Які документи потрібні для відкриття кафе та ресторану в Україні

Збір документів — перше, з чим ви зіткнетеся після вибору приміщення для кафе, бару або ресторану. Рекомендуємо детально вивчити це питання на етапі складання бізнес-плану кафе. Тільки після подання всіх заяв та отримання дозволів варто думати про наступні етапи. Радимо вам одразу вирішити, ви будуватимете кафе з нуля (шукати приміщення, обладнати його, робити перепланування) або підшукаєте вже готове місце. Другий варіант набагато менш клопіткий, вам не потрібно буде отримувати більшість проблемних дозволів, проте ви не зможете повністю підлаштувати приміщення під себе.

Також, щоб не втрачати дані про продажі, відстежувати наймаржинальніші позиції вашого меню, убезпечити себе від крадіжок зі сторони персоналу та коректно збирати дані для податкової, радимо на самому початку встановити у своєму закладі програму для обліку в кафе. Наприклад, програму для ресторану та кафе Poster можна спробувати безплатно протягом 15 днів, щоб зрозуміти, як працюють подібні системи обліку і для чого вони потрібні. Якщо ви шукаєте систему обліку для вашого бізнесу, дізнайтеся більше про переваги Poster перед іншими pos-системами на сторінці порівняння з альтернативою r-keeper. А тепер докладніше про документи.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

• Фінансові звіти
• Складський облік
• Статистика та аналітика
• Маркетинг та ін.

Подивитися демо

Тож який вибрати шлях та які документи потрібні для відкриття кафе в Україні?

Готове приміщення

Оренда приміщення, де раніше вже було кафе, бар або ресторан. Усередині все облаштовано, обладнано, є розподіли: зал, кухня, туалети, склад. Плюси у виборі такого варіанту:

• економія початкових вкладень;

• швидкий запуск проєкту;

• мінімум часу для отримання документів та підтвердження дозволів від різних органів (водопостачання, електрика, пожежна служба, СЕС, енергозбут та інші).

Для повноцінного старту свого бізнесу з таким приміщенням вам залишиться лише розв’язати організаційні питання:

• вибрати форму оподаткування;

• подати документи до податкової інспекції;

• забрати всі дозвільні документи у власника та віднести їх до служб, вже зі своїм договором оренди;

• переукласти договори на себе та почати працювати.

Мабуть, єдиний мінус за такого варіанта — обмеженість у виборі концепції, напрямку закладу. Припустимо, ви хочете відкрити винний бар із піцерією. Але частина приміщення, виділена під кухню, дуже маленька, і, згідно з нормами санепідемслужби, ви не можете отримати на це дозвіл, до того ж вам потрібно виділити місце під бар.

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Спробуйте безкоштовно Дізнатися більше

Відкриття з нуля

Якщо приміщення, яке вам сподобалося, раніше не використовувалося в громадському харчуванні, спочатку краще звернутися в проєктну компанію. Бажано, щоб вона була членом саморегулівної організації (СРО) з проєктних робіт. Більшість звичайних дизайнерських фірм не зможуть повноцінно допомогти вам отримати всі необхідні дозволи. Проєктна компанія допомагає вам на етапах:

- проєктування;

- отримання дозволу на реконструкцію;

- проведення реконструкції;

- отримання дозволу на введення приміщення в експлуатацію;

- затвердження нового технічного плану у БТІ.

Не забудьте перед початком будь-яких проєктних робіт укласти договір оренди мінімум на рік та зареєструвати його у Держреєстрі. Це обов’язкова умова, щоб отримати ліцензію на торгівлю алкоголем. Без договору оренди та документів на нерухомість ви не зможете отримати ліцензію.

При відкритті кафе з нуля доведеться тісно співпрацювати з різними інстанціями:

• СЕС (будьте готові до дотримання норм, що стосуються вентиляції, освітлення, вологості, розмірів та структури приміщення).

• Пожежна інспекція (вимагатиме наявність протипожежного захисту, сигналізації, плану евакуації, норми вентиляції тощо).

• Водоканал, енергозбут.

Реєстрація у податковій

Якщо ви збираєтеся продавати алкоголь, краще одразу реєструвати юридичну особу, тільки так ви зможете робити це законно. Проте більшість власників невеликих закладів в Україні йдуть на хитрість та реєструють кафе з кухнею на ФОП (фізична особа-підприємець), а бар, який продає весь алкоголь, — на ТОВ. Ви, мабуть, не раз помічали, як у закладі вам віддають два чеки: окремо для кухні та для напоїв. Ось це якраз той яскравий приклад. Реєстрація як ФОП значно спрощує ведення податкової та бухгалтерської звітності.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Спробувати ПРРО Дізнатися більше

Ще трохи про ФОП в Україні

Великий недолік такої форми ведення бізнесу — підвищена відповідальність. Ви будете відповідати своїм майном за будь-які зобов’язання та штрафи за вашим ФОПом. Так, і якщо ви збираєтеся ділити бізнес із партнерами або знайшли інвестора, така форма вам також не підійде.

Підготовка документів до податкової

Щоб успішно зареєструватися у податковій інспекції, одразу підготуйте весь пакет документів. Не варто залишати деякі з них на потім: так ви затягнете і без того нешвидкий процес.

Реєстрація ФОП в Україні потребує мінімальних матеріальних та тимчасових витрат. Достатньо:

• заповнити реєстраційну форму;

• принести та показати паспорт та довідку з ІПН.

Реєстрація ТОВ. Головна особливість цієї форми в тому, що весь статутний капітал розділений на частки, кожен з учасників ТОВ несе відповідальність лише в рамках своєї частки. Розмір часток ви вибираєте самостійно та вносите до статуту ТОВ.

Таким чином, ви можете вільно відкрити заклад із партнером, інвестором або просто убезпечити своє особисте майно від форс-мажорів. Мінус у тому, що витрати на реєстрацію ТОВ значно вищі, а необхідний пакет документів більший. Крім документів, потрібних для реєстрації ФОП, вам ще знадобляться:

• протокол установчих зборів;

• статут ТОВ;

• якщо учасники ТОВ — юридичні особи — ще і їхні установчі документи.

Вибір виду діяльності

Тепер, коли ви будете заповнювати документи та дійдете до пункту «Види діяльності з КВЕД», ви не розгубитесь. Для ресторанного бізнесу в Україні це:

56.10 — діяльність ресторанів, надання послуг харчування. Блок включає послуги з надання харчування споживачам незалежно від того, де вони надаються: у спеціалізованих місцях громадського харчування або в ресторанах самообслуговування, споживають у приміщенні, забирають із собою або замовляють додому. Сюди також відноситься приготування та подача їжі для швидкого споживання з автомобілів чи пересувних вагончиків.

Існують і спеціальні пункти з більш конкретними видами діяльності (наприклад, якщо ви плануєте надавати послуги кейтерингу):

56.21 Постачання готових страв для подій.

56.29 Постачання інших готових страв.

Вибір форми оподаткування

В Україні існує дві форми: загальна та спрощена. Але якщо ви плануєте продавати тютюн та алкоголь, спрощену вибрати не можна. Основна перевага загальної системи — податок сплачується не з усього виторгу, а тільки з доходів, до того ж ви можете займатися будь-яким видом діяльності (звісно, за наявності потрібних дозволів та ліцензій). У вас може бути необмежена кількість працівників та обсяг прибутку. Зворотний бік загальної системи — складне ведення бухгалтерського та податкового обліків.

Заклади, які не планують продавати алкоголь та тютюнові вироби, сміливо можуть переходити на спрощену систему оподаткування. Підійде як друга, так і перша група платників податків — вони описані нижче.

Друга група — кількість осіб, які перебувають з вами у трудових відносинах, не перевищує 10. Обсяг доходу не повинен перевищувати 1 500 000 грн. Податкова ставка — до 20% від розміру мінімальної заробітної плати.

Третя група — кількість людей, які перебувають із вами у трудових відносинах, не обмежена. Обсяг доходу не повинен бути більшим за 5 000 000 грн. Податкова ставка — 3% від доходу при реєстрації ПДВ або 5% для неплатників ПДВ.

Ліцензія на алкоголь

Зазвичай у кафе намагаються додати в меню алкоголь: його продаж значно підвищує обіг закладу та розширює коло потенційних гостей. Тут не обійтись без ліцензії на роздрібний продаж алкоголю. І не забувайте про термін та тип ліцензій. Наприклад, перед тим як відкрити пивний бар, подумайте, чи плануєте ви надалі продавати міцний алкоголь, адже від цього залежатиме тип ліцензії, а вона видається на певний термін.

Ліцензію в Україні можна отримати у Мінекономрозвитку, термін — 1 рік. Ліцензія видається упродовж 10 днів. Потрібні такі документи:

- заява;

- довідка з податкової про взяття на облік;

- копія документа про реєстрацію електронного касового апарату з підписом керівника.

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали

Завантажити

Документи СЕС для кафе

Необхідно обов’язково отримати висновок санітарно-епідеміологічної служби. Він не знадобиться вам тільки в тому випадку, якщо в приміщенні, що орендується, до цього був інший заклад громадського харчування і ви не плануєте реконструювати або переобладнувати його.

Щоб отримати висновок СЕС, потрібно надати:

• посвідчення про держреєстрацію;

• паспорт платника податків;

• довідку з БТІ;

• архітектурний та технологічний проєкт, що включає схему кондиціювання, вентиляції;

• заяву власника;

• копію статуту ТОВ (якщо ви оформляєте заклад на юрособу);

• договір купівлі-продажу чи оренди приміщення;

• погодження введення об’єкта в експлуатацію із боку СЕС.

Отримати заповітне узгодження СЕС можна у дозвільному центрі у районі, де знаходиться ваш заклад.

Безперечно, ви можете довірити збір документів стороннім компаніям під ключ, але вам у будь-якому випадку потрібно знати, що і для чого вони збирають. Як мінімум, щоб потім перевірити їхню роботу і контролювати процес збору.

Які ще необхідні дозвільні документи для відкриття кафе в Україні?

Крім виконання основних процедур, таких як реєстрація у податковій, оформлення договору оренди та отримання ліцензій на продаж алкоголю, вам потрібно укласти договори на:

- обслуговування з організацією, що забезпечує протипожежну безпеку;

- вивіз сміття;

- дератизацію та дезінсекцію.

Ці документи допоможуть вам під час проходження перевірок Державної інспекції України з питань захисту прав споживачів та ДСНС.

Підсумки

Бізнес з нуля — це завжди великі витрати, у тому числі й на документи, необхідні для відкриття ресторану. Не варто забувати також про оренду, купівлю нового або б/в обладнання, зарплатний фонд на перші місяці та інше. Про все це докладніше ви можете дізнатись у нашій статті «Як відкрити кафе». Відкриття вашого закладу та його подальша робота багато в чому залежать від правильно зібраних документів. В Україні законодавчі норми змінюються щороку — не пошкодуйте часу на їхнє вивчення. Навіть матеріал з нашої статті через деякий час може бути вже не зовсім актуальним або неповним, хоч ми намагаємося постійно оновлювати його. Бережіть свої нерви, уважно й неквапливо збирайте документи для відкриття кафе. Краще кілька разів все перевірити та уточнити у відповідних службах.

Матеріали за темою

• Як відкрити ресторан в 2022?
• Як відкрити кафе в 2023: скільки це коштує і що потрібно?
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• ТОП-10 помилок під час відкриття ресторану
• Як вибрати приміщення під кафе і ресторан
• Переваги купівлі готового ресторанного бізнесу
• Яке холодильне обладнання потрібне для кафе та ресторану?
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати та облаштувати складське приміщення ресторану: норми та вимоги
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Яке обладнання необхідне для кафе та ресторанів: повний список
• Як правильно оформити літні майданчики для кафе та ресторану
• Тренди в дизайні інтер’єру кафе на 2022 рік
• Як проаналізувати ринок, перш ніж відкривати кафе
• Як відкрити кейтерингову компанію з нуля: бізнес-план кейтерингу
• Як правильно скласти бізнес план для ресторану
• Готовий план робіт з відкриття ресторану

Читайте також

Переглянути всі →

Як відкрити ресторан в 2023?

Яке обладнання необхідне для кафе та ресторанів: повний список

Відкриття суші-бару з нуля

Fast Casual ресторани