Неисправный РРО. Что делать, если сломался кассовый аппарат?

Чтобы помочь вам разобраться с возможными неисправностями РРО, мы вместе с бухгалтером-консультантом Ольгой Пушко подготовили гайд по проблемам кассового оборудования в вашем заведении. Ведь ваш бизнес не должен останавливаться, продавать нужно всегда, главное понять — как это сделать правильно делать во время сбоев работы кассы.

Причины выхода из строя РРО

Список самых частых проблем в работе фискальных регистраторов в кафе и ресторанах:

• Отсутствие электроэнергии

• Отсутствие интернета

• РРО неправильно печатает чеки, контрольную ленту, какие-либо из отчетов: Z-отчет, X-отчет, периодический и т. п.

• Нет соответствия данных по суммам расчетов, отраженным в кассовых чеках и данным по суммам расчетов, которые печатаются на контрольной ленте

• Суммарные данные по кассовым чекам, напечатанные в течение рабочего дня, не соответствуют общим суммам выручки в отчетах

• Не блокируется РРО, когда это предусмотрено документацией производителя

• Не сохраняются данные в фискальной памяти

Что делать, если не работает РРО?

Нужно в течение дня сообщить об этом налоговой службе (ГНС), производителю программного регистратора или центру сервисного обслуживания (ЦСО). В этот период проводить расчетные операции на неработающем аппарате нельзя.

Способы расчетов при неисправности РРО

Итак, с типами проблем разобрались, но как работать, если сломался кассовый аппарат, продолжать продавать и правильно рассчитывать гостях? Для этого можно использовать: 

1. Книгу учета КУРО и РК (расчетные квитанции).

2. Резервный РРО.

3. Или временно не принимать оплату наличными и продавать товар только через выставление счета по реквизитам.

Алгоритм работы с использованием КУРО и РК при неисправном основном РРО

1. Сообщить о поломке РРО в сервисный центр.

2. Заполнить первые две графы четвертого раздела книги КУРО, которая зарегистрирована на поломанный РРО. При обычной работе кассового аппарата эти графы не заполняются.

3. Подсчитать выручку, которая находится в поломанном РРО, и записать ее в корешок первой расчетной квитанции с пометкой «Служебное внесение».

4. Заполнить графы с 1 по 5 в третьем разделе книги КУРО.

5. Далее все расчетные операции проводить с помощью расчетных квитанций. 

Заполнение КУРО про поломке РРО

При этом, не забывайте ежедневно заполнять второй и третий разделы КУРО. Во втором разделе нужно вносить данные за каждый день расчетов с использованием РК, а в записях за первый день учитывать информацию о суммах расчетов, которые были проведены с начала рабочего дня до поломки, сверяя данные контрольной ленты.

За каждый рабочий день в третьем разделе КУРО вносите записи о реквизитах расчетных квитанций до и после окончания использования РК в пределах рабочего дня. 

Важно, что ежедневно заполняют только графы 3–5, где указывают номер используемой РК, время и дату первой расчетной квитанции, а также ее серию и номер. Эти графы заполняют в начале каждого рабочего дня.

А в графах 6 и 7 проставляют время и дату последней выписанной за рабочий день (смену) расчетной квитанции, а также ее серию и номер.

Как только проблема с РРО будет решена, нужно:

1. Возобновить работу РРО вместе с представителем ЦСО, который заполняет с 3 по 5 графу четвертого раздела КУРО и указывает: характер неисправности, дату и время возобновления работы РРО, а когда ремонт РРО закончится, ставит свою подпись и печать.

2. Кассиру нужно в графе 6 указать, как проводились расчеты во время ремонта РРО (с помощью РК и КУРО или через резервный РРО), а в графе 7 записать номер первого Z-отчета, выполненного после возобновления работы отремонтированного РРО.

3. Если у вас было обнуление оперативной памяти, то через РРО нужно провести суммы расчетов за время работы до поломки. Делать это лучше отдельно по каждой ставке НДС. Данные брать из контрольной ленты.

4. Провести сумму расчетных операций, которые были оформлены расчетными квитанциями за период ремонта, через РРО. Также по каждой ставке НДС отдельно.

5. Распечатать Z-отчет и на его основании заполнить второй раздел КУРО.

Работа с резервным РРО

Если есть резервный РРО, зарегистрированный на это же заведение, где вышел из строя основной РРО, то нужно просто его включить и продолжать работать. В этом случае кассир должен действовать так:

1. После поломки РРО до начала расчетных операций подсчитать сумму в ящике РРО  — выручку, полученную за день до поломки РРО и отраженную в контрольной ленте, плюс сумму «размена».

2. Включить резервный РРО.

3. Операцией «служебное внесение» внести сумму наличных, которая переносится в ящик резервного РРО из ящика неисправного РРО.

4. Далее проводить расчетные операции через резервный РРО.

5. После возобновления работы основного РРО подсчитать сумму наличных в ящике резервного РРО и, используя операцию «служебная выдача», передать ее в ящик отремонтированного РРО или в кассу.

6. Сделать Z-отчет на резервном РРО.

7. Разобраться с выручкой, полученной в день поломки основного РРО. Если произошло обнуление оперативной памяти, провести через отремонтированный РРО суммы расчетов за время работы до его поломки отдельно по каждой ставке НДС, акцизного налога или другого налога (сбора) на основании контрольной ленты. Если нужно, выполнить операции «служебное внесение» или «служебная выдача».

8. Сделать Z-отчет на основном РРО.

9. Операцией «служебное внесение» внести сумму наличных из ящика резервного РРО в ящик отремонтированного РРО.

10. Дальше проводить расчетные операции через отремонтированный РРО. Z-отчет печатать в обычном режиме и в день возобновления работы — за период с начала проведения первой расчетной операции.

Если кассовый аппарат на ремонте и у вас было просто гарантийное обслуживание РРО в сервисном центре, то алгоритм действий такой же, как мы описали выше, плюс добавляются пункты:

• Заключение договора аренды или бесплатного пользования с ЦСО.

• Регистрация резервного РРО в налоговой службе.

• Использовать как мы описали выше.

• После возвращения в работу основного РРО снимаете с регистрации резервный РРО и расторгаете на него договор аренды с ЦСО.

Кстати, на счет регистрации КУРО на резервный РРО — законодательно это не предусмотрено, если на вы и основной РРО отказались от КУРО. Но, в тоже время, налоговая разрешает предпринимателям регистрировать КУРО на резервный РРО по собственному желанию.

Программный РРО для кафе и ресторанов

Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета

Попробовать Узнать больше

Проведение расчетных операций, если РРО не работает более суток

Заведение должно проводить расчетные операции на резервном РРО или использовать КУРО.

Проведение расчетных операций при неисправности РРО более 72 часов

Если РРО не работает более 3-х суток, то нужно использовать резервный РРО или зарегистрировать новый РРО. Перед началом использования нового РРО вместо неисправного, нужно пересчитать деньги в кассе и провести через новый РРО операцию «Служебное внесение».

Проведение расчетных операций при отсутствии КУРО и резервного РРО

В таком случае нужно прекратить принимать наличные и продавать товар. Продавать можно только по безналичном расчету, то есть принимать оплаты только на банковский расчетный счет.

Итоги

Поломка РРО — это неприятная ситуация, но к ней можно подготовиться, даже если у вас нет запасного кассового аппарата или «фискальника». Как стабильную альтернативу лучше использовать программный РРО, особенно, если он работает в связке с вашей системой учета, когда практически ничего не нужно дополнительно настраивать при переходе с «железного» РРО.