РРО для кафе і ресторанів. Вимоги до використання РРО ФОП-ами

Верховна Рада 30 червня ухвалила в цілому за законопроект №8401, який став Законом № 3219-ІХ про відміну воєнних пільг в оподаткуванні та поновлення документальних перевірок з 1 серпня 2023 року, а також відновлення штрафів за невикористання РРО / ПРРО з 1 жовтня.

Докладно описуємо, що таке РРО, які вимоги до обліку РРО/ПРРО ФОП та розповімо про нову доступну альтернативу — програмний РРО для ресторану.

Ключові висновки

• Закон № 3219-ІХ повернув перевірки й штрафи за невикористання РРО з 1 жовтня 2023.
• РРО/ПРРО обов’язковий для ФОП 2-4 груп і загальної системи.
• Хмарний ПРРО — доступна альтернатива фізичним реєстраторам.
• Скасовано спецрежим 2% і встановлено дедлайн переходу на інші групи з 1 серпня 2023.
• Перевірки пріоритетно стосуються підакцизних товарів.

Де можна подивитися офіційні тексти нових законів?

Щоб дізнатись, якими законами регулюється робота ФОП та які правила ведення обліку РРО, на сайті Верховної Ради опубліковано тексти документів, з якими можна ознайомитись:

• № 1053-1 (Закон про РРО в Україні);
• № 1073 (Закон про касові апарати в Україні у 2020 році);
• № 3219-ІХ (Закон щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану).

Які правила починають діяти з 1 серпня і що таке РРО

Згідно з Закону № 3219-ІХ від 30 червня 2023 року нові правила почнуть діяти з 1 серпня і деякі з 1 жовтня поточного року. Розглянемо, що передбачає кожна зміна:

1. Скасування податкового спецрежиму 2% та пільг по сплаті ЄСВ. Законом передбачається скасування спеціальної групи оподаткування зі ставкою 2% єдиного податку. При цьому затверджено спеціальний порядок переходу зі спецгрупи на інші групи спрощеної або загальної системи оподаткування.
2. Відновлення документальних перевірок. В першу чергу перевірки стосуються підприємців, які реалізують підакцизні товари, надають фінансові послуги та займаються гральним бізнесом. Перевірки не проводяться у підприємців, які зареєстровані або працюють у прифронтових містах.
3. Відновлення штрафів за неправильне використання РРО / ПРРО. Ця норма почне працювати 1 жовтня 2023 року. Варто зазначити, що підприємці, які реалізують підакцизний товар під час воєнного стану повинні постійно фіскалізувати свої продажі навіть у прифронтових містах і на територіях, де ведуться бойові дії.

РРО — це реєстратор розрахункових операцій типу електронного контрольно-касового апарату, електронного контрольно-касового реєстратора, вбудованого електронного контрольно-касового реєстратора, комп’ютерно-касової системи тощо. Пристрій виконує фіскальні функції і призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів або наданні послуг, а також для реєстрації кількості проданих товарів та наданих послуг.

Хто повинен обов’язково використовувати РРО чи ПРРО?

Реестратори розрахункових операцій обов’язково повинні використовувати:

1. ФОПи 2, 3 та 4 групи.

2. ФОПи на загальній системі оподаткування.

Хто може працювати без РРО?

РРО (ПРРО) не потрібно використовувати таким підприємцям:

• ФОПам 1 групи.

• ФОПам 2, 3, 4 групи, які торгують в селі, а їх річний обсяг доходу на один пункт продажу товарів має не більше 1,09 млн на рік.

Однак ці правила не стосуються підприємців, які здійснюють реалізацію підакцизних товарів.

Нові РРО для ресторанів і кафе — це добре чи погано?

Новий закон України про РРО схвалюють далеко не всі, особливо скаржаться ті, хто звик вести бізнес «по-сірому». Більшість негативу стосується саме розширення кола тих, хто повинен використовувати РРО. Але є й гарна новина — введення хмарної альтернативи старим касовим апаратам.

Якщо на перше вплинути ми не можемо, оскільки закон уже підписаний, то з другим усе інакше. Нові РРО без проблем інтегруються через API з сучасними системами обліку.

