Курс для бухгалтеров: Как работать с системой учёта Poster
Если вы еще не работали с Poster, этот курс поможет вам освоить основы. Познакомитесь с возможностями, которые предлагает Poster для эффективного ведения бухгалтерии в вашем заведении.
Шаг за шагом разберем разделы админ-панели, чтобы вы могли быстро и уверенно использовать функции Poster.
Знакомство с Poster
Poster — это украинская экосистема удобных облачных решений для автоматизации HoReCa. Она охватывает кассовый учёт, управление складом, аналитику продаж и возможности для бухгалтерского учёта.
Вся работа заведения настраивается в админ-панели: создаём меню, добавляем поставки, просматриваем финансовые отчёты, управляем показателями заведения. Обычно с админ-панелью работают владелец, управляющий, бухгалтер и финансист.
Официанты или кассиры работают с кассой Poster. Это приложение, где они добавляют товары в заказ, делают скидки гостям, принимают оплату и проводят продажи.
⏰ Длительность — 10 минут
Как Poster упрощает работу бухгалтера?
Автоматизация отчётности
Poster генерирует ежедневные, недельные и месячные отчёты, такие как P&L и Cash Flow. Это позволяет мгновенно получать информацию о финансах заведения.
Контроль кассовых операций
Все продажи фиксируются на кассе и синхронизируются с админ-панелью, что обеспечивает точный учёт средств и соблюдение налоговых требований.
Синхронизация данных
Все данные синхронизируются в режиме реального времени и сохраняются в статистике. Это позволяет быстрее исправлять расхождения, просматривая историю чеков и транзакций.
Интеграция с другими системами
Poster легко интегрируется с бухгалтерскими программами, такими как Webkassa, что поможет сэкономить на покупке фискального регистратора и фискализировать чеки без лишних шагов.
Настройка доступа
Перед началом работы обратитесь к владельцу заведения, чтобы получить персональный доступ к программе Poster. Это позволит вам работать в системе, просматривать и создавать отчёты.
Дополнительные доступы не требуют смены тарифа или обновления лицензии — всё включено в подписку. Для доступа в админ-панель скажите владельцу или управляющему свою электронную почту и придумайте пароль.
⏰ 20 минут на настройку
Добавьте должность «Бухгалтер» →
Урок 1. Разделы админ-панели
Погружайтесь в материал о работе бухгалтера с Poster. Переключайтесь между вкладками ниже, смотрите видео и изучайте админ-панель.
Меню — это основа ресторанного бизнеса. В Poster можно работать с техкартами и полуфабрикатами, учитывать потери при обработке продуктов, учитывать добавки, например, стоимость дополнительной порции сыра в пицце.
Работайте с меню, чтобы повышать прибыльность заведения: контролируйте себестоимость, меняйте цены и проверяйте ABC-анализ.
⏰ Длительность видео — 8 минут
Контролируйте складские запасы и списания продукции. Проверяйте закупки, проводите инвентаризации и получайте актуальную информацию об остатках товаров.
Анализируйте расходы для финансовой отчётности и оптимизируйте закупки, чтобы избежать заморозки средств в избыточных запасах.
⏰ Длительность видео — 5 минут
Ведите учёт доходов и расходов ресторана прямо в Poster. Контролируйте кассовые операции, включая работу с вебкассой и Kaspi, чтобы обеспечить соответствие законодательным требованиям и избежать расхождений в отчётах.
Управляйте банковскими счетами и денежными потоками для поддержания стабильной ликвидности, своевременных платежей и рационального использования средств заведения.
⏰ Длительность видео — 4 минуты
Автоматически рассчитывайте налоги, анализируйте статистику продаж и отслеживайте прибыльность и рентабельность заведения. Составляйте финансовые планы, оценивая P&L и Cash Flow, чтобы своевременно выявлять финансовые риски, планировать развитие и обеспечивать стабильное движение средств.
Оптимизируйте расходы и корректируйте ценовую политику для достижения лучших финансовых результатов.
⏰ Длительность видео — 8 минут
🏄🏻♀️ Практическое задание. Проверьте, как настроены финансы в админ-панели вашего аккаунта: созданы ли счета и привязаны ли они к заведению, а также совпадают ли балансы. Если балансы не совпадают, приведите финансы в порядок →
Урок 2. Касса и кассовые смены
Когда вы работаете бухгалтером в ресторане, один из важных процессов, за которым вы следите, — это кассовая смена. Но что это на практике?
Начнём с основ: все официанты, кассиры и администраторы зала работают с кассой Poster.
Касса — это приложение для продаж на планшете, смартфоне или компьютере. На кассе открывают кассовую смену, проводят продажи, оформляют транзакции, бронируют столики, закрывают смену.
В заведениях, работающих с кассой Poster, можно настроить фискализацию — принимать наличные и безналичные платежи, печатать фискальные чеки, снимать отчёты и автоматически передавать данные в налоговые органы.
Настройте фискализацию
Если у вас этот процесс ещё не настроен, подключите фискализацию в соответствии с требованиями законодательства:
🇰🇿 Работаете в Казахстане, подключите Webkassa →
🇺🇿 Хотите фискализировать в Узбекистане, работайте с E-POS →
🇰🇬 Если вы в Кыргызстане, настройте интеграцию с NewCas →
Просматривайте кассовые смены
Кассовая смена — период работы на кассе, во время которого кассир регистрирует все продажи, возвраты, внесение и изъятие наличных. Когда кассир открывает смену, это означает начало нового финансового цикла, который должен завершиться закрытием смены.
Настройте процесс работы с кассой
Открытие и закрытие кассовой смены — ежедневная операция, от которой зависит точность финансового учёта. Корректно проведённая смена гарантирует, что все наличные и безналичные оплаты за день зафиксированы.
Вам как бухгалтеру важно:
- Следить за своевременным открытием и закрытием смен.
- Проверять итоги смен в отчётах: наличные, терминал, инкассации, возвраты.
- Сравнивать данные системы с фактическими остатками.
- Анализировать отклонения и выяснять причины вместе с управляющим или кассирами.
Особое внимание уделяйте действиям кассиров — насколько точно они фиксируют оплаты, нет ли пропущенных чеков или ошибок в методах оплаты.
Чтобы лучше понять, как работает кассовая смена в Poster, посмотрите короткое видео с примером открытия, продаж и закрытия смены.
⏰ Длительность видео — 10 минут
Пример работы с кассовой сменой:
Ресторан открывается в 10:00, администратор приходит на работу, входит в приложение Poster, пересчитывает разменную монету и открывает смену.
С этого момента все операции в системе фиксируются в рамках этой смены.
В течение дня официант принимает платежи, выдает чеки и ведет учет средств.
Все это записывается в системе. Представим, что общая сумма продаж составила 600 000 ₸, и из кассы взяли 50 000 ₸ на мелкие расходы.
В конце дня, в 22:00, администратор завершает свою работу, подводит итоги и закрывает кассовую смену.
Poster формирует отчет, где указывается, сколько денег было принято, сколько выдано, и сколько осталось в кассе.
На следующий день или в течение недели вы просматриваете, что происходило в течение смены.
В админ-панели проверяете соответствие данных и фиксируете все финансовые операции для дальнейшего учета.
Вовремя исправляйте ошибки
Нестрашно, если появляются расхождения во время работы заведения. Главное вовремя их обнаружить и исправить.
📌 Сохраните подсказки, чтобы в случае расхождения инструкции были рядом:
Что делать, если смену открыли с неправильной суммой →
Урок 3. Учет продуктов и себестоимость
Учет продуктов — важная часть работы ресторана. Он включает регистрацию всех поступлений и расходов ингредиентов, контроль остатков и ведение необходимой документации. Чтобы система работала эффективно, важно регулярно обновлять и проверять запасы.
Регистрируйте все закупки продуктов в системе учета, указывая их стоимость, количество и поставщика.
⏰ Продолжительность видео — 4 минуты
💡 Чтобы своевременно делать закупки, настройте лимиты ингредиентов и товаров и включите оповещения об остатках →
Ведите учет запасов продуктов, контролируйте их перемещение и списание, чтобы избегать перерасхода.
Анализируйте причины списания, из-за порчи или неправильной обработки ингредиентов. Выявляйте системные ошибки для оптимизации расходов.
⏰ Продолжительность видео — 6 минут
Себестоимость — это общие затраты на производство блюд, включая стоимость всех используемых ингредиентов.
Себестоимость ингредиентов и товаров рассчитывается на основании поставок по методу средневзвешенной себестоимости:
Общая стоимость товаров на складе / количество товаров на складе
Себестоимость тех. карт и полуфабрикатов складывается из общей стоимости их ингредиентов.
⏰ 6 минут чтения
Урок 4. Расчет заработной платы
В системе учёта Poster зарплата сотрудников рассчитывается автоматически на основе установленной ставки и процентов от продаж.
Настройте ставку для каждого сотрудника отдельно, это поможет сэкономить время на создании таблиц и просчете суммы ставки каждому официанту. Плюс при необходимости, укажите фиксированную ставку или почасовую оплату.
⏰ 20 минут чтения
Фонд оплаты труда – что входит, как рассчитать, анализ, планирование и налоги на ФОТ →
🔔 Подпишитесь на наш instagram joinposter.kz, чтобы получать информацию о новых функциях и возможностях, которые могут быть полезными для вашей работы.
Урок 5. Отчеты P&L и Cash flow, AI-ассистент
Контролируйте денежный поток
Проверяйте баланс счетов заведения на начало и конец периода, и управляйте рисками: предотвращайте кассовые разрывы и планируйте расширение бизнеса.
- оценивайте ликвидность заведения
- прогнозируйте будущую финансовую ситуацию и управляйте рисками
- оценивайте эффективность и планируйте инвестиции
⏰ 5 минут чтения
Проверяйте P&L
Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.
- сверяйте разные периоды
- легко оценивайте изменения в поступлениях
- контролируйте себестоимость
⏰ Продолжительность видео — 7 минут
Новый уровень аналитики заведения
Ваша роль как бухгалтера в ресторане давно вышла за пределы простого сведения дебета с кредитом. Вы — главный финансовый советник владельца. Именно от ваших ответов зависит способность заведения вовремя адаптироваться к скачкам цен на продукты или изменениям в спросе.
Владелец просит срочно проанализировать изменение себестоимости из-за новых цен от поставщиков. Раньше приходилось выгружать данные в таблицы, настраивать фильтры и сводить цифры часами.
Теперь эту работу выполняет искусственный интеллект Postie. Вы просто задаете вопрос и получаете готовый отчет за считанные секунды. Никаких сложных настроек.
Как правильно задавать вопросы Postie
Postie понимает живой человеческий язык. Чем конкретнее вы опишете свою задачу, тем точнее будет ответ.
Мы собрали несколько примеров запросов. Они больше всего помогают бухгалтерам и финансовым директорам в ежедневной работе.
Контроль Food Cost и себестоимости
Представьте ситуацию с подорожанием продуктов и падением маржинальности. Чтобы избежать ручного пересчета каждой тех. карты, просто напишите запрос:
«На какие позиции стоит пересмотреть цены, чтобы выйти на фудкост 35% по результатам текущего месяца?»
Postie проанализирует продажи, себестоимость ингредиентов и предложит конкретный список блюд для обновления прайса.
Прогнозирование прибыли
Владелец сомневается насчет поднятия цен на популярные позиции. Вы можете дать ему точный ответ в цифрах:
«Сколько дополнительной маржи мы сгенерируем при условии повышения цен на пиццу на 5%?»
Оптимизация меню
Вам нужно помочь шеф-повару или управляющему составить выгодное предложение для гостей из остатков на складе:
«Сформируй бизнес-ланч из доступных позиций с самой высокой маржинальностью. Фудкост максимум 32%.»
Анализируйте готовые данные и спасайте заведение от кассовых разрывов. Больше никаких потраченных часов на экспорт файлов и сведение таблиц.
Откройте админ-панель вашего заведения, перейдите в раздел Postie и задайте агенту свой первый вопрос. Начните с анализа популярных блюд или проверки текущего Food Cost.
Урок 6. Завершение отчетного периода
В конце месяца и квартала проводите сверку данных — проверяйте остатки, расходы, выручку и налоги, чтобы убедиться в их точности и выявить возможные расхождения. На этой основе грамотно спланировать следующий период.
В условиях высокой конкуренции на ресторанном рынке такая регулярная проверка помогает не только обеспечить прозрачность учета, но и дать руководству основу для взвешенных финансовых решений.
📆 Планируйте завершение периода заранее, чтобы избежать ошибок из-за спешки.
Просмотрите доходы и расходы заведения в админ-панели Poster. Проверьте, все ли операции внесены правильно, а категории доходов и расходов заполнены корректно. Просмотрите P&L, для анализа общего финансового состояния заведения.
Проверьте кассовые операции, убедитесь, что все чеки на кассе закрыты, а остатки наличных совпадают с реальными показателями. Если есть несоответствия, выясните причины вместе с менеджером и исправьте расхождение.
⏰ 10 минут чтения
Проведите инвентаризацию на складе, чтобы сверить остатки продукции с данными в Poster.
Проверьте, все ли приходные накладные введены, а списания — закрыты. Используйте показатели во вкладке Склад → Отчет по движению для анализа расхода продукции.
⏰ Продолжительность – 15 минут
Проверьте, все ли платежи поставщикам за период учтены в системе.
Сверьте поступление и расход денежных средств за период в Cash Flow. Подготовьте необходимые документы для налоговой отчетности или внутреннего аудита.
Экспортируйте отчеты каждый месяц, чтобы в случае проверки быстро найти нужные данные.
Подготовьте итоговые отчеты:
- Отчет о продажах — для анализа товарооборота.
- P&L — для оценки прибыльности.
- Отчет о расходах — для анализа эффективности использования средств.
Обсудите результаты с руководителем заведения, чтобы определить сильные и слабые стороны.
