Управление ресторанным бизнесом дело непростое, основные процессы завязаны на владельце или менеджере — это люди, которые несут ответственность за работу персонала и ресторана в целом. В этой статье мы поговорим про управление рестораном, разберем, кто же такой управляющий, какие у него обязанности и как можно улучшить его навыки.
Обязанности управляющего рестораном
Под руководством администратора находятся:
официанты и кассиры,
работники склада,
закупщики,
хостесс.
Управляющий также следит за финансами заведения, занимается продвижением и участвует в каждом процессе в ресторане, кроме приготовления еды.
Разберем основные обязанности менеджера ресторана:
Управление персоналом — установка правил работы для персонала и контроль за их выполнением, организация обучения персонала и создание корпоративной культуры.
Управление финансами ресторана — если в заведении нет бухгалтера, то менеджер контролирует начисления и выплаты зарплаты, следит за отчетностью по расходам и прибыли ресторана, а также сокращает ненужные расходы.
Стратегия развития ресторана и его продвижение — анализ рисков работы, продвижение бренда и реклама ресторана в интернете.
Решение организационных вопросов — ремонт и замена оборудования, униформа персонала, планирование поставок, редактирование и обновление сезонного меню ресторана.
Это ключевые задачи управляющего рестораном, но многие из них выполняются другими людьми: кладовщиком, бухгалтером, маркетологом и шеф-поваром. Задача управляющего — быть в курсе всех дел и контролировать выполнение работы персоналом.
9 правил менеджмента ресторана
Опыт работы успешных ресторанов показывает, что везде нужны правила, они помогут улучшить ресторанный менеджмент и избежать основных ошибок рестораторов. Разберем основные моменты, которые важны в управлении рестораном.
Программный РРО от Poster
ПРРО проще в настройке и намного дешевле его старого «железного» аналога. Всего 120 грн в месяц вместо 10 000 за фискальный регистратор плюс ежемесячная абонплата.
Менеджмент в ресторанном бизнесе это основа, так как именно управляющий с владельцем составляют план развития ресторана. Поэтому перед тем, как планировать бюджет и найм персонала нужно составить общую стратегию развития ресторана. Главное в такой стратегии — уметь прогнозировать окупаемость бизнеса и знать какие могут быть риски ресторанного бизнеса.
Из чего состоит стратегия развития ресторана:
Маркетинговая стратегия.
Анализ конкурентов.
Определение целевой аудитории.
План по обучению персонала.
Прогнозирование бюджета и окупаемости.
Оценка рисков ресторана.
Еще на этапе составления бизнес-плана кафе нужно провести оценку рисков ресторана, так, во время прогнозирования рисков, срок окупаемости может увеличиться.
2. Эффективное управление финансами ресторана
В ресторане есть определенный оборот финансов: закупка продуктов → прибыль от продажи → выплата зарплаты персоналу и т.д.
Часть прибыли всегда находится в денежном потоке и задача управляющего мониторить их.
Начать мониторинг финансов стоит с планирования ежемесячных расходов ресторана, куда входят непостоянные и операционные расходы. Для этого можно составьте таблицу: разделите расходы на категории и пропишите ежемесячные платежи. Например:
Такое планирование покажет, сколько чистой прибыли получает ресторан и как сократить расходы ресторана. Удобнее всего вести такой отчет в программе автоматизации, чтобы не создавать таблицы и вручную не подсчитывать итоговые суммы — программа сделает все за вас, нужно только заполнить категории расходов, сумму и дату. Такие готовые отчеты помогают сэкономить время на мониторинге и рутинной работе и направить его на развитие ресторана. Нужно также не забывать о контроле и увеличении среднего чека ресторана, анализе калькуляционных карт блюд, а также регулярно проводить инвентаризацию в ресторане.
Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе
Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.
✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.
Система автоматизации в ресторане
Чтобы упростить менеджеру ресторана работу с финансами — установите программу учета Poster. Она поможет контролировать все транзакции, которые создают сотрудники на терминале, а также в админ-панели.
