Что такое X и Z-отчет
29 мая, 2023 • 11 минут
Обычно отчетность и все виды подобной документации вызывают много вопросов и легкой паники в глазах людей, не сталкивавшихся с бухгалтерским делом. Есть какие-то отчеты, они бывают нескольких видов, их нужно не упустить, чтобы не влипнуть в штрафные истории, и, желательно, еще и понимать. К счастью, не такой страшный волк, как его рисуют и с X и Z-отчетами разобраться проще, чем кажется. Нам в этом вопросе помогла Александра Герасименко — бухгалтер и владелица бюро Alfa Gold.
Что такое X-отчет и Z-отчет и какая разница между ними
Итак, когда вы занимаетесь управлением ресторана и работаете в заведении с кассовым аппаратом (PPO), вам нужно знать, что такое X и Z-отчеты — это основные документы фискализации. Они содержат одинаковую информацию, но по значению принципиально разные.
Х-отчет — это отчет, показывающий количество продаж и суммы наличной и безналичной выручки с момента открытия кассовой смены на фискальном регистраторе. Его также называют отчет без гашения, а печатать его можно неограниченное количество раз, чтобы сверить сумму денег в кассе.
Х-отчет в налоговую не отправляется, поэтому бухгалтеры часто советуют, прежде чем печатать Z-отчет, сформировать Х, чтобы все проверить.
Z-отчет или отчет с погашением показывает итоговые суммы продаж в смену и обнуляет их, внося в фискальную память PPO. Это также самый важный отчет за рабочую смену, без которого она не считается закрытой. Поэтому его можно и нужно делать раз в сутки при закрытии кассовой смены в течение 24 часов от ее начала. Такого понятия как промежуточный Z-отчет не существует, разве что вы так называете Х-отчет (но зачем себя так путать).
Облачная касса Poster
Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской учет и финансы.
Для чего нужны X и Z отчеты
Отчеты Х и Z нужны оба, но для разных людей и целей. Х-отчет существует исключительно для вас, вы можете сверять данные в течение дня столько раз, сколько вам хочется, проверять суммы, иногда давать его для каких-либо быстрых проверок и т. д. Z-отчет — совсем другое дело.
Все фискальное законодательство построено на Z-отчетах, являющихся главными документами для оприходования наличных, оприходования дохода и основой для списания себестоимости. Этот отчет фактически легитимирует все операции, подтверждает их и соблюдение всех требований по осуществлению расчетов. Если пропустить и не произвести его в течение 24 часов после первой фискальной оплаты или транзакции на обычном РРО, регистратор заблокируется и не будет печатать чеки.
Посмотрите самостоятельно как работает Poster
Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:
- Финансовые отчеты
- Складской учет
- Статистика и аналитика
- Маркетинг и др.
Электронный или бумажный Z-отчет
Ответов на вопрос, как снять Z-отчет, два: вы можете получить стандартный бумажный отчет с фискального регистратора или снять электронный отчет. Бумажный отчет формируется на обычных кассовых аппаратах и является обязательным. Конечно, как и повсюду, есть определенные небольшие исключения в отношении бумажных отчетов, однако общее правило просто: бумажный отчет нужен и вы должны его хранить. На кассовых аппаратах также формируются и электронные отчеты, однако они только дублируют бумажные и не считаются их альтернативой. Они существуют для вашего покоя, чтобы в случае потери бумажного вы могли распечатать новый. Но есть одно но.
Особенности Z-отчета в программном РРО
В 2020 году пришли программные PPO, а вместе с ними и эпоха электронных отчетов. Ранее они дублировались в виде данных из обычных кассовых аппаратов, теперь программные PPO формируют именно электронные варианты как основной фискальный отчетный чек. Такие отчеты формируются в программе для ресторана, поэтому пользующиеся ими предприниматели имеют кроме всех преимуществ этой системы еще и меньше рисков в вопросах отчетности. Ведь смену программные РРО закрывают легко, а потому беспокоиться о 24 часах не нужно. Отчет поступает на фискальный сервер, после чего вам поступает сообщение-подтверждение этого действия. Технологии сильно облегчают нам жизнь!
Как сделать Х и Z отчет в Poster
Конечно, создать оба вида отчетности можно в системе автоматизации кафе Poster. Для этого нажмите кнопку «≡» в верхнем правом углу экрана кассы. Далее выберете блок Фискализация, нужный отчет и сформируйте его.
При использовании кассовых смен Z-отчет будет автоматически печататься при закрытии смены. Кто-то может случайно распечатать Z-отчет в течение дня еще до закрытия смены. Здесь главное не растеряться, и тогда это вообще не будет проблемой. Нужно просто начать новую фискальную смену и работать дальше, обязательно сохранив сформированный Z-отчет и сообщив о нем бухгалтеру.
Также, чтобы обезопасить себя от лишних конфузов, можно установить пароль на админ-панель, где есть отчетность. Так вы можете сделать доступ к формированию отчетности эксклюзивным для администратора либо бухгалтера.
Нужно ли хранить Z и X отчет
Х-отчет нужен только для вас и ваших сотрудников, вы их хоть миллион напечатайте! Потому их хранить не нужно.
А вот Z-отчеты обязательны к хранению в течение 1095 дней, что равняется 3 годам. И здесь нет разницы бумажные они или электронные — вы должны их иметь в течение определенного законодательством времени.
Сейчас происходят определенные изменения в сроках хранения этих отчетов, однако они скорее только увеличатся, поэтому сохранять их очень важно.
Зачем, кроме как по закону? Вопрос риторический, но ответ дадим: любая проверка налоговой потребует именно Z-отчетов. Ну, а поскольку, проблем с налоговой и груды штрафов никто не хочет, просто сделайте себе услугу и сохраняйте все.
Конкретно определенного места и строгого формата хранения отчетов нет ни для электронного, ни для бумажного варианта. Поэтому просто убедитесь, что они хранятся в безопасном месте, к которому у вас в случае необходимости всегда есть доступ. В случае с электронными отчетами не забывайте скачивать их файлами на какой-либо носитель информации, ведь если программа, которая их делает по определенным причинам, накроется или вы просто из нее выйдете, отчеты будут утеряны.
Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.
Штрафы за отсутствие Z-отчета
В 2019 году законодательство в этой сфере несколько изменилось, поэтому возможность получить штрафы за отсутствие Z-отчета снизилась, ее фактически нет. Это, однако, не освобождает вас от обязанности их делать. А финансовые списания можно заработать за несохранение первичных документов, то есть потерю распечатанного отчета — 1020 грн. за первый раз, 2040 — за повторный в течение года. Также можно получить штраф за несоблюдение правил проведения расчетов — от 85 до 170 грн. с должностных лиц, что не распространяется на ФОП. Эти суммы могут казаться небольшими, однако речь идет не только о деньгах, но и о прозрачном и честном ведении бизнеса, оказывающего влияние на то, каким будет будущее Украины. Так что на суммы штрафов обращать внимания не стоит: не они должны мотивировать вас подавать отчетность и вести бухгалтерский учет ресторана.
Популярные вопросы про X и Z-отчеты и главные ошибки
Главная ошибка при работе на обычном РРО — незакрытие смены. Дело в том, что Z-отчет нужно создать не позднее чем через 24 часа от начала рабочей смены. Даже если ваше заведение работает непрерывно или более суток, Z-отчет должен быть подан за классические календарные сутки. К примеру, с 09:00 такого-то числа, до 08:59 на следующий день. Часто на классических РРО этот момент забывается, а штраф за один просроченный 24-часовой отчет — 510 грн.
Нужен ли Z-отчет, если не было за день операций
Если за всю смену кассовый аппарат лишь включился, но никаких операций не было, печатать Z-отчет необязательно. Если это были только служебные внесения — так же, не нужно. Однако, если вы сомневаетесь, нулевой ли отчет, сделайте сначала Х-отчет. Так вы сможете убедиться, что никаких расчетов не было и решить, нужно ли подавать Z-отчет.
Но! На самом деле, Z-отчет не будет лишним и по рукам за нулевой отчет никто вам не надает. Для спокойствия всех вокруг, можете подавать и такие документы.
Что делать, если допустили ошибку в Z-отчете
Короткий ответ — так и будет. Дело в том, что все исправления можно вносить только до формирование Z-отчета, ведь он формируется только раз в сутки, обнуляя всю информацию за смену. Почему, если вы, например, не отправляете его? Потому что формирование Z-отчета наделяет его налоговым номером, а потому он в любом случае уже зарегистрирован. Так что здесь совет один — не лажайте :)
Программный РРО для ресторанного бизнеса
- Подключите ПРРО от Poster, чтобы работать с фискальными чеками и отправлять данные в налоговую.
Стоимость ПРО для 1 кассы — 144 грн/мес. Работает с системой учета Poster, чтобы вы могли полноценно управлять своим бизнесом. Первые 14 дней бесплатно, дальше подписка + ПРРО от 432 грн/мес.
Копии Z-отчета
Если вы делали все правильно и имеете электронный отчет, не важно, с программным или обычным РРО, вы можете повторно напечатать Z-отчет или перенести его с другого носителя в случае с электронными отчетами.
Отключение электроэнергии и Z-отчет
Отключений света уже практически нет, однако жизнь непредсказуемая, а странные обстоятельства могут произойти на ровном месте. Поэтому лучше знать, как поступать в такой ситуации. Итак, если свет выключили, а вы продолжаете работать и проводить какие-то транзакции или другие операции, после включения света вы должны провести все суммы расчетов за время работы, а затем сформировать Z-отчет. Также алгоритм действий здесь зависит от РРО, у программных могут быть другие специфические настройки, способные упростить этот процесс.
Итак, как итог, хочется еще раз отметить то, что Z-отчет вещь необходимая и об этом стоит информировать ваших сотрудников. Понимать его ценность важно особенно для тех, кто занимается закрытием отчета ежедневно и не хочет допускать ошибки в бухгалтерском учете. А еще просто напомним, как технологии могут улучшить вашу жизнь — программный РРО лишает большого количества стресса и вас, и ваших работников, которым не нужно будет становиться немного бухгалтерами, чтобы вовремя подать правильную отчетность.
Материалы по теме
- Бухгалтерский учет ресторана в Украине
- Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе
- Отмена моратория на налоговые проверки заведений ресторанного бизнеса в 2023 году
- Разработка меню для кафе, ресторана
- Регистрация ресторанного бизнеса в Украине
- Как выбрать POS систему для ресторана или кафе
- Как выбрать CRM-систему для кафе или ресторана
- Фонд оплаты труда в ресторане
- Как сократить расходы ресторана: управление расходами ресторана или кафе
- Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
- Издержки и списание продуктов в ресторане
- Фудкост — что это такое, как его считать и как им управлять
- Что такое маржинальность блюд в ресторане
- Как правильно принимать товар в кафе и ресторане
- Потери продуктов при обработке: как рассчитать процент отходов продуктов в ресторане
- Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
- Калькуляция блюд в общепите: как составить и рассчитать калькуляционную карту?
- Как составить технологическую карту блюд для ресторанов и кафе
- Средний чек в ресторане: как повысить средний чек ресторана или кафе
- Инвентаризация в ресторане и кафе
- 8 основных ошибок рестораторов: типичные ошибки в бухгалтерском учете ресторана
- ABC-анализ меню ресторана
- Прибыль ресторана
- Как управлять финансами ресторана
- Кассовая дисциплина: правила расчетов в ресторане