Програма для вашого смартфона або планшета, який ви й так використовуєте, як термінал у закладі, — це просте й мобільне рішення для РРО. Не треба купувати й оновлювати дороге касове обладнання і платити за його обслуговування. Головне, щоб ваша програма для ресторану інтегрувалася через API з сервером податкової, наприклад як це реалізовано в Poster.

Poster вже запусти інтеграцію з хмарним РРО. Ви зможете в автоматичному режимі передавати дані про продажі на сервери податкової. Досить буде завантажити свій ЕЦП-ключ на планшет з програмою терміналу pos-системи для кафе.

Як працює хмарний РРО?

Для забезпечення стабільної роботи РРО важливу роль відіграє фіскальний сервер Податкової служби. Він відповідає за накопичення даних про розрахункові операції, присвоєння номера електронним розрахунковим документам і фіскальним чекам. Чек, створений хмарним РРО, реєструється на сервері податкової, і йому автоматично присвоюється фіскальний номер.

Хмарний РРО може працювати, як і старі фіскальні реєстратори, в режимі офлайн. У законі прописано, що ви маєте 36 годин і резерв із 2000 чеків на час відсутності мережі.

Для старих фіскальних реєстраторів поки що залишили 72 години й необмежену кількість чеків. Але як для «залізних», так і для хмарних РРО впродовж одного місяця не можна працювати в офлайн-режимі понад 168 годин.

Також обов’язково потрібно резервувати фіскальні номери для роботи в автономному режимі. Для цього треба поставити галочку у формі створення каси. Наприклад, це реалізовано в Poster, де вам достатньо просто один раз завантажити свій ЕЦП (електронно-цифровий підпис) на планшет і далі всі реєстрації РРО будуть проводитись автоматично.

Процедуру потрібно повторити і після виходу в мережу, протягом години необхідно повідомити податкову про збій і передати всі сформовані чеки. Знову ж таки, і система автоматизації, як Poster, робить це за вас.

Якщо ви переживаєте, що у вас буде багато чеків під час відсутності інтернету, наприклад це вечір п’ятниці в барі або ранок у кав’ярні, то можна на 10-15 хвилин роздати з телефону інтернет планшету, щоб обнулити лічильник часу та чеків.

При роботі зі старими реєстраторами провернути такий фокус буде набагато складніше, оскільки більшість з них мають доступ в інтернет через LAN кабель. При цьому важливо зареєструвати свою ЕЦП для передачі даних до податкової. Завантажується вона як у старі РРО та нові. ЕЦП для підпису чеків не відрізняється від підпису для інших документів.

Отримати сертифікат ключа можна у будь-якому АЦСК (Акредитованому Сервісі Сертифікації Ключів). Почати використовувати ЕЦП для підпису чеків можна після реєстрації сертифіката ключа в «Електронному кабінеті» у розділі «Касири».

Інтеграція з програмним РРО від Poster

Якщо вам доводиться обирати між звичайним фіскальним реєстратором (РРО) та ПРРО для вашого закладу, рішення від Poster буде ідеальним вибором.

Спеціально для кафе та ресторанів ПРРО інтегровано в систему обліку закладів громадського харчування. Основні переваги:

• Стабільність — вам знадобиться лише одне налаштування, і вас не турбуватимуть всі нововведення податкової. Poster здійснює віддалену адаптацію ПРРО.
• Доступність — вартість програмного РРО значно нижча, ніж у фізичного фіскального реєстратора. Вартість інтеграції ПРРО всього 120 гривень на місяць, тоді як «жорсткий» РРО коштує понад 10 000 гривень.
• Простота — ви можете підключити його навіть вдома через браузер ноутбука, дотримуючись нашої інструкції. Це набагато швидше і простіше, ніж підключення та налаштування фіскального реєстратора.

Чеки

До плюса нових правил РРО можна ще віднести спрощення роздрукування чека. Тепер ви можете друкувати чеки на звичайному термальному принтері, а також можна роздрукувати чек з унікальним QR-кодом, за яким можна перейти на сайт податкової і перевірити дані. Також буде можливість надсилання чеків на електронну пошту або в месенджер. Однак це не стосується підприємців, які можуть працювати без РРО.

Отже, ми підійшли до найцікавішого — порівняння цін старих і нових РРО.

Ціни і варіанти РРО

На цей момент існують такі варіанти вибору РРО:

• Касові апарати

• Фіскальні реєстратори, інтегровані з системою обліку

• Телефон або планшет + програмний РРО

Останній варіант призначений для тих, хто не веде облік у принципі, бо за допомогою безплатного софту від держави можна тільки продавати, ніякої аналітики, складу і статистики там немає.

Тепер докладніше про кожен з них:

1. Портативний касовий апарат — середня вартість 8 500 грн, плюс сервісне обслуговування щомісяця — від 300 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — від 400 грн.

2. Фіскальний реєстратор — середня вартість 10 000 грн, сервісне обслуговування щомісяця — від 300 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — від 400 грн.

3. Пристрої з попередньо встановленою безплатною програмою — від 300 грн на місяць.

Для роботи з хмарним РРО вам знадобиться будь-який планшет або смартфон із системою обліку та принтер чеків. Ціни на принтери з підключенням по USB та Ethernet від 3 000 грн, а портативний Bluetooth-варіант можна купити за 1 500 грн.

Таким чином, якщо ви вже працюєте з хмарною системою обліку і маєте принтер чеків, для роботи за новими правилами РРО вам не потрібно нічого докуповувати. Тільки під’єднати інтеграцію в адмін-панелі, завантажити ключі ЕЦП і продавати.

Якщо ви тільки плануєте відкривати заклад, то радимо дивитися в бік хмарного РРО у зв’язці з системою автоматизації. Так, вам треба купити пристрій для роботи, наприклад планшет, але натомість ви отримаєте не просто можливість законно продавати й надсилати дані податковій, а й вести повноцінний складський і фінансовий облік. А також: запускати акції, знижки, переглядати статистику і проводити аналітику продажів, щоб ефективніше вести свій бізнес і швидше вийти на окупність проєкту.

Онлайн-каса Poster

Классичні РРО

Мобільні застосунки ПРРО

Первинні вкладення

Планшет iPad або Android від 3000 грн

Автономні касові апарати від 8500 грн та заміна на нові раз у 7 років

Смартфон від 3000 грн

Книга обліку розрахункових операцій

Не потрібно вести

Потрібно вести книгу обліку, відкривати та закривати зміну вручну

Не потрібно вести

Облік та розвиток бізнесу

Аналітика, складський і фінансовий облік, CRM з базою клієнтів, акціями та системою знижок

—

—

Технічна підтримка

Безкоштовно 24/7 в чаті та по телефону

Платні виїзди для налаштування та планового обслуговування

В чаті та по телефону

Щомісячне обслуговування

Від 870 грн/міс.

Від 300 грн/міс.

Від 300 грн/міc.

Деякі ресторатори цікавляться: чи не вийде так, що користуватися хмарним РРО буде не дешевше, ніж звичайним фіскальним реєстратором. Аргументуючи тим, що їм доведеться використовувати особистий смартфон або купувати окремі планшети для кожної торгової точки. Але будь-який сучасний бюджетний смартфон або планшет коштує дешевше, ніж базовий касовий апарат з обмеженими можливостями. А для цих завдань підійде й недорогий старий варіант, який коштуватиме ще дешевше.

Доречі, підключати програмний РРО та друкувати фіскальні чеки можно вже зараз. Багато закладів тепер використовують хмарні системи обліку, де зреалізовано всі потрібні функції, зокрема для передавання даних у податкову та офлайн-режим. Нові РРО значно спрощюють процес фіскалізації.

Штрафи за невикористання РРО

З 1 жовтня 23 повертають штрафи за незастосування РРО. Від відповідальності звільнені території, на яких йдуть бойові дії або тимчасово окуповані. Перелік територій встановлює КМУ.

Відповідальності за незастосування РРО в період з 1 січня 2022 року по 1 жовтня 2023 року не буде. Виняток: підакцизні товари.

Штрафи за порушення РРО/ПРРО

З 1 серпня 2023 року по 31 липня 2025 року (але не пізніше ніж до дати припинення воєнного стану) для ФОП на ЄП діють знижені розміри штрафів:

• 25% замість 100% за перше порушення;

• 50% замість 150% — за кожне наступне.

Порушенням вважається:

1. Проведення розрахунків з використанням РРО на неповну суму вартості проданих товарів або за проведення розрахунків без використання РРО. Штраф передбачено також за невидачу фіскального чека. Першим порушенням вважається момент, коли інспектор вперше під час перевірки фіксує порушення. Повторним порушенням вважається така ж сама невідповідність під час перевірки, але вже наступного року.
2. Оформлення чеків не належним чином.
3. Відсутність контрольної стрічки в РРО та неподання до контролюючого органу звітності, пов’язаної із використанням РРО.
4. Проведення розрахунків через РРО без використання режиму програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду товарної підкатегорії (згідно з УКТ ЗЕД), ціни товару та обліку його кількості.
5. Використання РРО при здійсненні розрахунків, до якого були внесені зміни, не передбачені документацією виробника.
6. Реалізація необлікованих підакцизних товарів.

Нагадаємо, що з 1 січня 2022 року, коли суми штрафних санкцій були збільшені, вони становили:

• 100% від суми операції за перше порушення, але щонайменше 850 грн за перше порушення;

• 150% від суми операції, але мінімум 1 700 грн за друге та подальші порушення;

• за здійснення розрахункових операцій без КОРО, порушення порядку використання або не збереження документа чи розрахункової книжки — 850 грн.

До 1 січня 2022 року вони становили такі суми:

• 10% вартості товару за перше порушення: незастосування РРО, неповна сума тощо;

• 50% вартості товару за повторне порушення.

Невелике пояснення: порядок ведення розрахункових книжок і КОРО (книги обліку розрахункових операцій) дозволяє не друкувати й не підклеювати в КОРО Z-звіти або взагалі не вести її в разі роботи з РРО. Але водночас підприємець може зареєструвати КОРО, щоб не зупиняти діяльність і проводити розрахунки, коли на точці продажу не буде електрики, інтернету або просто касовий апарат буде зламаний.

Коли будете реєструвати РРО, то зареєструєте КОРО і РК (розрахункову книжку) на один пристрій, дані за ними вказують у заяві за формою №1-РРО. Важливий момент — на всі РРО зареєструвати одну КОРО не можна, для кожного пристрою потрібна окрема книга.

Як будуть виявляти порушення РРО в ресторанах?

Виявленням порушень роботи РРО у ресторанах займаються інспектори Податкової служби. Так, під час перевірки ресторанного бізнесу інспектори можуть:

• вивчати та перевіряти фінансову та статзвітність;

• перевіряти первинні документи та інші регістри;

• перевіряти документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків, а також ліцензії.

При виявленні порушень податківці накладають штраф.

Якщо покупці або відвідувачі закладу помітили порушення, вони можуть про це повідомити Податкову. Подати скаргу та відслідковувати її статус можна в електронному кабінеті, але для цього покупцеві знадобляться ключі ЕЦП. Більш детально в нових законах поки що не конкретизовано механізму подання скарг споживачем, а саме: у які терміни, кому і в якій формі скаржитися.

Посилання, за яким можна перевірити чек.

Висновок

Нові правила набудуть чинності з 1 серпня 2023 року, однак бізнес почав застосовувати нові РРО у 2021-му, тому що нові заклади під час відкриття обирають доступніші рішення для фіскалізації продажу алкоголю по ліцензії тощо. Сподіваємося, ця інформація допоможе вам розібратися та вчасно підготуватися до податкових перевірок.

Матеріали за темою

• Як вибрати РРО для ФОПів: критерії вибору касового апарату для бізнесу
• Несправний РРО. Що робити, якщо зламався касовий апарат?
• Скасування мораторію на податкові перевірки
• Реєстрація РРО в податковій
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• Оподаткування в ресторанах та кафе
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані