Як вибрати POS систему для ресторану або кафе

21 травня 2021 • 9 хвилин читання • 4,139 переглядів

Анастасія Акастелова

Маркетинг-менеджер Poster. Збирає та аналізує корисну інформацію в блозі для рестораторів.

Зміст статті

Що таке POS система?
Структура системи і її типи
Як працює програма для ресторану?
Основні функції POS-систем
Як вибрати POS термінал для кафе чи ресторану
Висновок
Матеріали за темою

У сучасному світі важко уявити бізнес, у якому не буде завтоматизовано процеси, — це стосується й громадського харчування. Щоб бізнес був прибутковий, важливо стежити за аналітикою, бути в курсі поточних справ і вчасно втручатися в процес керування. Усе це можна зробити за допомогою системи автоматизації. У цій статті ми розберемо, що таке POS-система, підкажемо, як вибрати програму для ресторану й на які функції треба звертати увагу.

Чек-лист із запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Введіть коректну адресу ел. пошти

✔ Дякую! Завантаження PDF почнеться автоматично за 5 секунд. Натисніть, якщо завантаження не почалось.

Що таке POS система?

Під час відкриття нового закладу в підприємців виникають запитання:

Як вести облік оплат?
Як стежити за залишками?
Як видавати чеки гостям тощо?

Усі ці процеси неможливо зреалізувати без системи обліку (паперові бланки й Excel тут неефективні). Перше, що треба зробити після ремонту приміщення та придбання устатковання, — вибрати та встановити програму автоматизації.

POS система це програма, що автоматизує роботу закладу й допомагає вести докладний складський і фінансовий облік.

Сучасна система обліку для ресторану має інтегруватися з додатковим устаткованням, наприклад банківським терміналом для приймання оплат карткою або зі сканерами для швидкого додавання товару в чек. Загалом POS-систему можна назвати єдиним організмом, без якого робота закладу може зупинитися: гість не отримає замовлення або чек, а ресторан виторг.

Структура системи і її типи

Щоб зрозуміти, як усе працює, для початку треба розібратися, з чого складається пос-система для ресторану. За своєю структурою система складається з:

сервера;
термінала продажу;
бек-офісу;
додаткового устатковання.

Ще кілька років тому треба було встановлювати в закладі громіздкі моноблоки й сервер, щоб надійно зберігати інформацію та мати до неї доступ. Тепер для повноцінної системи обліку досить невеликого планшета: це заощаджує гроші на закупівлю устатковання та простір на робочому місці. Ба більше, переваги сучасних програм автоматизації — зручний інтерфейс і здатність персоналу швидко навчатися.

Системи автоматизації діляться на два типи: стаціонарні й хмарні. Розберемо кожен тип, щоб зрозуміти, який pos термінал вибрати для ресторану і які є плюси.

Стаціонарні системи

Такі системи застарілі й дорогі, позаяк сама програма і її обслуговування коштують чимало; додатково ще треба докуповувати сервер, устатковання та оплачувати виїзд фахівця, якщо щось припинить працювати.

Зазвичай стаціонарні системи для нових закладів вибирають підприємці, які в закладах громадського харчування вже давно й працюють «по-старому», довіряючи лише своєму досвіду. Знову ж таки, на придбання такої системи треба витратитися, а для підприємця-початківця це буде зробити складніше, адже є ще основні витрати на приміщення, перші закупівлі, фонд зарплат тощо.

Також мінус стаціонарних систем — обмеження у виборі устатковання. Часто стаціонарні системи встановлюють тільки на моноблоки або комп’ютери з Windows, а це не найдешевший і не найкомпактніший варіант. Плюс треба буде виділити місце на встановлення сервера й простежити за його безпекою: твердий диск можуть зламати, витягти або пошкодити.

Хмарні системи

Хмарна система компактна, недорога, і її просто встановлювати. Вам не потрібні сервери в закладі, оскільки всі дані зберігаються зашифрованими на надійних серверах.

Ще один плюс хмарної програми автоматизації — не треба вкладати багато грошей у придбання системи на момент відкриття. Багато сервісів уже давно працює за моделлю передплати, де оплата за використання системи проходить щомісяця, і це дуже зручно. Ще ліпше, коли можна оплатити програму на триваліший період, наприклад на рік, і водночас непогано заощадити, отримавши знижку.

Хмарна каса Poster для кав'ярні

Підключіть Poster, щоб вести детальний складський фінансовий облік

Подивитися демо Дізнатися більше

Компактність і зручність

Якщо стаціонарну систему можна поставити на барну стійку або в конкретне місце в закладі, куди офіціант підходитиме для розрахунку, то з хмарною системою все інакше. Мобільний додаток для ресторанів установлюють на планшети й комп’ютери, щоб офіціант міг обслуговувати гостя та провести розрахунок відразу біля столика з планшета.

Мінусом хмарної програми може бути поганий інтернет-зв’язок у закладі. Так, деякі хмарні програми працюють офлайн, але не весь час. Для того щоб інформація про продаж і залишки була відправлена в бек-офіс, потрібен інтернет. Тому, якщо ви працюєте в підвальному приміщенні або на цокольному поверсі, варто подбати про якісне інтернет-з’єднання й окрему мережу Wi-Fi для програми обліку та обладнання.

Як працює програма для ресторану?

Почнемо з того, що програма обліку складається з бек-офісу й термінала для продажу, які пов’язані між собою. У момент продажу на терміналі інформація надходить у панель керування для власника (бек-офіс), і статистика, як і складські залишки, перераховуються в реальному часі.

Основні функції POS-систем

Є основні функції, які повинні бути в кожній системі, інакше вона буде марна й не підвищить ефективність закладу.

Складський облік

Склад і складські залишки — це ваші гроші, тому важливо будь-якої миті знати, який залишок інгредієнта зостався на складі та яка за ним витрата. Для повноцінного обліку в програмі має бути можливість переглядати звіт за рухом, залишки на певну дату й облік списань.

Ще одна важлива функція — інвентаризація. Її треба проводити періодично, щоб звіряти залишки й оцінити результат роботи закладу.

З програмою обліку проведення інвентаризації має спроститися: ніяких паперових бланків і складань таблиць з нуля, усе має бути автоматичним, щоб вам треба було тільки вказати фактичний залишок на складі.

Фінансовий облік

Добре, коли прибуток є, а недостач немає, але ви повинні розуміти, який відсоток прибутку у вас іде на операційні витрати, а який на зарплату й інші витрати. Для цього треба вести фінансовий облік у програмі. Зручно, коли всі категорії витрат і доходів відбиваються в одному звіті: так ви зможете побачити фінансовий результат роботи закладу в кінці місяця або кварталу.

Якщо у вас кілька закладів, звертайте увагу, щоб у системі обліку можна було розділити фінансові звіти за кожним закладом і рахунком. Адже кожен заклад — це фактично окремий бізнес, і треба розуміти, які витрати на нього йдуть та який прибуток ви отримуєте.

Статистика й аналітика

Статистика продажу — це те, що показує оборот закладу, його прибуток і популярні позиції. За допомогою статистики ви зможете відстежити, який день з продажу найактивніший, хто працює ефективніше за інших і які товари приносять вам більший прибуток.

Більше про те, які категорії найприбутковіші, ви зможете побачити в ABC-аналізі закладу (він обов’язково має бути в програмі автоматизації). Цей звіт показує, які товари продаються ліпше й приносять вам більший заробіток, а які треба переробити або видалити з меню.

Програми лояльності

CRM для ресторанів — це додаткове приваблення потенційних гостей. Мало лише створити базу гостей: у програмі має бути можливість призначити групові або персональні знижки та бонуси.

Окремим плюсом у системі обліку буде налаштування акцій. Так ви зможете пропонувати гостям не тільки особисті знижки, а ще й бонусні товари, святкові знижки. Наприклад, за допомогою систем обліку можна налаштовувати акції «1 + 1 = 3», «Шоста кава в подарунок», які можуть діяти постійно або в певний час.

Онлайнові замовлення

Ресторани й кафе переходять в онлайн, і дедалі більше замовлень надходить на доставку, позаяк пандемія диктує свої правила. Незалежно від того: працюєте ви з агрегатором доставки чи зі своєю службою — у програмі автоматизації має бути можливість приймати онлайнові замовлення.

Наприклад, у Poster є повноцінний модуль доставки, з яким ви зможете завтоматизувати приймання онлайнових замовлень і відстежити його статус після доставлення кур’єром.

Інтеграції

Система обліку має бути гнучкою та інтегруватися з іншими сервісами, щоб виконувати більше функцій. Це може бути готовий магазин із застосунками або відкритий API, щоб ви змогли написати будь-яку інтеграцію з програмою обліку.

Наприклад, інтеграція з 1С для роботи з документами або з Binotel для приймання дзвінків.

Як вибрати POS термінал для кафе чи ресторану

Кожному типу бізнесу потрібні свої функції: наприклад, великим ресторанам потрібен інтерфейс бронювання столиків, а для фастфуду — табло з замовленнями. Щоб спростити вам вибір, ми відібрали основні критерії, за якими можна підібрати систему автоматизації.

Вартість програми для обліку

Ціна — перше, на що звертають увагу. Вартість програми автоматизації, якщо це хмарний сервіс, зазвичай поділено на тарифи. Для кожного типу бізнесу можна підібрати свій тариф, починаючи з маленької каваточки й закінчуючи великим рестораном.

На прикладі базового тарифу розберемо, скільки коштує pos система для ресторану, а також функції, які в ньому мають бути.

Вартість — від 800 грн на місяць. Це середня ціна на тариф «Базовий» серед хмарних програм. Є тарифи й з меншою вартістю, але функцій у них також менше.
Функції тарифу «Базовий»: керування залишками на складах, робота з базою клієнтів і програмами лояльності, редагування меню, ведення фінансового обліку, облік касових змін та робочого часу персоналу, приймання онлайнових замовлень.

У дорожчі тарифи зазвичай додають функції, потрібні для автоматизації великого ресторану чи кафе: бронювання столиків, екран на кухню або автоматизація доставки. Окремо треба ознайомитися з додатковими платежами в програмі, наприклад за мобільні застосунки для власника або інтеграцію з сайтом.

І як підсумок, якщо порівнювати вартість стаціонарної програми з хмарною, то вийде велика різниця.

Тільки за встановлення стаціонарної програми й сервера доведеться заплатити від 20 000 грн, а ще не забуваймо про купівлю устатковання та окремих функцій, які вам також знадобляться. Вартість хмарного сервісу буде куди меншою — від 500 грн на місяць, до того ж деякі компанії пропонують знижки в разі оплати на рік, що допоможе ще більше заощадити.

Наявність основних функцій

Вибираючи тариф, дивіться, які в ньому є обмеження і які функції вам доступні, а також зіставте кожну функцію з процесом у вашому кафе, щоб зрозуміти, потрібна вона вам чи ні. Перелік основних функцій, які мають бути в будь-якій системі автоматизації:

контроль запасів;
приймання онлайнових замовлень та автоматизація доставки;
керування залом і столиками;
редагування та створення меню;
керування базою клієнтів і програмами лояльності;
статистика й аналітика продажу;
фінансові звіти;
наявність сторонніх інтеграцій.

Ми підготували короткий чеклист вибору програми для ресторану, який допоможе визначитися, які функції будуть потрібні.

1) Яка кількість позицій у вашому меню?

Розробіть ваше меню й порахуйте загальну кількість товарів, страв і напоїв. Не забудьте додати до цього сезонні страви, якщо ви їх плануєте. Так ви зможете визначитися з початковим тарифом, який вам підійде.

2) Чи працюватимете ви з онлайнзамовленнями?

Без доставки тепер нікуди, тож навіть якщо ви сьогодні не доставляєте їжу, замисліться про це й звертайте увагу на функцію онлайнзамовлень у програмі. Ви зможете приймати замовлення з вашого сайту або застосунків агрегаторів.

3) Чи потрібна вам інтеграція зі сторонніми сервісами?

Складіть перелік інтеграцій, які ви хочете під’єднати, та уточніть у техпідтримки сервісу автоматизації, чи вийде їх під’єднати до системи. Це можуть бути інтеграції з 1С, Binotel або програмами лояльності.

4) Чи буде у вашому кафе можливість бронювати столики?

Ця функція радше потрібна для ресторану або великого кафе. Але в період пандемії, коли завантаженість закладів не повинна бути 100%, гості можуть захотіти забронювати столик навіть у невеликому кафе.

5) Скільки у вас складів і чи потрібен вам докладний звіт за ними?

Програма автоматизації має допомагати навести лад на складах. Якщо складів у вас кілька, звертайте увагу, чи є в програмі можливість розмежувати залишки інгредієнтів за ними. Це актуально, коли у вас на одному складі зберігається інвентар, а на іншому продукти. Також розділяти склади й залишки заведено для бару та кухні.

6) Чи відправлятимете ви бігунці на кухню?

Тут усе залежить від розміру закладу, але бігунці — це зручно. Ви можете працювати як з друкованими бігунцями, так і з їхньою онлайновою версією. Тому під час під’єднання ліпше відразу уточнити варіанти комунікації з кухнею.

Технічний бік питання

Дізнайтеся, яке устатковання підійде для роботи системи обліку, а також яке додаткове обладнання можна під’єднати до програми. Усе це допоможе спланувати бюджет на облаштування залу різним касовим устаткованням.

Також звертайте увагу на можливість роботи програми без інтернету, якщо це хмарний сервіс. Якщо з’єднання з інтернетом нестабільне, це не має впливати на роботу закладу.

Наявність і якість техпідтримки системи

Упевнено можна сказати, що техпідтримка — це один з важливих пунктів у виборі програми. У системі може бути безліч корисних функцій, але якщо немає якісної техпідтримки, то ви можете навіть не зрозуміти, як вони вам можуть стати в пригоді.

Перш ніж установити програму в кав’ярні, вивчіть відгуки про систему автоматизації ресторану від інших користувачів, подивіться сторінки в соцмережах і почитайте коментарі під дописами. Відгуки повинні бути приблизно на однакову оцінку на різних ресурсах — це одна з ознак чесної оцінки. Додатково можна почитати коментарі на застосунку в App Store і Play Market.

Обов’язково перевірте роботу техпідтримки під час безплатного тестування. Так ви зрозумієте, що вас чекає в майбутньому, і зможете визначитися з потрібними вам функціями.

Висновок

Програма автоматизації — це те, що допоможе вашому закладу отримувати більший прибуток і знаходити його слабкі сторони. Її варто підбирати уважно, спираючись на досвід колег і кількість доступних функцій.

Систему автоматизації тепер вибрати просто, адже є великий вибір, але важливо зробити це правильно й з першого разу. По-перше, дивіться весь перелік функцій, з якими можна працювати. По-друге, тестуйте програму під час безплатного періоду й розберіться, як працює програма для обліку в ресторані, — це допоможе виявити всі плюси та мінуси.