Новые правила РРО для ресторанов и кафе

В Украине приняли новые законы и теперь все бизнесы ФЛП на едином налоге 2, 3 и 4 группы, которые работают с наличным расчетом и принимают платежи картами, начиная с 1 января 2022 года должны вести реестр расчетных операций (РРО). В статье разберемся подробнее в законах как вести учет РРО и расскажем про новую доступную альтернативу — программный РРО для ресторана.

Где можно посмотреть официальные тексты новых законов?

Сейчас на сайте Верховной Рады уже опубликованы законы №1053-1 (Закон о РРО в Украине) и №1073 (Закон про кассовые аппараты в Украине в 2020).

Вкратце, чем отличаются новые правила от предыдущих и что такое РРО?

• Вводят понятие «облачного» РРО — это технология, которая дает возможность работать без фискальных регистраторов. Есть программы от сторонних разработчиков и бесплатное приложение от налоговой, его можно скачать и установить на смартфон, планшет или ноутбук.

• Делают обязательным использование РРО для единщиков в Украине, которые работают с наличными и получают переводы банковскими картами.

Исключения ФЛП, которым не нужно РРО, можно посмотреть в 9-й статье закона.

Кто должен обязательно использовать РРО или ПРРО?

Начиная с 1 января 2022 года ФЛП 2, 3 и 4 группы вне зависимости суммы от оборота обязаны начать использовать «железный» РРО или программный РРО.

К примеру,  список тех, кому нужно устанавливать кассовые аппараты:

• продавцы технически сложных бытовых товаров,

• магазины и интернет-магазины, предлагающие товары и услуги,

• реализаторы медикаментов и ювелирных изделий,

• туристические агентства и операторы,

• владельцы гостиниц, ресторанов, кафе, заведений быстрого обслуживания и других заведений общественного питания.

Не спешите выкидывать свои старые «фискальники», если они у вас есть. С ними еще можно работать, так как их никто не отменял.

Кто может работать без РРО?

• ФЛП на первой группе единого налога — предприниматели, кому не нужен РРО,
• предпринимателям, работающим исключительно с безналичными расчетами — оплаты с лицевого счета покупателя на счет продавца, 
• ФЛП, торгующие продукцией, которую сами производят — достаточно только квитанции для покупателя,
• случай, когда не нужен РРО — реализация товаров на рынках, исключение — продажа технически сложных бытовых приборов.

Нужен ли РРО при работе по безналу? Нет, если операции проводятся только через безналичный расчетный счет. Оплаты по эквайрингу или переводы на карту не являются исключением. 

Новые РРО для ресторанов и кафе — это хорошо или плохо?

Новые законы одобряют далеко не все. Особенно жалуются те, кто привык вести бизнес в «серую». Большинство негатива касается именно расширения круга тех, кто должен использовать РРО. Но есть и хорошая новость — введение облачной альтернативы старым кассовым аппаратам.

Если на первое повлиять мы не можем, так как закон уже подписан, то со вторым все обстоит иначе. Новые облачные РРО без проблем интегрируется по API с современными программами для ресторанов. 

Приложение на ваш смартфон или планшет, который вы и так используете, как терминал в заведении, — это простое и мобильное решение для РРО. Не нужно покупать и обновлять дорогостоящее кассовое оборудование и платить за его обслуживание. Главное, чтобы ваша система учета интегрировалась по API сервером налоговой, например, как это реализовано в Poster.

Poster уже запустил интеграцию с облачным РРО. Вы сможете автоматическом режиме передавать данные о продажах на сервера налоговой. Достаточно будет загрузить свой ЭЦП-ключ на планшет с приложением терминала pos-системы для кафе.

Система учета для кафе, баров и ресторанов

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет

Посмотреть демо Узнать больше

Как работает облачный РРО?

Для обеспечения стабильной работы РРО, важную роль играют фискальные серверы Налоговой службы. Они отвечают за накопление данных о расчетных операциях, присвоение номера электронным расчетным документам и фискальным чекам. Созданный облачным РРО чек, регистрируется на сервере налоговой и ему автоматически присваивается фискальный номер РРО.

Облачный РРО может работать, как и старые фискальные регистраторы, в режиме офлайн. В законе прописано, что у вас есть 36 часов и резерв из 2000 чеков на время отсутствия сети. 

Для старых фискальных регистраторов пока что оставили 72 часа и неограниченное количество чеков. Но как для «железных», так и для облачных РРО в течение одного месяца нельзя работать в офлайн режиме более 168 часов.

Есть еще одно требование к использованию РРО в офлайне. Вам обязательно нужно резервировать фискальные номера для работы офлайн. Для этого надо поставить галочку в форме создания кассы. Например, это реализовано в Poster, где вам достаточно просто один раз загрузить свою ЭЦП (электронно-цифровую подпись) на планшет и дальше все регистрации РРО будут проводиться автоматически. 

Процедуру нужно повторить и после выхода в сеть, в течение часа нужно уведомить налоговую о сбое, и передать все сформированные чеки. Опять же, такие системы автоматизации, как Poster, будут делать это за вас.

Если вы переживаете, что у вас будет много чеков во время отсутствия интернета, например это вечер пятницы в баре или утро в кофейне, то просто «раздайте» вашему планшету хотя бы на 10–15 минут интернет с телефона, чтобы обнулить счетчик времени и чеков. 

Кстати, со старыми регистраторами провернуть такой фокус будет гораздо сложнее, так как большинство из них имеют доступ в интернет по LAN кабелю. Важный момент — вам нужно зарегистрировать свою ЭЦП для передачи данных в налоговую. Загружается она, как в старые РРО, так и новые. ЭЦП для подписи чеков не отличается от подписи для других документов. 

Получить сертификат ключа можно в любом АЦСК (Аккредитованном Сервисе Сертификации Ключей). Начать использовать ЭЦП для подписи чеков можно после регистрации сертификата ключа в «Электронном кабинете» в разделе «Кассиры».

Чеки

К плюсу новых правил РРО можно еще отнести упрощение распечатки чека. Теперь вы можете печатать чеки на обычном термальном принтере. Можно будет распечатать чек с уникальным QR-кодом, по которому можно перейти на сайт налоговой и проверить данные. Также будет возможность отправки чеков на имейл или в мессенджер.

Итак, мы подошли к самому интересному — сравнению цен старых и новых РРО.

Цены и варианты РРО

На данный момент существует возможность выбрать такие виды РРО:

• Кассовые аппараты

• Фискальные регистраторы, интегрированные с системой учёта

• Телефон или планшет + программный РРО

Последний вариант рассчитан на тех, кто не ведет учет в принципе, потому что с помощью бесплатного софта от государства можно только продавать, никакой аналитики, склада и статистики там нет. Теперь подробнее о каждом из них:

1. Портативный кассовый аппарат — средняя стоимость 6 000 грн, плюс сервисное обслуживание каждый месяц — 256 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — 1500 грн.

2. Фискальный регистратор — средняя стоимость 10 000 грн, сервисное обслуживание каждый месяц — 256 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — 1500 грн.

3. Устройства с предустановленной бесплатной программой — от 150 грн в месяц.

Для работы с облачным РРО вам потребуются любой планшет или смартфон с системой учета и принтер чеков. Цены на принтеры с подключением по USB и Ethernet начинаются от 2000 грн, а портативный Bluetooth-вариант можно купить и 1400 грн.

Таким образом, если вы уже работаете с облачной системой учета и у вас есть принтер чеков, для работы по новым правилам работы с РРО вам не нужно ничего докупать. Только подключить интеграцию в админ-панели, загрузить ключи ЭЦП и продавать.

В случае, если вы только планируете открывать заведение, то советую смотреть в сторону облачного РРО в связке с системой автоматизации. Да, вам нужно купить устройство для работы, например планшет, но зато вы получите не просто возможность законно продавать и отправлять данные налоговой, но и вести полноценный складской и финансовый учет. А также: запускать акции, скидки, просматривать статистику и проводить аналитику продаж, чтобы эффективнее вести свой бизнес и быстрее выйти на окупаемость проекта.

Некоторые рестораторы интересуются: не получится ли так, что пользоваться облачным РРО будет не дешевле, чем обычным фискальным регистратором. Аргументируя тем, что им придется использовать личный смартфон либо покупать отдельные планшеты для каждой торговой точки. Но любой современный бюджетный смартфон или планшет стоит дешевле базового кассового аппарата с ограниченными возможностями. А для этих задач подойдет и недорогой подержанный вариант, который будет стоить еще дешевле.

Кстати, подключать программный РРО и печатать фискальные чеки можно уже сейчас . Многие рестораторы используют облачные системы учета, где реализованы все нужные функции, в том числе, для передача данных в налоговую и офлайн-режим. Новые РРО значительно упрощают процесс фискализации. 

Программный РРО для кафе и ресторанов

Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета

Попробовать Узнать больше

Штрафы за неиспользование РРО

Первое, что измениться, — это штраф за проведение операции на неполную сумму или не используя фискальный режим, а также за несоответствие остатка средств на РРО и невыдачу чека, в том числе электронного. 

До 1 января 2022 года вам придется заплатить:

• 10% от  стоимости товара за первое нарушение: неприменения РРО, неполная сумма и т. д. 

• 50% от стоимости товара за повторное нарушение. 

А уже с 1 января 2022 года штрафы РРО увеличиваются:

• 100% от суммы операции за первое нарушение, но минимум 850 грн за первое нарушение; 

• 150% от суммы операции, но минимум 1700 грн за второе и последующие нарушения.

Но это еще не все:

• Также увеличится штраф за осуществление расчетных операций без КУРО, нарушение порядка использования или не сохранения документа или расчетной книжки — 850 грн, вместо 340

Небольшое пояснение: порядок ведения расчетных книг и КУРО (книги учета расчетных операций) разрешает не печатать и не подклеивать в КУРО Z-отчёты или вообще не вести её при работе с РРО. Но при этом, предприниматель может зарегистрировать КУРО, чтобы не останавливать деятельность и проводить расчеты, когда на точке продажи не будет электричества, интернета или просто РРО будет неисправен.

Когда будете регистрировать РРО, то зарегистрируете КУРО и РК (расчетную книжку) на одно устройство, данные по ним указывают в заявлении по форме № 1-РРО. Важный момент — на все РРО зарегистрировать одну КУРО нельзя, для каждого устройства нужна отдельная книга.

• Не напечатана или не создана контрольная лента — штраф 510 грн, сейчас 170 грн.

• Штраф 5100 грн при проведения расчетных операций через РРО или облачное РРО без использования режима предварительного программирования наименования каждого подакцизного товара с указанием кода товарной подкатегории УКТ ВЭД.

• Штраф 5100 грн в случае самовольного вмешательства в конструкцию и работу РРО или облачного РРО. Безусловно, если эти вмешательства не предусмотрены технологической и программной документацией производителя.

• Штраф за непредставление в налоговую отчетных данных — 510 грн, сейчас — 170 грн.

Как будут выявлять нарушения РРО в ресторанах?

Вводится система социального контроля или по-простому «доносов» покупателями, которые установили нарушения. За это законодатель вводит систему поощрения покупателя «кэшбек» — компенсация за счет штрафа, при условии, что итоговая сумма чека или покупки не менее 850 грн. При этом сумма кэшбэка полученная «доносчиком» не будет облагаться налогом на доход.

Подать жалобу и отслеживать ее статус  можно в электронном кабинете, но для этого покупателю понадобятся ключи ЭЦП, о которых я рассказал вам. Более детально в новых законах пока еще не конкретизирован механизм подачи жалоб потребителем, а именно: в какие сроки, кому и в какой форме жаловаться. Возможно, эта процедура детально урегулируется позже подзаконными актами. А пока ждем.

Ссылка, по которой можно проверить чек.

Итог

Что в итоге? Новые правила вступят в силу с 1 января 2022 года, на данный момент уже есть реальная практика применения новых РРО — новые заведения при открытии выбирают более доступные решения для фискализации продажи алкоголя по лицензии и т.д. Надеемся, эта информация поможет вам разобраться и вовремя подготовиться к очередному этапу внедрения новых правил РРО.