Перед тим як відкрити кав’ярню, потрібно проаналізувати всі кроки: подумати над концепцією, розібратися в недоліках та перевагах відкриття та, як мінімум, скласти бізнес-план. Разом з Вікторією Рейниковою, керуючим партнером консалтингової компанії у сфері ресторанного бізнесу Bureau Business Ideas ми підготували покроковий план для підприємців-початківців і розрахували середню вартість відкриття кав’ярні.

Вибір концепції кав’ярні

Перед тим як відкрити кав’ярню, добре поміркуйте й підготуйтеся до запитань, які ми розглянемо в цій статті. Почніть із концепції: підхід тут має бути такий самий ретельний, як і під час формування будь-якого бізнес-проєкту. З кав’ярнею навіть складніше, адже у вас буде багато конкурентів і невиразних, схожих один на одного проєктів. Для того щоб вирізнитися з натовпу кав’ярень, які вже працюють, концепція має забрати більшу частину вашого часу й натхнення.

Отже, що потрібно, щоб відкрити кав’ярню? Щоб зрозуміти, яку ви хочете створити концепцію, треба відповісти на кілька першочергових запитань.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

• Фінансові звіти
• Складський облік
• Статистика та аналітика
• Маркетинг та ін.

Подивитися демо

Найперше, це хто ми

Це позиціювання — те, як ви себе показуватимете на ринку. Припустімо, ви можете відкрити: просто кав’ярню, coffee and go, coffee and more або кав’ярню-кондитерську, кав’ярню-пекарню, кавовий острівець у торговельному центрі тощо. У момент вибору ви налаштовуєте себе на весь подальший розвиток. Решта пунктів випливатиме з відповіді на перше запитання: «Хто ми?».

Приміром, коли ми з партнером формували проєкт-концепцію кав’ярні Coffee Cake, ми дуже чітко розуміли, що, крім кави, обов’язково продаватимемо додатковий продукт — кондитерські вироби. Тому наше позиціювання — кав’ярня-кондитерська. Коли люди йдуть до нас, вони йдуть за: кавою, десертом, десертом з кавою чи кавою з десертом. Ви також можете вибрати для себе будь-який додатковий другий продукт і зазначити його в позиціюванні.

Якою мовою ви писатимете позиціювання: українською чи російською, англійською чи французькою? Від цього також залежатиме розвиток вашого візуального контенту, маркетингу, дизайну інтер’єру й брендингу.

Далі запитуємо, що ми робимо

Ви можете готувати найсмачнішу каву з натуральними сиропами чи варити каву незвично й нестандартно. Але неодмінно маєте написати, що ви робите: «Ми варимо каву й готуємо смачні десерти». А от ви їх самі готуєте чи купуєте? До цього питання підходьте дуже обережно. Адже якщо продаватимете покупні десерти, то вже на етапі формування концепту вам потрібно буде визначитися з постачальниками. Вибрати, кого хочете бачити серед своїх партнерів і на вітрині, проглянути їхні умови, ціни й зрозуміти, яку вартість можете ставити. Щоб зрозуміти, чи в концепції ця вартість.

Для кого ми це робимо?

Чітко визначте портрет своєї цільової аудиторії. Першочергово виберіть вашого «якірного» гостя, на якого орієнтуватиметеся, і додаткові групи аудиторії. Дуже зручно пропрацювати модель поведінки вашого гостя на прикладі ранку, дня й вечора. Можна взяти одного гостя як прототип і знайти його інстаграм-акаунт чи просто списати модель поведінки зі свого знайомого:

• Скільки чашок він випиває?

• Зранку він п’є лише чорну каву чи бере каву з молоком?

• Бере каву-лонг із сиропами чи кавові коктейлі?

• Бере із собою свіжий круасан чи полюбляє зранку з’їсти сирник?

• Чи він просто п’є чисту каву?

• Він бере її із собою чи любить випити в затишній кав’ярні?

• Якщо забирає каву із собою, то йде пішки чи їде автівкою?

Коли ви почнете опрацьовувати ці запитання, у вас сформується дуже багато вступних, щоб далі формувати проєкт — як у дизайні, так і у виборі локації. Ви всюди орієнтуватиметеся на модель поведінки вашого гостя.

Навіщо ми це робимо?

