В Україні ухвалили нові закони, і тепер всі бізнеси ФОП на єдиному податку 2, 3 і 4 груп, які працюють з готівковим розрахунком і приймають платежі картами, повинні вести реєстр розрахункових операцій (РРО) починаючи з 1 січня 2022 року.
Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
На сайті Верховної Ради вже опубліковано закони №1053-1 (ЗУ про РРО) та №1073 (новий закон про касові апарати для підприємців).
Якщо коротко, чим відрізняються нові правила від попередніх і що таке РРО?
Вводять поняття «хмарного» РРО — це технологія, що дає змогу працювати без фіскальних реєстраторів. Буде також безплатна програма від податкової, її можна завантажити і встановити на смартфон, планшет або ноутбук.
Роблять обов’язковим використання РРО для ФОП, які працюють з готівкою і отримують перекази банківськими картками.
Винятки ФОП, яким не потрібен РРО, можна подивитися в 9 статті закону.
З 1 січня 2022 року ФОП 2, 3 і 4 групи незалежно від суми обігу будуть зобов’язані розпочати використовувати «залізний» або програмний РРО для ресторану. Але не поспішайте панікувати й купувати касове обладнання — адже тепер є хмарні РРО.
продавці технічно складних побутових товарів,
магазини та інтернет-магазини, що пропонують товари та послуги,
реалізатори медикаментів і ювелірних виробів,
туристичні агенції та оператори,
власники готелів, ресторанів, кафе, закладів швидкого обслуговування й інших закладів громадського харчування.
Не поспішайте викидати свої старі «фіскальники», якщо вони у вас є. З ними ще можна працювати, оскільки їх ніхто не скасовував.
Новий закон України про РРО схвалюють далеко не всі, особливо скаржаться ті, хто звик вести бізнес «по-сірому». Більшість негативу стосується саме розширення кола тих, хто повинен використовувати РРО. Але є й гарна новина — введення хмарної альтернативи старим касовим апаратам.
Якщо на перше вплинути ми не можемо, оскільки закон уже підписаний, то з другим усе інакше. Нові РРО без проблем інтегруються через API з сучасними системами обліку.
Програма для вашого смартфона або планшета, який ви й так використовуєте, як термінал у закладі, — це просте й мобільне рішення для РРО. Не треба купувати й оновлювати дороге касове обладнання і платити за його обслуговування. Головне, щоб ваша програма для ресторану інтегрувалася через API з сервером податкової, наприклад як це реалізовано в Poster.
Poster вже запусти інтеграцію з хмарним РРО. Ви зможете в автоматичному режимі передавати дані про продажі на сервери податкової. Досить буде завантажити свій ЕЦП-ключ на планшет з програмою терміналу pos-системи для кафе.
Підключіть Poster + ПРРО, щоб налагодити складський та фінансови облік у своєму закладі
Для забезпечення стабільної роботи РРО важливу роль відіграє фіскальний сервер Податкової служби. Він відповідає за накопичення даних про розрахункові операції, присвоєння номера електронним розрахунковим документам і фіскальним чекам. Чек, створений хмарним РРО, реєструється на сервері податкової, і йому автоматично присвоюється фіскальний номер.
Хмарний РРО може працювати, як і старі фіскальні реєстратори, в режимі офлайн. У законі прописано, що ви маєте 36 годин і резерв із 2000 чеків на час відсутності мережі.
Для старих фіскальних реєстраторів поки що залишили 72 години й необмежену кількість чеків. Але як для «залізних», так і для хмарних РРО впродовж одного місяця не можна працювати в офлайн-режимі понад 168 годин.
Є ще одна умова для роботи в офлайні РРО. Вам обов’язково треба зарезервувати час на сайті податкової, щоб вони розуміли, що тепер у вас якісь неполадки. Але, якщо ваш РРО інтегрований з хмарною системою обліку, то вам цього робити не потрібно. Наприклад, як це реалізовано в Poster, де вам достатньо просто один раз завантажити свій ЕЦП (електронно-цифровий підпис) на планшет, і далі всі реєстрації РРО проводитимуться автоматично.
Процедуру слід повторити і після виходу в мережу, впродовж години потрібно повідомити податкову про збій і передати всі сформовані чеки. Знову ж, такі системи автоматизації, як Poster, роблять це за вас.
Якщо ви хвилюєтеся, що у вас буде багато чеків під час відсутності інтернету, наприклад це вечір п'ятниці в барі або ранок у кав’ярні, то просто «роздайте» вашому планшету хоча б на 10-15 хвилин інтернет з телефона, щоб обнулити лічильник часу й чеків.
До речі, зі старими реєстраторами провернути такий фокус буде набагато складніше, бо більшість з них під’єднані до мережі через LAN-кабель. Важливий момент — вам треба зареєструвати свій ЕЦП для передавання даних до податкової. Завантажується він, як у старі РРО, так і в нові. ЕЦП для підписування чеків не відрізняється від підписування для інших документів.
Отримати сертифікат ключа можна в будь-якому АЦСК (Акредитованому центрі сертифікації ключів). Розпочати використовувати ЕЦП для підписування чеків можна після реєстрації сертифікату ключа в «Електронному кабінеті» у розділі «Касири».
До плюса нових правил РРО можна ще віднести спрощення роздрукування чека. Тепер ви можете друкувати чеки на звичайному термальному принтері, а також можна роздрукувати чек з унікальним QR-кодом, за яким можна перейти на сайт податкової і перевірити дані. Також буде можливість надсилання чеків на електронну пошту або в месенджер.
Отже, ми підійшли до найцікавішого — порівняння цін старих і нових РРО.
На цей момент існують такі варіанти вибору РРО:
Касові апарати
Фіскальні реєстратори, інтегровані з системою обліку
Телефон або планшет + програмний РРО
Останній варіант призначений для тих, хто не веде облік у принципі, бо за допомогою безплатного софту від держави можна тільки продавати, ніякої аналітики, складу і статистики там немає.
Тепер докладніше про кожен з них:
Портативний касовий апарат — середня вартість 6000 грн, плюс сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн.
Фіскальний реєстратор — середня вартість 10 000 грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн.
Пристрої з попередньо встановленою безплатною програмою — від 150 грн на місяць.
Для роботи з хмарним РРО вам будуть потрібні будь-який планшет або смартфон з системою обліку і принтер чеків. Що стосується цін, то за 1500 грн ви зможете купити принтер з під’єднанням через USB і Ethernet, а за Bluetooth-варіанти доведеться викласти вже 2000 грн і більше.
Таким чином, якщо ви вже працюєте з хмарною системою обліку і маєте принтер чеків, для роботи за новими правилами РРО вам не потрібно нічого докуповувати. Тільки під’єднати інтеграцію в адмін-панелі, завантажити ключі ЕЦП і продавати.
Якщо ви тільки плануєте відкривати заклад, то радимо дивитися в бік хмарного РРО у зв’язці з системою автоматизації. Так, вам треба купити пристрій для роботи, наприклад планшет, але натомість ви отримаєте не просто можливість законно продавати й надсилати дані податковій, а й вести повноцінний складський і фінансовий облік. А також: запускати акції, знижки, переглядати статистику і проводити аналітику продажів, щоб ефективніше вести свій бізнес і швидше вийти на окупність проєкту.
Онлайн-каса Poster | Классичні РРО | Мобільні застосунки ПРРО | |
Первинні вкладення | Планшет iPad або Android від 3000 грн | Автономні касові апарати від 6000 грн та заміна на нові раз у 7 років | Смартфон від 3000 грн |
Книга обліку розрахункових операцій | Не потрібно вести | Потрібно вести книгу обліку, відкривати та закривати зміну вручну | Не потрібно вести |
Облік та розвиток бізнесу | Аналітика, складський і фінансовий облік, CRM з базою клієнтів, акціями та системою знижок | — | — |
Технічна підтримка | Безкоштовно 24/7 в чаті та по телефону | Платні виїзди для налаштування та планового обслуговування | В чаті та по телефону |
Щомісячне обслуговування | Від 825 грн/місяц | Від 250 грн/міс | Від 150 грн/міc |
Деякі ресторатори цікавляться: чи не вийде так, що користуватися хмарним РРО буде не дешевше, ніж звичайним фіскальним реєстратором. Аргументуючи тим, що їм доведеться використовувати особистий смартфон або купувати окремі планшети для кожної торгової точки. Але будь-який сучасний бюджетний смартфон або планшет коштує дешевше, ніж базовий касовий апарат з обмеженими можливостями. А для цих завдань підійде й недорогий старий варіант, який коштуватиме ще дешевше.
Доречі, підключати програмний РРО та друкувати фіскальні чеки можно вже зараз. Багато закладів тепер використовують хмарні системи обліку, де зреалізовано всі потрібні функції, зокрема для передавання даних у податкову та офлайн-режим. Нові РРО значно спрощюють процес фіскалізації.
Перше, що змінитися, — це штраф за проведення операції на неповну суму або без використання фіскального режиму (штраф за невикористання РРО), а також за невідповідність залишку коштів на РРО та невидачу чека, зокрема електронного. З 1 січня 2022 року вам доведеться заплатити:
10% від вартості товару за перше порушення: невикористання РРО, неповна сума тощо.
50% від вартості товару за повторне порушення.
А вже з 1 січня 2022 року штрафи збільшуються:
100% від суми операції за перше порушення, але мінімум 850 грн за перше порушення;
150% від суми операції, але мінімум 1700 грн за друге й наступні порушення.
Але це ще не все:
Також збільшиться штраф за здійснення розрахункових операцій без КОРО, порушення порядку використання або незбереження документа або розрахункової книжки — 850 грн замість 340.
Невелике пояснення: порядок ведення розрахункових книжок і КОРО (книги обліку розрахункових операцій) дозволяє не друкувати й не підклеювати в КОРО Z-звіти або взагалі не вести її в разі роботи з РРО. Але водночас підприємець може зареєструвати КОРО, щоб не зупиняти діяльність і проводити розрахунки, коли на точці продажу не буде електрики, інтернету або просто касовий апарат буде зламаний.
Коли будете реєструвати РРО, то зареєструєте КОРО і РК (розрахункову книжку) на один пристрій, дані за ними вказують у заяві за формою № 1-РРО. Важливий момент — на всі РРО зареєструвати одну КОРО не можна, для кожного пристрою потрібна окрема книга.
Ненадрукована або нестворена контрольна стрічка — штраф 510 грн, тепер 170 грн.
Штраф 5100 грн у разі проведення розрахункових операцій через РРО або хмарне РРО без використання режиму попереднього програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду товарної підкатегорії УКТ ЗЕД.
Штраф 5100 грн в разі самовільного втручання в конструкцію і роботу РРО або хмарного РРО. Безумовно, якщо ці втручання не передбачені технологічною та програмною документацією виробника.
Штраф за неподання до податкової звітних даних — 510 грн, тепер — 170 грн.
Вводиться система соціального контролю або по-простому «доносів» покупцями, що встановили порушення. За це законодавець вводить систему заохочення покупця «кешбек — компенсація за рахунок штрафу», за умови, що підсумкова сума чеку або покупки не менша як 850 грн. Водночас сума кешбеку, отримана «доносником», не буде обкладатися податком на дохід.
Подати скаргу і відстежувати її статус можна в електронному кабінеті, але для цього покупцеві знадобляться ключі ЕЦП, про які я розповів вам. Детальніше в нових законах поки ще не конкретизовано механізм подавання скарг споживачем, а саме: в які терміни, кому і в якій формі скаржитися. Можливо, ця процедура детально врегулюється пізніше підзаконними актами. А поки чекаємо.
Покликання, за яким можна перевірити чек.
Який висновок? Нові правила набудуть чинності з 1 січня 2022 року, на цей момент вже є реальна практики застосування РРО — нові заклади обирають більш доступні хмарні РРО для фіскалізації продажу алкоголю по ліцензії тощо. Сподіваємося, ця інформація допоможе вам розібратися і вчасно підготуватися до чергового етапу впровадження нових правил РРО.
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