В конце рабочего периода менеджер сможет посмотреть итоговый финансовый отчет и оценить финансовый результат работы ресторана.
3. Процесс создания и редактирования меню ресторана
Разработкой меню для ресторана и созданием технологических карт для блюд занимается шеф-повар, но задача менеджера проанализировать меню в целом — насколько маржинальные блюда в меню, какой у них фудкост и подходят ли они в целом под концепцию заведения. Также менеджер может участвовать в создании меню и расчете калорийности блюд, чтобы оценить какое оборудование потребуется для приготовления и какое будет разнообразие ингредиентов. Когда у вас большое меню, то есть вероятность, что будут издержки в списании продуктов, а хранить все в замороженном виде не всегда есть возможность.
Если есть вопросы по некоторым позициям и непонятно как сократить меню, лучше взглянуть на отчеты продаж, например, ABC-анализ. Он покажет какие блюда продавать прибыльнее, а какие можно вовсе убрать.
4. Управление персоналом
Люди — это самое главное звено. Повара и официанты должны получать навыки и мотивацию для работы — это прямая задача управляющего. Также менеджер ресторана должен участвовать в найме персонала и следить за качественной работой каждого сотрудника.
Как нанимать персонал
В приоритете персонал кухни и зала, так как на этих людях завязана работа всего ресторана. При приеме на работу изучите предыдущий опыт работы кандидата и обращайте внимание на его желание учиться и развиваться — такие люди останутся надолго в команде.
Обязательно проверяйте навыки поваров перед приемом на работу: попросите его расписать рецепт приготовления одного из блюд в вашем меню, чтобы понять примерный уровень его подготовки. Следующим этапом будет приготовить это блюдо.
Для работников зала нет особых проверок, тут стоит обращать внимание на манеру общения, дружелюбность и коммуникабельность. Мы подробно рассказали о найме сотрудников в статье «Как правильно подобрать персонал в ресторан».
График работы
Спланировать график поможет правильно подобранное количество персонала. От количества людей в смене напрямую зависит эффективность работы кухни и зала. Если людей не хватает, то от этого будет страдать сервис в ресторане и его репутация.
При составлении графика смен учитывайте загруженность ресторана, например, в субботу вечером на кухне должно быть больше поваров, чем в среду. Воспользуйтесь графиком продаж, чтобы наглядно посмотреть, когда в заведении самые загруженные дни и часы.
Обучение персонала
Обучение сотрудников — это то, на чем не стоит экономить. Внедрите обучение во время стажировки новых сотрудников, сделайте журналы с процессами ресторана и правилами, подберите обучающие книги про сервис, кулинарию, хранение продуктов в ресторане. Не забывайте о том, что обучать нужно и сотрудников, которые работают у вас давно. Тренинги, повышения квалификации и мастер-классы помогут улучшить навыки персонала и сделать сервис в ресторане лучше. Мотивируйте персонал как финансово, так и эмоцинально — это поможет сотрудникам оказывать еще лучший сервис.
Гости, которые однажды остались недовольны сервисом в вашем ресторане, могут вернуться к вам, если их жалобу рассмотрели и приняли меры. Но такие посетители будут более придирчивы к сервису и ресторану в целом. Поэтому важно на начальном этапе сделать сервис таким, чтобы у посетителей не было причины оставлять жалобу или негативный отзыв.
6. Участие в организационных вопросах
Такие вопросы, как поставка ингредиентов, решаются на уровне кладовщика и повара, но управляющий также должен контролировать этот процесс и брать непосредственное участие в выборе поставщиков для ресторана. Банально, стоимость по накладной может отличаться от стоимости, на которую рассчитывал ресторан. Управляющему нужно принять решение о такой поставке — отменить или внести в расходы на поставку сумму больше. Менеджер ресторана должен полностью следить за процессом приемки товара в ресторан и процентом потерь продуктов или назначить ответственного, например, кладовщика.
Второй момент — заказ инвентаря, униформы для персонала и оборудования. Менеджер ресторана должен быть в курсе средних цен по рынку, чтобы приобрести оборудование не по завышенной цене. Также и с ремонтом оборудования, линейный персонал передает что не так с оборудованием и менеджер решает вопрос по замене или ремонту.
7. Маркетинг и продвижение ресторана
Маркетинг в ресторанном бизнесе это то, без чего не получится сделать заведение популярным. Сарафанное радио, конечно, остается одним из успешных методов продвижения, но есть и более современные варианты. Например, сейчас актуальнее всего продвигать ресторан в интернете. А без личного сайта сложно и представить популярный ресторан.
Задача менеджера ресторана в том, чтобы найти подходящие каналы для рекламы ресторана и делать бренд популярнее. Будет хорошо, если получится делегировать продвижение ресторана маркетологу с опытом.
Будьте в тренде и следите за рынком общепита, так как правила меняются, кризис и пандемия не дают шанса оставаться на месте — появляется доставка еды, полуфабрикатов и продуктов.
8. Выбор удобной системы управления заведением
Инструменты для управления должны быть удобными, поэтому систему автоматизации нужно подбирать под потребности ресторана. Основные люди, которые будут работать с программой — официанты, управляющий и владелец. Другие сотрудники, обычно, используют только отчеты или бланки из таких программ.
Что может пригодится управляющему в системе автоматизации:
Возможность редактировать меню. Для каждого руководителя важно быстро и эффективно управлять меню. Если ингредиенты для блюда закончились, в Poster есть возможность быстро скрыть блюдо в QR-мню и в приложении для официантов.
Просмотр статистики и аналитики продаж. Будьте в курсе продаж и контролируйте статистику заведения в админ-панели в разделе «Статистика». Настройте для ваших сотрудников права доступа к разделам админ-панели, чтобы не беспокоиться о безопасности данных.
Детальный финансовый отчет. Регулярный просмотр отчетности поможет своевременно проанализировать прибыль и спланировать бюджет. Проверяйте транзакции и финансовый отчет в разделе «Финансы» в админ-панели.
Отчет по движению ингредиентов на складе. Проверка отчета по движению ингредиентов поможет всегда иметь актуальную информацию об остатках на складе и грамотно планировать закупку продуктов. Анализируйте отчет по движению в разделе «Склад» в Poster.
Контроль за рабочими сменами персонала. Учитывайте рабочее время сотрудников для расчета заработной платы. Персонал будет работать в заведении, а вы всегда сможете проверить время начала и окончания рабочего дня.
Наличие мобильного приложения для ресторанов. С Poster официанты смогут принимать заказы прямо на смартфоне и, не отходя от столика, отправлять пожелания гостей повару.
Плюс программа должна быть с удобным интерфейсом, чтобы не тратить много времени на ее изучение. С Poster у вас будет 15 бесплатных дней, чтобы протестировать все функции и выбрать удобный тариф для вашего ресторана. Если вы в поиске системы учета для вашего бизнеса, узнайте больше о преимуществах Poster перед другими pos-системами на странице сравнения с альтернативой r-keeper.
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
Учится стоит не только для того, чтобы хорошо управлять рестораном, а ещё и для того, чтобы знать все тонкости ресторанного бизнеса и делиться опытом с вашим персоналом, быть для них наставником.
Итог
Хорошим менеджером не рождаются, навыки приходят с опытом и обучением. От управляющего ресторана зачастую зависит успех заведения и слаженная работа персонала. Нужно уметь правильно спланировать работу заведения, наладить график работы, чтобы ресторан работал как единое целое. Дополнительно к статье и рекомендуемым книгам можно посмотреть видео-курс по управлению своим заведением, в нем подробно рассказано про ведение ресторанного бизнеса — работа с персоналом, прогнозирование бюджета и маркетинг.
Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе
Эту эл. почту мы уже знаем
Проверьте адрес эл. почты, который вы написали
✔ Спасибо! Мы подписали вас на обновления блога.
Бесплатная мини-книга:
Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе
Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.
✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.