Тут ви пропрацюєте свої цінності й зрозумієте, чому ці люди мають купувати каву у вас. Коли сформується чітке посилання до продажу, ви збагнете, як продавати продукт, який створили. Це дуже індивідуально.

Що краще працює: кав’ярня to go чи з посадкою?

Звісно, краще розглядати кав’ярню з посадкою. З усіх проєктів, що ми аналізували чи бачили в роботі, кав’ярні з 1—2 столиками працюють куди краще, ніж кіоски. Тому що коли йде дощ, або на вулиці холодно, чи в людини сів телефон, а їй потрібно кудись зателефонувати та викликати таксі, — вірогідніше, що вона зайде під дах теплої кав’ярні. Почекати, поки приготується кава навинос, також комфортніше в приміщенні з кондиціонером.

У мобільної кав’ярні to go, яку зорієнтовано лише на продаж кави із собою, коли людина не може зайти всередину, дещо нижчий середній чек. Додатковий продаж працює гірше, отже, прибуток точок з кавою навиніс також буде меншим. Не факт, що вхідна ціна в бізнес кав’ярні to go буде нижчою, ніж ціна закладу з посадкою. Адже оформлення й автоматизація кіоску також витратні. Тому інколи краще взяти внутрішньою атмосферою, ніж зовнішньою.

Тобто ціна буде практично однаковою: зовні виділити ваш кіоск, щоб він був помітний, або ж створити комфортні умови всередині невеличкого закладу.

Плюс потрібно взяти до уваги ще під час формування концепту, чи бажаєте ви будувати проєкт в одиничному форматі, чи це буде невелика мережа й продаж франшизи кав’ярні. Це рішення дуже вплине на ваше планування. Найліпше завжди формувати відразу з амбіціями на великий розвиток. Тому що коли вам удасться зробити гарний проєкт, завжди знайдуться охочі купити у вас готовий бізнес-план кав’ярні. Це може виявитися додатковим джерелом прибутку.

Переваги й недоліки відкриття кавового бізнесу

По-перше, у кавового бізнесу переваг більше, ніж недоліків. У країні кава набирає обертів, і люди лише починають знатися на ній. Її зараз дуже легко масштабувати й просувати. Люди не стали пити каву менше, а продаж зерна зростає щороку. У кав’ярень, які створили правильно — з відмінним брендингом, класним позиціюванням, хорошою концепцією і якісним продуктом, — велике майбутнє.

Які є недоліки? Це швидше не вади, а складності відкриття ресторанного бізнесу загалом. Щонайменше вам потрібно трохи вдатися в продукт, з яким працюватимете, аби не наразитися на проблеми, через які доводиться закривати заклад. А якщо не вдаватися самому, то взяти в партнери людину, яка розвиватиме цей продукт і розбиратиметься в ньому.

На ринку, через високу конкуренцію й великий попит, якісного продукту завжди мало. Тому, перш ніж рухатися в створення власної кав’ярні, потрібно не просто бути любителем кави та розрізняти її гіркий або кислий смак, але й дещо вдатися у сферу. У створенні будь-якого бізнесу потрібно розумітися на тому продукті, який продаватимете.

Реєстрація бізнесу: потрібні документи для відкриття кав’ярні

Тут взагалі немає нічого складного. Цьому питанню потрібно буде приділити мінімум часу, як порівняти з вибором концепції кав’ярні. Для того щоб зареєструвати бізнес, якщо ви працюватимете без алкоголю, вам достатньо відкрити ФОП 2-ї групи з КВЕДами кав’ярні, кафе й магазину, якщо ви відкриваєтеся в Україні. Бажано додати КВЕДи магазину, адже, як показала ситуація з карантином, коли магазини мали очевидні переваги перед кафе, ви щонайменше зможете продавати навинос інші товари й додаткові продукти.

Далі для того, щоб працювати, вам потрібно буде підписати договір оренди приміщення чи МАФа. Якщо МАФ стоїть окремо й у вас немає проточної води та туалету, слід установити умивальник і помпу. Це перевірятиме Держспоживнагляд, як, наприклад, наявність вогнегасника. Обов’язково завести санітарні книжки й укласти договір з якимось найближчим кафе чи офісом, щоб ваші гості та персонал могли користуватися їхнім санвузлом. Усе, більше нічого складного.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Спробувати ПРРО Дізнатися більше

Щоб відкрити маленьку кав’ярню з посадкою, туалетом і проточною водою, — це базовий, стандартний набір документів, який потрібен для відкриття будь-якого кафе.

1. Це зареєструвати підприємство, ФОП будь-якої групи.

2. Отримати декларацію Держспоживнагляду й пожежну декларацію.

Це мінімум документів, а про те, як їх отримати та оформити, ми написали у статті «Які документи потрібні для відкриття кафе». Надалі вам знадобиться лише внутрішній пакет документів, який потрібен для вашої роботи:

• Завести журнали охорони праці й пожежної безпеки.

• Створити куточок споживача з книгою відгуків і пропозицій та статутними документами.

• І якщо ви вмикатимете музику у своїй маленькій кав’ярні, укласти договір з компанією, яка дозволяє вам транслювати музику за авторськими правами. Наприклад, в Україні це УААСП.

Складання бізнес-плану: як відкрити свою кав’ярню

Насамперед ви повинні зрозуміти, скільки хочете заробляти. Тому що від цієї суми залежатиме побудова всього бізнес-плану кав‘ярні. У загальних рисах це можна змалювати так: ви берете 100% вашого запланованого товарообігу й ділите його за відсотками. З них 30% забираєте собі як чистий прибуток.

Який прибуток у власника кав’ярні?

Це може бути 1000 $ або 2000 $ (рахувати потрібно за кількістю гостей і середнім чеком). Приміром, ви бажаєте заробляти 2000 $, і це є 20% від товарообігу. 2000 $ ми приблизно заокруглюємо – це 55 000 грн і 20% від товарообігу. Отже, товарообіг має бути не менше ніж 255 000 грн. Якщо ви продаєте на 255 000 грн кави, з яких 55 000 грн — ваш чистий прибуток, у вас залишається 200 000 грн на всі видатки з ведення бізнесу.

У середньому націнка на каву потрійна, тобто ваш фудкост буде приблизно 30%. Якщо ви продаватимете десерти, потрібно повернутися до вашої концепції й подивитися, який саме продукт ви прописали, хто ваші постачальники, які вони дають ціни, і від цього поставити фудкост додаткового продукту.

Якщо ваша модель поведінки гостя така, що він бере одну чашку напою й один додатковий продукт, то фудкост буде середній між кавовим і додаткового продукту. Якщо, приміром, кавовий фудкост у вас 30%, а додаткового продукту — 40%, середній фудкост вашої кав’ярні буде 35%.

Отже, від 255 000 грн віднімаємо 35% — це й буде ваша закупка кави чи якихось додаткових продуктів, які ви виберете. Ця сума віднімається від товарообігу. Виходить приблизно 85 000 грн.

Оренда кав’ярні

І ми переходимо до таких видатків, як оренда приміщення під кав’ярню. У середньому оренда приміщення повинна становити не більше ніж 11% від товарообігу. 11—12% максимум, з урахуванням комунальних витрат. За такого товарообігу допустима оренда такої кав’ярні буде приблизно 40 000 грн.

Зарплатний фонд

Далі вам потрібно прорахувати зарплатний фонд точки продажу. Ви маєте його змоделювати, дізнавшись, які ставки й відсотки пропонують на ринку. Це також залежить від вашої концепції. Ставки для баристи в середньому 60—70 грн за годину. Це залежить як від рівня баристи, так і від рівня кав’ярні, у якій він працюватиме. Плюс зазвичай усі пропонують ще 5% від товарообігу.

На зміні у вас буде 1 бариста, а всього їх 2. Якщо ми даємо їм найвищу ставку — 70 грн за годину, і працюють вони 12 годин, — це 840 грн на день. За місяць це 18 000 грн лише зарплатного фонду. Додаємо ще 5% від товарообігу (це ще 12 750 грн), бонус, який отримують працівники, коли ви нараховуватимете премію. Мінімальний зарплатний фонд кав’ярні виходить 40 000 грн. Усі суми заокруглено.

Далі потрібно поставити собі такі запитання:

1. У вас у кав’ярні буде менеджер чи ви самостійно керуватимете цим бізнесом?

2. Чи буде у вас SMM, чи ви самотужки вестимете сторінки в соціальних мережах і займатиметеся маркетингом?

3. Чи буде у вас бухгалтер, який здаватиме звіти в податкову, чи ви самостійно це робитимете?

4. Чи буде у вас товарознавець, який вестиме товарний облік, чи ви робитимете це самі в програмі автоматизації кав’ярні тощо.

Як варіант, краще додати ще 10 000 грн на подібні додаткові послуги. Плюс до вас періодично приходитиме прибиральниця, яка робитиме генеральне прибирання. Тому краще трохи збільшити зарплатний фонд, і в підсумку він становитиме приблизно 55 000 грн.

Отже, у вашій бізнес-моделі залишається 80 000 грн. Ви маєте їх розподілити на адміністративні й операційні видатки та видатки на маркетинг.

Адміністративні видатки

Можна розрахувати так:

• Є послуги банку — це 2%-й еквайринг від суми безготівки. За статистикою, трохи більше ніж половина оплат припадає на банківські картки, тобто 60% безготівки на 40% готівки. Формуємо 2% банку від 255 000 грн — це приблизно 5 000 грн. Додаємо оренду еквайрингу 400 грн й оренду розрахункового рахунку 200 грн плюс невеликі комісії за операціями з рахунком. У підсумку отримуємо за місяць на видатки банку орієнтовно 5 000—6 000 грн.

• Плюс, якщо ви оформите співробітників офіційно, у вас будуть податки, а також податки на ваш ФОП.

Для прикладу розрахуємо приблизну суму податків для України: ЄСВ і єдиний податок — це приблизно 1800 грн за місяць. Плюс, можливо, ви сплачуватимете мінімальний платіж за музику — 400 грн. Можливо, ще буде охоронна й пожежна сигналізація, а також Інтернет.

Такі ваші адміністративні платежі. Якщо це все заокруглити, вийде до 12 000 грн. Проте радимо порахувати це все самостійно у своїй бізнес-моделі кав’ярні.

Чек-ліст для запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали

Завантажити

Операційні видатки кав’ярні

• Витратні матеріали: соломинки, кришечки, цукор брендований чи небрендований тощо.

• Господарські витрати: туалетний папір, ганчірки з мікрофібри, мийні засоби — це приблизно 6 000 грн на місяць. Усе залежить від того, які матеріали ви використовуватимете.

Кошти, що залишились потрібно розподілити на всі витратні матеріали, що переважно підуть на калькуляцію ваших кавових напоїв. Це стаканчики, а також тарілочки або коробочки під десерти. Бюджет на цю категорію потрібно прорахувати, коли у вас будуть готові брендинг і концепція. Тоді ви зрозумієте, як це замовляти, у якій кількості та які обсяги й суми на це підуть. Ґрунтуючись на нашому досвіді, припустимо, що це 15 000—18 000 грн на місяць.

Після цього залишається 35 000 грн — ці гроші найкраще залишити на маркетинг, який дуже сильно залежить від концепції й локації. Що ви робитимете:

• включатимете платну таргетовану рекламу в соцмережах;

• даватимете 5-ту каву в подарунок;

• проводитимете розіграші для гостей;

• випробовуватимете нові акції;

• захочете зробити сезонні маркетингові зміни у візуальному оформленні вашої кав’ярні тощо.

Отже, можна приблизно розрахувати вашу бізнес-модель кав’ярні. Зараз ми прорахували все на прикладі невеликої кав’ярні з 1 баристою за стійкою. На практиці вам треба розглянути докладніше кожну категорію. Це лише гіпотеза бізнес-плану кав’ярні для ознайомлення.

Бізнес-план кав’ярні з розрахунку товарообігу 250 000 грн на місяць

Вибір приміщення для кав’ярні

Як вибрати приміщення для кав’ярні? Ходити й шукати. Ви маєте ретельно вивчити локації, які вас цікавлять. А які вам потрібні локації, ви дізнаєтеся після того, як добре пропрацюєте концепцію й цільову аудиторію. Коли збагнете, що будуєте й для кого. І тоді у вас одразу ж сформується запит на приміщення.

Як шукати приміщення для кав’ярні? Треба обов’язково скласти перелік вимог до приміщення. Наприклад, це має бути:

• центральний район;

• прохідне місце біля метро;

• з окремим входом;

• площею 20 квадратних метрів;

• електромережа потужністю щонайменше 15 кВт;

• з високою стелею;

• фасад будівлі зі сходами тощо.

Виписуєте всі деталі й вирушаєте по всіх чатах, сайтах і рієлторах, після чого розпочинаєте оглядини.

Коли знайдете приміщення, обов’язково покажіть його своєму дизайнеру. Не рекомендуємо займатися самодіяльністю, а постарайтеся замовити проєкт або спитайте поради в професіонала. Щоб кавовий бізнес був успішним, ви повинні максимально інвестувати в створення концепції та бренду.

Щоб виділитися на ринку, вам потрібен брендинг. Роззирніться навколо: як схожі одна на одну всі кав’ярні, їхні назви й дизайн. Якщо ви хочете себе якось вирізнити з усієї величезної маси, найміть спеціаліста зі створення брендингу. Це ваша візуальна мова. Навіть найменшу кав’ярню чи кіоск із невеликим бюджетом можна зробити неймовірно яскравими й виразними. Краще відразу витратитися на дизайнера, ніж віддати потім більше на виправлення власних помилок.

Запам’ятайте: немає поняття «популярний дизайн». Є дизайн, гармонічний у вашій концепції. Вам не потрібно орієнтуватися на те, що зараз модно, у тренді, чи на те, що роблять інші. Створюйте дизайн під свій концепт, щоб передати атмосферу, яку ви спланували вашому гостю через такі вирішення, як:

• фірмовий колір;

• оздоблювальні матеріали;

• освітлення;

• деталі інтер’єру.

Тому цей пункт треба обов’язково робити з графічним дизайнером і дизайнером інтер’єрів. Ідеально, щоб вони працювали разом і бренд в інтер’єрі створювався гармонічно з продуктом та рештою деталей.

Витрати: скільки коштує відкрити кав’ярню

Можете сміливо розраховувати, що для відкриття кав’ярні під ключ, яка відрізнятиметься від сотні інших кав’ярень на ринку, вам знадобиться в середньому від 1000 $ на 1 квадратний метр. У цю суму входить:

• обладнання;

• ремонт;

• меблі;

• інвентар;

• перші закупівлі;

• послуги консалтингу;

• послуги графічного дизайнера й дизайнера інтер’єру.

Можна зробити дешевше, але тоді, найімовірніше, буде так само, як у всіх. Тому, якщо хочете вирізнятися, виділятися на ринку й мати більшу кількість лояльних клієнтів, то найчастіше вам доведеться витратити трохи більше.

Наприклад, кав’ярні Сoffee Сake, які ми відкривали в Борисполі й Ірпені, коштували саме 1000 $ на 1 квадратний метр.

Нижче ми додали табличку з бюджетом інвестицій для кав’ярні, де докладно розписано всі моделі обладнання з їхніми приблизними ринковими цінами, щоб ви могли зорієнтуватися за цими цифрами.

Створення бренду

Оренда

Автоматизація

Обладнання

Вибір обладнання й інвентарю для кав’ярні

Насамперед ви маєте повністю закупити кавове устатковання або спершу користуватися обладнанням, орендованим у постачальників кавового зерна. Але тут важливо зрозуміти, наскільки це допустимо в межах вашого концепту.

Тому що ваша концепція продиктує навіть моделі й марки обладнання для роботи. Якщо ми говоримо про якесь концептуальне й атмосферне місце, наприклад про кав’ярню третьої хвилі, де працюють кавові гіки, то й обладнання має відповідати рівню закладу. Якщо йдеться про мас-маркет, то достатньо обрати кавомашину для кав‘ярні, яка безперебійно вироблятиме великий обсяг кави з мінімальними трудовитратами.

Далі ви обов’язково мусите придбати кавомолки. Бажано мати одну кавомолку для одного сорту зерна. Якщо у вас у продажу буде бленд робусти з арабікою й, наприклад, ще просто арабіка, то вам потрібні дві кавомолки. Якщо хочете ще поставити фільтр-каву, вам потрібна третя кавомолка. Знову-таки концепція й меню продиктують перелік потрібного обладнання.

Інвентар

Має бути мінімальний, але хороший. На інвентар кав’ярні ви витратите приблизно 10 000—12 000 грн за якісний комплект, щоб за місяць його не заміняти. У середньому обладнання для кав’ярні стане десь від 2500 до 10 000 $ (багато залежить від формату).

Вибір постачальника кави

Сьогодні на ринку величезна кількість постачальників та обсмажувачів кавового зерна. Як серед них вибрати? Це питання, яке доведеться вирішити самотужки. До кого б ви не звернулися, кожен рекомендуватиме якихось своїх людей, з якими він працював чи працює зараз, і не факт, що ви спрацюєтеся з ними.

Зберіть дані щодо ринку й проаналізуйте постачальників, які пропонують вирішення під ключ. Поспілкуйтеся з менеджерами, дізнайтеся про всі умови й ціни на зерно, оберіть каву та проведіть дегустацію. Якщо ви новачок у цій справі, то рекомендуємо звернутися до великих агрегаторів кавового бізнесу, які допоможуть вам повноцінно розв’язати питання створення вашої кав’ярні. Ми працюємо з постачальниками, які на ринку вже дуже багато років. Вони повністю закривають нам кавове питання. Ми не хвилюємося щодо цього й не витрачаємо час на налаштування процесів.

Не забувайте, хто ваші гості, і пригадайте їхню модель поведінки: подивіться, куди вони ходять, де п’ють каву, і тоді ви збагнете, яке зерно вам треба закуповувати саме для вашої кав’ярні.

Складання меню кав’ярні

Як створити меню для кав‘ярні? Розділіть меню на кілька категорій:

1. Кавові й чайні напої. Кавові напої: чорна кава, кава з молоком, із сиропами, кавові коктейлі, холодні й сезонні кавові напої. Чайні напої: пакетований, заварний чай, чай власного приготування, лимонади, молочні коктейлі, смузі й сезонні холодні напої. Наприклад, «Мохіто» — для літа, а «Вишневий глінтвейн» — для зими. Можна також додати кілька позицій для дитячого меню, що привабити ширшу аудиторію.

2. Додаткові продукти. Це може бути: випічка, десерти, штучне печиво, цукерки, кава на вагу, безалкогольні напої в пляшках тощо.

Poster QR – меню, оплати і відгуки для вашого закладу

• Без витрат на розробку та наповнення
• Зрозумілий і звичний інтерфейс
• Інтегровано з системою обліку

Зручно для закладу, зручно для гостей:

• Оплати — ваш гість зможе оплатити замовлення за допомогою лише свого телефону.
• Відгуки — збирайте відгуки по замовленням і стравам. Миттєво реагуйте на негатив, щоб виправити ситуацію тут і зараз.

---

Вартість всього 252 грн на місяць – перші 15 днів безкоштовно.

Створити QR-менюПереглянути відео

Як підібрати персонал для кав’ярні: підбір, зміни й зарплата баристи

Щоб зрозуміти, який вам потрібен персонал, ви маєте скласти портрет ідеального кандидата. Описати характеристики й цінності людини, якій ви віддасте перевагу: вік, захоплення, місце проживання тощо. Що докладніше ви опишете портрет кандидата, то простіше буде людям упізнати себе, коли ви опублікуєте ці об’яви.

У середньому зарплатний фонд кав’ярні — до 40 грн за годину за вихід плюс бонуси від продажу. Бонуси часто прив’язують до відсотка від обігу або виплачують разові премії. Зміни розподіляють від відчинення до зачинення кав’ярні, тобто повна робоча зміна. Але якщо у вас кав’ярня працює десь у дуже прохідному місці із 07:00 до 23:00, то, звісно, це буде кілька змін і погодинна оплата.

Завдяки програмі обліку для кафе й ресторанів Poster ви зможете легко фіксувати виходи. Коли бариста виходить на зміну, він уводить свій пароль і йому автоматично нараховують зміну. І вам буде простіше складати табелі. Також у Poster можна прив’язати відсотки, які автоматично нараховуватимуть кожному співробітнику від його особистого продажу.

Автоматизація кав’ярні: навіщо це потрібно і як допомагає в роботі

Без автоматизації кав’ярні не рекомендуємо починати бізнес. Якщо ви не рахуватимете гроші, вам їх завжди бракуватиме. Автоматизація потрібна для того, щоб вести правильний товарний облік, який витікає у фінансовий.

Насамперед потрібно купити обладнання для автоматизації:

• планшет;

• чековий принтер;

• скриньку для грошей;

• роутер.

Це обов’язковий перелік покупок. Також рекомендується встановити додаток для прийому замовлень. У середньому у вас на це піде приблизно 20 000—25 000 грн. Коли ви сформуєте номенклатуру товару й перелік постачальників і буде готове меню з технологічними картами, треба буде самостійно заповнити програму. Додатково можна підключити QR меню.

Чому самостійно? Тому що жоден із ваших співробітників не зробить цього так добре, як зробите ви. Як варіант, можна звернутися до фахівців Poster, які допоможуть вам на старті. Це великою мірою полегшить подальше ведення обліку, і ви бачитимете все, що відбувається у вашому проєкті. Щоб зрозуміти, як правильно обрати pos-систему та заповнювати програму обліку Poster, також можна переглянути навчальне відео.

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Спробуйте безкоштовно Дізнатися більше

Головне — не ігноруйте це, а почніть із першого дня вести весь облік. Вам знадобляться ті два тижні, які дають Poster, щоб протестувати й налаштувати програму для повноцінної роботи. Можете розраховувати так: якщо ви за два тижні відкриваєтеся, то вам уже сьогодні потрібно почати заповнювати технологічні карти й не запускатися, поки всю інформацію не буде внесено правильно.

Як вести облік у кав’ярні з Poster?

Не ігноруйте важливість системи автоматизації, почніть з першого дня весь облік. Вам знадобляться ті два тижні, які дає Poster, щоб протестувати та налаштувати програму для повноцінної роботи. Можете розраховувати так: якщо ви за два тижні відкриваєтеся, то вам уже сьогодні потрібно почати заповнювати технологічні карти і не запускатися, доки вся інформація не буде внесена правильно.

Налаштуйте зручне меню

Бариста буде простіше орієнтуватися в меню, якщо всі позиції будуть поділені на категорії. Додайте фото напоїв, щоб замовлення можна було прийняти у кілька кліків. Підключіть QR меню.

Створіть модифікатори до напоїв

Зручно працювати з різними видами молока та обсягами напоїв. Наприклад, якщо гість хоче латте не на звичайному молоці, а на соєвому або просить напій без кофеїну.

Приймайте різні типи оплати

На касі Poster можна вибрати різні методи оплати та комбінувати їх між собою. Це зручно і для бариста, і для гостя.

Слідкуйте за аналітикою кав’ярні

Переглядайте статистику продажів: за категоріями, співробітниками та чеками. Так ви завжди зможете контролювати суму виручки та прибутку.

Ведіть детальний фінансовий облік

До Poster можна вносити видаткові та прибуткові транзакції, щоб наприкінці місяця чи кварталу переглядати фінансовий результат.

Витрати на маркетинг та рекламу кав‘ярні

Маркетинг кав’ярні — це насамперед ваш продукт. Другий пункт видатків — це візуальний контент. Потрібні витрати, якщо ви бажаєте виділятися з натовпу. На старті будуть, напевне, найвищі витрати, але надалі вони неодмінно окупляться й виправдають себе.

Управління мережею закладів або франшизою

З Poster ви зможете стежити за всіма закладами вашої мережі чи франшизи в одному обліковому записі. У вас буде копіювання меню, наскрізна аналітика та інші можливості контролю роботи франчайзі або партнерів.

Poster для франшиз →

1. Бренд

Також на вас чекають додаткові витрати, якщо ви вирішите працювати з повністю брендованим пакованням. Щоб повністю забрендувати кав’ярню, включно зі стаканчиками, соломинками, пакованням для десертів тощо, це вам обійдеться, через великі тиражі, приблизно у 300 000 грн. Це середній бюджет, щоб повністю візуально забрендувати й упакувати кав’ярню на старті. Цих витратних матеріалів вистачить приблизно на 5—6 місяців.

2. Контен

Далі ви витрачатимете кошти на контент. Для того щоб створити якісний контент, вам потрібно винайняти фотографа, який створюватиме візуальний портрет вашої сторінки в соцмережах. Він може це робити раз на місяць, а може ситуативно приходити до кав’ярні й фотографувати. Але якщо ми говоримо про бізнес-підхід, то краще це робити заздалегідь: планувати, створювати візуальні картинки продукту, меню, майбутніх сезонних пропозицій тощо. Фотографувати й заздалегідь постити в соціальних мережах. Створювати макети флаєрів, наліпок і плакатів. У середньому на графічного дизайнера на місяць вам знадобиться до 3 000 грн. Друк цих носіїв коштуватиме приблизно 1 500—2 000 грн.

