Як знайти постачальників для магазину - покрокове керівництво
16 жовтня • 11 хвилин
Якість товару та стабільність постачань напряму впливають на результативність бізнесу, будь то роздрібний магазин, чи квіткова крамниця. Побудова ефективних відносин із постачальниками часто починається ще на етапі вибору бізнес-моделі. Якщо ви розглядаєте партнерські формати, ознайомтесь із порадами щодо відкриття магазину по франшизі.
Надійний постачальник — це не лише про асортимент, а й про репутацію магазину, прибутковість і нерви власника. Поговорили про це з Ярославом, власником мережі пивних магазинів «Пивовар», і розібрали, як знайти постачальника для магазину та вибудовувати співпрацю з ними так, щоб вона працювала на бізнес.
Ключові висновки
- Надійний постачальник напряму впливає на заповненість полиць, лояльність клієнтів і прибутковість магазину; невдала співпраця призводить до зривів поставок та втрати продажів.
- Шукати постачальників варто комбіновано: офлайн (виставки, дегустації, локальні виробники, дистриб’ютори) та онлайн (B2B-каталоги, маркетплейси, сайти виробників) — це дає ширший вибір і кращі умови.
- Перевірка надійності починається з документів і репутації, а підтверджується пілотною партією: якщо клієнти «голосують гаманцем», співпрацю продовжують.
- Тримайте кількох постачальників одночасно — диверсифікація знижує ризики; починайте з невеликих партій та прописуйте прозорі умови доставки, оплати й повернень.
- Відкриті комунікації та гнучкі домовленості (строки, мінімалки, повернення) забезпечують швидку реакцію на зміни попиту й сезонність.
- Автоматизація закупівель у POS/CRM допомагає контролювати залишки, ставити ліміти та формувати заявки, що зменшує помилки й економить час команди.
- Ведіть довідник товарів і постачальників, щоби спростити приймання від різних партнерів і забезпечити стабільність асортименту.
Подивіться самостійно як працює Poster
Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:
- Фінансові звіти
- Складський облік
- Статистика та аналітика
- Маркетинг та ін.
Чому важливо обрати правильного постачальника
«Постачальник для магазину — це як хліб для пекарні: без нього ніяк», — каже Ярослав.
Невдало обраний партнер може зірвати весь бізнес-процес, який ви прописали в своєму бізнес-плані для магазину: затримати партію, привезти неякісний товар або змінити умови в останній момент. У конкурентному ринку напоїв це критично: клієнт не пробачає порожніх полиць чи неякісного пива.
Які бувають постачальники
Вибір постачальника для магазину має спиратися на обʼєм, регулярність та асортимент. Відповідно, шукати постачальників можна серед:
- Виробників. Прямі поставки, але великі партії.
«Для невеликої мережі вийти напряму на завод часто складно: потрібен великий обсяг», — пояснює Ярослав.
-
Дистриб’юторів. Вони часто працюють із кількома виробниками і мають ширший асортимент. Це головні партнери для «Пивовару».
-
Оптових складів. Зручно, якщо треба швидко докупити невеликі партії.
-
Дропшипінгу. Для форматів роздрібних магазинів у ніші алкоголю — скоріше виняток, ніж правило.
Де шукати постачальників
Найнадійніше знайомство з постачальником починається наживо. Ярослав радить тримати руку на пульсі ринку та відвідувати галузеві події — наприклад, пивні фестивалі. Там можна не лише спробувати продукт, а й одразу домовитися про співпрацю з постачальниками для магазину.
«Так ми знаходили й підтримували локальних пивоварів. Колись вони варили у маленькому цеху, а сьогодні вже стали брендами з іменем».
Водночас розраховувати на допомогу конкурентів не варто: у сегменті напоїв контактами постачальників особливо не діляться. Тому варто паралельно користуватись і іншими каналами.
- Онлайн-каталоги та B2B-платформи. Це швидкий спосіб почати пошук.
«Можна загуглити, але це радше старт, ніж готове рішення», — каже Ярослав.
- Локальні виробники. Вони часто відкритіші до співпраці з невеликими мережами, плюс додають магазину унікальності й «смаку регіону». Якщо ж ви обрали для себе нішу ексклюзивних продуктів, тоді саме локальним брендам варто приділяти особливу увагу: вони створюють унікальний асортимент, якого не буде в сусіда за рогом.
Як перевірити надійність
Перед тим як укласти угоду, «Пивовар» дивиться на документи, сертифікати й репутацію постачальника.
Ще один тест — пілотна партія. Часто оптові постачальники для магазину пропонують невелику пробну партію, щоб продегустувати продукцію, подарувати клієнтам та перевірити попит. Товар запускають у продаж і дивляться на реакцію покупців. Якщо клієнти голосують гаманцем — співпраця продовжується.
«Ми працюємо для людей, а люди своїм вибором вирішують, залишиться продукт на полиці чи ні», — каже Ярослав.
Основи управлінського обліку для рестораторів та керуючих
Курс з фахівчинею у галузі бухгалтерського обліку, Олександрою Герасименко. Курс для всих, хто бажає ефективно керувати фінансами закладу.
Як автоматизувати співпрацю
У «Пивоварі» замовлення можуть надсилати будь-яким каналом: телефоном, вайбером, навіть вручну на папірці. Але з ростом мережі та асортименту виникає потреба в автоматизації.
CRM та закупівельні модулі в POS-системах допомагають:
- контролювати залишки;
- виставляти ліміти на товари;
- автоматично формувати заявки.
P&L звіт для ресторанного бізнесу
Почніть працювати з P&L, щоб легко контролювати рентабельність, відстежувати собівартість та приймати зважені рішення для вашого бізнесу.
