З 2019 року процес реєстрації касового апарата змінився і став простішим, оскільки з’явились електронний Реєстр екземплярів РРО та Реєстр ЦСО. Ми докладно розповімо, які основні зміни з’явились у процедурі реєстрації та вибору РРО, про порядок реєстрації РРО й те, як правильно зняти реєстратор з обліку.

Докладно про зміни написано в наказах Мінфіну:

• № 547 від 14.06.2016 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій»;

• № 64 від 13.02.2019 «Про затвердження порядків ведення реєстру екземплярів реєстраторів розрахункових операцій та реєстру центрів сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій».

Основні зміни у процедурі реєстрації РРО

Розберемо докладніше, що змінилося в порівнянні з попередніми вимогами для підприємців, які хочуть зареєструвати РРО.

• Документи для реєстрації касового апарата — підприємець може зареєструвати РРО за допомогою одної заяви. Тепер для реєстрації РРО для ФОП-у треба подати лише одну заяву до органів ДФС в електронній формі через Кабінет платника податків.

• ЕЦП для документів — дозволено підписувати заяви для реєстрації РРО цифровим підписом.

• Електронний документообіг — із запровадженням кабінету платника податків більшість процесів реєстрації перейшла в електронну форму.

Тепер онлайн можна подати заявку на реєстрацію касового апарата, зняття його з обліку та перереєстрацію. Отримати від центру сервісного обслуговування (ЦСО) довідку про пломбування та акт про введення в експлуатацію РРО стало швидше та простіше.

Як зареєструвати РРО?

Щоб спростити процес встановлення РРО та введення його в експлуатацію, ми підготували покрокову інструкцію.

Крок 1. Купівля РРО

Як і за будь-якої купівлі, вам треба отримати документи на РРО — договір про постачання та видаткову накладну (чек), яка підтверджує факт купівля.

Який РРО вибрати?

Касовий апарат

Переваги

• виконує багато функцій;

• не потрібне додаткове обладнання (комп’ютер);

• працює автономно.

Недоліки

• інформація про товари зберігається в пам’яті, можна змінювати лише вручну кожну;

• потребує сервісного обслуговування;

• не підходить для роботи з великим потоком чеків.

Фіскальний реєстратор

Переваги

• швидка робота й великий оборот чеків за день;

• зручний у використанні: всі налаштування через комп’ютер.

Недоліки

• для роботи потрібен комп’ютер або планшет;

• висока вартість;

• додатково потрібна інтеграція з програмою обліку.

ПРРО для кафе та ресторану

Переваги

• вартість;

• просте встановлення;

• робота з електронними чеками та звітами;

• встановлюється на планшет або комп’ютер;

• можна працювати офлайн.

  Недоліки

  • потрібен додатковий принтер для друку чека.

Переваги програмного РРО від Poster

Якщо ви ще не знаєте, що обрати: звичайне РРО (фіскальний реєстратор) або ПРРО для свого закладу, то рішення від Poster — це кращий варіант.

• Спеціально для закладів — ПРРО інтегровано в систему обліку для кафе та ресторанів.

• Стабільний — один раз налаштували й працюєте. Будь-які нововведення податкової не будуть вас турбувати — Poster займається адаптацією ПРРО дистанційно.

• Доступний — програмний РРО дешевший за його старий «залізний» аналог. Ціна інтеграції всього 200 грн на місяць, натомість фіскальний реєстратор коштує більше ніж 10 000 грн.

• Простий — підключити ПРРО від Poster можна просто вдома в браузері свого ноутбуку за нашою інструкцією. Це набагато швидше й легше, ніж підключати і налаштовувати фіскальний реєстратор.

Крок 2. Договір з центром сервісного обслуговування

Щоб офіційно працювати з фіскальним обладнанням, його треба поставити на облік у ЦСО — підписати договір на сервісне обслуговування.

Крок 4. Реєстрація РРО

Після оформлення договору з ЦСО в кабінеті платника податків подається заява про реєстрацію РРО**.** Як і раніше, її можна подати й у паперовому вигляді (форма № 1-РРО) до податкової за місцем реєстрації. У процесі заповнення заяви виберіть формат документообігу з податкової: електронний чи паперовий.

Завантажити приклад заяви про реєстрацію РРО

Крок 4. Реєстрація фіскального апарата в податковій

Документи реєстрації РРО зазвичай розглядають за один робочий день. Якщо немає причин для відмови в реєстрації, ДФС видає довідку № 2-РРО про присвоєння фіскального номера РРО. Строк дії довідки — 3 дні.

Крок 5. Введення пристрою в експлуатацію

З довідкою № 2-РРО й самим апаратом треба звернутися до вашого ЦСО — там РРО введуть в експлуатацію та поставлять на нього пломбу. Упродовж п’яти робочих днів фахівці ЦСО вводять РРО в експлуатацію та ставлять на нього пломбу. Далі ЦСО надсилає електронні дані про пломбування до податкової. Після цього в кабінеті платника податків ви побачите готове свідоцтво про реєстрацію.

Крок 6. Встановлення РРО

Налаштовує та встановлює фіскальне обладнання працівник ЦСО. Він під’єднає пристрій до інтернету у вашому закладі й налаштує його на друк фіскальних чеків та звітів.

Перереєстрація РРО: основні положення

Є кілька причин, з яких може знадобитися перереєструвати РРО, наприклад:

• фіскальний апарат вирішили використати в іншому закладі;

• власник змінив дані;

• виявили помилку у свідоцтві про реєстрацію;

• змінилося місце проживання або місцеперебування підприємця.

У будь-якому з цих випадків подають заявку на перереєстрацію в електронному кабінеті платника податків — заяву № 1-РРО з позначкою вгорі «Перереєстрація» та посвідчення про реєстрацію.

Зняття РРО з обліку в податковій

Розберемо варіанти, коли треба зняти апарат з обліку та як це зробити покроково.

Добровільне та примусове зняття РРО з обліку

Причини, з яких можна зняти РРО з обліку, прописані в Порядку № 547 від 14.06.2016. Тут є два варіанти розреєстрації: добровільна та примусова.

Основні причини добровільного зняття з обліку РРО:

• ФОП з будь-якої причини вирішив самостійно зняти РРО з обліку та подав до податкової заяву за формою № 4-РРО;

• фіскальний реєстратор украли;

• РРО передали іншому підприємцеві.

Примусово зняти з обліку РРО можуть через те, що:

• минув термін експлуатації РРО;

• документи про реєстрацію апарата визнали недійсними в суді;

• ФОП збанкрутував або став ліквідований;

• власник помер, втратив дієздатність тощо;

• заклад закрили;

• РРО вийшов зі строю;

• перейшли з «залізного» апарата на ПРРО.

Як зняти РРО з реєстрації

Розберемо докладніше, що знадобиться для того, щоб зняти з реєстрації пристрій.

Перед тим як знімати фіскальний апарат з реєстрації, його треба розпломбувати в ЦСО, з яким у вас є договір на техобслуговування та ремонт.

Відповідно до розділу 4 Наказу Мінфіну № 547 процедура зняття РРО з обліку така:

1. ФОП подає заяву № 4-РРО безпосередньо до податкової або через електронний кабінет.

2. До заяви треба прикріпити посвідчення про реєстрацію.

3. Подаючи заяву, вкажіть зручний варіант отримання довідки про скасування реєстрації: через електронний кабінет, безпосередньо в податковій, поштою (звичайною або електронною).

Упродовж п’яти календарних днів податкова підтвердить скасування реєстрації РРО та надасть підприємцеві довідку за формою № 6-РРО про те, що апарат знято з обліку.

Матеріали за темою

• Нові правила РРО для ресторанів та кафе
• Як вибрати РРО для ФОПів: критерії вибору касового апарату для бізнесу
• Несправний РРО. Що робити, якщо зламався касовий апарат?
• Скасування мораторію на податкові перевірки
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• Оподаткування в ресторанах та кафе
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані