Облік у кальянній, як правильно вести бухгалтерський облік у кальянній
5 травня, 2022 • 10 хвилин
Щоб правильно вести облік у кальянній, варто враховувати, що цей формат ресторанного бізнесу трохи відрізняється від звичайних закладів. Головне памʼятати це ще до відкриття та заздалегідь підготуватися. Процес запуску складається з кількох етапів підготовки. Отже, що потрібно зробити:
-
Визначитись із системою оподаткування.
-
Отримати відповідний статус: ФОП або ТОВ.
-
Вибрати коди КВЕД для свого бізнесу.
-
Підписати договори із постачальниками.
-
Найняти та оформити персонал.
-
Знайти та орендувати відповідне приміщення під кальянну.
Подивіться самостійно як працює Poster
Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:
- Фінансові звіти
- Складський облік
- Статистика та аналітика
- Маркетинг та ін.
Приміщення для кальянної обов’язково має відповідати протипожежним та екологічним нормам та вимогам ХАССП. Окрема увага до системи вентиляції залів та товарного сусідства на складі.
Щоб краще розібратися у цій темі, ми попросили допомогти ресторатора та засновника мережі кальянних Radioactive в Одесі – Сергія Юхимовича.
Ключові висновки
- Перед стартом кальянної обирають систему оподаткування та реєструють ФОП чи ТОВ
- Треба визначити КВЕД, укласти договори і найняти персонал
- Для тютюну ведуть окремий складський облік і технологічні картки
- Враховують облік робочого часу кальянників та заробітну плату
- Приміщення повинно відповідати пожежним нормам і HACCP; вентиляція критична
Законодавчі вимоги до роботи кальянних
Особливих вимог від законодавства, які відрізняються від ведення звичного рестобізнесу, не так уже й багато. З нестандартного вам знадобиться:
-
дозвіл на торгівлю підакцизною продукцією та ліцензія на реалізацію тютюнових виробів,
-
наявність у закладі тютюну з українським акцизом, документи та сертифікати на нього зазвичай додають до постачання,
-
договір із постачальником акцизної тютюнової продукції.
Якісь ще окремі ліцензії для кальянного бізнесу не потрібні.
«Окремо пораджу всі взаєморозрахунки з постачальниками вести лише безготівковими платежами.»
Сергій Юхимович
Вимоги до приміщення для кальянної
Плюс, варто враховувати ще додаткові вимоги до приміщення, як мінімум, потрібно:
-
Встановити в кальянній пожежну систему оповіщення та розставити вогнегасники – по одному на зал.
-
Обладнати потужну систему вентиляції.
-
Забезпечити захист від пасивного куріння.
І не забувайте, що рекламу тютюну заборонено законом, як й відвідування таких закладів неповнолітніми.
Програмний РРО для ресторанного бізнесу
- Підключіть ПРРО від Poster, щоб працювати з фіскальними чеками та відправляти дані в податкову.
Вартість ПРРО для 1 каси – 200 грн/міс. Працює разом з системою обліку Poster, щоб ви могли повноцінно керувати своїм бізнесом. Перші 14 днів безкоштовно, далі підписка + ПРРО від 500 грн/міс.
Особливості ведення обліку в кальянній
«Облік у кальянній зазвичай нічим не відрізняється від ведення обліку у звичайному закладі громадського харчування. Загалом продаж кальяну можна вписати в будь-яку систему, головне, щоб вона у вас була не в блокноті.»
Сергій Юхимович
Звичайно, вести управлінський та бухгалтерський облік кальянної вручну ніхто не забороняє, але такий варіант дуже повільний й потребує багато вільного часу — підходить лише для тих власників, які не мають найманих співробітників і, при цьому, невеликі обороти. Будь-яка автоматизація процесів та впровадження системи обліку значно спрощує роботу бухгалтера та всієї структури в цілому.
Ви зможете швидко продавати, приймати товари, формувати звіти та головне — аналізувати роботу кальянної, щоб зробити бізнес ефективнішим. Наприклад, за активністю гостей, роботі кожного члена команди, статистикою продажу тощо.
Що можна і потрібно можна автоматизувати в кальяні:
-
прийом товарів,
-
розрахунки з постачальником,
-
оформлення замовлення,
-
печатка чеків,
-
роботу складу,
-
підготовку звітів та накладних,
-
збирання контактів гостей.
Також важливо контролювати фінансові транзакції. Для цього, наприклад, у Poster, можна додавати видаткові та прибуткові транзакції, щоб бачити реальний фінансовий результат кальянної.
Облік тютюну в кальянній
Але як вести облік у кальянній головного розхідника? У закладах з великим асортиментом тютюну для того, щоб все правильно списувалося при продажі, можна вести облік по артикулах і стежити за залишками кожної позиції.
P&L звіт для ресторанного бізнесу
Почніть працювати з P&L, щоб легко контролювати рентабельність, відстежувати собівартість та приймати зважені рішення для вашого бізнесу.
P&L – всього 400 грн/міс за перший заклад в акаунті та додатково 200 грн/міс за кожен наступний заклад.
Технологічна карта на кальян
Наприклад, у Poster, ви зможете створити конструктор кальяну та додати модифікатор, щоб на терміналі продажів можна було вибрати: вид тютюну, варіант чаші та на чому робити кальян.
Як вести облік тютюну в кальянній
«Загалом облік тютюнової продукції мало відрізняється від обліку інших інгредієнтів. Єдина різниця в тому, що в цьому випадку облік проводиться у загальному обсязі найменування бренду, а не конкурентних уподобань.
Розрахунок собівартості в кальяні, насправді, трохи віртуальний, тому що у вартість куріння кальяну зазвичай мало хто включає ціну вугілля, мундштуків та амортизації обладнання, а робити це — потрібно.»
Сергій Юхимович
Облік додаткових позицій у меню кальянної
Облік інших позицій у кальянній кардинально не відрізняється від обліку тютюну. Головне, щоб ви його вели так детально, як і облік тютюну. Тому що на деяких позиціях ви можете втрачати більше грошей, ніж на кальянах.
«Ми також використовуємо періодично АВС-аналіз, просто для виведення загальної картини продажу та актуалізації меню.»
Сергій Юхимович
Як вести облік кальянної — стежити за складом та фінансами зручніше у програмі, так можна побачити чи прибутково працює заклад і чи є якісь недоліки та проблеми з пересортом.
Облік робочого часу кальянників та облік оплати праці персоналу
Підприємці зазвичай вважають за краще розраховувати робочий час та зарплати працівників в одній системі. Врахування робочого часу кальянщика і всього трудового процесу досить просто вести в Poster.
Вкажіть ставку працівникам за місяць, зміну або за годину, додайте відсоток від продажу та відстежуйте нарахування зарплати по кожному працівнику.
Моделі оплати праці в кальянній:
-
Фіксована ставка
-
Погодинна система оплати
-
Відрядно-прогресивна: ставка/вихід + % продажів
-
Прогресивна: погодинна + % продажів + особисті продажі
Фіксована ставка влаштовуватиме працівника тільки поки навантаження у закладі буде невеликим. Як тільки роботи побільшає, співробітник вже буде менш задоволений своєю оплатою.
У такому разі варто дивитися вже у бік відрядно-прогресивної або прогресивної оплати, де передбачено більше мотивації для працівника. Коли він сам може вплинути на бонусну частину та принести більше доходу собі та закладу — продати додаткові позиції, просувати нові страви чи смаки кальяну.
Проведення інвентаризації в кальянній
Обов’язково потрібно вести складський кальянний облік з розрахунками, щоб враховувати різні види тютюну на складі і відстежувати їх списання. Якщо у вас в кальянній є бар та кухня, то в Poster, ви зможете налаштувати списання інгредієнтів із різних складів закладу, щоб не було плутанини.
Інвентаризацію слід проводити, щоб звірити актуальні залишки товарів та інгредієнтів на складі. Так ви дізнаєтесь про реальні запаси і вчасно зробити закупівлі. А в Poster ще можна налаштувати сповіщення про залишки товарів, що закінчуються на складі. Наприкінці дня або зміни ви отримаєте лист зі списком усіх позицій, які закінчилися та зможете зробити закупівлю вчасно.
І не забувайте стежити за аналітикою роботи закладу — дивіться статистику продажів за: категоріями товарів, співробітниками, чеками і днями тижня. Таким чином ви дізнаєтеся, яка категорія товарів продається активніше й яка година у закладі справді найзавантаженіший.
Податковий облік кальянної
Податковий облік зручніше вести на сторонньому ресурсі та в ідеалі цим має займатися бухгалтер. Також набагато зручніше, щоб касовий апарат був зовнішній, для кращого контролю.
Poster для бухгалтера: інструменти, звіти, контроль
Якщо ви раніше не працювали з Poster, цей курс допоможе вам опанувати основи для ефективного ведення бухгалтерії у закладі.
«Хмарний РРО для відправки даних о продажах в податкову — це круто, і можна його спробувати. Але поки що податкова система ще не повністю до нього готова. У нашому випадку це відбувається саме так.»
Сергій Юхимович
Найчастіші запитання
Для реєстрації кальянної зазвичай обирають код виду діяльності, пов’язаний із наданням послуг громадського харчування або розважальних послуг (наприклад, КВЕД для барів чи кафе). Важливо вказати саме той вид діяльності, який охоплює продаж напоїв і обслуговування відвідувачів, адже окремого коду для «кальянної» не існує; часто використовують загальний код для барів або лаунж-закладів.
Рентабельність кальянної залежить від її розташування, цінової політики та потоку клієнтів. Успішна кальянна може приносити чистий прибуток у розмірі від 30 до 50 тисяч гривень на місяць і більше. Водночас важливо враховувати витрати на тютюн, персонал і оренду. Правильно налаштований облік витрат і контроль собівартості допомагає реально оцінити прибутковість бізнесу.
Спеціальна ліцензія на діяльність кальянної не потрібна, оскільки продаж кальянів (сумішей для куріння без нікотину) не підлягає ліцензуванню. Однак якщо в кальянній продаються алкогольні напої, обов’язково потрібно отримати ліцензію на алкоголь. Також бізнес має відповідати вимогам пожежної безпеки й правилам щодо місць для куріння.
Потрібен стандартний пакет документів для закладу громадського харчування: реєстрація ФОП або ТОВ, дозвіл від пожежної служби, висновок СЕС (санітарно-епідеміологічної служби) щодо вентиляції та умов для куріння. Також потрібен договір оренди приміщення, касовий апарат (РРО/ПРРО) для обліку розрахунків і, за потреби, ліцензія на продаж алкоголю.
