Как нанять правильного менеджера ресторана, кафе

Сразу оговоримся, что статья ориентирована на собственников бизнеса, которые хотят перенести часть своих обязанностей на доверенного человека. Если же вы сами хотите полностью контролировать все процессы, начиная с найма работников ресторана или кафе и составления расписания официантов, следить за их работой и финансовой отчетностью, то эта статья поможет вам определиться, сможете вы потянуть это сами или нет. 

И вдруг вы только в начале пути и только рассматриваете ресторанный бизнес, советуем еще посмотреть нашу статью, где мы рассказываем, что нужно, чтобы открыть кафе с нуля.

Администратор и менеджер — это равнозначные должности в рамках нашей статьи. В разных заведениях используют только одно из этих названий, но функции от этого не меняются.

Выбор идеального администратора в кафе, ресторан

Найти хорошего менеджера иногда даже сложнее, чем искусного повара. А ведь управление рестораном так же важно, как и уровень кухни. Начнем с качеств, которыми, по нашему мнению, должен обладать менеджер ресторана:

1. Дальновидность. Хороший управляющий всегда думает на несколько шагов вперед. Принимая на работу студента, он должен учитывать, что закроет вакансию лишь частично и в будущем все равно придется компенсировать часы другими сотрудниками. Решая спорную ситуацию с посетителями, нужно не спешить с выводами и наказанием персонала. Безусловно, клиент всегда прав, но если сейчас он уйдет уверенным в своей правоте, то в следующий раз с чистой совестью повторит скандал в вашем заведении.

2. Харизма. Без этого никуда. Клиенты и персонал должны слушать менеджера не только потому, что он главный, но и потому, что он — интересный человек с богатым жизненным опытом, которому есть, что рассказать и показать. У него живая и грамотная речь, интересная подача мыслей. Нужно уметь привлекать к себе людей: как гостей, так и подчиненных.

3. Энергичность. У менеджера ненормированный рабочий график, постоянная загрузка и переработки, за что он и получает свои сверхурочные. Он приходит первым и уходит последним, 40 часов в неделю — точно не про него.

4. Финансовая грамотность. Менеджер — не бухгалтер, но знать ему нужно не меньше. Через него проходят все денежные потоки в заведении, он отвечает за сдачу кассовых смен, списание продуктов и прием товаров. Его подпись должна быть везде.

5. Внимательность. Он должен замечать: почему официант не убрал со столика грязную посуду, когда проходил мимо с пустым подносом, почему посетителю некуда повесить куртку, из какой бутылки наливает бармен алкоголь в коктейли и т. д. К тому же видеть это нужно практически одновременно. Внимание к мелочам и быстрая реакция — незаменимые навыки хорошего управляющего ресторана. Не обязательно сразу же наказывать или отчитывать персонал, главное — заметить и потом, при удобной возможности, решить проблему.

6. Сочувствие. Менеджер должен быть строгим, но не бесчувственным роботом. К нему должны приходить сотрудники со своими проблемами по работе и даже с личными переживаниями, которые все равно влияют на их профессиональную деятельность. Не обязательно быть психологом, но желательно уметь слушать, многим уже этого будет достаточно. Конечно, рабочие конфликты нужно решать сразу, стараясь в первую очередь найти компромисс.

7. Лидерство. Хороший менеджер — тот, кто сам готов встать за барную стойку, если бармен не справляется с наплывом посетителей, помочь официантам с приемом заказов в час пик. Остаться после работы и пересчитать выручку, чтобы понять, откуда появилась недостача. Он должен быть готовым взять на себя часть обязанностей других, чтобы не сбавлять темп работы всего заведения.

8. Тактичность. Необходимо уметь общаться с людьми из разных слоев населения, держать дистанцию в разговоре так, чтобы гости понимали, что с ними говорит не обычный официант. Но в то же время вникать в их проблемы и своим примером показывать, как для него важно их мнение.

Менеджер — мозг ресторана

Менеджер совмещает функции администратора зала и руководителя персонала. Координирует работу официантов, поваров и барменов. Расставляет работников по позициям и следит, чтобы каждый из них располагал всей необходимой информацией о фирменных блюдах или отсутствии каких-либо позиций в меню. Контролирует, чтобы в ресторане всегда был необходимый запас алкоголя, напитков и т. п.

Запомните, администратор — это еще и лицо вашего ресторана. Он приветствует и встречает гостей, поддерживает с ними разговор, советует и помогает в выборе столика или зала и подсказывает, что стоит попробовать в первую очередь. Хороший менеджер должен знать в лицо постоянных посетителей ресторана, их вкусы и пожелания. От его профессионализма также зависит первое впечатление гостей.

