Новые правила РРО для ресторанов и кафе

Верховная Рада 30 июня проголосовала в целом за законопроект № 8401, который стал Законом № 3219-ІХ, предусматривающий отмену военных льгот в налогообложении и возобновление документальных проверок с 1 августа 2023 года, а также возвращение штрафов за неиспользование РРО/ПРРО с 1 октября.

Подробно описываем, что такое РРО, какие требования к ведению учета РРО/ПРРО ФЛП и расскажем про новую доступную альтернативу — программный РРО для ресторана. 

Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе

Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.

Скачать

Введите корректный адрес эл. почты

✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.

Где можно посмотреть официальные тексты новых законов?

Чтобы узнать, какими законами регулируется работа ФЛП и правила ведения учета РРО, на сайте Верховной Рады опубликованы тексты документов, с которыми можно ознакомиться:

• № 1053-1 (Закон про РРО в Украине);
• № 1073 (Закон про кассовые аппараты в Украине у 2020 році);
• № 3219-ІХ (Закон касательно особенностей налогообложения в период действия военного положения). 

Какие правила начинают действовать с 1 августа и что такое РРО

Согласно Закону № 3219-ІХ от 30 июня 2023 года новые правила начнут действовать с 1 августа, а некоторые с 1 октября текущего года. Рассмотрим, что предусматривает каждое изменение:

1. Отмена налогового спецрежима 2% и льгот по уплате ЕСВ. Закон предусматривает отмену специальной группы налогообложения со ставкой 2% единого налога. При этом утвержден специальный порядок перехода из спецгруппы на другие группы упрощенной или общей системы налогообложения.
2. Возобновление документальных проверок. В первую очередь проверки касаются предпринимателей, которые реализуют подакцизные товары, оказывают финансовые услуги и занимаются игорным бизнесом. Проверки не проводятся у предпринимателей, зарегистрированных и работающих в прифронтовых городах.
3. Восстановление штрафов за неправильное использование РРО / ПРРО. Эта норма заработает 1 октября 2023 года. Следует отметить, что предприниматели, реализующие подакцизный товар во время военного положения, должны постоянно фискализировать свои продажи даже в прифронтовых городах и на территориях, где ведутся боевые действия.

РРО – это регистратор расчетных операций типа электронного контрольно-кассового аппарата, электронного контрольно-кассового регистратора, встроенного электронного контрольно-кассового регистратора, компьютерно-кассовой системы. Устройство выполняет фискальные функции и предназначено для регистрации расчетных операций при продаже товаров или предоставлении услуг, а также для регистрации количества проданных товаров и услуг.

Кто должен обязательно использовать РРО или ПРРО?

Регистраторы расчетных операций обязательно должны использовать: 

1. ФЛП 2, 3 и 4 группы.

2. ФЛП на общей системе налогообложения.

Кто может работать без РРО?

РРО (ПРРО) не нужно использовать таким предпринимателям:

• ФЛП 1 группы.

• ФЛП 2, 3, 4 группы, торгующие в селе, а их годовой объем дохода на один пункт продажи товаров имеет не более 1,09 млн в год.

Однако эти правила не касаются предпринимателей, осуществляющих реализацию подакцизных товаров.

Новые РРО для ресторанов и кафе — это хорошо или плохо?

Не всем предпринимателям нравятся новые правила, особенно жалуются те, кто привык вести бизнес в серую. Большинство негатива касается именно расширения круга тех, кто должен использовать РРО. Но есть и хорошая новость – введение облачной альтернативы старым кассовым аппаратам.

Если на первое воздействовать мы не можем, потому что закон уже подписан (закон об РРО), то со вторым все по другому. Новые облачные РРО без проблем интегрируется по API с современными программами для ресторанов. 

Приложение на ваш смартфон или планшет, который вы и так используете как терминал в заведении – это простое и мобильное решение для РРО. Не нужно покупать и обновлять дорогостоящее кассовое оборудование и платить за его обслуживание. Главное, чтобы ваша система учета интегрировалась API сервером налоговой, например, как это реализовано в Poster.

Poster уже запустил интеграцию с облачным РРО. Вы сможете автоматически передавать данные о продаже на налоговом сервере. Достаточно загрузить свой ЭЦП-ключ на планшет с приложением терминала pos-системи для кафе.pos-системи для кафе.

Система учета для кафе, баров и ресторанов

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет

Посмотреть демо Узнать больше

Как работает облачный РРО?

Для обеспечения стабильной работы РРО, важную роль играют фискальные серверы Налоговой службы. Они отвечают за накопление данных о расчетных операциях, присвоение номера электронным расчетным документам и фискальным чекам. Созданный облачным РРО чек, регистрируется на сервере налоговой и ему автоматически присваивается фискальный номер РРО.

Облачный РРО может работать, как и старые фискальные регистраторы, в режиме офлайн. В законе прописано, что у вас есть 36 часов и резерв из 2000 чеков на время отсутствия сети. 

Для старых фискальных регистраторов пока что оставили 72 часа и неограниченное количество чеков. Но как для «железных», так и для облачных РРО в течение одного месяца нельзя работать в офлайн режиме более 168 часов.

Есть еще одно требование к использованию РРО в офлайне. Вам обязательно нужно резервировать фискальные номера для работы офлайн. Для этого надо поставить галочку в форме создания кассы. Например, это реализовано в Poster, где вам достаточно просто один раз загрузить свою ЭЦП (электронно-цифровую подпись) на планшет и дальше все регистрации РРО будут проводиться автоматически. 

Процедуру нужно повторить и после выхода в сеть, в течение часа нужно уведомить налоговую о сбое, и передать все сформированные чеки. Опять же, такие системы автоматизации, как Poster, будут делать это за вас.

Если вы переживаете, что у вас будет много чеков во время отсутствия интернета, например это вечер пятницы в баре или утро в кофейне, то просто «раздайте» вашему планшету хотя бы на 10–15 минут интернет с телефона, чтобы обнулить счетчик времени и чеков. 

Кстати, со старыми регистраторами провернуть такой фокус будет гораздо сложнее, так как большинство из них имеют доступ в интернет по LAN кабелю. Важный момент — вам нужно зарегистрировать свою ЭЦП для передачи данных в налоговую. Загружается она, как в старые РРО, так и новые. ЭЦП для подписи чеков не отличается от подписи для других документов. 

Получить сертификат ключа можно в любом АЦСК (Аккредитованном Сервисе Сертификации Ключей). Начать использовать ЭЦП для подписи чеков можно после регистрации сертификата ключа в «Электронном кабинете» в разделе «Кассиры».

Интеграция с программным РРО от Poster

Если вам приходится выбирать между обычным фискальным регистратором (РРО) и ПРРО для вашего заведения, решение от Poster будет идеальным выбором.

Специально для кафе и ресторанов ПРРО интегрировано в систему учета заведений общественного питания. 

Главные преимущества: 

Стабильность  — вам потребуется лишь первая настройка, и вас не будут беспокоить все нововведения налоговой. Poster занимается удаленной адаптацией ПРРО. 

Доступность — стоимость программного РРО значительно ниже, чем у физического фискального регистратора. Цена интеграции ПРРО всего 120 гривен в месяц, в то время как "железный" РРО обходится в более чем 10 000 гривен. 

Простота — вы можете подключить его даже дома через браузер ноутбука, следуя нашей инструкции. Это намного быстрее и проще, чем подключать и настраивать фискальный регистратор.

Чеки

К плюсу новых правил РРО можно еще отнести упрощение распечатки чека. Теперь вы можете печатать чеки на обычном термальном принтере. Можно будет распечатать чек с уникальным QR-кодом, по которому можно перейти на сайт налоговой и проверить данные. Также будет возможность отправки чеков на имейл или в мессенджер. Однако это не касается предпринимателей, которые могут работать без РРО.

Итак, мы подошли к самому интересному — сравнению цен старых и новых РРО.

Цены и варианты РРО

На данный момент существует возможность выбрать такие виды РРО:

• Кассовые аппараты

• Фискальные регистраторы, интегрированные с системой учёта

• Телефон или планшет + программный РРО

Последний вариант рассчитан на тех, кто не ведет учет в принципе, потому что с помощью бесплатного софта от государства можно только продавать, никакой аналитики, склада и статистики там нет. Теперь подробнее о каждом из них:

1. Портативный кассовый аппарат — средняя стоимость 8 500 грн, плюс сервисное обслуживание каждый месяц — от 300 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — от 400 грн.

2. Фискальный регистратор — средняя стоимость 10 000 грн, сервисное обслуживание каждый месяц — от 300 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — от 400 грн.

3. Устройства с предустановленной бесплатной программой — от 300 грн в месяц.

Для работы с облачным РРО вам потребуются любой планшет или смартфон с системой учета и принтер чеков. Цены на принтеры с подключением по USB и Ethernet начинаются от 3 000 грн, а портативный Bluetooth-вариант можно купить и за 1 500 грн.

Таким образом, если вы уже работаете с облачной системой учета и у вас есть принтер чеков, для работы по новым правилам работы с РРО вам не нужно ничего докупать. Только подключить интеграцию в админ-панели, загрузить ключи ЭЦП и продавать.

В случае, если вы только планируете открывать заведение, то советую смотреть в сторону облачного РРО в связке с системой автоматизации. Да, вам нужно купить устройство для работы, например планшет, но зато вы получите не просто возможность законно продавать и отправлять данные налоговой, но и вести полноценный складской и финансовый учет. А также: запускать акции, скидки, просматривать статистику и проводить аналитику продаж, чтобы эффективнее вести свой бизнес и быстрее выйти на окупаемость проекта.

Некоторые рестораторы интересуются: не получится ли так, что пользоваться облачным РРО будет не дешевле, чем обычным фискальным регистратором. Аргументируя тем, что им придется использовать личный смартфон либо покупать отдельные планшеты для каждой торговой точки. Но любой современный бюджетный смартфон или планшет стоит дешевле базового кассового аппарата с ограниченными возможностями. А для этих задач подойдет и недорогой подержанный вариант, который будет стоить еще дешевле.

Кстати, подключать программный РРО и печатать фискальные чеки можно уже сейчас . Многие рестораторы используют облачные системы учета, где реализованы все нужные функции, в том числе, для передача данных в налоговую и офлайн-режим. Новые РРО значительно упрощают процесс фискализации. 

Программный РРО для кафе и ресторанов

Подключите интеграцию Poster, чтобы отправлять данные в налоговую с планшета

Попробовать Узнать больше

Штрафы за неиспользование РРО

С 1 августа 2023 по 31 июля 2025 (но не позднее чем до даты прекращения военного положения) для ФЛП на ЕП действуют сниженные размеры штрафов:

• 25% вместо 100% за первое нарушение;

• 50% вместо 150% - за каждое следующее.

Нарушением считается:

1. Проведение расчетов с использованием РРО на неполную сумму стоимости проданных товаров или за проведение расчетов без использования РРО. Штраф предусмотрен также за невыдачу фискального чека. Первым нарушением считается момент, когда инспектор впервые при проверке фиксирует нарушения. Повторным нарушением считается такое же несоответствие во время проверки, но уже в следующем году.
2. Оформление чеков не должным образом.
3. Отсутствие контрольной ленты в РРО и непредставление в контролирующий орган отчетности, связанной с использованием РРО.
4. Проведение расчетов через РРО без использования режима программирования наименования каждого подакцизного товара с указанием кода товарной подкатегории (согласно УКТ ВЭД), цены товара и учета его количества.
5. Использование РРО при осуществлении расчетов, в который были внесены изменения, не предусмотрены документацией изготовителя.
6. Реализация неучтенных подакцизных товаров.

Напомним, что с 1 января 2022 года, когда суммы штрафных санкций были увеличены, они составляли:

• 100% от суммы операции за первое нарушение, но не менее 850 грн за первое нарушение;

• 150% от суммы сделки, но минимум 1 700 грн за второе и последующие нарушения.

• за осуществление расчетных операций без КУРО, нарушение порядка использования или не сохранение документа или расчетной книги — 850 грн.

До 1 января 2022 года они составляли следующие суммы:

• 10% стоимости товара за первое нарушение: неприменение РРО, неполная сумма и т.п.;

• 50% стоимости товара за повторное нарушение.

Небольшое пояснение: порядок ведения расчетных книг и КУРО (книги учета расчетных операций) разрешает не печатать и не подклеивать в КУРО Z-отчёты или вообще не вести её при работе с РРО. Но при этом, предприниматель может зарегистрировать КУРО, чтобы не останавливать деятельность и проводить расчеты, когда на точке продажи не будет электричества, интернета или просто РРО будет неисправен.

Когда будете регистрировать РРО, то зарегистрируете КУРО и РК (расчетную книжку) на одно устройство, данные по ним указывают в заявлении по форме №1-РРО. Важный момент — на все РРО зарегистрировать одну КУРО нельзя, для каждого устройства нужна отдельная книга.

Как будут выявлять нарушения РРО в ресторанах?

Выявлением нарушений работы РРО в ресторанах занимаются инспекторы Налоговой службы. Так, во время проверки ресторанного бизнеса инспекторы могут:

• изучать и проверять финансовую и статотчетность;

• проверять первичные документы и другие регистры;

• проверять документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, а также лицензии.

При выявлении нарушений налоговики выписывают штраф.

Если покупатели или посетители заметили нарушения, они могут сообщить об этом Налоговую. Подать жалобу и отслеживать ее статус можно в электронном кабинете, но для этого потребуются ключи ЭЦП. Более подробно в новых законах пока не конкретизирован механизм подачи жалоб потребителем, а именно: в какие сроки, кому и в какой форме жаловаться.

Ссылка, где можно проверить чек. 

Итог

Новые правила вступят в силу с 1 августа 2023 года, однако бизнес начал применять новые РРО в 2021-м, потому что новые заведения во время открытия выбирают более доступные решения для фискализации продажи алкоголя по лицензии и т.д. Надеемся, что эта информация поможет вам разобраться и своевременно подготовиться к налоговым проверкам.

Материалы по теме

• Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе
• Как выбрать РРО для ФЛП: критерии выбора кассового аппарата для бизнеса
• Неисправный РРО. Что делать, если сломался кассовый аппарат?
• Отмена моратория на налоговые проверки заведений ресторанного бизнеса в 2023 году
• Регистрация РРО в налоговой