Приміром, якщо вам захочеться зробити велику гіпсову чашку кави й поставити її біля входу, а потім щотри місяці міняти її «вбрання». Узимку вона в теплому шалику, улітку вся у квіточках — це все також маркетингові вирішення.

Витрати залежатимуть від того, як ви сформуєте маркетингову стратегію й наскільки детально її пропрацюєте. Як мінімум, варто запустити таргетовану рекламу в соцмережах. Ви витрачатимете в середньому від 50 до 200$ на таргетинг й охоплювання, щоб ваша кав’ярня була упізнаваніша.

3. Програми лояльності

Звісно, потрібно постійно працювати над якісним продуктом і лояльністю ваших клієнтів, аби останні щоразу поверталися до вас. Для цього придумуйте акції й бонуси для гостей. Вам вони обійдуться за собівартістю, проте це однаково витрати.

Окрім витрат на брендоване пакування та створення контенту в соцмережах, в витрати на меркетинг закладіть також витрати на рекламу та таргет. Друк флаєрів з інформацією про акцію або програми лояльності буде коштувати 3 000 - 6 000 за 1 000 штук в залежності від розміру флаєра та якості паперу. Таргетовара реклама у Facebook та Instagram на локальну аудиторію може складати від 5 000 до 15 000 грн в залежності від охоплень та ефективності самої реклами.

Не нехтуйте залученням клієнтів у ваше кафе за допомогою акцій та програм лояльності. Надрукуйте картки лояльності для ваших гостей, 1 000 карток може коштувати від 2 000 до 5 000 грн. Або користуйтесь мобільними додатками для бонусних програм лояльності. На ринку існує багато онлайн-програм або мобільних застосунків, що можуть бути безоплатними.

Якщо пропонуєте знижки своїм гостям, витрати на них можна розрахувати так: якщо знижка на перше замовлення складає 20%, а середній чек гостя - 100 грн, то за перших 500 гостей сума знижки складе 10 000 грн.

І пам’ятайте: чим більше ви інвестуєте у вашого гостя, тим більше він потім витратить у вас. Якщо ви його не заохочуватимете, у нього не виникатиме бажання витрачати у вас гроші. Тому на маркетинг потрібно витрачатися, а яка це має бути сума, залежить від того, як ретельно ви пропрацюєте маркетингову стратегію. У середньому ви можете закладати орієнтовно 5—10% від товарообігу. Приміром, якщо ви від самого початку в гіпотезі планували товарообіг 255 000 грн, то на маркетинг у вас ітиме приблизно 35 000 грн. Найголовніше завдання — витрачати правильно й з метою, щоб зростала ваша цільова аудиторія.

Матеріали за темою

• Як найняти правильного бариста?
• Як відкрити точку з кавою навиніс. Бізнес план: все від вибору місця до окупності
• Як відкрити острівець в торговельному центрі?
• Як правильно скласти бізнес-план кав’ярні в 2022 році
• Як правильно підібрати дизайн і назву кав’ярні: атмосферні інтер’єри, які запам’ятаються надовго
• Як обрати професійну кавомашину для кав’ярні чи кафе?
• Як створити меню для кав’ярні?
• Як обрати обладнання для кав’ярні?
• Топ-5 причин закриття кав’ярень
• 7 факторів, які впливають на прибуток точок з кави навиніс
• Як відкрити мобільну кав’ярню з нуля?
• Каталог обсмажників кави: як обрати обсмажника кавових зерен
• Як обрати каву для кав’ярні? Поради щодо вибору зернової кави для вашого закладу
• Реклама кав’ярні: секрети ефективного просування кав’ярні
• Дитяче меню в кафе та ресторанах

Читайте також

Переглянути всі →

Як правильно скласти бізнес-план кав’ярні в 2023 році

Як відкрити точку з кавою навиніс. Бізнес план: все від вибору місця до окупності

Як відкрити мобільну кав’ярню з нуля?

Як відкрити кав’ярню по франшизі