P&L – всього 400 грн/міс за перший заклад в акаунті та додатково 200 грн/міс за кожен наступний заклад.
«Було б зручно, щоб система одразу сигналізувала: у магазині закінчується позиція, час замовляти», — ділиться підприємець.
Знайшовши надійного постачальника, важливо налагодити з ним системну роботу — і саме тут допоможе Poster. У системі обліку для магазину можна вести базу постачальників: додавати контакти, реквізити та коментарі.
Коли надходить нова партія товару, ви просто створюєте постачання у Poster — система автоматично оновлює залишки на складі та фіксує витрати. Так легко відстежити, хто постачає найвигідніше, які товари замовляються найчастіше й коли потрібно робити повторне замовлення.
Завдяки прозорій системі обліку ви завжди бачите реальну картину закупівель і можете швидко реагувати на зміни в ціні чи асортименті.
Postie AI Assistant
Postie AI — ваш надійний асистент на базі штучного інтелекту. Завантажте фото чека чи накладної, і постачання автоматично з’явиться в системі.
Чекліст пошуку постачальника
Ярослав ділиться, що в роботі з постачальниками немає універсального рецепта — але є базові правила, які допоможуть уникнути проблем на старті й вибудувати міцні відносини. Ось короткий список, який можна взяти собі в роботу:
- Майте кількох постачальників. Особливо у кризові часи: диверсифікація рятує бізнес.
- Будуйте довіру поступово. Перевіряйте документи, сертифікати, дивіться на репутацію, але головний тест — час і спільна робота.
- Знайте свого клієнта. Постачальник може дати статистику, але вирішує покупець: якщо товар не беруть, він не залишиться на полиці.
- Домовляйтеся про гнучкі умови. Доставка, оплата, повернення — усе це має бути прозоро й зрозуміло.
- Починайте з тестових партій. Малий обсяг допоможе перевірити якість без зайвих ризиків.
- Комунікуйте відкрито. Постачальник має бути на зв’язку та готовий швидко реагувати на зміни.
- Дивіться на асортимент. Чи зможе він розширюватися разом із вашим бізнесом?
- Перевіряйте наявність альтернатив. Якщо один канал постачання зупиниться — у вас має бути план Б, В та Г чим більше, тим краще.
Щоб уникнути плутанини під час приймання товару від різних постачальників, варто почати працювати зі штрихкодами в магазині — це спростить контроль залишків і пришвидшить роботу каси.
Успішний бізнес неможливий без надійних партнерів, а постачальники товарів для магазину — це саме ті люди, які визначають стабільність, асортимент і прибутковість вашої справи.
Тому варто пам’ятати три ключові речі:
- постачальників завжди має бути кілька;
- довіра будується з часом і спільними справами;
- остаточне слово за клієнтом, бо саме він вирішує, що залишиться на полиці.
Все решта — це інструменти: події, каталоги, автоматизація, перевірки документів. Вони допомагають, але не замінюють головного — стратегічного мислення і здорового прагматизму.
👉 Друзі-ресторатори й рітейлери, якщо ви на старті чи вже працюєте кілька років, пам’ятайте: надійний постачальник — це запорука вашого спокою й зростання. Не бійтеся тестувати, шукати й відмовлятися від невдалих варіантів. У підсумку саме така системна робота формує бізнес, який витримує конкуренцію і сезонні коливання.
Найчастіші запитання
Почніть з офлайн-каналів: відвідайте профільні виставки, ярмарки, локальних виробників і дистриб’юторів — там легше познайомитися та домовитися про умови. Паралельно використайте онлайн-каталоги та B2B-платформи, щоб швидко зібрати «довгий список». Попросіть зразки й протестуйте пілотну партію, перш ніж підписувати договір. Тримайте 2–3 альтернативи на ключові категорії.
Складіть власну базу з кількох джерел: каталоги виробників і дистриб’юторів, B2B-майданчики, галузеві асоціації, контакти з виставок і рекомендації колег. Такі списки — лише старт: обов’язково перевіряйте документи, ціни, логістику та відгуки. Регулярно оновлюйте базу й позначайте статуси співпраці, щоб швидко порівнювати пропозиції. Це допоможе уникнути залежності від одного постачальника.
Сформулюйте вимоги: асортимент, обсяги, графік поставок, спосіб оплати й повернень. Перевірте юридичні документи, сертифікати та репутацію, обговоріть SLA і мінімальні замовлення. Починайте з тестової партії та порівнюйте результати продажів і відгуки клієнтів. Фіксуйте домовленості у договорі та слідкуйте за стабільністю виконання.
Скористайтеся B2B-каталогами, маркетплейсами, сайтами виробників і галузевими спільнотами. Фільтруйте за регіоном та умовами, читайте відгуки, просіть комерційні пропозиції на однакові параметри партії. Обов’язково запитуйте документи й сертифікати та тестуйте зразки. Дані з POS/CRM про продажі допоможуть швидко оцінити, чи підходить профіль.
Відвідайте виставки, фестивалі, ярмарки та оптові склади, познайомтеся з локальними виробниками й дистриб’юторами. Огляньте зразки, виробництво або склад, обговоріть логістику, графік і умови повернень. Домовляйтеся про пробні поставки та перевіряйте, як товар продається у вашій локації. Підтримуйте постійний контакт і майте запасний канал на критичні позиції.
Матеріали за темою
- Як відкрити роздрібний магазин з нуля
- Як створити бізнес-план для магазину
- Як почати квітковий бізнес - чеклист відкриття квіткового магазину
- Як працюють штрих-коди в магазинах. Просте рішення для автоматизації
- Типи POS-систем для автоматизації магазину
- Як відкрити магазин по франшизі - покроковий гід для підприємців
