Особливості ведення бухгалтерського обліку в ресторанах та кафе
Мабуть, основна складність ведення бухгалтерського обліку ресторану в Україні полягає в тому, що в одному закладі проходять три паралельні процеси, облік яких вам потрібно вести: виробництво, роздрібна торгівля та надання послуг. Але не все так складно. Головне, на початковому етапі розмежувати тип вашого бізнесу: малий бізнес – з одного боку, великий – з іншого. Від цього залежить вибір системи оподаткування, отже, і подальший бухгалтерський облік.
Чек-лист із запуску закладу
Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
✔ Дякую! Завантаження PDF почнеться автоматично за 5 секунд. Натисніть, якщо завантаження не почалось.
Податковий облік ресторану в Україні
Система оподаткування залежить від категорії закладу. Наприклад, якщо у вас кав'ярня, піцерія чи кафе без продажу підакцизних товарів, найкраще вести облік на єдиному податку 2 групи ФОП в Україні.
Малий бізнес організовують у вигляді ФОП чи ТОВ. Тут і є головна відмінність ведення обліку: товариство з обмеженою відповідальністю має вести бухгалтерський облік, крім податкового, а індивідуальним підприємцям це робити необов'язково, що спрощує їхнє життя. Якщо ви плануєте заклад з усіма комплексами, то це, швидше за все, буде загальна система юридичної особи.
ФОП
Доходи враховуються касовим методом: все, що приходить на розрахунковий рахунок від покупців, вважається доходом, за винятком деяких випадків — наприклад, при поверненні від підзвітної особи або від постачальника, коли ми заплатили якусь суму, а потім постачальник повертає нам гроші, тому що не зміг виконати постачання, але це вже не покупці чи гості, а інші люди, з якими ви співпрацюєте.
В Україні касовий метод застосовують, як правило, тільки для ФОПа на загальній системі, де потрібно стежити, щоб кожен місяць були оформлені та оплачені всі постачання, інакше підприємство втрачає витрати та збільшує собі податок на прибуток.
Зрештою завдання підприємця, ресторатора — вести лише облік доходів, що зробити досить просто. Вам навіть не потрібне якесь спеціалізоване програмне забезпечення, потрібно просто підрахувати суми за банківськими виписками та по касі.
ТОВ
Що ж до ТОВ в Україні, то тут доведеться вести також повноцінний бухгалтерський облік. Податковий облік ведеться, як і у ФОП. Головний біль — формування регістрів бухгалтерського обліку, або, як їх ще називають, «проводок». Їх треба робити на кожну господарську операцію:
придбали товари у постачальника;
продали товари;
виплатили зарплату;
сплатили податки;
розрахували чи нарахували податки тощо.
На будь-який факт господарської діяльності потрібно формувати реєстри та показувати у відповідних звітах. Крім цього, здаються ще бухгалтерський баланс та звіт про фінансові результати. У цьому звіті показуються основні показники бізнесу на 31 грудня:
стан активів: обладнання для виробництва та торгівлі, меблі тощо;
скільки грошей у залишках, скільки вам винні покупці;
інформація про пасиви: заборгованості та джерела доходу.
Є ще таке поняття, як дебіторська заборгованість. Зараз пояснимо, як вона може виникнути, на прикладі. Припустимо, ви отримали щось від постачальника, але ще не заплатили йому — ось це і відбивається у пасиві балансу. Або засновники внесли якусь суму на придбання обладнання, все це — нерозподілений прибуток і збиток.
На превеликий жаль підприємців, подібна звітність цінності для них не має. Але ви повинні це робити, оскільки це частина бухгалтерського обліку, а ваш бізнес - юридична особа.
Для України ми розібралися, як можна заощадити на послугах бухгалтера та організувати облік, яку форму оподаткування краще вибрати для середнього та великого бізнесу в окремій статті «Які документи потрібні для відкриття ресторану».
Облік виробництва в ресторані
Заклад громадського харчування пов'язаний більше не з торгівлею, а саме з виробництвом. Ви купуєте інгредієнти, перетворюєте їх та продаєте у готовому вигляді як окремий товар. А облік виробництва є досить складним. Найчастіше використовують метод «партіон» — виробництво та продаж готової продукції партіями, наприклад, 15 піц або 10 салатів, де на кожну партію списується певна кількість окремих інгредієнтів.
Складність полягає в тому, що вам потрібно відстежувати всі ці витрати, а ще не забувати про працю персоналу, обслуговування обладнання, його зношування та інше. Для цього і потрібна автоматизація бухгалтерського обліку в ресторані. Щоб у реальному часі вести такий детальний облік роботи закладів, варто впроваджувати систему автоматизації, яка передаватиме всі дані у вашу бухгалтерську програму. Щоб зрозуміти, як працює система автоматизації, спробуйте Poster у тестовому режимі.
Бухгалтерські додатки не можу забезпечити такий детальний облік, там потрібно вбивати всю інформацію вручну — це дуже довгий і копіткий процес, і великі шанси, що ви внесете дані неточно. Так, сам бухоблік найчастіше ведуть в 1С, і саме з нею Poster повністю інтегрований, вміє вивантажувати та завантажувати накладні, звіти – повна двостороння синхронізація даних. Вашому бухгалтеру не потрібно розбиратися в обліку, яким користуватиметеся ви, як власник, або ваш керівник, а спокійно працювати у звичній системі.
Якщо не впровадите систему автоматизації на самому початку, організувати коректний та достовірний облік, у тому числі податковий, буде дуже складно. Чим краще і функціональніша ваша система, тим менший обсяг бухгалтерських робіт потрібно буде робити. Сподіваємося, з податковим обліком та автоматизацією процесів ми розібралися, тому йдемо далі, щоб зрозуміти як вести бухгалтерський облік у ресторані
Основний документообіг ресторану в Україні
Які документи мають бути у ресторані?
Для запуску ресторану в Україні вам обов'язково знадобляться документи на касовий реєстратор:
Окремо йдуть усі договори з третіми особами (наприклад, якщо ви орендуєте приміщення під ресторан). Але на цьому організація бухгалтерського обліку та звітності у ресторані не закінчується, тому йдемо далі.
Договір оренди приміщення для ресторану
У договорі оренди важливо вказати:
терміни оплати;
ціноутворення оренди за квадратний метр та її зміна;
періодичність зміни орендної плати (підвищення) та до чого воно прив'язується;
правила використання приміщення, що орендується;
терміни та відшкодування під час розірвання договору з боку орендодавця або орендаря.
Далі у статті ми ще розглянемо договори з постачальниками.
Ціноутворення у ресторані
Для початку розберемося, як формується ціна на страву, точніше, як це виглядатиме для вашого бухгалтера, адже для бухобліку ціна складається з величезної сукупності факторів:
Собівартість страви (змінна складова).
Заробітна плата всього персоналу: кухарі, закупники, офіціанти, прибиральниці, посудомийки тощо.
Оренда приміщення.
Податкова ставка.
Інші витрати (пошиття форми персоналу, витрати на маркетинг та інше).
Амортизація, ремонт приміщення, кухонного обладнання, передрук меню та ін.
Не забувайте, що ціна також залежить від концепції, цінового сегмента, цільової аудиторії та загальної ситуації на ринку громадського харчування. Якщо заклад демократичний і розрахований на великий оборот, то й ціна буде нижчою, з розрахунком більш заможну ЦА ціна зросте і т.д.
Що робити, якщо постачальник змінився або змінилися ціни?
Як правило, всі ціни на ринку приблизно однакові, ніхто не хоче втрачати прибуток, тому учасники ринку намагаються не демпінгувати, а залучати клієнтів якістю продукції та сервісом, умовами співробітництва.
До того ж варто щомісяця складати звіти про рентабельність та продаж продуктів і після цього коригувати ціни.
Що робити, якщо продукти зіпсувалися?
Спеціально для цього у бухгалтерському обліку є списання продуктів на псування. Такі списання зазвичай закладаються у собівартість у звіті про фінансові результати.
Як визначити асортимент страв?
Щоб скласти план-меню, спочатку потрібно обрати категорію, формат закладу (кафе, ресторан, кальянна, їдальня тощо). Потім ви аналізуєте ринок страв та, орієнтуючись на статистику, вводите найпопулярніші позиції, додаючи нові страви з інших країн. Далі дивляться за статистикою продажів: що йде, а що треба прибрати чи замінити. Статистику зручно відстежувати та аналізувати за допомогоюсистем для обліку у їдальнях, ресторанах, кафе. Докладніше про складання меню ви можете прочитати в окремій статті «Розробка меню для кафе або ресторану».
Встановлення норми вкладення сировини
Норми зазвичай встановлюються на підставі збірки рецептур або самостійно через так званий акт опрацювання, коли у вас велика недостача та відсоток норми збірки суттєво відхиляється від відсотка обробки сировини за фактом.
Розглянемо це на прикладі.
Обчислення вартості сировинного набору страв (порції)
Калькуляційна карта «Сендвіч з шинкою»
Найменування продукту
Кіл-сть, кг
Ціна
Сума
Шинка зачищена, н/ф
0,05
231,6 грн
11,58 грн
Масло вершкове
0,005
158,5 грн
0,79 грн
Помідор свіжий зачищений, н/ф
0,03
55,19 грн
1,66 грн
Помідор черрі зачищений, н/ф
0,015
260,5 грн
3,91 грн
Салат айсберг зачищений, н/ф
0,02
160,53 грн
3,21 грн
Сир чеддер, шт.
1
4,19 грн
4,19 грн
Хліб «Американський», шт.
2
3,43 грн
6,86 грн
РАЗОМ
32,2 грн
Встановлення продажної ціни однієї страви (порції)
Продажна ціна страви «Сендвіч з шинкою»:
Вихід страви - 200 г
Собівартість - 32,20 грн
Продажна ціна - 60 грн
Націнка - 28, або 86,34%
У цьому прикладі націнка для ресторану невелика, тому що позиція розрахована на велику оборотність страви.
Тепер поговоримо про персонал: як правильно вести бухгалтерський облік у ресторані та прописувати витрати на працівників.
Вимоги до виробничого персоналу
Перше, що вам потрібно, це прописати посадові інструкції з кожної з наступних позицій:
бармен;
офіціант;
прибиральниця;
кухар (залежно від категорії або від посади на кухні);
адміністратор;
закупник
інші.
Саме посадові інструкції офіційно та документовано визначають, що саме має робити працівник у ресторані. Також цей документ має визначальне значення при вирішенні конфліктних ситуацій, коли працівник не виконує своїх прямих службових обов'язків або не дотримується правил внутрішнього розпорядку закладу.
Окрім інструкцій, вам потрібно скласти договори про повну матеріальну відповідальність.
Договір про матеріальну відповідальність (ДМВ)
Це угода між працівником та організацією, у нашому випадку закладом, де:
обумовлюються обов'язки адміністрації та працівника щодо забезпечення збереження майна закладу, з яким працює співробітник,
встановлюється матеріальна відповідальність працівника за небезпеку збереження цього майна.
При цьому неотримані доходи (упущену вигоду) стягненню з працівника не підлягають. ДМВ важливий не тільки для роботодавця, тому що дає впевненість у тому, що продукцію чи обладнання не зіпсують, а й для самого працівника, оскільки він захищає його від безпідставних підозр та претензій.
Крім договору матеріальної відповідальності, до бухгалтерського обліку ще можна віднести товарні звіти.
Товарний звіт матеріально відповідальних осіб
Це звіт щодо руху запасів, товарів та тари. Його складають у двох примірниках матеріально відповідальні особи. До першого екземпляру прикріплюють усі прибуткові, видаткові накладні та здають у бухгалтерію, а другий залишають у себе. Періодичність та строки складання звіту встановлюються наказом. Насправді ж у громадському харчуванні його роблять окремо за кожен день.
Товарний звіт складається з прибуткової частини, яка заповнюється матеріально відповідальною особою на підставі первинних документів, що підтверджують надходження товару. Перед складанням звіту всі документи мають бути розсортовані як «прихід» та «вибуття» товару. Видаткова частина заповнюється на підставі товарних чеків, Z-звітів та видаткових накладних.
Порядок заповнення звіту:
Титульний аркуш.
Суми залишку товару та тари на початок дня. Залишки повинні сходитися на кінець дня попереднього звіту.
У хронологічному порядку заповнюються дані про надходження та вибуття товару за день відповідно до первинних документів, на підставі яких робилися операції.
Сума залишку на кінець дня.
З товарними звітами начебто розібралися, далі йде одна з найвитратніших частин — оплата праці.
Облік оплати праці
Бухгалтерський облік охоплює облік чисельності працівників, відпрацьованого часу та виробітку.
Для початку вам потрібно визначити кількість працівників, які будуть залучені на кожній ділянці, виходячи з площі та заповнюваності закладу. Крім того, не забувайте про дотримання норм охорони праці.
Як правило, це графік роботи 2 через 2, 40 годин на тиждень з окремою оплатою за вечірні, нічні, святкові, вихідні відповідно до КЗпП.
Є дві форми оплати праці, які найчастіше застосовуються у громадському харчуванні:
Погодинна форма оплати: розрахунок заробітної плати, виходячи з окладу або тарифної ставки за фактично відпрацьований час.
Почасово-преміальна система оплати праці: зарплата складається з оплати праці за фактично відпрацьований час та премії (місячної чи квартальної) за якісне виконання робіт та надання послуг.
Окрема тема – офіційне оформлення відпусток та лікарняних. Потрібно скласти графік відпусток на кожного співробітника, видати наказ на відпустку та виплачувати відпускні за три дні до початку відпустки.
Так ми поступово наближаємося до трудомісткого, що потребує особливої уваги бухгалтера завдання — складського обліку (інвентаризації).
Інвентаризація у ресторані
Як правило, інвентаризація проводиться кожне 1-ше число місяця, перед нею обов'язково потрібно проводити всі прибуткові та видаткові документи. Якщо у вас є бар, то інвентаризацію бухгалтеру краще проводити разом із старшим барменом чи уповноваженою особою. На кухні інвентаризація проводиться з шеф-кухарем та технологом.
Як провести інвентаризацію в Poster
У програмі обліку Poster можна проводити як повну, так і часткову інвентаризацію складу. Наприклад, часткову інвентаризацію можна проводити раз на тиждень і тільки по позиціях, що швидко псуються. А повна, зазвичай, проводиться щомісяця.
Після проведення інвентаризації дані обробляються і залишки вводяться впрограму автоматизації кафе, як це, наприклад, робиться в Poster. Всі напівфабрикати по кухні та бару розкладаються на окремі складові та додаються до фактичного залишку. Далі проводимо аналіз результатів інвентаризації. Якщо є розбіжності чи інші питання, робимо перевірку приходу-витрати, технологічної карти, відсотки обробки продукту.
Якщо є помилка, її потрібно обов'язково виправити, щоб не вносити неправильні дані до системи. Потім ви можете забути про це і лише збільшите проблему.
Якщо питання виникло за відсотком втрати при первинній обробці продукту:
проводимо додаткове опрацювання;
створюємо акт опрацювання та перераховуємо відсоток втрати.
Якщо проблема в тех. карті, тоді робимо додаткове опрацювання страви і перераховуємо всі витрати за залученими продуктами за період. Також є ще часткова інвентаризація, яка проводиться для перевірки лише однієї категорії продуктів, якщо при виправленні всіх недоліків у вас все одно залишається недостача або надлишок.
Хмарна каса Poster
Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік
Облік сировини, товарів, тари на складі та в бухгалтерії
Бухгалтерський облік включає також фіксування всіх надходжень товарів, сировини та їх оцінку. Все починається, як завжди, з оформлення договорів на запит від закладу до постачальника. Постачальник повинен надіслати вам:
Два примірники договору
Статутні документи підприємства
Прайс його продукції
Санітарні сертифікати на продукцію
У договорі з постачальником важливо вказати:
терміни постачання після заявки;
час доставки;
відшкодування у разі порушення цих термінів;
терміни оплати та відстрочення оплати продукції;
відшкодування під час прострочення оплати;
повернення при неліквідності продукції та відшкодування у таких випадках.
Якщо ви працюєте із закупником, гроші йому потрібно видавати лише під звіт. Наприкінці дня закупник заповнює авансовий звіт на підставі чеків, товарних накладних та здає залишок або йому повертають перевитрату. Як показує практика багатьох успішних закладів, можна працювати і з постачальниками, і із закупником, тому що періодично постачальники не встигають поставити продукцію в потрібний час і ваш закупник набагато швидше купить, що потрібно, прямо зараз, щоб заклад не простоював, або якщо ці позиції набагато вигідніше купити на ринку чи супермаркеті.
Нарівні з урахуванням постачань вашому бухгалтеру або особисто, якщо ви не збираєтеся нікому довіряти свою бухгалтерію, доведеться враховувати також і списання.
Які бувають списання витрат у громадському харчуванні
Псування
Харчування персоналу
Частування гостя
Пророблення страв
Пророблення страв для ознайомлення офіціантів
Пророблення страв для фотографій
Перевірка смакових якостей страви
Перевірка ваги страви
Страви для СЕС на укладання санітарних норм
Посуд та прилади у громадському харчуванні
Мінімальні вимоги до підприємств громадського харчування:
Металевий посуд та столові прилади з мельхіору, нержавіючої сталі та інших сучасних сплавів.
Сортовий скляний посуд: кришталь, скло з малюнком або без.
Посуд з кераміки та дерева.
Щодо норм забезпечення підприємства громадського харчування посудом та приладами, то розрахунок ведеться так: мінімум один набір на одне посадкове місце. Але, як правило, для початку купують вдвічі більше.
Документально посуд та прилади оформляються, так само як і продукти.
Насамкінець відповімо на запитання, яке задають багато початківців і навіть досвідчені ресторатори.
Як бухгалтери розраховують рентабельність закладу?
Варіант 1
Чистий прибуток закладу поділити на суму всіх витрат та помножити на 100>#/p###
Варіант 2
Суму балансового прибутку поділити на вартість активів та помножити на 100>#/p###
