Як заклади працюють під час війни — приклад мережі IQ Pizza
20 червня, 2022 • 12 хвилин
Велике інтервʼю з Катериною, операційним директором мережи IQ Pizza. Поговорили про роботу закладів під час війни, адаптацію до нових умов та дізнались чому керівництво вирішило перейти на нову систему обліку й як це вдалось реалізувати.
Скільки зараз у вас закладів і як вони працюють під час війни?
Цього року влітку нам виповнюється три роки. Ми ще, можно сказати, молода мережа, але вже далеко не маленька. Щодо роботи сьогодні, то у нас вже деякі об’єкти працюють навіть й на окупованих територіях, де є можливість це робити. Дехто не працює звісно, але ті об’єкти, які були на підконтрольній Україні території, — всі запустилиси, ніхто не пішов з ринку.
Після початку війни, 24 лютого, у нас було закрито десь 5 закладів. Але це був вимушений захід через те, що впав кадровий потенціал. Люди з команди роз’їхалися, тому ми були змушені закритися в деяких місцях. Але наразі ми вже всі відкрилися та працюємо.
Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
Продажі та виручка
На сьогодні у нас вже 100% об’єктів досягли довоєнної виручки. У перший місяць було однозначне зниження продажів, але, знову ж таки, завдяки паніці. Це мало контрольовано, але й логічно.
Так, березень у нас був доволі важкий, а ось вже у квітні ми вирівнялися.
Як працюють заклади мережі на окупованих територіях?
Там зовсім інша ситуація навіть стосовно контролю, тому що немає ані зв’язку, ані інтернету. На окупованих територіях ті об’єкти, які продовжують працювати, працюють загалом добре, бо там дефіцит закладів.
Але є проблема — деякі позиції просто неможливо готувати, тому що там немає потрібних продуктів і ніяк їх доставити.
Ми все ж таки намагаємося замовляти сировину та продукти, щоб зробити неможливе можливим та зберегти людям роботу.
Який зараз попит і трафік у ваших закладах?
Я б сказала, що трафік відновився. У нас більшість об’єктів зосереджені у Києві, Дніпрі та Запоріжжі. Ось у Дніпрі та Запоріжжі ми практично цього не відчули, а у Києві був такий момент, поки там активні йшли бойові дії біля міста.
Було не легко, а саме — важко вивезти команду до роботи, й трафік також сильно знизився, тому що людей поменшало у місті.
У той же час, Дніпро та Запоріжжя стали гуманітарними хабами, куди приїхало ще багато переселенців. І вони, так би мовити, замінили тих місцевих, які тимчасово виїхали за кордон або на захід країни. Трафік там не збільшився, а скоріш змістився, й залишився яким й був до війни.
Як саме змінилися робочі процеси в команді?
У перші дні довелося адаптуватися під актуальний ринок сировини. Багато позицій, до яких ми звикли, і завдяки яким ми оптимізували наші процеси, «випали». Постачальники зникли або перестали продавати ці позиції. Нам довелося щось змінювати — шукати нових постачальників або купувати цей же товар, але в іншій інтерпретації. Ось із цим довелося добре працювати.
Також довелося оптимізувати штат, тому що люди почали роз’їжджатися. Зокрема, ми дещо перепланували весь процес так, щоб людей на точці могло бути менше, але без збільшення об’єму роботи й робочих годин. Насамперед, це пов’язано з тим, що бракувало кадрів, а закривати піцерії ніхто не хотів. Ми перерозподілили обов’язки та графіки, щоб у хлопців та дівчат була можливість і відпочивати, і працювати.
Тобто, основні проблеми — це дефіцит кадрів і робота з командою та перерозподіл графіка робочих змін.
Зараз штат компанії укомплектовано на 100%. Якщо ми шукаємо людей, то під ті об’єкти, які ми відкриватимемо. Так. ми не зупиняємось й продовжуємо розвиватися. А щодо людей, які виїхали за кордон, то вже частина з них встигла повернутися, а ті що ні, то намагаються залишити з собою право на робоче місце. Але здебільшого люди повернулися. Є які ще в роздумах, проте вони теж телефонують і кажуть: «Ми приїжджаємо у липні» або «Ии повертаємось у вересні». Тобто у людей вже є конкретні строки й бажання працювати з нами надалі.
Мотивація персоналу
У нас залишилася така сама оплата праці, яка й була до війни. Ми нічого не вигадували, щоб якось урізати зарплати. У нас є ставка за годину, і люди завжди отримують свої гроші за кількість відпрацьованих годин. В той же час, ми дійсно помітили, що зараз відбувається певне падіння заробітньої платніі. Можливо, це пов’язано з тим, що багато підприємств не працюють і кадри звільнилися та намагаються продати себе дешевше.
Але в нашій компанії ситуація із заробітною платою не змінилася. Тобто ми не підлаштувалися під ринок і не зменьшили її.
Чи змінювали ви маркетинг мережи?
Ні, ми рекламну політику не чіпали, проте дещо змінили меню. У нас до меню додалося три піци з патріотичними назвами «Чорнобаївка», «Байрактар» та «Джавелін», й з кожної такої проданої піци ми перераховуємо 15 грн на допомогу Збройним Силам.
Ось, наприклад, як тільки ми запустили нове меню, то за перший тиждень перерахували десь 55 000 грн. Це тільки з продажу цих нових піц. Зараз вони вже входять до топ 5-7 позиції з усіх продажів.
Плюс, тут спрацювали не тільки назви, а й самі піци виявилась цікаві, тому що до кожного продукту люди звикають і хочуть щось новеньке. Та й патріотичний дух наших мешканців теж додає своє — усі хочуть бути корисними та допомогати.
Чи маєте плани відкривати нові заклади?
Так, ми плануємо відкриватися. Ще перед самим початком наступу рф ми готували декілька об’єктів у Дніпрі. Коли все почалось, ми мали об’єкти стовідсоткової готовності в Іларіонове, Дніпропетровського району. Але запустили вже їх без реклами — ніяких кульок, промоутерів та додаткових маркетингових активностей. Тому що це не допустимо наразі. Але об’єкти запустилися та успішно працюють.
Як воно буде далі — важко сказати, особливо враховуючи плани, які ми ставили собі на 2022 рік. На скільки це буде реально виконати або ні. Але на сьогодні власниками компанії прийнято рішення продовжити розвиток. Тобто ми шукаємо нові приміщення та плануємо відкривати нові заклади.
А ви працюєте за моделлю франшизи?
Насправді, у нас мережа трохи більша, ніж IQ Pizza. У нас є ще «Перша пекарня твого міста» та «Де шашлик» — мережа ресторанів швидкого харчування. І ось саме «Перша пекарня» розвивається як за франшизою, так є у нас і власні заклади. А щодо IQ Pizza — це в основному власні заклади мережі.
Зараз в нас 5 франчайзингових об’єктів на підконтрольній території України, а всі інші — це заклади головної компанії.
Щодо доставки
У довоєнний час ми активно розвивали власну доставку, у нас був набраний штат кур’єрів і всі вони дуже активно працювали, доставка зростала. Після 24 лютого попит на доставку різко зменшився, і ми були змушені її скоротити. Зараз ми вже наново розпочали роботу з відновлення власної доставки у Дніпропетровському, Запорізькому та Київському регіонах.
У нас активно все розвивається на тлі переходу з російської системи обліку iiko на український Poster. Зараз ми активно займаємося тим, що допрацьовуємо застосунок та сайт. Потім почнемо рекламувати доставку і надалі будемо розвиватись в цьому напрямку — запуск колл центру, налаштування онлайн-дзвінків і процесу замовлень через застосунок.
Наприклад, якщо розглядати процес доставки в місті Дніпро. У нас загальний штат, який обслуговує усі заклади, але все одно він ділиться за районами.
Ми поділили місто на частини та зони доставок й обслуговування, а потім підвʼязали до кожної зони кур’єрів. Тобто кур’єру нас до якогось окремого закладу не підв’язаний. Він може забирати замовлення з будь-якої точки у своїй зоні.
Чому ви вирішили змінити систему обліку?
До початку повномаштаної війни ми працювали у програмі «айко». Так сталось, що якраз після 24 лютого закінчувалась передплата, і було прийнято рішення не допомагати країні агресору та не сплачувати їх програмний продукт. Тобто, в перший день ми одразу ухвалили перехід.
З огляду на те, що ми ж переводемо на систему Poster не тільки піцерії, а й пекарні, тобто всю мережу, плюс франчайзингові об’єкти — це не так швидко, як нам би хотілось. Також в нас багато об’єктів, кому потрібно передати нове обладнання. Всі ці організаційні моменти забирають час. У нас досить багато закладів по всій Україні і вони всі мають перейти на Poster. Навіть ті франчайзі, що зараз на окупованій території, теж вже перейшли на Poster. Все гаразд, ми рухаємось вперед.
Але я б сказала, що, якщо зараз не було таких проблем з логістикою із-за війни, то за два тижні всю мережу ми могли б спокійно перевести на облік в новій системі.
Як персонал сприйняв переход на нову систему?
Перша реакція була, коли їм привезли нове обладнання і сказали, що тепер буде нова програма у людей була паніка — «Знову вчити, знову щось нове, навіщо ми вже звикли».
Але як тільки вони побачили фронт, тобто термінал продажу, питання відпало само собою. Тому що Poster має максимально легкий фронт продажів. Касирам і продавцям та й всьому персоналу дуже легко працювати з ним.
Зараз усі заклади переходять досі легко. І навіть франчайзі, які були на SmartTouch, дзвонять запитують: «Як у вас справи з Poster?», ми швиденько все розповідаємо, день-два — вони вже на Poster.
Що вам подобається в Poster?
Для нас, як для франчайзера, це те, що Poster має блок Poster Connect, який може об’єднувати всю мережу в єдиний аккаунт і банально призначати єдину ціну. Тобто не треба заходити й формувати прайси всім закладам окремо. Це дуже корисно. Без цього, напевно, ми б не зважилися на перехід. Ви все ж таки велика мережа і нам важливо керувати всім швидко й зручно. А у Poster є така можливість — саме Poster Connect, який об’єднує у собі всі торгові точки.
Як ви контролюєте бізнес?
У нас є циклічні звіти, наприклад щоденні, — продаж по днях, ABC-аналіз продажів та звіт з рентабельності. Зараз це дуже важливо, тому що є проблеми із сировиною.
Раніше ми звіт з рентабельності могли дивитися не так часто, тому що в нас була стабільніша цінова політика. Зараз же ціни змінюються занадто швидко, тому ми контролюємо цей показник щодня.
Щодо щомісячних звітів, то це — витрати й звіт прибутку та збитків.
Облік складу
Спочатку ми не запускали складський облік окремих торгових точок. Але зараз вже почали це робити, щоб заклад міг самостійно ставити собі «приходи», а також постачальників та закупки, які до них надходять протягом дня. Це ми робимо прямо зараз й працівники вже починають користуватися цим інструментом.
Зрозуміло, що самі ціни на позиції ми не змінюємо щодня. Ми не можемо дорожчати щодня або підлаштовуватися під ринок. Насамперед, ми дивимось на це задля аналітики.
Якщо є позиція, яка виросла в ціні та яка вже знижує рентабельність до не припустимого рівня, то ми починаємо аналізувати ринок, шукати інших постачальників або суміжні позиції за іншими цінами. Надалі, якщо не знаходимо, ми намагаємось контролювати подорожчання та приходимо до того, чи потрібно нам збільшувати ціни або ні.
Наприклад, борошно. У перші тижні війни воно почало миттєво зростати в ціні — стало вдвічі дорожче, але вже сьогодні відновилось на рівні колишніх показників.
Тому не треба поспішати — спостерігайте й не приймайте відразу кардинальні рішення. Є позиції, які повертаються у ціні, і все буде добре.
Система обліку для кафе та ресторанів на планшеті
Підключіть Poster, щоб налагодити складський та фінансовий облік у своєму закладі
Застосунок для власника
З самого початку ми заходимо в Poster Boss щоденно. Дуже зручно дивитися статистику з продажу по закладам та контролювати каси. Це дуже зручна програма та продукт в цілому.
Щоранку, під час відкриття касової зміни, на телефон приходить сповіщення, коли саме відкрилася касова зміна, а ввечері — о котрій закрилася та також показує залишки в касах.
Поради щодо ведення обліку у закладах
По-перше, варто ставитись до вибору програмного продукту прискіпливо й уважно заповнювати всі дані. Коректно «вбити» всі позиції та тех. картки й не відкладати це на потім, а одразу автоматизувати облік.
Вже з першого дня персонал має навчатися, як працювати з касою, виставляти приходи товарів та вести зміни, для того, щоб власники бізнесу мали змогу щодня бачити звітність та контролювати всі позиції.
Зараз працювати з відстрочкою в тиждень – вже не реально у нашій ситуації, враховуючи зміну цін, вартість оренди тощо. Тому дуже важливо максимально використовувати можливості Poster. Все, що є, потрібно застосовувати та не відкладати на завтра.
