Щоб ваш заклад не втрачав жодного відсотка прибутку, обліковуйте внутрішні документи й уводьте спеціальні правила для адміністраторів і решти персоналу. Тільки ретельно опрацювавши кожну статтю витрат і визначивши для неї допустимі коливання, ви не втрачатимете кошти на додаткових закупівлях і підвищите ефективність керування рестораном.

Досвідом з теми «Як зменшити витрати ресторану» ділиться Вікторія Рейнікова, експертка ресторанного консалтингу з Bureau Business Ideas.

Витрати продуктів на кухні ресторану та кафе

Робота з техкартами

Постійні втрати ресторану — проблема поширена, утім не неминуча. Щоб позбутися їх, насамперед потрібно розібрати всі технічні калькуляційні карти страв. В ідеалі до цього треба залучити технолога, шеф-кухаря й бухгалтера-товарознавця.

План підготовки

1. Почніть із напівфабрикатів й опрацюйте кожну позицію кілька разів. Урахуйте всі очищення, усмаження, уварення — відсотки втрат продуктів безпосередньо впливають на втрати ресторану. Це потрібно зробити хоча б один раз, і потім ваші лінійні кухарі працюватимуть за ними.

2. Розробляйте закладку на середню витрату, а не на 1 кг, як зазвичай просять бухгалтери, бо, мовляв, їм так зручно.

3. Затвердьте й зафіксуйте дату змін. Потрібно переглядати карти хоча б раз на сезон, оскільки сезонність впливає на вагу й відходи багатьох продуктів.

4. Перегляньте всі калькуляційні карти готових страв. Не забувайте про змінні витрати ресторану — враховуйте всі прикраси страв, імовірні втрати під час подання замовникові тощо.

5. Затвердивши всі калькуляційні карти й собівартість усіх страв, переходьте до формування бланка «Номенклатури товарів з торговельними марками й вхідними цінами». Надто це важливо, якщо у вашому закладі в кожному підрозділі є старший, який і замовляє продукцію для своєї зони. Вони мають затвердити асортимент і вхідні ціни.

6. Установіть діапазон допустимих коливань. У собівартість закладайте середню вартість. За допомогою системи обліку ви зможете щодня або щотижня аналізувати собівартість і її коливання. Наприклад, як це реалізовано в Poster.

7. Коли відпрацьовано всі калькуляційні карти, визначено собівартість і затверджено номенклатуру товарів зі вхідними цінами, час планувати продаж і розрахувати food cost.

Установивши food cost, проаналізуйте й затвердьте решту витрат кухні й загальні витрати ресторану. Розгляньмо найпоширеніші з них.

Штатне харчування

Сподіваємося, у вашому плануванні є штатний розклад. Затвердивши його, зорганізуйте харчування вашої команди. Дайте шеф-кухареві завдання скласти меню для персоналу на місяць з продуктів, які вже є в номенклатурі товарів, і додайте до них крупи.

Меню має враховувати потреби організму дорослої людини з підвищеною активністю. У ньому обов’язково мають бути перша страва (наваристий бульйон з крупами й овочами або густий томатний суп з крупами), гаряча страва (м’ясо, птиця чи риба з гарніром — бажано круп’яним) і салат. Не забудьте про чай і каву для персоналу.

З огляду на режим роботи вашого закладу проаналізуйте, скільки разів на день годувати працівників. План дій

• Скласти калькуляційні карти з меню для персоналу.

• Прорахувати собівартість.

• Затвердити кількість осіб, які отримують харчування.

У результаті ви матимете приблизний бюджет. Закладіть до витрат додатково 20—30% на той випадок, коли кухня списує з меню для гостей продукти на харчування персоналу. Виведіть усі цифри у відсоток від товарообігу — тоді зручніше працювати з ними. Нижче в таблиці унаочнимо це на прикладі. Відсоток може змінюватися, і це нормально: у ресторанному бізнесі розрахувати все до грама неможливо.

Списання в ресторані. Встановіть допустимий відсоток.

В утопічному світі в закладі не буває списань, але в реальному житті так не вийде. Головне завдання менеджера кухні — розробити меню так, щоб усі продукти в стравах «перетиналися».

Наприклад, у меню є салат з авокадо й креветками, і він, припустімо, коштує дорожче за інші салати, відповідно ймовірність слабкого продажу вже доволі висока. А якщо авокадо не входить до складу інших страв, наступного дня собівартість салату ще зросте (бо продукт обвітрюється, чорніє, черствіє тощо), а отже, зросте й відсоток списань.

Ще один важливий момент. Менеджер кухні повинен прописати правила використання продуктів з холодильника для зберігання товарного запасу так, щоб першою чергою використовували продукти з ранішою датою закупівлі, а нову постачу вкладали на полицях позаду.

Для оптимізації списання треба прописати бланк усіх товарів і напівфабрикатів, зазначивши в ньому:

• строк зберігання;

• умови зберігання;

• температура зберігання;

• паковання для зберігання;

• денна норма, запас;

• відповідальний за весь процес.

Приклад таблиці списання бару

№

Товар

К-сть

Од. вим.

Ціна

Сума

1

Ананас

4,4

кг

48,17

211,95

2

Апельсин

7,0

кг

31,72

222,04

3

Базилік

0,2

кг

76,60

15,32

4

Грейпфрут

4,3

кг

46,29

199,05

5

Груша

1,2

кг

61,26

73,51

6

Ожина

0,15

кг

144,60

21,69

7

Карамболь

0,09

кг

80,00

7,20

8

Кава Costa Rica

4,85

кг

444,64

2156,50

9

Кава Ethiopia G1 Natural

0,2

кг

747,60

149,52

10

Лайм

2,3

кг

100,07

230,16

11

Лимон

3,8

кг

44,02

167,28

12

Малина

0,2

кг

51,25

10,25

13

Молоко 2,6%, 1 л

3,6

л

23,46

84,46

14

Морква

0,6

кг

15,50

9,30

15

М’ята

0,59

кг

99,45

58,68

16

Перець чилі

0,02

кг

917,50

18,35

17

Розмарин

0,07

кг

338,00

23,66

18

Вершки 10%

0,5

л

40,14

20,07

19

Смородина

1,6

кг

40,25

64,40

20

Чебрець

0,1

кг

330,00

33,00

21

Халва

0,3

кг

60,00

18,00

22

Яйце куряче

10

шт.

1,26

12,60

Загалом

3805

Витрати на рекламу

Не забувайте й про витрати кухні на маркетинг: частування гостей, компліменти, фотографії страв. Цю норму бажано затвердити заздалегідь, щоб потім не подивуватися з непередбачених витрат і нестач.

Наприклад, увести «правило щасливого гостя»: на щодень виділяти 100 грн і, якщо гість раптом не в гуморі чи почувається засмученим, пригощати його десертом, чаєм абощо.

Завжди намагайтеся завчасно планувати витрати на маркетинг і маркетингову стратегію: затверджувати розроблення меню, опрацювання страв для подачі, компліменти для гостей, тістечка до чаю тощо. Приділяйте такому плануванню щонайбільше уваги — вам буде значно легше керувати цими витратами, вчасно корегуючи їх. До того ж ви уникнете багатьох проблем з аналізом.

Статті товарообігу

Норма

Закупівля продуктів

33%

Витрати на персонал

25%

Оренда й комунальні витрати

12%

Маркетинг

10%

Операційні витрати

5%

Адміністративні витрати

5%

Операційний прибуток

10%

Норма залежить від концепції закладу, тому для різних типів можуть бути деякі відхилення.

Приклад таблиці витрат бару й кухні

Бар

Кухня

Списання

3805

4486

Псування

Пророблення

860

2009

Частування

3428

Харчування засновників

10 454

Харчування персоналу

9810

Загалом

18 547

16 305

Відсоток від товарообігу

4%

6%

Оптимізація складів

Ще однією доволі суттєвою витратою може бути неефективний виробничий запас. Насамперед потрібно визначити склади:

• тривалого зберігання;

• щомісячні;

• щотижневі;

• щоденні.

В першу чергу по кожному складу необхідно періодично проводити інвентаризації. Треба також затвердити їхні норми, розрахувавши «заморожений» товарний запас і вивівши його окремою сумою. Скажімо, це можуть бути дорогі алкогольні напої, які ви місяцями не продаєте, зберігаючи на складі. Зробивши це, ви нарешті зможете ними керувати (у системі автоматизації ресторанів або вручну): складати плани продажу для офіціантів, преміюючи, прив’язувати заробіток барменів до бонусів від «замороженого» продажу тощо. Проте беріть до уваги й помилки в роботі офіціанта, що так чи інакше впливатимуть на списання.

Інвентаризація в Poster

У програмі обліку для кафе Poster можна провести повну чи часткову інвентаризацію складу. Повна — проводиться за всіма позиціями, які зберігаються на складі. Як правило, таку інвентаризацію проводять раз на місяць. Часткову інвентаризацію можна провести за декількома позиціями, наприклад, по молочку або іншим продуктам з коротким терміном придатності.

Вам не потрібно буде витрачати багато часу, щоб провести інвентаризацію у Poster. Достатньо взяти готову таблицю та заповнити в ній поля з фактичним залишком інгредієнта чи товару. При цьому програма визнає плановий залишок і його можна буде порівняти з фактичним, щоб зрозуміти, чи є недостача або пересорт.

Плюс, ви зможете провести інвентаризацію в Poster як на комп’ютері, так і за допомогою планшета — таким чином вносити залишки в планшет можна прямо на складі та не носити з собою папірця.

Резюме

Усе планування за всіма витратними статтями треба розбивати на підрозділи: кухня, бар, десерти. Що детальніше ви обліковуватимете, то очевиднішими для вас будуть слабкі й сильні місця власного бізнесу. Не забувайте також про амортизацію обладнання для бару, кухні тощо. Варто заздалегідь закладати суми для його ремонту або заміни, щоб потім це не заскочило вас зненацька й не потрапило до статті непередбачених витрат.

Затвердивши відсотки витрат, ви матимете змогу проаналізувати, наскільки легко чи складно дотримувати їх старшим у підрозділах. Згодом ці відсотки ви зможете урізати, допоки не впретеся в стелю, коли вже не буде куди їх зменшувати. Тож без фанатизму! Пам’ятайте, що все добре в міру, втім кожен відсоток витрати — це ваш утрачений прибуток. Тим-то не зайвим буде витратити час і скрупульозно все порахувати, можна попросити когось вам допомогти або й зробити це замість вас, а надалі ви вже вестимете облік самотужки.

Матеріали за темою

• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати POS систему для ресторану або кафе
• Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
• Фонд оплати праці у ресторані
• Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
• Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
• Як рахувати фудкост
• Що таке маржинальність страв у ресторані
• Як правильно приймати товар у кафе та ресторані
• Відходи продуктів: як розрахувати відсоток відходів продуктів у ресторані
• Як розрахувати калорійність страви для меню автоматично
• Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?
• Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе
• Середній чек у ресторані: як підвищити середній чек ресторану чи кафе
• Інвентаризація в ресторані та кафе
• 8 основних помилок рестораторів: типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану
• ABC-аналіз меню ресторану
• Х та Z-звіт — що таке та як скласти
• Прибуток ресторану
• Як керувати фінансами ресторану
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані