Курс для бухгалтерів: Як працювати з системою обліку Poster
Якщо ви раніше не працювали з Poster, цей курс допоможе вам опанувати основи. Також ви познайомитесь з можливостями, які пропонує Poster для ефективного ведення бухгалтерії у вашому закладі.
Крок за кроком розберемо розділи адмін-панелі, щоб ви могли швидко та впевнено використовувати функції Poster.
Знайомство з Poster
Poster — це українська екосистема зручних хмарних рішень для автоматизації HoReCa. Вона охоплює касовий облік, управління складом, аналітику продажів, та можливості для бухгалтерського обліку.
Вся робота закладу налаштовується в адмін-панелі: створюємо меню, додаємо постачання, переглядаємо фінансові звіти, керуємо показниками закладу. Зазвичай з адмін-панеллю працює власник, керівник, бухгалтер та фінансист.
Офіціанти чи касири працюють з касою Poster. Це застосунок, де вони додають товари до замовлення, роблять знижки гостям, приймають оплату та фіскалізують чеки.
⏰ Тривалість — 10 хвилин
Як Poster полегшує роботу бухгалтера?
Автоматизація звітності
Poster генерує щоденні, тижневі та місячні звіти, такі як P&L та Cash Flow. Що дозволяє вам миттєво отримувати інформацію про фінансовий стан закладу.
Фіскалізація та контроль касових змін
Операції фіскалізуються на касі та фіксуються в адмін-панелі, що забезпечує точний облік коштів і дотримання податкових вимог.
Синхронізація даних
Всі дані синхронізуються в режимі реального часу, та зберігаються в статистиці. Це дозволяє швидше виправляти розбіжності, переглядаючи історію чеків і транзакцій.
Інтеграція з іншими системами
Poster легко інтегрується з бухгалтерським програмами, такими як Master Бухгалтерія, що дозволяє імпортувати та експортувати дані без зайвих кроків.
Налаштування доступу
Перед початком роботи зверніться до власника закладу, щоб отримати персональний доступ до програми Poster. Це дозволить вам працювати в системі, переглядати та створювати звіти.
Додаткові доступи не потребують зміни тарифу чи оновлення ліцензії – все входить в передплату. Для доступу в адмін-панель, надайте власнику або керівнику особисту електронну пошту та вигадайте пароль.
⏰ 20 хвилин налаштування
Урок 1. Розділи адмін-панелі
Занурюйтесь в матеріал про роботу бухгалтера з Poster. Перемикайтеся між вкладками нижче, переглядайте відео та вивчайте адмін-панель.
Меню — це основа ресторанного бізнесу. В Poster можна працювати з тех. картками та напівфабрикатами, враховувати втрати під час обробки продуктів, враховувати додатки, наприклад, витрати на додаткову порцію сиру в піці.
Працюйте з меню, щоб покращувати прибутки закладу: контролюйте собівартість, змінюйте ціни та перевіряйте ABC-аналіз.
⏰ Тривалість відео — 30 хвилин
Контролюйте складські запаси та списання продукції. Перевіряйте закупівлю, проводьте інвентаризацію та отримуйте актуальну інформацію про товарні залишки.
Аналізуйте витрати для фінансової звітності та оптимізуйте закупівлі, щоб запобігти заморожуванню коштів у надлишкових запасах.
⏰ Тривалість відео — 35 хвилин
Ведіть облік доходів та витрат ресторану прямо в Poster. Контролюйте касові операції, включаючи фіскалізацію та звірку касових змін, щоб забезпечити відповідність законодавчим вимогам і уникнути розбіжностей у звітах.
Управляйте банківськими рахунками та грошовими потоками для підтримки стабільної ліквідності, своєчасних платежів і раціонального використання коштів закладу.
⏰ Тривалість відео — 25 хвилин
Автоматично підраховуйте податки, аналізуйте статистику продажів та моніторте прибутковість й рентабельність закладу. Складайте фінансові плани, оцінюючи P&L та Cash Flow, щоб своєчасно визначати фінансові ризики, планувати розвиток і забезпечувати стабільний рух коштів.
Оптимізуйте витрати й коригуйте цінову політику для досягнення кращих фінансових результатів.
⏰ Тривалість відео — 8 хвилин
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Перевірте, як налаштовані фінанси в адмін-панелі вашого акаунта: чи створені та прив’язані рахунки до закладу, а також чи вирівняні баланси. Якщо баланси рахунків не збігаються з рахунками в Poster, наведіть лад у фінансах →
Урок 2. Каса, фіскалізація та касові зміни
Коли ви працюєте бухгалтером в ресторані, один із важливих процесів, за яким ви стежите, — це касова зміна. Але що ж це таке на практиці?
Почнімо з основ: усі офіціанти, касири та адміністратори зали працюють з касою Poster.
Каса – це застосунок для продажів на планшет, смартфон або комп’ютер. На касі відкривають касову зміну, проводять продажі, формують звіти, додають транзакції, бронюють столики закривають касову зміну тощо.
У закладах, що використовують касу Poster, продажі фіскалізуються через програмне РРО (ПРРО). Якщо у вашому закладі ще не налаштований процес, підключіть ПРРО, працюйте з фіскальними чеками та автоматично відправляйте дані в податкову.
Вартість ПРРО для 1 каси – 144 грн/міс, перші 14 днів безкоштовно. Працює разом з системою обліку Poster, щоб ви могли повноцінно керувати фінансами.
🏄🏻♀️ Практичне завдання. Згідно з постановою 306 від 1 серпня 2021 року у фіскальних чеках мають бути обовʼязкові реквізити. Щоб бути впевненими у тому, що заклад працює легально, перевірте реквізити в чеках →
Переглядайте касові зміни
Касова зміна – період роботи на касі, під час якого касир реєструє всі продажі, повернення, внесення та вилучення готівки. Коли касир відкриває зміну, це означає початок нового фінансового циклу, який повинен завершитися закриттям зміни.
Приклад роботи з касовою зміною:
Ресторан відкривається о 10:00, адміністратор приходить на роботу, входить у застосунок Poster, перераховує розмінну монету і відкриває зміну.
Від цього моменту всі операції в системі фіксуються в рамках цієї зміни.
Протягом дня офіціант приймає платежі, видає чеки та веде облік коштів.
Усе це записується в системі. Уявімо, що загальна сума продажів склала 60,000 гривень, і з каси взяли 5,000 гривень на дрібні витрати.
Наприкінці дня, о 22:00, адміністратор завершує свою роботу, підбиває підсумки та закриває касову зміну.
Poster формує звіт, де вказується, скільки грошей було прийнято, скільки видано, і скільки залишилося в касі.
Наступного дня або протягом тижня ви переглядаєте, що відбувалося протягом зміни.
В адмін-панелі перевіряєте відповідність даних та фіксуєте всі фінансові операції для подальшого обліку.
Налаштуйте процес роботи з касою
- Дотримання вимог закону та правил роботи з готівкою на підприємстві.
- Документальне оформлення каси: від працівників до матеріальної відповідальності.
- Робота зі службовими операціями для ФОП і ТОВ.
- Налаштування та робота з ПРРО і касою.
- Робота з касовими змінами для відповідності готівки звітам.
- Робота з акцизними товарами.
⏰ Тривалість — 1 година 40 хвилин
Слідкуйте за змінами та вчасно виправляйте помилки
Нестрашно, якщо зʼявляються розбіжності при роботі закладу. Головне вчасно їх виявити та виправити. Перегляньте найпоширеніші помилки та їх вирішення.
⏰ Тривалість відео — 7 хвилин
Як виправити помилки в роботі з касовими змінами →
Збережіть підказки, щоб у разі розбіжності інструкції були поруч:
Урок 3. Облік продуктів і собівартість
Облік продуктів — це важлива частина обліку в ресторані. Він складається з реєстрації всіх надходжень і витрат продуктів, контролю запасів і ведення документації. Для ефективного обліку необхідно регулярно вносити та контролювати залишки.
Реєструйте всі закупівлі продуктів у системі обліку, вказуючи їх вартість, кількість і постачальника.
⏰ Тривалість відео — 4 хвилини
💡 Щоб своєчасно робити закупівлі, налаштуйте ліміти інгредієнтів і товарів та увімкніть сповіщення про залишки →
Ведіть облік запасів продуктів, контролюйте їх переміщення та списання, щоб уникати перевитрат.
Аналізуйте списання продуктів, через псування або неправильну обробку інгредієнтів. Виявляйте системні помилки для оптимізації витрат.
⏰ Тривалість відео — 5 хвилин
Собівартість — це загальні витрати на виробництво страв, включаючи вартість всіх інгредієнтів, які використовуються.
Собівартість інгредієнтів та товарів в Poster розраховується на підставі постачань за методом середньозваженої собівартості:
Загальна вартість товарів на складі / кількість товарів на складі
Собівартість тех. карток та напівфабрикатів складається із загальної вартості їх інгредієнтів. Наприклад, собівартість тех. картки «Грецький салат» Poster розрахує як суму собівартості складників страви.
⏰ Тривалість відео — 4 хвилини
Урок 4. Розрахунок заробітної плати
В системі обліку Poster зарплата розраховується автоматично на основі ставки та відсотків від продажів, які ви встановили.
Налаштуйте ставку для кожного працівника окремо, це допоможе зекономити час на створенні таблиць та прорахунку суми ставки кожному офіціанту. Плюс за потреби, вкажіть фіксовану ставку працівнику, та погодинну оплату.
⏰ Тривалість відео — 8 хвилин
Що входить, як розрахувати, аналіз, планування і податки на ФЗП →
🔔 Підпишіться на новини від Poster, щоб отримувати інформацію про нові функції та можливості, які можуть бути корисними для вашої роботи.
Урок 5. Звіти P&L та Cash flow
Контролюйте Cash flow
Перевіряйте баланс конкретного або всіх рахунків закладу на початок та кінець періоду, та управляйте ризиками: запобігайте касовим розривам та плануйте розширення бізнесу.
- оцінюйте ліквідність закладу
- прогнозуйте майбутню фінансову ситуацію та управляйте ризиками
- оцінюйте ефективність та плануйте інвестиції
⏰ Тривалість відео — 4 хвилин
Перевіряйте P&L
Оцінюйте прибутковість та окупність бізнесу за допомогою зручного і зрозумілого P&L від Poster.
- звіряйте різні періоди
- легко оцінюйте зміни в надходженнях
- контролюйте собівартість
⏰ Тривалість відео — 7 хвилин
Урок 6. Завершення звітного періоду
Наприкінці місяця та кварталу звірте дані й переконайтеся у відсутності розбіжностей, щоб забезпечити точність інформації для наступного періоду.
📆 Плануйте завершення періоду заздалегідь, щоб уникнути помилок через поспіх.
Перегляньте доходи і витрати закладу в адмін-панелі Poster. Перевірте, чи всі операції внесені правильно, а категорії доходів і витрат заповнені коректно. Перегляньте P&L, для аналізу загального фінансового стану закладу.
Перевірте касові операції, переконайтеся, що всі чеки на касі закриті, а залишки готівки співпадають з реальними показниками. Якщо є невідповідності, з’ясуйте причини разом із менеджером та виправіть розбіжність.
⏰ 10 хвилин читання
Проведіть інвентаризацію на складі, щоб звірити залишки продукції з даними в Poster.
Перевірте, чи всі прихідні накладні введені, а списання – закриті. Використовуйте звіт Склад → Звіт за рухом для аналізу витрат продукції.
⏰ Тривалість — 15 хвилин
Перевірте, чи всі платежі постачальникам за період обліковані в системі.
Звірте надходження та витрати козвіштів за період у Cash Flow. Підготуйте необхідні документи для податкової звітності або внутрішнього аудиту.
У разі використання підсистеми, звірте дані в Master Бухгалтерії або в іншій бухгалтерській програмі.
💡 Експортуйте звіти кожного місяця, щоб мати можливість швидко знайти необхідні дані у разі перевірки.
Підготуйте підсумкові звіти:
- Звіт про продажі – для аналізу товарообігу.
- P&L – для оцінки прибутковості.
- Звіт про витрати – для аналізу ефективності використання коштів.
Обговоріть результати з власником або керівником закладу, щоб визначити сильні та слабкі сторони.
Читайте додаткові матеріали:
Податковий та бухгалтерський облік ресторанів та кафе →
Що, коли та як можуть перевірити у вашому ресторані →
Витрати та списання продуктів →