Память на лица — лишь часть необходимых навыков. Умение распознать характер, состоятельность, настроение и поведение гостей — это то, что приходит только с опытом. Такой администратор не позволит разведенным супругам сесть за соседние столики, равно как и не посадит двух бизнесменов, пришедших на деловой ужин, напротив семьи с детьми. Хороший администратор ресторана всегда знает: за каким столом уже 30 минут ждут главное блюдо, кто зашел просто посидеть на баре и выпить пару бокалов, а кому нужно показать столик, за которым сидят его друзья.

Подбор администратора в кафе, ресторан

Самое главное — детально изучите резюме и лично проведите собеседования с кандидатами. Подготовьте вопросы для каждого, основываясь на полученной информации. Позвоните на бывшие места их работы, постарайтесь найти отзывы об этих ресторанах, качестве их обслуживания, объемах работы и популярности.

Если вы уже знаете эти заведения, то проанализируйте качество их работы с новым администратором. Будет полезно пообщаться с персоналом, с которым кандидат ранее работал, узнать инсайдерскую информацию, составить полную картину перед личным общением, если до этого дойдет.

При отборе кандидатов обратите внимание на то, как сочетаются их навыки работы с личными качествами. Человек может быть отличным руководителем и скрупулезным финансистом, но при этом не сможет поддержать разговор и лишний раз улыбнуться входящим гостям. Не бывает идеальных кандидатов, но если их навыки хотя бы на начальном уровне, то их можно развить. А вот полное отсутствие восполнить будет трудно или даже невозможно.

Что еще нужно знать при поиске менеджера в кафе, ресторан:

• Зарплата. Администратор — высокооплачиваемая должность. Некоторые владельцы ресторанов стараются помимо обычной почасовой оплаты или ставки начислять бонусы, стимулируя эффективность работы. Это хорошая идея, так как этот бонус зависит от работы всей команды. Главное — не позволять администратору пользоваться своим положением и обязательно определять бонус пропорционально вкладу.

• Опыт работы. И не только на должности менеджера, но и на других позициях в ресторане. Вы должны быть уверены, что кандидат понимает принципы работы всех — от посудомойщика до бармена. Возможно, он работал кассиром или поваром. Огромным плюсом будет опыт управления несетевым заведением, где ему приходилось налаживать отношения с поставщиками, внедрять свою рекламную кампанию и правила для персонала.

• Способность обучать и подбирать персонал. Умение создать сплоченную и эффективную команду — одна из главных задач успешного менеджера. За хорошим руководителем часто уходят и ключевые работники. Или он сам забирает их в свою команду, когда обоснуется на новом рабочем месте.

Обязанности администратора кафе, ресторана

Менеджер ресторана должен управлять заведением, успевать заботиться о гостях и не забывать о нуждах персонала. Основные обязанности администратора ресторана или кафе:

Открывать и закрывать ресторан — самые ответственные ежедневные операции. У менеджера есть ключи от здания, код сигнализации, доступ к сейфу. Он говорит, кому и во сколько приходить, с чего начинать работу и когда закрывать заведение. Распределяет нагрузку равномерно в течение дня и следит за корректным закрытием смен персоналом.

Следить за остатками на складах. Обычно менеджер управляет всем, что связано с запасами на складе, проводит инвентаризацию, общается с поставщиками, ведет управленческий учет в ресторане всех проданных блюд и напитков. Проще всего это делать с помощью программы для учета в кафе, тогда нагрузка на администратора существенно снижается и он может уделять больше внимания гостям и проблемам персонала. Например, в Poster, облачной системе автоматизации ресторана, владелец заведения сможет контролировать работу своего менеджера из любого места и в режиме реального времени отслеживать продажи и статистику по работе всего заведения. Это касается и следующей обязанности менеджера.

Контролировать финансовые операции. Менеджер контролирует работу с кассовыми аппаратами, мобильными терминалами официантов, закрытие кассовых смен, инкассацию. Разъясняет персоналу возможности оборудования и обязательные процедуры: возврат денег, разделение чека, разбивка чека на наличный и безналичный расчет и т. п.

Внедрение маркетинговых стратегий. Несмотря на то что большинство владельцев подключают отдельные маркетинговые команды, именно от менеджеров ресторанов зависит реализация всех их задумок в жизни. А менеджерам небольших независимых ресторанов приходится работать еще и над продвижением бренда заведения, его концепции, идеи.

Контролировать расходы на персонал. Основные издержки ресторанного бизнеса — забота менеджера. Вместе с ответственностью за распределение и контроль рабочего времени. Он отвечает за запись рабочих часов и отдает отчеты владельцу и бухгалтеру.

Вырастить менеджера

Не забывайте, что вы также можете найти менеджера внутри вашего коллектива. Если при старте бизнеса у вас не было острой необходимости в администраторе или вы сами выполняли эту роль, то вполне возможно, что у вас уже есть подходящий человек. Помогите раскрыться кому-то из персонала, постепенно перекладывая на него свои обязанности и обучая новым навыкам. Вы сможете удержать полезных и преданных людей в своем бизнесе, если дадите им возможность роста.

Хорошего менеджера сложно найти, а еще труднее удержать.