Одразу застерігаємо, що стаття зорієнтована на власників бізнесу, що хочуть перенести частину своїх обов’язків на довірену людину. Якщо ж ви самі хочете повністю контролювати всі процеси, починаючи з наймання працівників ресторану чи кафе і складання розкладу офіціантів, стежити за їхньою роботою та фінансовою звітністю, то ця стаття допоможе вам визначитися: зможете ви впоратися із цим самі чи ні. А раптом ви тільки на початку шляху й лише розглядаєте ресторанний бізнес, радимо ще переглянути нашу статтю, де ми розповідаємо, що потрібно, щоб відкрити кафе з нуля.
Адміністратор ресторану і менеджер — це рівнозначні посади в межах нашої статті. У різних закладах використовують тільки одну з цих назв, але функції від цього не змінюються.
Вибір ідеального адміністратора в кафе, ресторан
Знайти хорошого менеджера іноді навіть складніше, ніж вправного кухаря. Але ж керування рестораном таке саме важливе, як і рівень кухні. Почнімо з якостей, які, на нашу думку, повинен мати менеджер ресторану:
Далекоглядність. Хороший менеджер ресторану завжди думає на кілька кроків наперед. Приймаючи на роботу студента, він має враховувати, що закриває вакансію лише частково й надалі все одно доведеться компенсувати години іншими працівниками. Розв’язуючи суперечну ситуацію з відвідувачами, треба не поспішати з висновками й покаранням персоналу. Безумовно, правда завжди на боці клієнта, але якщо цього разу він піде впевнений у своїй правоті, то наступного разу він із чистим сумлінням повторить скандал у вашому закладі.
Харизма. Без цього нікуди. Клієнти й персонал повинні слухати менеджера не тільки тому, що він головний, а й тому, що він цікава людина з багатим життєвим досвідом, який має що розказати та показати. У нього жива й грамотна мова, цікавий виклад думок. Треба вміти приваблювати до себе людей — як гостей, так і підлеглих.
Енергійність. У менеджера ненормований робочий графік, постійна завантаженість і переробітки, за що він й отримує свої понаднормові. Він приходить першим і йде останнім — 40 годин на тиждень це точно не про нього.
Фінансова грамотність. Менеджер — не бухгалтер, але знати він повинен не менше. Через нього проходять усі фінансові потоки в закладі, він відповідає за здавання касових змін, списання продуктів і приймання товарів. Його підпис має бути всюди.
Уважність. Він повинен помічати: чому офіціант не прибрав брудний посуд зі стола, коли проходив повз із пустою тацею, чому відвідувач не має куди повісити куртку, з якої пляшки наливає бармен алкоголь у коктейлі тощо. До того ж бачити це треба практично одночасно. Уважність до дрібниць і швидка реакція — незамінні навички керуючого рестораном. Не обов’язково відразу ж карати чи вичитувати персонал, головне — помітити й пізніше, за зручної нагоди, розв’язати проблему.
Співчуття. Менеджер має бути строгим, але не бездушним роботом. До нього мають приходити працівники зі своїми робочими проблемами й навіть з особистими тривогами, які все одно впливають на їхню професійну діяльність. Не обов’язково бути психологом, але бажано вміти слухати — для багатьох уже цього буде досить. Звісно, робочі конфлікти треба розв’язувати відразу, намагаючись передусім знайти компроміс.
Лідерство. Хороший менеджер — той, хто сам готовий стати за барну стійку, якщо бармен не справляється з напливом відвідувачів, допомогти офіціантам приймати замовлення в години пік. Залишитися після роботи й перерахувати виторг, щоб з’ясувати, звідки з’явилася недостача. Він має бути готовий взяти на себе частину обов’язків інших, щоб не зменшувати темп роботи всього закладу.
Тактовність. Треба вміти спілкуватися з людьми з різних верств населення, тримати дистанцію в розмові так, щоб гості розуміли, що з ними говорить не звичайний офіціант. Але водночас заглиблюватися в їхні проблеми й своїм прикладом показувати, наскільки їхня думка важлива для нього.
Менеджер — мозок ресторану
Функції менеджера ресторану поєднують в собі адміністрування залом й керування персоналом. Менеджер також координує роботу офіціантів, кухарів і барменів. Розставляє працівників по позиціях і стежить, щоб кожен з них володів усією потрібною інформацією про фірмові страви чи відсутність якихось позицій у меню. Контролює, щоб у ресторані завжди був потрібний запас алкоголю, напоїв тощо.
Запам’ятайте: адміністратор — це ще й лице вашого ресторану. Він вітає та зустрічає гостей, підтримує з ними розмову, радить і допомагає вибрати столик чи зал, та підказує, що варто скуштувати насамперед.
Хороший менеджер має знати на лице постійних відвідувачів ресторану, їхні смаки й побажання. Від його професіоналізму також залежить перше враження гостей.
Пам’ять на обличчя — лише частина потрібних навичок. Уміння розпізнати характер, заможність, настрій і поведінку гостей — це те, що приходить тільки з досвідом. Такий адміністратор не дозволить розлученому подружжю сісти за сусідні столики, так само як і не посадить двох бізнесменів, що прийшли на ділову вечерю, навпроти сім’ї з дітьми. Хороший адміністратор ресторану завжди знає, за яким столом уже 30 хвилин чекають головну страву, хто зайшов просто посидіти в барі й випити кілька келихів, а кому треба показати столик, за яким сидять його друзі.
Добір ідеального адміністратора в кафе
Найголовніше — докладно вивчіть резюме й особисто проведіть співбесіди з кандидатами. Підготуйте питання для кожного, спираючись на отриману інформацію. Зателефонуйте на колишні місця їхньої праці, подбайте про те, щоб знайти відгуки про ці ресторани, якість їхнього обслуговування, обсяги роботи й популярність.
Якщо ви вже знаєте ці заклади, то проаналізуйте якість їхньої роботи з новим адміністратором. Буде корисно поспілкуватися з персоналом, з яким кандидат раніше працював, довідатися інсайдерську інформацію, скласти повну картину перед особистим спілкуванням, якщо до цього дійде.
Добираючи кандидатів, зверніть увагу на те, як поєднуються їхні навички роботи з особистими якостями. Людина може бути чудовим керівником і скрупульозним фінансистом, але при цьому не зможе підтримати розмову та зайвий раз усміхнутися гостям, що входять. Не буває ідеальних кандидатів; але якщо в них є навички принаймні на початковому рівні, то їх можна розвинути. А ось повну відсутність заповнити буде важко або й навіть неможливо.
Що ще треба знати під час пошуку менеджера в кафе, ресторан:
Зарплата. Адміністратор кафе — високооплачувана посада. Деякі власники ресторанів стараються, окрім звичайної погодинної оплати чи ставки, нараховувати бонуси, стимулюючи ефективність роботи. Це хороша ідея, бо цей бонус залежить від роботи всієї команди. Головне — не дозволяти адміністраторові користуватися своїм положенням та обов’язково визначати бонус пропорційно до внеску.
Досвід роботи. І не лише на посаді менеджера, а й на інших позиціях у ресторані. Ви маєте бути впевнені, що кандидат розуміє принципи роботи всіх — від посудомийника до бармена. Можливо, він працював касиром чи кухарем. Великою перевагою буде досвід керування немережевим закладом, де йому доводилося налагоджувати стосунки з постачальниками, упроваджувати свою рекламну кампанію та правила для персоналу.
Здібність навчати й добирати персонал. Уміння створити злагоджену й ефективну команду — одне з головних завдань успішного менеджера. За хорошим керівником часто йдуть і ключові працівники. Або він сам забирає їх у свою команду, коли обживеться на новому робочому місці.
Обов’язки менеджера ресторану та кафе
Менеджер ресторану має керувати закладом, встигати піклуватися про гостей і не забувати про потреби персоналу. Основні функції адміністратора ресторану чи кафе:
Відчиняти й зачиняти ресторан — найвідповідальніші щоденні операції. Менеджер має ключі від будівлі, код сигналізації, доступ до сейфа. Він говорить, кому й о котрій годині приходити, з чого розпочинати роботу та коли зачиняти заклад. Розподіляє навантаження рівномірно впродовж дня та стежить за коректним закриттям змін персоналом.
Стежить за залишками на складах. Зазвичай менеджер керує всім, що пов’язано із запасами на складі, проводить інвентаризацію, спілкується з постачальниками, здійснює облік усіх проданих страв і напоїв. Найпростіше це робити за допомогою програми для обліку в кафе — тоді навантаження на адміністратора суттєво знижується, і він може приділяти більше уваги гостям і проблемам персоналу. Наприклад, у Poster — хмарній системі автоматизації ресторану — власник закладу зможе контролювати роботу свого менеджера з будь-якого місця та в режимі реального часу відстежувати обсяг продажу й статистику по роботі всього закладу. Це стосується й наступного обов’язку менеджера.
Контролювати фінансові операції. Менеджер контролює роботу з програмними касовими апаратами, мобільними терміналами офіціантів, закриття касових змін, інкасацію. Роз’яснює персоналу можливості обладнання та обов’язкові процедури: повернення грошей, розділення чека, розбиття чека на готівковий і безготівковий розрахунок тощо.
Впровадження маркетингових стратегій. Попри те, що більшість власників залучають окремі маркетингові команди, саме від менеджерів ресторанів залежить, чи будуть зреалізовані їхні задуми в житті. А менеджерам невеликих незалежних ресторанів доводиться працювати ще й над просуванням бренду закладу, його концепції, ідеї.
Контролювати видатки на персонал. Основні витрати ресторанного бізнесу — турбота менеджера. Разом з відповідальністю за розподіл і контроль робочого часу. Він відповідає за записування робочих годин і віддає звіти власникові й бухгалтерові.
Виростити менеджера
Не забувайте, що ви також можете знайти менеджера всередині вашого колективу. Якщо на старті бізнесу у вас не було нагальної потреби в адміністраторі або ви самі виконували цю роль, то цілком можливо, що тепер у вас є підхожа людина. Допоможіть розкритися комусь з персоналу, поступово перекладаючи на нього свої обов’язки й навчаючи нових навичок. Ви зможете втримати корисних і відданих людей у своєму бізнесі, якщо дасте їм змогу рости.
Хорошого менеджера важко знайти, а ще важче втримати.
