втрачати більше грошей, ніж на кальянах.

«Ми також використовуємо періодично АВС-аналіз, просто для виведення загальної картини продажу та актуалізації меню.»

Сергій Юхимович

Як вести облік кальянної — стежити за складом та фінансами зручніше у програмі, так можна побачити чи прибутково працює заклад і чи є якісь недоліки та проблеми з пересортом.

Облік робочого часу кальянників та облік оплати праці персоналу

Підприємці зазвичай вважають за краще розраховувати робочий час та зарплати працівників в одній системі. Врахування робочого часу кальянщика і всього трудового процесу досить просто вести в Poster.

Вкажіть ставку працівникам за місяць, зміну або за годину, додайте відсоток від продажу та відстежуйте нарахування зарплати по кожному працівнику.

облік зарплати в кальянній

Моделі оплати праці в кальянній:

  • Фіксована ставка

  • Погодинна система оплати

  • Відрядно-прогресивна: ставка/вихід + % продажів

  • Прогресивна: погодинна + % продажів + особисті продажі

Фіксована ставка влаштовуватиме працівника тільки поки навантаження у закладі буде невеликим. Як тільки роботи побільшає, співробітник вже буде менш задоволений своєю оплатою.

У такому разі варто дивитися вже у бік відрядно-прогресивної або прогресивної оплати, де передбачено більше мотивації для працівника. Коли він сам може вплинути на бонусну частину та принести більше доходу собі та закладу — продати додаткові позиції, просувати нові страви чи смаки кальяну.

Проведення інвентаризації в кальянній

Обов’язково потрібно вести складський кальянний облік з розрахунками, щоб враховувати різні види тютюну на складі і відстежувати їх списання. Якщо у вас в кальянній є бар та кухня, то в Poster, ви зможете налаштувати списання інгредієнтів із різних складів закладу, щоб не було плутанини.

складский облік у кальянній

Інвентаризацію слід проводити, щоб звірити актуальні залишки товарів та інгредієнтів на складі. Так ви дізнаєтесь про реальні запаси і вчасно зробити закупівлі. А в Poster ще можна налаштувати сповіщення про залишки товарів, що закінчуються на складі. Наприкінці дня або зміни ви отримаєте лист зі списком усіх позицій, які закінчилися та зможете зробити закупівлю вчасно.

І не забувайте стежити за аналітикою роботи закладу — дивіться статистику продажів за: категоріями товарів, співробітниками, чеками і днями тижня. Таким чином ви дізнаєтеся, яка категорія товарів продається активніше й яка година у закладі справді найзавантаженіший.

Податковий облік кальянної

Податковий облік зручніше вести на сторонньому ресурсі та в ідеалі цим має займатися бухгалтер. Також набагато зручніше, щоб касовий апарат був зовнішній, для кращого контролю.

Програмний РРО від Poster

Poster POS

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Poster POS

«Хмарний РРО для відправки даних о продажах в податкову — це круто, і можна його спробувати. Але поки що податкова система ще не повністю до нього готова. У нашому випадку це відбувається саме так.»

Сергій Юхимович

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали