Фонд заробітної плати в ресторані – що входить, як розрахувати, аналіз, планування і податки на ФЗП

15 жовтня, 2021 • 13 хвилин

Володимир Силівейстр
Володимир Силівейстр
Контент-маркетолог Poster. Пише про нюанси відкриття та управління бізнесом. Проводить інтерв'ю з експертами та власниками ресторанного бізнесу.

Дуже часто ФОП (фонд оплати праці) плутають з ФЗП (фондом заробітної плати). Фонд оплати праці ширше поняття, яке включає в себе, в тому числі і фонд заробітної плати. Буквально, ФЗП — оплата праці тільки за відпрацьований час, а фонд оплати праці — це ФЗП плюс премії, бонуси та інші надбавки. Обов’язково враховуйте це при складанні планів і розрахунку виплат. Далі ми будемо використовувати обидва терміни.

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали
Blog whitepapper

Спеціально для цієї статті ми взяли коментарі у експерта ресторанного консалтингу з Bureau Business Ideas і керуючої партнерки бістро-бару Suite 13 Вікторії Рейникової.

«Ви, ваша команда та ваші гості — дзеркальне відображення один одного. Щоб ваші гості витрачали у вас свій час та гроші, спочатку ви повинні витратити на них свій час та гроші. Тому я не називаю витрати — витратами. Я називаю їх інвестиціями. Скільки потрібно інвестувати у персонал, щоб отримувати ефективні результати їхньої роботи? Все залежить від проекту, концепції, цінностей людей, яких ви хочете бачити в команді та спільній бізнес-моделі»

Якщо ви хочете спростити розрахунок фондів, встановіть і налаштуйте під свій заклад програму для ведення обліку в ресторані, яка кожного місяця буде формувати розрахунок заробітної плати по заданому плану. Зареєструйтесь і подивіться, як це реалізовано в Poster POS. Перші 15 днів тестування безкоштовно. А як правильно скласти план ми розповімо в статті.

Розрахунок заробітної плати в Poster

В системі обліку для кафе Poster зарплата розраховується автоматично на основі ставки та відсотків від продажів, які ви встановили. Налаштувати ставку можна для кожного працівника окремо, це допоможе зекономити час на створенні таблиць та прорахунку суми ставки кожному офіціанту. Плюс ви зможете вказати як фіксовану ставку працівнику, так і погодинну оплату.

В залежності від того, яка кількість продажів буде виконана в закладі — працівники зможуть отримувати зарахування відсотка в свою зарплату. В кінці місяця ви зможете подивитись суму заробітної плати, яку розрахувала програма і виплатити її, або щось скоригувати, наприклад, додати суму премії.

Облік робочого часу

Також у системі обліку Poster ви можете додати функцію обліку робочого часу ваших працівників, котра автоматизує контроль і полегшить життя і вам, і персоналу. Працівникам не потрібно буде самостійно відмічати початок і завершення зміни, каса автоматично розраховуватиме кількість робочих годин офіціантів на основі інформації при відкритті та закритті зміни в програмі.

Так можна вберегти себе від помилок при розрахунку відпрацьованих годин, легко переглядати та контролювати інформацію про зміни співробітників.

Структура фонду оплати праці

Фонд оплати праці в ресторанному бізнесі формується із таких категорій:

Ставка

Фіксована оплата праці за затверджений проміжок часу. Ставки нараховують:

  • Щомісячно для керуючих, бухгалтерського і маркетингового відділів.
  • Щотижнево для лінійного персоналу.
  • Позмінно для лінійного персоналу.
  • Щоденно для лінійного персоналу.
  • Щогодинно для лінійного персоналу.

Ставки можуть бути подвійні та полуторні. Наприклад, за переробіток або роботу у вихідні дні. Звичний всім місячний фонд оплати праці набагато рідше використовують для розрахунку з лінійним персоналом.

Що ще входить в фонд оплати праці?

В склад фонду оплати праці обов’язково входять:

Премія

Формується у всіх індивідуально. Частіше за все премії важко спрогнозувати на місяці вперед, але власнику все одно варто закладати їх фонд в план ФОП. Як варіант — максимально можливі. Премії можуть нараховуватись на весь штат працівників за виконання всіх планів. Зазвичай це не більше 10% від загального ФЗП. А розподіляють премії між працівниками керуючий або директор.

Відсоток

В ресторанному бізнесі зустрічаються різні бонуси для команди. В залежності від проєкту, типу закладу, загального плану продажів, собівартості страв і багатьох інших факторів. Часто прив’язують до відсотка від товарообігу, що не завжди правильно.

Наприклад, коли офіціантам встановлюють мотивацію — відсоток від особистого виторгу. Вони, звісно, стараються продати найдорожчі позиції з меню. Але далеко не всі з них рентабельні.

Офіціанти не завжди мають відкритий доступ до інформації про товарообіг, і це логічно, тому що відкривати подібні документи для персоналу може бути небезпечно. Тому зачасту вони просто не довіряють такій мотивації.

Відсотки також можуть нараховуватись для персоналу, який має вплив на кінцевий фінансовий результат. Наприклад, на оптимізацію витрат: закупники, технологи та інше.

В прикладі нижче приведений розрахунок нарахування відсотків для всієї команди, і для кожної категорії команди він різний і формується, виходячи з різних досягнень.

  • Щоденні бонуси також закладаються в план ФОП. Наприклад, якщо у вас раптом забронюють корпоратив і персоналу доведеться затриматись або допрацювати без чайових. Моментальний бонус буде дуже доречі.

  • Нематеріальна мотивація. Для підтримання командного духу так само необхідно застосовувати таку мотивацію і закладати витрати на неї. Дні народження працівників, свята, корпоративи, особисті події команди. Детальніше про мотивацію персоналу.

Що не входить в фонд оплати праці

Бувають випадки, коли ресторатори закладають у витрати на ФОП пункти, які не мають до нього відношення. Наприклад, схожі статті витрат:

  1. Компенсація за невикористану додаткову відпустку.
  2. Повна або часткова оплата колективного харчування персоналу. Це вважається компенсаційними виплатами.
  3. Одноразова матеріальна допомога окремим працівникам у зв’язку з сімейними обставинами: оплата лікування, оздоровлення дітей або похорон.
  4. Внесок на соціальне страхування.
  5. Грошова допомога та інші виплати за рахунок коштів фондів соціального страхування.
  6. Грошова допомога по тимчасовій непрацездатності.
  7. Грошова допомога по вагітності, родах і декретні виплати.
  8. Витрати на платне навчання, стажування і підвищення кваліфікації працівників.
  9. Відрядні витрати.
  10. Вартість робочої форми, її заміна і ремонт.
  11. Транспортні витрати до місця роботи і назад.

Хмарна каса Poster

Poster POS

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Poster POS

Скільки платять персоналу закладу

Три основні посади в закладі: менеджер/адміністратор, офіціант і кухар. Вікторія Рейнікова навела середні суми матеріальної і нематеріальної нагороди для кожного:

Менеджер — це найскладніша позиція у ресторанному бізнесі. Ця людина має грати на всіх воротах: і на боці власника з керуючим, і на боці команди, і на стороні гостей. Середня ставка на ринку праці складає від 1000 грн. за 12 робочих годин. Так само зазвичай менеджера прив’язують до бонусної системи від товарообігу та дотримання норм інвестицій на його підзвітні статті. У середньому розмір бонусів становить від 10 до 50% від ставки. Менеджер це крайня ланка перед керівною посадою, тому якщо ви впроваджуватимете програму навчання для нього на позицію керівника і дасте можливість приймати рішення — це буде ще один вагомий нематеріальний бонус.

Офіціант — обличчя вашого закладу. Офіціанти повинні бути в теплі, в любові та ситі. Тому в першу чергу має бути присутня нематеріальна мотивація — гарне харчування, можливість їсти та пити по меню за собівартістю або зі значною знижкою (щоб вони знали продукт, який продають), з ними треба говорити, хвалити і дбати про них. Середня ставка офіціанта на ринку — від 300 грн. за 12 робочих годин. Часто використовується бонусна модель, котра прив’язує їх до відсотка від власних продажів, від загальної каси та за середній чек.

Кухарі — серце закладу. Дуже важлива, складна та цінна професія. З нематеріальної мотивації — хороші умови в їхній робочій зоні, якісне обладнання, світло, витяжки — значно покращать ваш статус в очах працівника, і він працюватиме ефективніше. Середня зарплата кухаря від 900 грн (кав’ярні та мікропроєкти) за 12 робочих годин; від 1000 грн. до 1500 грн. за 12 робочих годин у середніх форматах та ресторанах. Тут бонуси працюють найслабше. Для людей, які працюють на кухні — важлива ставка та стабільність у виплатах.

І головне пам’ятати, що люди працюють не лише за гроші. Їм важливо закривати свої базові потреби: бути ситими, в безпеці з вашою підтримкою, любити та бути любимими, мати можливість рости та розвиватися, приймати рішення та нести за них відповідальність.

Як розрахувати фонд оплати праці для ресторану

Для того щоб коректно розрахувати фонд оплати праці у вас на руках повинен бути загальний план доходу і стратегія по його досягненню. «Формула фонду оплати праці» для ресторанного бізнесу рахується в середньому, як 18–27% від товарообігу, в залежності від концепту і формату закладу.

Після загального планування доходів потрібно:

  • скласти гіпотезу штатного розкладу;
  • розставити персонал по позиціям;
  • врахувати святкові, вихідні дні і можливі переробітку. В цьому вам допоможе маркетингова стратегія.

Нарахувати припусканий зарплатний фонд, всі премії і бонуси та вивести підсумковий бюджет в процент від планового товарообороту.

Приклад табелю ФОП

Labor cost: що це таке та як розрахувати?

Labor cost (витрати на робочу силу або трудові витрати) — це сума коштів, яку підприємство чи організація витрачає на виплату заробітної плати своїм співробітникам. У цю суму входять всі види винагород: від погодинної оплати до бонусів, доплат, різного виду компенсацій і відсоткових систем.

Розрахунок labor cost є важливим для підприємств і організацій, оскільки він допомагає визначити загальні витрати на робочу силу та планувати бюджет для оплати праці, а також визначити ефективність цих витрат у порівнянні з прибутками та іншими показниками.

Для розрахунку загальних трудових витрат можна використовувати наступну формулу:

Labor Cost = Загальна заробітна плата кожного співробітника + Доплати та бонуси + Інші види компенсації (транспорт і подібне за необхідності) + Податки та внески на соціальне страхування співробітників.

Зниження labor cost може бути складним завданням, і воно повинно проводитися з урахуванням потреб вашого бізнесу та дотриманням відповідних законів і стандартів зайнятості. Однак ви таки можете впровадити кілька практик для зниження вартості:

  • Розгляньте можливість співпраці з консультантами або підрядниками для виконання певних завдань або проєктів, щоб тримати в постійному штаті тільки людей, котрі потрібні вам щодня;
  • Плануйте графіки роботи так, щоб уникати перепрацювань і компенсацій за них. Використовуйте програми для розрахунку графіків роботи;
  • Оцініть всі бізнес-процеси, щоб ідентифікувати можливості для оптимізації та зниження зайвих витрат. Спробуйте перерозподілити обов’язки, щоб зменшити кількість співробітників, якщо це можливо;
  • Залучайте працівників до процесів по підвищенню їхньої продуктивності. Проводьте навчання та тренінги, щоб вони могли ефективніше виконувати свої обов’язки.

Аналіз і планування фонду оплати праці

Планування фонду оплати праці на підприємстві — це індивідуальний момент для кожного проєкту. Те, що підійшло і працює в одному кафе, далеко не факт, що також спрацює і у вас. Приміром, для своїх закладів Вікторія Рейнікова має такі розрахунки: при максимальній продуктивності ФОП може становити 24% від обороту (включаючи бонуси та нематеріальну мотивацію), при середньому завантаженні 27%, при операційному нулі 32%. Грамотний керуючий повинен розрахувати і спланувати ці витрати.

«Детальне планування зазвичай робимо за тиждень до початку нового місяця. При цьому маючи річний та квартальний план. Просто чекаємо щомісяця аналіз відпрацьованих місяців та коригуємо», — радить Вікторія Рейнікова.

Кожен підрозділ (кухня, бар, зал) подає свій план витрат і розклад персоналу, а керуючий формує ФОП.

«Створення корпоративної культури та загальної атмосфери у команді — основне завдання власника/керуючого. Бути чесним з ними та відкритим. Тому планування спільного ФОПа завжди робиться спільно з усіма шефами підрозділів та аргументується загальним планом на місяць. Але спланувати це лише перша частина роботи, так само їм потрібно надати інструменти для реалізації та впровадження. Як мінімум направити, навчити, підказати».

Від аналізу фонду залежить якісна і продуктивна робота закладу. Контролювати виконання плану краще щоденно. Але, на жаль, не завжди адміністратори й менеджери готові цим займатись. Тому, як мінімум, потрібно робити щотижневі зрізи, щоб відразу помітити зміни та швидко реагувати на динаміку.

Детальніше про податковий і бухгалтерський облік в ресторані.

Оптимізація фонду оплати праці, що варто впроваджувати

Найчастіше при спаді товарообігу власник або керуючий передусім вирішує урізати ФЗП і скоротити штат. Конче не рекомендуємо так робити. Будь-яка оптимізація ФОП несе за собою втрату в продуктивності всього бізнесу. Оптимізувати ФОП можна, якщо ви точно спрогнозували спад товарообігу, який підтверджений аналізами попередніх місяців або сезону.

«Я вважаю, що оптимізувати ФОП не варто в жодному разі, — каже Вікторія Рейнікова. — Ми завжди повинні думати, як збільшувати обсяги, щоб давати команді можливості зростати та заробляти. Якщо ви чітко знаєте свою модель бізнесу, і у вас грамотний облік всього у відсотковому співвідношенні до обороту, у вас не буде потреби оптимізувати, вам потрібно буде просто ефективно використовувати його».

Якщо ви таки потребуєте оптимізації розгляньте такі варіанти:

  • Перехід на бонусну чи відсоткову систему оплати: введення системи преміювання співробітників за досягнення певних цілей або ж надання співробітникам відсоток від продажів, що може стимулювати їх до більш активної роботи.
  • Введення гнучкого графіка: розгляньте можливість впровадження гнучкого графіку роботи для співробітників, щоб знизити кількість персоналу в періоди низького попиту.
  • Ретельно вивчіть усі процеси приготування й обслуговування, щоб переглянути структуру менеджменту, за необхідності перерозподілити завдання чи зменшити штат.

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали